ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE DANS LE CADRE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre
La
Société X, SAS ayant établi son siège social X, étant enregistrée au RCS de X sous le numéro X et ayant pour Siret le numéro suivant X et le Code NAF suivant X, représentée par X, en sa qualité de Responsable des Ressources Humaines, dûment habilitée,
ci-après dénommée « l’Entreprise » ou « la Société »,
Et
Les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) Titulaires,
ci-après dénommés « les membres du CSE »,
Préambule :
Compte tenu de la particularité de l’organisation opérationnelle de la Société, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions mensuelles du CSE.
En effet, leur lieu de travail se trouvant sur des sites distincts et géographiquement éloignés les uns des autres, il a semblé opportun aux membres du CSE ainsi qu’à la Direction de la Société, qu’un dispositif alternatif à la réunion en présentiel soit prévu par accord, afin de faciliter l’organisation et la tenue de ces réunions et que chaque représentant du personnel dispose des moyens nécessaires à l’exercice des missions qui sont les siennes dans le cadre de son mandat.
Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 17 septembre 2018 afin d’en discuter.
Il est ressorti des différents échanges entre les parties que le système de la visioconférence serait le plus approprié à la situation.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE.
Article 2 – Recours à la visioconférence
Les parties conviennent qu’elles auront recours à la visioconférence chaque fois que cela sera nécessaire, pouvant ainsi aller jusqu’à 12 fois par an, c’est-à-dire à chaque réunion mensuelle (sans préjudice des éventuelles réunions extraordinaires qui pourraient être organisées à l’initiative de l’une ou l’autre des parties).
Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les parties s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des membres et des représentants de la Direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Article 3 – Cas particulier du vote à bulletin secret
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Dans ce cadre, la procédure à suivre se déroule en 2 étapes :
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le représentant de la Direction.
Article 4 – Dispositions diverses
Article 4-1 - Entrée en vigueur de l’accord
La validité du présent accord est subordonnée à sa conclusion par les membres du CSE Titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
Article 4-2 - Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de l’accomplissement des formalités susmentionnées.
Article 4-3 - Dénonciation
Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et devra donner lieu à dépôt.
Le préavis sera mis à profit pour engager de nouvelles négociations.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-6 du code du travail, l’accord sera maintenu pendant une durée d’un an à l’expiration du délai de préavis, si aucun accord de substitution n’est conclu dans ce délai.
Article 4-4 - Révision
Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.
S’il tel devait être le cas, le présent accord pourra éventuellement faire l’objet d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Article 4-5 - Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues au code du travail, c’est-à-dire :
-d’une part, en format papier au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes territorialement compétent, -d’autre part, par voie dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr en vue de sa transmission automatique à la DIRECCTE pour instruction.
Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage de la Direction situés sur les différents sites de la Société et une copie sera remise aux membres du CSE.
