Cette charte a pour objectif de définir les règles et bonnes pratiques d’utilisation des véhicules de service mis à disposition des salariés par l'entreprise. Elle vise à garantir une utilisation responsable, sécurisée et respectueuse des biens de l’entreprise, tout en préservant l’environnement et la sécurité des collaborateurs.
OBJET
Les véhicules de service sont mis à la disposition des employés dans le cadre de leur mission professionnelle. Leur utilisation est strictement réservée aux déplacements professionnels et doit respecter les principes de responsabilité, de sécurité, et d’efficience.
CONDITIONS D’UTILISATION
Conducteurs autorisés : Seuls les employés ayant reçu une autorisation spécifique de l’entreprise et possédant un permis de conduire valide et adapté au type de véhicule peuvent conduire les véhicules de service. Utilisation professionnelle : Les véhicules de service sont strictement réservés aux activités professionnelles. Leur usage personnel est interdit sauf dérogation spécifique validée par écrit par la direction. Respect du Code de la route : Chaque conducteur doit respecter scrupuleusement le Code de la route en vigueur ainsi que les règles locales de conduite. Toute infraction commise engage la responsabilité personnelle du conducteur. A ce titre, le collaborateur s’engage à avoir un permis en cours de validité et présentant un solde créditeur de points. Il devra également être capable de présenter son permis sur demande de l’entreprise.
Utilisation des outils embarqués : L’utilisation des systèmes embarqués, comme le GPS, la radio ou le téléphone en main libre, doit se faire en toute sécurité, et ne jamais interférer avec la conduite.
Interdiction de fumer/vapoter : Conformément à la réglementation en vigueur, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur des véhicules mis à disposition par l’entreprise, qu’ils soient utilisés seuls ou en présence d’autres occupants. Cette interdiction vise à garantir un environnement sain et à protéger tous les utilisateurs contre les effets nocifs du tabagisme passif. Tout manquement à cette règle pourra entraîner des sanctions disciplinaires.
Respect des limitations de kilométrage : Lorsque le véhicule de service est soumis à un kilométrage maximum défini par l'entreprise ou le loueur, l'utilisateur est tenu de respecter cette limite. Il est de sa responsabilité de surveiller le compteur kilométrique et d’adopter une gestion rigoureuse des déplacements pour éviter tout dépassement. Le kilométrage sera contrôlé régulièrement par l’entreprise. Tout manquement à cette règle pourra entraîner des sanctions disciplinaires.
ENTRETIEN ET MAINTENANCE
Vérification avant utilisation : Chaque conducteur est tenu de vérifier l’état du véhicule avant chaque utilisation (niveaux de fluides, pression des pneus, état général). Tout dysfonctionnement doit être immédiatement signalé à son supérieur hiérarchique et à la direction.
Nettoyage : Le véhicule constitue le reflet de l’image de l’entreprise et à ce titre il doit être maintenu dans un état de propreté correct tant à l’intérieur qu’à l’extérieur. Tout utilisateur est responsable de la propreté du véhicule pendant et après utilisation.
Révisions et réparations : Les révisions, contrôles techniques et réparations sont à la charge de l’entreprise. Tout problème, révision ou besoin de réparation doit être signalé immédiatement à l’entreprise. Celle-ci peut missionner le collaborateur pour organiser la prise de rendez-vous pour assurer les révisions ou réparation nécessaires. Tout devis doit être soumis par mail et validé par la direction.
CARBURANT ET CONSOMMATION Carburant : Les frais de carburant sont pris en charge par l’entreprise dans le cadre de l’exercice de l’activité professionnelle. Il est de la responsabilité du conducteur de s’assurer que le véhicule est correctement approvisionné en carburant approprié.
Si toutefois une demande de prêt de véhicule pour un usage personnel avait été autorisé par la direction, les frais de carburant seraient à la charge du collaborateur. Ainsi l’utilisation de la carte essence le week-end et jours fériés est interdite. Enfin, l’utilisation de la carte essence pour faire le plein d’un véhicule personnel est également interdite. Ainsi, la conformité des kilométrages effectués avec l’activité commerciale sera vérifiée régulièrement. À cet effet, l’entreprise se réserve le droit d’analyser les relevés des cartes carburant mises à disposition des salariés.
Ces analyses ont pour but :
De s’assurer que l’usage du véhicule est strictement professionnel, conformément aux règles édictées dans la présente charte ;
D’identifier d’éventuelles incohérences entre les consommations de carburant, les kilométrages déclarés et les trajets prévus dans le cadre de l’activité commerciale.
En cas de doute ou d’écart significatif, une vérification complémentaire pourra être demandée à l’utilisateur du véhicule.
L’entreprise s’engage à respecter la confidentialité des données collectées et à utiliser ces informations exclusivement pour vérifier la bonne application des règles définies dans la présente charte. Aucune donnée personnelle ne sera exploitée à des fins étrangères à cet objectif.
Conduite éco-responsable : Les conducteurs sont encouragés à adopter une conduite éco-responsable pour limiter la consommation de carburant et réduire l'empreinte carbone de l’entreprise. Cela inclue l’adoption d’une conduite souple, le respect des limitations de vitesse et l’extinction du moteur lors de stationnements prolongés.
SECURITE Port de la ceinture de sécurité : Le port de la ceinture de sécurité est obligatoire pour tous les occupants du véhicule, à tout moment.
Conduite préventive : Chaque conducteur doit veiller à conduire de manière préventive et respectueuse des autres usagers de la route, en évitant les comportements à risque.
Téléphone au volant : L’usage du téléphone sans kit mains libres est strictement interdit pendant la conduite.
Objets transportés : Les objets transportés dans le véhicule doivent être correctement arrimés pour éviter tout danger.
ASSURANCE ET RESPONSABILITE Assurance : Tous les véhicules de service sont couverts par une assurance souscrite par l’entreprise. En cas d’accident, le conducteur doit immédiatement en informer l’entreprise par mail et suivre la procédure qui lui sera indiquée. Responsabilité en cas de sinistre : En cas d’infraction au Code de la route, d’accident ou de sinistre, la responsabilité du conducteur peut être engagée. En cas de négligence ou d’utilisation inappropriée, l’entreprise se réserve le droit de prendre des mesures disciplinaires.
GESTION DES ACCIDENTS ET INCIDENTS Déclaration d’accident ou incident : Tout accident ou incident, même mineur, doit être déclaré sous maximum 72h par mail à son supérieur hiérarchique et à la direction de l’entreprise et aux autorités si nécessaire. Un constat doit être établi en bonne et due forme.
Assistance : En cas de panne ou d’accident, le conducteur doit contacter le service d’assistance prévu par l’entreprise et suivre les procédures d’urgence établies.
RETOUR DU VEHICULE Véhicule prêt à l’emploi : Le véhicule doit être restitué dans l’état où il a été emprunté, propre, avec le plein de carburant et prêt pour l’utilisateur suivant.
STATIONNEMENT
Lors de l’utilisation d’un véhicule de l’entreprise, le salarié s’engage à stationner celui-ci dans des lieux sûrs et appropriés, en respectant les règles de stationnement en vigueur dans l’entreprise.
Stationnement professionnel : Lors des déplacements professionnels, le véhicule doit être garé dans des zones autorisées, idéalement surveillées ou sécurisées, afin de prévenir tout risque de vol ou de dégradation et s’acquitter des frais de stationnement.
Stationnement personnel : Si le véhicule est conservé en dehors des heures de travail, il doit être stationné à l’adresse déclarée par le salarié ou dans un endroit offrant une sécurité suffisante et s’acquitter, à ses frais du cout du stationnement.
Interdictions : Il est strictement interdit de stationner le véhicule dans des lieux non conformes, tels que des zones dangereuses, non autorisées ou susceptibles de provoquer des infractions (ex. : stationnement gênant ou en double file). En cas d’amende, le salarié doit se référer à la procédure de remboursement de contravention en vigueur dans l’entreprise.
RESTITUTION
Chaque commercial se voit attribuer un véhicule de service qu'il est tenu de maintenir en bon état et d’utiliser de manière responsable. Lors de la restitution d’un véhicule de l’entreprise, celui-ci doit être rendu en bon état général, conforme à son usage normal. Cela inclue :
Propreté : Le véhicule doit être propre, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur. Entretien courant : Les vérifications et entretiens réguliers (niveau d’huile, pression des pneus, etc.) doivent avoir été effectués conformément aux recommandations du constructeur.
Absence de dommages : Le véhicule doit être restitué dans un état proche de celui dans lequel il a été confié au collaborateur que ce soit intérieur ou extérieur.
SANCTIONS
Le non-respect des règles énoncées dans cette charte peut entraîner des sanctions allant d’un avertissement à des mesures disciplinaires voire des actions légales en cas de faute grave, conformément au règlement intérieur de l’entreprise.
ENGAGEMENT DE L’UTILISATEUR
Chaque utilisateur de véhicule de service doit lire et comprendre cette charte. En utilisant un véhicule de service, l’employé s’engage à respecter les termes de cette charte et à adopter une conduite responsable pour la sécurité de tous.
