ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE AU SEIN DE LA SGAM AÉMA GROUPE
Application de l'accord Début : 15/09/2023 Fin : 24/11/2026
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE AU SEIN DE LA SGAM AÉMA GROUPE
Entre :
La société :
AÉMA GROUPE, Société de Groupe d’Assurance Mutuelle (SGAM)
Représentée par , Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté
Conformément à la loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004 introduisant la possibilité de mettre en place le vote électronique par voie d’accord collectif, la Direction a décidé de réunir l’organisation syndicale représentative en vue d’échanger sur la mise en place du vote électronique pour les élections de renouvellement du Comité Social et Économique de la SGAM Aéma Groupe (ci-après «
le CSE du Siège »).
Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote,
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
De pallier les aléas postaux,
D’augmenter la participation des électeurs.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Le système de vote a été présenté le 20 juin 2023 à l’organisation syndicale représentative.
La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.
Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au CSE du Siège relèvent du protocole d’accord préélectoral.
Ceci étant rappelé, il a été convenu ce qui suit :
CHAPITRE 1 – PRINCIPES GÉNÉRAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
CHAPITRE 2 – MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Article 2.1 – Recours à un prestataire extérieur
Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les Parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la SGAM Aéma Groupe (ci-après «
l’Entreprise » ou « le Siège »).
La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « le Prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (articles R2314-6 du Code du travail et suivants).
Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.
Le logiciel AlphaVote a été présenté à l’organisation syndicale représentative participant à la négociation du présent accord, laquelle reconnait avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes ses questions relatives à son fonctionnement.
Les Parties ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.
Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Article 2.2 – Communication
Afin que le taux de participation soit le plus élevé possible, la Direction met en place un dispositif de communication incitant les salariés à voter (notamment envoi de mails avant et pendant le scrutin).
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance peuvent être adressés à l’ensemble des électeurs.
Article 2.3 – Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés
Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, préalablement à sa mise en place et à toute modification substantielle de sa conception. Le rapport d’expert est tenu à la disposition de la CNIL.
L’objectif de cette expertise est de garantir la sincérité des opérations électorales par voie électronique.
En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fait l’objet d’une information du Délégué à la Protection des Données (DPO). Les mêmes formalités sont accomplies par le Prestataire.
Il est également prévu que l’organisation syndicale soit informée de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).
Article 2.4 – Formation au système de vote électronique et information
Conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail, et préalablement à l’organisation du scrutin, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les délégués de liste ainsi que des représentants de la Direction peuvent participer en tant qu’observateur à cette formation.
Cette formation est assurée par le prestataire. Elle porte sur le système de vote, l’administration du scrutin et le dépouillement.
Cette formation se tient la veille de l’ouverture du scrutin.
Cette demi-journée de formation est considérée comme du temps de travail effectif comme pour toutes les opérations liées au vote prévues dans le présent accord. Les temps de trajet et frais de déplacement sont pris en charge par la Direction.
Il est également convenu que chaque salarié reçoit par courrier simple une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce système de vote.
Article 2.5 – Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données
Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne sont utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Les représentants du Prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
Le Prestataire prend les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire prévoit un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 2.6 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d’assistance technique est mise en place. Elle a pour objet de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Ce dispositif comprend les représentants du prestataire, et doit permettre de palier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.
Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d’assistance technique a pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La Direction des Ressources Humaines est le point d’entrée en cas de difficultés rencontrées par les salariés.
Article 2.7 – Bureau de vote unique et dépouillement centralisé
Le dépouillement de l’ensemble des scrutins se déroule dans un local commun dédié disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu est communiqué par la Direction des Ressources Humaines.
À cet effet, il est constitué un bureau de vote unique.
Le bureau de vote sera composé de trois électeurs : un Président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin.
Le bureau de vote est obligatoirement composé d’électeurs appartenant aux deux collèges.
Pour la composition des bureaux il est fait appel au volontariat, sous réserve du respect des conditions suivantes :
les 2 collèges sont représentés,
les membres des bureaux de vote ne peuvent pas être candidats aux élections,
les membres des bureaux de vote se tiennent disponibles pour la formation qui est prévue la veille de l’ouverture du scrutin, mais également le jour de l’ouverture du scrutin et le jour du dépouillement du scrutin et ce, pour les 2 tours des élections.
Dans tous les cas, la présidence du bureau de vote appartient au plus âgé étant précisé que celui-ci ne pourra toutefois être choisi parmi les candidats ni parmi les représentants de l’employeur.
Chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin. Les délégués de liste et les représentants de la Direction pourront assister aux opérations électorales.
CHAPITRE 3 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Article 3.1 – Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, les organisations syndicales intéressées et la Direction se réuniront en vue de négocier le protocole d’accord préélectoral.
Il est rappelé que le protocole d’accord préélectoral doit mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire.
Il comporte également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 3.2 – Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d’une adresse professionnelle reçoivent sur leur messagerie, dans un temps proche du scrutin, un email dans lequel est rappelé l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, à compter de l’ouverture du bureau de vote, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,….), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Ils ont la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.
Les dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du bureau de vote sont négociées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Les salariés sont informés du contenu de ce dernier.
Article 3.3 – Caractéristiques du matériel de vote
La programmation des pages Web est assurée par le prestataire, et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.
Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote sécurisé.
La Direction des Ressources Humaines s’assure au préalable de toutes les informations communiquées au Prestataire.
L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales doivent vérifier préalablement la conformité des données qu’elles donnent à l’Entreprise.
Article 3.4 – Communication des codes de votes et des modalités de votes
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur reçoit par courrier postal :
l’adresse du site internet de vote,
son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote, qui doit être conservé en cas d’éventuel second tour,
les dates de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour,
ainsi qu’une notice d’utilisation du vote électronique.
Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe est envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.
Ces éléments sont adressés avant le premier tour des élections.
Article 3.5 – Modalités d’accès et déroulement du vote
L’électeur peut exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. Ainsi, le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur, et ainsi garantir l’unicité de son vote.
La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permet à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.
Il a la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu’il n’a pas validé son vote définitif.
Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel en conséquence ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqué à un tiers.
Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s’isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d’assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d’accéder à Internet.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaut signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote est traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
Conformément à l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Conformément à l’article R. 2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.
Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.
Article 3.6 – Bulletins de vote électroniques
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
Article 3.7 – Les professions de foi
Les professions de foi des organisations syndicales ayant présenté des candidats sont affichées sur le site de vote et peuvent faire l’objet d’une impression.
Elles sont toutes sous format PDF.
Le site de vote sera accessible avant l’ouverture du scrutin ce qui permet aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l’ouverture du scrutin.
Article 3.8 – Affichage des listes de candidats
Le nom des organisations syndicales présentant des listes de candidats sont affichés sur le site de vote selon un ordre généré aléatoirement.
Il convient d’indiquer que toutes les organisations syndicales apparaitront sur la page sans qu’il soit utile de descendre ou de réduire cette dernière. Toutefois, et compte tenu de l’accessibilité du site web adapté pour les personnes en situation de handicap, il est possible que l’électeur ait à descendre la page pour voir l’ensemble des listes de candidats.
Article 3.9 – Taux de participation
Il sera donné la possibilité :
aux membres des bureaux de vote,
au délégué de liste par organisation syndicale ayant présentée des candidats
de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct.
Ces codes sont strictement réservés aux membres de chaque bureau de vote et aux délégués de liste désignés par des organisations syndicales.
Article 3.10 – Délégués de liste
Chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin pour participer à l’ensemble des opérations de vote :
Formation
Scellement des urnes
Dépouillement
Annonce des résultats
Le nom du délégué de liste devra être transmis à la Direction en même temps que la liste des candidats.
Article 3.11 – Clôture et dépouillement du vote
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.
Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
À l’expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R. 2314-24 du Code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 3.12 – Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.13 – Droit d’accès aux informations
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.
CHAPITRE 4 – DISPOSITIONS FINALES
Article 4.1 – Entrée en vigueur, durée de l’accord, adhésion et révision
Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord préélectoral négocié et signé.
Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord. L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.
Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Article 4.2 – Formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature à l’Organisation Syndicale Représentative par courriel avec demande de confirmation de lecture.
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, il est également déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail avec les pièces nécessaires au dépôt et un exemplaire est remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Enfin, en application de l’article L. 2262-5 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel.
Il est mis à disposition du personnel selon les modalités habituelles dans l’Entreprise.
Les éventuels avenants de révision feront l’objet des mêmes mesures de publicité. Fait à Paris, le 15 septembre 2023
PRÉAMBULE Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique du Siège AEMA GROUPE, la Direction de la société et l’Organisation Syndicale Représentative ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet. La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après «
LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
MISSIONS DU PRESTATAIRE Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent. SÉCURITÉ DU SYSTÈME DE VOTE Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques. CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répond en tous points :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. Article R. 2314-10 du Code du travail En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. LES FICHIERS Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Article R. 2314-7 du Code du travail Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. CONTENU DES FICHIERS Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;
pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement
pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections
pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections
pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents. LISTES ÉLECTORALES Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. TESTS A BLANC - SCELLEMENT DU PARAMÉTRAGE Phase de tests « à blanc » - Objectifs Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin. Étapes de la réunion de scellement Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.
COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. PROCEDURE DE RÉASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
Lui seront demandés des données personnelles dont notamment Nom, Prénom, question défi
Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ; 2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ; 3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ; L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique. LE VOTE Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Article R. 2314-16 du Code du travail Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance). Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral. Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification. CLÔTURE ET DÉPOUILLEMENT Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote. La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. CONSERVATION DES DONNÉES Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
