SET TYPEDOC "VA" VAACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’UES ALTIMA ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société ALTIMA ASSURANCES, Société Anonyme, au capital de 26.965.400 €, inscrite au R.C.S. de NIORT sous le numéro 431 942 838, dont le siège social est situé 275 rue du Stade – 79180 CHAURAY, représentée par Monsieur Xxx, agissant en qualité de Directeur Général,
D’une première part,
La société ALTIMA COURTAGE, Société par Actions Simplifiée, au capital de 1.100.000 €, inscrite au R.C.S. de NIORT sous le numéro 413 990 102, dont le siège social est situé 275 rue du Stade – 79180 CHAURAY, représentée par Monsieur Xxx, agissant en qualité de Président,
D’une seconde part, ET :
Madame Xxx en qualité de délégué(e) syndical(e) CFDT d’UES
D’autre part,
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT,
PREAMBULE
La mise en place du télétravail au sein de l’UES ALTIMA s’inscrit dans le cadre d’une démarche où le bien-être des salariés est un axe de progression et d’une réflexion sur une organisation innovante du travail. Cette modalité d’organisation permet de concilier vie professionnelle et vie familiale, contribue à l’autonomie et au management par la confiance. Elle incite à l’intégration positive des outils digitaux et technologies de l’information, réduit l’absentéisme et contribue à la qualité de vie au travail. Il est rappelé que la Direction et ses partenaires à la négociation se sont rencontrés à plusieurs reprises pour mener cette négociation relative à la mise en place du télétravail tel que prévu par l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, la loi du 29 mars 2018, la loi du 05 septembre 2018 et les articles L1222-9 à L 1222-11 du Code du Travail. Le présent accord a pour objet de fixer les modalités de mise en place du télétravail au sein de l’UES Altima. Il a été négocié en tenant compte de la phase test mise en place par accord collectif à durée déterminée de 7 mois, entre les mois de mars et septembre 2019.
Définitions
Les définitions retenues par le présent accord sont les suivantes : Conformément à l’article L 1222-9 du Code du Travail : Le télétravail : « désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » Le télétravailleur : « tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini précédemment ». Le travail « hors de ces locaux » vise exclusivement le travail au domicile du salarié (domicile déclaré à l’entreprise par le salarié et figurant sur le bulletin de paie).
Champ d’application et conditions d’éligibilité
Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à travailler de façon autonome ou sans avoir besoin d’exercer l’intégralité de ses missions en étant physiquement présent au sein du service auquel il est rattaché, compte tenu des fonctions qu’il occupe au sein de la société. Ce dispositif est donc ouvert aux salariés qui répondent aux critères d’éligibilité définis par les parties et listés ci-après :
La nature de l’activité du salarié qui doit pouvoir être réalisée à distance par rapport au lieu habituel de travail.
L’analyse du poste : L’activité doit pouvoir être réalisée à distance après étude du poste occupé et des besoins quotidiens ou non d’échange direct avec les autres collaborateurs de l’entreprise, des documents nécessaires autres que l’outil informatique (ex : dossiers papiers non numérisés, courriers…) et possibilité ou non pour l’entreprise de fournir un matériel adapté.
La maîtrise des tâches confiées : le télétravail suppose un niveau de compétences suffisant avec un besoin d'encadrement moindre.
Un exercice minimum de 1 an effectif sur le métier : le salarié a une connaissance globale et approfondie des processus et du contexte de travail.
L'autonomie : le salarié a la capacité d’exécuter ses activités et de résoudre des problèmes en puisant dans son expérience ; il a la capacité à alerter à bon escient sa hiérarchie et à rendre compte de son activité.
Les capacités d'organisation : le salarié a la capacité à anticiper et à planifier les activités, à hiérarchiser les priorités et à structurer les informations ; il est efficient dans la gestion de son temps de travail et de ses temps de repos.
La taille de l’équipe : le manager évalue le nombre d’ETP minimum présents au sein de l’équipe, afin d’éviter tout risque de désorganisation et de dysfonctionnement pour l’équipe restante.
La préservation de la sécurité et de la confidentialité des données : le critère d'accès à de l'information confidentielle en dehors de l'entreprise doit d'être approuvé par la direction et techniquement validé par la sécurité informatique.
Le lieu du télétravail : le télétravailleur doit pouvoir affecter à son activité professionnelle exclusive un espace suffisant (pièce dédiée pendant le temps du télétravail – sans interférence familiale), doté de communication internet haut débit suffisante, conforme aux règles de sécurité, de santé au travail et de confidentialité auquel il est soumis, compatible avec les dispositions de copropriété le cas échéant.
Le télétravail a également pour objet de répondre aux situations de travail individuel notamment celles des salariés isolés. Sont en revanche exclus du champ d’application du présent accord :
Les collaborateurs des services Sinistre, Contrats et Flotte (conseillers, gestionnaires, pilotes et responsables), compte tenu des contraintes techniques ;
Les alternants, leur situation d’apprentissage ou de professionnalisation ne leur conférant pas l’autonomie suffisante pour travailler à distance et isolé de l’équipe.
Cette liste n’est pas exhaustive et est susceptible d’évolution.
Modalités de passage en télétravail et de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail
Caractère volontaire et critères de passage en télétravail
Le télétravail à domicile revêt un caractère volontaire. Il ne peut être imposé par l’employeur au salarié.
Les parties sont toutefois convenues de mettre en place le télétravail pour un maximum de 30 % de l’effectif d’un service (sauf services Contrats, Sinistre et Flotte). En outre, dans les services composés de moins de 3 personnes, seul un collaborateur pourra être éligible au télétravail.
Sur la base du volontariat, les collaborateurs concernés seront notamment choisis par la Direction au regard de l’éloignement géographique du domicile, de l’expérience, de l’autonomie et de la nature des missions confiées.
Afin de permettre à chaque collaborateur, sur la base du volontariat, de pouvoir bénéficier du mode d’organisation du travail prévu par le présent accord, les parties conviennent que tous les ans un nouvel appel au volontariat sera réalisé entre le 15 septembre et le 30 septembre. Les collaborateurs n’ayant pas été choisis l’année précédente seront ainsi prioritaires.
Formalités
b.1Demande de télétravail
Le salarié formule sa demande par écrit auprès de son manager avec copie au service des Ressources Humaines. Une réponse lui sera apportée dans un délai de 15 jours, que la réponse soit positive ou négative. Dans le cas d’une réponse négative, celle-ci devra être écrite et motivée.
b.2Formalisation du passage en télétravail
Le télétravailleur se voit remettre un document écrit précisant les modalités d’exécution du télétravail à domicile. Les points suivants devront y figurer:
l’adresse du lieu de télétravail
le rattachement hiérarchique du salarié
les modalités d’exécution du télétravail (répartition du (des) jour(s) travaillé(s) à domicile et les plages horaires durant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint notamment par téléphone)
l’équipement mis à disposition du salarié et son utilisation. Par ailleurs, ce document rappellera au télétravailleur qu’il doit prendre soin de sa sécurité et de sa santé conformément à l'article L4122-1 du Code du Travail.
l’assurance liée au dispositif
les modalités d’évaluation de la charge de son travail
les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise (si nécessaire)
Période d’adaptation
Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le nouveau mode d’organisation du travail, s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, l'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peut décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 15 jours ouvrés. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. S'il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié retrouve son poste dans les locaux de l'entreprise.
Réversibilité du télétravail
À l’issue de la période d’adaptation, l’employeur ou le salarié peut mettre fin au télétravail, dans le respect d’un délai minimum de prévenance de 15 jours calendaires. Le télétravailleur reprend son poste sur le site.
Démarche d’accompagnement
Afin que la mise en œuvre du télétravail soit réalisée dans les meilleures conditions, l'accompagnement du télétravailleur portera sur l'organisation du travail et du respect des principes fondateurs du télétravail qui sont :
le strict respect du volontariat
la préservation du lien social
le respect de la vie privée
l'absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de répartition des missions et d'évaluation professionnelle : le télétravailleur est un salarié de l’entreprise. A ce titre, il bénéficie des mêmes droits que tous les salariés de l’UES Altima.
Lieu du télétravail
Configuration du domicile du salarié
Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié et l'entreprise fournira l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance du salarié (Cf. article 4 c). La connexion internet relève de la responsabilité du collaborateur. L’installation du matériel informatique est confiée au salarié. En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées.
Assurance
Le salarié s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation annuelle « multirisque habitation » couvrant son domicile.
Équipement de travail lié au télétravail
c.1Liste des équipements fournis par l’employeur
Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du salarié, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à son activité : ordinateur avec logiciels et intranet de l'entreprise, outils de téléphonie (ex : casque audio téléphonique et/ou téléphone portable). Ce matériel restant la propriété de l'entreprise, le salarié s'engage à le restituer dès la fin de la période de télétravail.
c.2Utilisation et entretien des équipements fournis par l’employeur
Dans le cadre de l’exécution loyale de son contrat de travail, le télétravailleur prend soin de l’équipement qui lui est confié et informe immédiatement son encadrement en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition. Il est demandé au salarié de prendre connaissance des règles édictées dans le cadre de la Charte informatique en date du 20 octobre 2015, disponible sur le serveur T/RH et de les respecter scrupuleusement. Organisation du temps de travail
Fréquence et nombre de jours télétravaillés
Le télétravail est possible jusqu’à 2 journées fixes par semaine. Le choix des jours télé travaillés dans la semaine se fait en concertation avec l’encadrement. Les jours de télétravail sont précisés dans le courrier formalisé de l’employeur avec la possibilité de les modifier par commun accord des parties moyennant un délai de prévenance d’une semaine.
Horaires
Le temps de travail devra être réalisé dans le respect des heures d’ouverture de l’entreprise. Les salariés en télétravail qui relèvent du mode d’organisation du temps de travail dans un cadre annuel en heures, conservent le bénéfice des horaires dits « variables ». Ainsi, les plages horaires durant lesquelles ces salariés pourront être joints correspondront aux heures où les salariés se seront « loggés » jusqu’au moment où ils se seront « déloggés » et, en tout état de cause, aux plages fixes (Cf. article 6.5.3 de l’accord sur la durée du travail et l’aménagement du temps de travail de l’UES ALTIMA en date du 12 décembre 2018. L’amplitude horaire de la journée de télétravail ne pourra être inférieure à 4 heures 30, ni supérieure à 8 heures de travail effectif. Pendant sa journée de travail à distance, le télétravailleur ne peut quitter son lieu de télétravail sans autorisation préalable de son responsable. Il est enfin rappelé que l’organisation des tâches de l’entreprise et les collaborations entre télétravailleurs et non télétravailleurs, priment sur l’organisation individuelle du télétravailleur.
Charge de travail et suivi du télétravailleur
La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié. En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant décompté selon les modalités habituelles. L'entreprise s'engage à tenir, pour les salariés en télétravail, des entretiens réguliers, avec au minimum un par an, entre lui et sa hiérarchie afin de permettre un échange fréquent sur les difficultés propres à l'organisation du télétravail et à prévoir des ajustements de la charge de travail. Au cours de l'entretien professionnel, les conditions d'activité et la charge de travail liées au télétravail seront abordées.
Participation aux réunions de travail et aux formations
En dehors des périodes de présence obligatoire dans l'entreprise, le salarié est tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de sa hiérarchie, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service, aux formations ou toute action de nature à favoriser la cohésion des équipes. Dans ce cas, la journée de télétravail n’est pas reportée sur un autre jour de la semaine. Il est également tenu de participer à toute réunion téléphonique ou visioconférence pendant ses périodes de télétravail.
Durée du travail applicable
Si le salarié n’est pas soumis à un forfait jours, il doit organiser son temps de travail en respectant les durées maximales de travail prévues au contrat et les durées légales et conventionnelles applicables dans l’entreprise, les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire et les temps de pause. Aucune heure supplémentaire ne peut être effectuée sans autorisation ou demande expresse et préalable de la hiérarchie.
Contrôle de la durée du travail
Le salarié utilisera l’outil de badge mis à sa disposition afin de relever ses heures pour chaque jour travaillé à son domicile. L’employeur reste en mesure de contrôler les heures de connexion à distance.
Incident lors d’une journée de télétravail
Dans l’hypothèse où un dysfonctionnement technique empêche la réalisation du travail à distance, le salarié doit tout mettre en œuvre pour rejoindre le lieu de travail habituel. En cas d’impossibilité de rejoindre l’entreprise, la journée de télétravail sera considérée comme une absence justifiée non-rémunérée pour laquelle, s’il le souhaite, le salarié peut poser un jour de congé payé, une JRS ou une JRTT. Si une situation particulière liée aux activités de l’entreprise, nécessite la présence physique du collaborateur, la journée prévue sous la forme de télétravail devra être réalisée sur le lieu de travail habituel. Le manager est fondé, dans cette hypothèse, à demander au collaborateur de se rendre sur son lieu de travail habituel au lieu de télétravailler. Le télétravail n’étant pas un droit, il n’y a pas de report automatique de la journée de télétravail lorsque celle-ci n’est pas effectuée (cas où le jour de télétravail habituel correspond à un jour férié). De même, le fait de ne pas télétravailler pendant plusieurs semaines ne donne pas droit à autant de journées de télétravail à disposer ultérieurement. Santé, qualité de vie et sécurité en télétravail – Droit à la déconnexion
Arrêt de travail et accident du travail
Il est rappelé qu’en cas de maladie ou d’accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle. À cet égard, le télétravailleur doit informer son supérieur hiérarchique et le service des Ressources Humaines de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les meilleurs délais et en justifier au plus tard dans les 48 heures conformément à l’article 2.3 du règlement intérieur. Le salarié bénéficiant du dispositif télétravail, victime d'un accident du travail en situation de télétravail doit en informer le plus rapidement possible le service Ressources Humaines de l’entreprise dans les délais susvisés. La procédure liée à la déclaration d'accident du travail est égale à celle pratiquée pour un salarié travaillant dans les locaux de l’entreprise. L’accident survenu sur le lieu où est exécuté le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens des dispositions de l’article L.411-1 du Code de la sécurité sociale.
Formation et évolution professionnelle
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise. À ce titre, il dispose du même accès à la formation et aux opportunités de carrière.
Condition de travail
En situation de télétravail, s’applique les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité et la politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l'entreprise.
Droit à la déconnexion
Il est rappelé que le salarié a droit au respect de ses temps de repos et de sa vie personnelle, notamment par un usage raisonné des nouveaux outils de communication technologiques. En vue d’assurer l’effectivité des périodes de repos des collaborateurs et de préserver un bon équilibre vie professionnelle / vie personnelle et familiale, l’utilisation de ces outils doit, sauf circonstances exceptionnelles et justifiées, respecter les principes suivants : −Adapter les envois d’emails et les appels téléphoniques à l’activité et aux horaires de travail du destinataire ; −Ne pas solliciter un collaborateur pendant ses périodes de repos, ses congés ou pendant une période de suspension de son contrat de travail. Le salarié dispose, en tout état de cause, d’un droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail et n’est donc pas tenu de lire ses messages ou de répondre à des appels téléphoniques en dehors de ces plages ou jours de travail ou en dehors des périodes d’astreinte. Ces principes sont expressément rappelés dans un Guide accessible sur le serveur RH. Il est rappelé qu’un suivi régulier de la charge de travail est fait dans le cadre du télétravail. Accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail Le télétravail est ouvert aux collaborateurs reconnus en qualité de travailleurs handicapés. Les parties conviennent à ce titre que, si nécessaire et réalisable, la société procèdera à une adaptation du poste de travail, tel qu’il existe dans les locaux, au domicile du collaborateur reconnu en qualité de travailleur handicapé pour permettre la bonne exécution du télétravail. Conditions de passage en télétravail occasionnel Par dérogation aux conditions fixées à l’article 3. a du présent accord, les parties conviennent qu’en cas de circonstances particulières dont l’existence sera appréciée par la Direction et sur accord express du manager après consultation du service RH, telle que la réalisation d’une mission spécifique, un collaborateur (sauf services Contrats, Sinistre et Flotte) peut, sur la base du volontariat, formuler une demande de passage en télétravail occasionnel. Cette possibilité de passage en télétravail occasionnel est toutefois limitée à : 1 journée fixe télétravaillée par semaine ; la durée des circonstances particulières précitées
Dans le cadre du télétravail occasionnel, les dispositions du présent accord s’appliquent dès lors qu’elles sont compatibles avec la durée du passage en télétravail sollicitée et accordée (par exemple : un salarié qui demande son passage en télétravail en raison d’une mission spécifique qui n’a vocation à durée que 3 semaines, soit 3 journées fixes télétravaillée au total, ne sera pas soumis aux dispositions relatives à la période d’adaptation, de réversibilité ou encore à l’entretien annuel de suivi de la charge de travail).
Conditions de passage en télétravail en cas de circonstances exceptionnelles En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. L’exercice occasionnel d’activités professionnelles à domicile ne s’assimile pas au statut de télétravailleur régulier. Entrée en vigueur de l’accord
Date d'effet et durée d'application de l'accord
Le présent accord entre en vigueur le 1er octobre 2019. Un appel au volontariat sera réalisé entre le 1er octobre 2019 et le 15 octobre 2019. Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.
Commission de suivi et clause de rendez vous
Une Commission de suivi est constituée et composée de la manière suivante :
au moins un représentant de la Direction,
au moins un représentant du personnel titulaire du CSE.
Cette Commission de suivi se réunira tous les ans afin de suivre la mise en œuvre du présent accord. Ainsi, la prochaine rencontre prévue en 2020 interviendra au plus tard le mois précédant la date anniversaire du présent accord. En outre, une réunion avec les délégués syndicaux aura lieu tous les 2 ans pour échanger sur les éventuelles nécessités d’évolution/modification de l’accord.
Dénonciation et révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 à L.2261-13 du Code du travail.
Publicité et dépôt de l’accord
Conformément aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt suivantes : Dépôt dématérialisé auprès de la plateforme dédiée du Ministère du Travail, Un exemplaire original déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de NIORT, Affichage sur les panneaux destinés à l’information du personnel et/ou sur le serveur sharepoint /Rh Vie du salarié. Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail nouvellement applicable, rendu public dans une version anonymisée et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques le 17 novembre 2017. Fait à CHAURAY, le 23 septembre 2019 (en 3 exemplaires originaux) Pour la Société
