RELATIF LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Entre les soussignés, La
SAS AMBRE, société immatriculée au RCS d’Amiens sous le numéro 953 877 255
Dont le siège social est situé 18 Rue des 3 cailloux à AMIENS (80000) Représentée par …, agissant en qualité de Directeur Général, Ci-après dénommée « la société » D’une part,
Et Le personnel de la société, statuant à la majorité des deux tiers, dans les conditions de l’article L.2232-22 du Code du travail, D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
La société applique la convention collective nationale (CCN) des grands magasins et des magasins populaires - n° IDCC 2156 – Brochure JO 3082. La convention collective est tenue à la disposition des salariés de la Direction.
En l’absence de disposition conventionnelle, et conformément aux dispositions légales, la société souhaite mettre en place le forfait annuel en jours pour répondre aux besoins de la société et des salariés autonomes dans l’organisation de leur travail au sens du présent accord. La possibilité de passer en forfait annuel en jours est en effet nécessaire pour certains salariés de la société, qui répondent à la définition légale du salarié dit « autonome » et afin de leur laisser la plus grande liberté et souplesse pour organiser et gérer leur temps de travail au regard de leur mission.
La société rappelle la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire des salariés concernés et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait annuel en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d’application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l’article L.3121-58 du Code du travail pour les salariés qui pourraient en bénéficier, et se substitue en totalité aux dispositions qui porteraient sur le même sujet dans les conventions collectives qui sont ou qui deviendraient applicables, ou d'usages, au sein de la société.
Article 1 – Champ d’application territorial et professionnel
Le présent accord s’applique à tous les salariés de la société, y compris les salariés en CDD. Il s'applique dans tous les établissements actuels de la société, ainsi que tous ceux qui seraient créés postérieurement. Il s’appliquera également à tout nouvel embauché postérieurement à la date d’application du présent accord, ainsi qu’aux salariés qui seraient intégrés aux effectifs de la société suite, par exemple, à une fusion dans le cadre de l’article L. 1224-1 du Code du travail.
Article 2 – Catégories de salariés concernés
Peuvent être soumis à une convention individuelle de forfait en jours, le personnel dit « autonome », répondant à la définition légale suivante :
les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Les catégories de salariés pouvant donc être soumis à une convention individuelle de forfait en jours sur l’année sont les salariés de la société remplissant les conditions rappelées au paragraphe précédent.
Plus précisément, est autonome le salarié qui, tout en étant soumis aux directives de son employeur ou de son responsable hiérarchique dans le cadre de la réalisation de ses missions, reste maître de l'organisation de son emploi du temps c'est à dire qu'il détermine notamment librement :
- ses prises de rendez-vous ; - ses heures d'arrivée et de départ en tenant compte de la charge de travail afférente à ses fonctions ; - la répartition de ses tâches au sein d'une journée ou d'une semaine ; - l'organisation de ses congés en tenant compte des impératifs liés au bon fonctionnement de la société et dans le respect des modalités de prises de congés fixées par l'employeur.
Pour cette catégorie de salariés, la société peut mettre en place, en application du présent accord, des conventions de forfait annuel en jours dans les conditions ci-après.
Article 3 – Nombre de jours compris dans le forfait
3.1 Nombre de jours travaillés
Le nombre de jours travaillés est fixé à 218 jours sur la période de référence définie à l’article 4 ci-dessous. Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés légaux (soit 5 semaines).
En accord avec le salarié concerné, il peut être prévu un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini au paragraphe précédent du présent accord, dénommé « forfait jours réduit. » Le salarié sera alors rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.
Nombre de jours de repos
Détermination du nombre de jour de repos
Un nombre de jours de repos « salarié autonome » sera déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours. La méthode de calcul pour définir le nombre de ces jours de repos est la suivante :
Nombre annuel de jours calendaires
-
Nombre de jours de repos hebdomadaire (deux jours par semaine)
-
Nombre de jours fériés chômés ouvrés
-
Nombre de jours de congés payés légaux ouvrés pris sur l’année
-
Nombre de jours travaillés
=
Nombre de jours de repos « forfait jours » par an Par exemple pour la période de référence 2023/2024, pour une année complète :
366
Nombre annuel de jours calendaires
-
104 Nombre de jours de repos hebdomadaire (deux jours par semaine)
-
10 Nombre de jours fériés chômés ouvrés
-
25 Nombre de jours de congés payés légaux ouvrés pris sur l’année
-
218 Nombre de jours travaillés
=
9 Nombre de jours de repos « forfait jours » par an
Ce calcul ne comprend pas les éventuels congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.
Le positionnement des jours de repos par journée entière ou par demi-journée du salarié en forfait annuel en jours se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.
Article 4 – Période de référence
La période annuelle de référence sur laquelle sera décompté le nombre de jours compris dans le forfait correspond à la période du 1er Juin au 31 mai. La période de référence est la même pour tous les salariés au forfait annuel en jours appartenant à une même entreprise. Dans le cas d’une année incomplète d’activité, le nombre de jours à travailler est calculé en fonction du nombre de jours ouvrés décompté sur la période de travail considéré, desquels se déduisent les jours fériés ouvrés, un prorata de jours de repos et d’éventuels jours de congés payés.
Par exemple, un salarié entré le 1er Janvier 2024 devra travailler :
152
Jours calendaires
-
42 Jours de repos hebdomadaire (week-end)
-
6 Jours fériés chômés ouvrés sur la période du 1er Janvier au 31 mai 2024
-
3,5 Jours de repos sur la période du 1er Janvier au 31 Mai 2024 (9 x 152/366 = 3,74)*
=
100,50 Jours ouvrés à travailler jusqu’au 31 Mai 2024, hors éventuels jours de congés payés pris *le calcul du prorata de jours de repos est arrondi au 0,5 le plus proche
Article 5 – Repos quotidien et hebdomadaire
Le temps de travail des salariés en forfait en jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.
Les salariés concernés organisent librement leur temps de travail. Ils sont toutefois tenus de respecter :
un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;
un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarées par les salariés selon la procédure prévue à l'article 9.1 du présent accord.
Le salarié en forfait annuel en jours ne pourra ainsi pas être occupé plus de six jours par semaine.
Article 6 – Caractéristiques de la convention de forfait annuel en jours
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion, avec les salariés visés par le présent accord, d'une convention individuelle de forfait.
La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l'objet d'un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant.
Cette convention ou avenant précisera la nature des fonctions justifiant le recours à cette modalité d'organisation du temps de travail, fixera le nombre de jours de travail inclus dans le forfait et les modalités de suivi de la charge de travail du salarié.
Article 7 – Rémunération
Les salariés en forfait en jours perçoivent une rémunération annuelle forfaitaire. La rémunération est versée mensuellement, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
Article 8 – Conditions de prise en compte des absences, ainsi que des arrivées et des départs en cours de période, sur la rémunération des salariés
Prise en compte des absences
Les jours d'absence pour maladie, accident, maternité, congé parental, etc. ne pourront pas être récupérés, de sorte que le nombre de jours du forfait à travailler sera réduit d'autant.
En revanche, le nombre de jours de repos sera réduit en cas d’absence non assimilée à travail effectif, proportionnellement à la durée de celle-ci.
En cas d'absence ne donnant pas lieu à rémunération ou indemnisation (congé sans solde ou non rémunéré, absence non rémunérée, maladie non indemnisée, …), la rémunération du salarié concerné sera réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence.
En cas d'absence donnant lieu à rémunération ou indemnisation, l'indemnité à verser au salarié concerné sera calculée sur la base de la rémunération annuelle lissée.
Prise en compte des arrivées et des départs en cours d’année
Lorsque le salarié arrivera au cours de la période de référence, le nombre de jours à travailler pour la première année d’activité sera fixé dans la convention individuelle de forfait en jours, en tenant compte notamment de l’absence de droits complets à congés payés. Il en sera de même en cas de passage en forfait en jours en cours d’année, l’avenant devant prévoir dans les mêmes conditions que précédemment le nombre de jours de travail pour le reste de la période de référence du forfait.
Voir l’exemple à l’article 4
En cas de départ en cours d’année, le même calcul du nombre de jours qui aurait dû être travaillé sera effectué, considérant le nombre de jours ouvrés, un prorata calendaire des jours de repos et les jours de congés payés pris sur cette période annuelle. Par exemple, un salarié en forfait jours qui quitte la société le 31 Mars 2024 et qui n’a pas pris de congés payés depuis le début de l’année, devra travailler :
305
Jours calendaires
-
88 Jours de repos hebdomadaire (week-end)
-
5 Jours fériés chômés ouvrés sur la période du 1er Juin 2023 au 30 Juin 2024
-
7,5 Jours de repos sur la période du 1er Janvier au 30 Juin 2023 (9 x 305/366 = 7,50) *
=
204,5 Jours ouvrés à travailler jusqu’au 31 Mars 2024, hors éventuels jours de congés payés pris *le calcul du prorata de jours de repos est arrondi au 0,5 le plus proche
Lorsque le salarié arrivera ou quittera la société en cours de période de référence, sa rémunération sera calculée ou régularisée sur la base des jours effectivement travaillés au cours de cette période. En cas de départ en cours d’année, le compte du salarié pourra alors être débiteur ou créditeur, et par conséquent, selon le cas, un rappel de salaire lui sera versé, ou une retenue sera précomptée dans les conditions et limites prévues par le Code du travail, sauf s’il est avéré que le salarié n’a pas pu accomplir l’ensemble de ses jours de travail du fait ou à la demande de l’employeur.
Il est prévu par le présent accord qu’une journée de travail ou de repos a la valeur suivante : (salaire de base mensuel lissé x 1/21,67). Nb : en moyenne, pour le calcul de la paie mensuelle d’un salarié, le nombre de jours mensuel moyen pour un salarié au forfait jours est de 21,67 jours correspondant au calcul suivant : 52 semaines x 5 jours / 12 mois = 21,6666 arrondis à 21,67 jours.
Article 9 – Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié
9.1 Evaluation
Un document de contrôle du forfait annuel en jours sera impérativement établi pour chacun des salariés concernés par ce forfait, indiquant précisément :
le nombre et les dates des journées ou demi-journées travaillées ;
le nombre et les dates des journées ou demi-journées de repos ;
les modalités de suivi de l’organisation du travail des salariés concernés.
Option 1 : Il est convenu entre les parties qu’une demi-journée devra comporter au moins 4 heures de travail, et une journée devra comporter au moins 8 heures de travail.
Ce décompte des journées et demi-journées travaillées se fera sur la base d'une saisie par le salarié concerné. Il est tenu de saisir le nombre et la date des journées et demi-journées travaillées, ainsi que des journées ou demi-journées de repos avec la qualification de celles-ci (repos hebdomadaires, congés payés, jours fériés, jours de repos « salarié autonome »). 9.2 Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail
L’organisation du travail du salarié en forfait annuel en jours fera l’objet d’un suivi régulier par son supérieur hiérarchique. Ce dernier veillera notamment aux éventuelles surcharges de travail, et particulièrement au respect des temps de repos visés à l’article 5 du présent accord.
Ce suivi est établi par le salarié, sous le contrôle de l'employeur, et a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.
Le supérieur hiérarchique contrôlera le nombre de jours travaillés, afin de décompter le nombre de journées ou demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos « salarié autonome » pris. Ce décompte fera également apparaître le nombre de jours de repos restant à prendre en conséquence sur la période annuelle, un récapitulatif étant établi en fin d’année.
Le supérieur hiérarchique vérifiera également chaque mois, au moyen du document de contrôle visé plus haut, que le salarié concerné a réellement bénéficié de ses droits à repos journalier et hebdomadaire, et que sa charge de travail est adéquate avec une durée du travail raisonnable. L’amplitude de chaque journée travaillée doit pareillement rester raisonnable. La journée de travail devra comporter une coupure d’une durée minimale de trente minutes.
En outre, chaque année et conformément aux dispositions légales, les membres du Comité Social et Economique, s’ils existent, seront consultés sur le recours aux conventions de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.
9.3 Entretiens individuels
En tout état de cause, chaque salarié ayant conclu une convention de forfait annuel en jours devra bénéficier au moins chaque semestre d’un entretien avec son supérieur hiérarchique, au cours duquel seront évoqués :
sa charge de travail,
l'amplitude de ses journées d'activité,
l'organisation du travail au sein de l’Association,
l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,
Sa rémunération sera elle évoquée une fois par an dans le cadre de l’un des entretiens précités.
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail. Article 10 – Droit d’alerte
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et sa charge de travail, ou en cas de non-respect du repos quotidien ou hebdomadaire, le salarié en forfait annuel en jours aura la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte et de demander un entretien auprès de son responsable hiérarchique direct. Celui-ci devra recevoir le salarié concerné dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai maximum de trente jours.
Au cours de cet entretien, le responsable hiérarchique analysera avec le salarié les difficultés rencontrées et pourra mettre en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir en particulier la durée minimale de repos quotidien.
Cet entretien ne se substituerait pas à celui prévu à l’article L.3121-65 I 3° du Code du travail, auquel il est fait référence au terme de l’article 9.3 ci-dessus.
Article 11 – Modalités d’exercice du droit du salarié à la déconnexion
Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié
de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc.) et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, filaire, etc.).
Le temps de travail correspond aux temps du salarié pendant lesquels ce dernier se tient à la disposition de l'employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.
Aucun salarié n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, à savoir pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées, et hors le cas particulier et réglementé des périodes d’astreinte.
Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail pour des raisons professionnelles.
La société invite les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;
indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ;
s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;
pour les absences de plus d’une journée, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de la société en cas d'urgence ;
pour les absences de plus d’une semaine, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de la société, avec le consentement exprès de ce dernier.
Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS.
Article 12 – Durée - Date d’effet
Le présent accord prendra effet à compter
du 1er Janvier 2024.
Il est conclu pour une durée indéterminée.
Article 13 – Interprétation
Le présent accord fait loi entre les parties qui l'ont signé.
Toutefois, s'il s'avérait que l'une des clauses du présent accord pose une difficulté d'interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à examen.
A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d'ordre collectif, la société convoquera, dans un délai maximum d'un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, une commission composée de deux salariés maximum et du Directeur Général de la société ou de son représentant désigné.
L'interprétation sera donnée sous forme d'une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord.
Article 14 – Ratification de l’accord
Conformément aux articles L.2232-21, L.2232-22 et R.2232-12 du Code du travail, le présent accord sera communiqué par la Direction de la société à chaque salarié, avec les modalités d’organisation de la consultation fixées unilatéralement par l’employeur, au moins 15 jours avant celle-ci, en mains propres contre décharge.
La consultation sera organisée par l’employeur ou son représentant dans les conditions des articles R.2232-10 et R. 2232-11 du Code du travail. L’organisation matérielle du vote incombe en effet à l’employeur.
Le présent texte acquerra la valeur d’un accord collectif si le personnel l’approuve à la majorité des deux tiers.
Le résultat de cette consultation donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal dont l’employeur assurera la publicité par tout moyen.
Article 15 – Dénonciation – Révision
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception (LR/AR) à l’ensemble des parties à l’accord.
Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration d’un délai de préavis de trois mois après réception de la LR/AR.
Le courrier de dénonciation donnera lieu également à un dépôt par son auteur auprès de l’unité départementale de la DREETS compétente.
Dans des conditions identiques à la dénonciation, l’une ou l’autre des parties signataires du présent accord peut également demander à tout moment la révision de certaines clauses.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.
Article 16 – Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé par la société en deux versions pdf et docx, auprès de l’unité départementale de la DREETS compétente, sur support électronique sur la plateforme nationale dédiée à cet effet.
Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes d’AMIENS.
Sera joint à ces dépôts le procès-verbal officialisant le résultat de la consultation des salariés visée à l’article 14 ci-dessus.
Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction.
Fait à AMIENS, le 20 Décembre 2023
Pour la société,Les salariés,
…Cf. feuille d’émargement ci-jointeDirecteur Général
