Accord d’entreprise sur le principe du vote électronique
ENTRE-LES SOUSSIGNES :
La Société X, S.A.S. FILLIN "compléter la forme de la société" \* MERGEFORMAT au capital de X FILLIN "compléter par le capital social en euros" \* MERGEFORMAT euros, immatriculée au RCS de X FILLIN "compléter le RCS sans le numéro" \* MERGEFORMAT , sous le numéro X FILLIN "compléter le numéro de RCS" \* MERGEFORMAT dont le siège social est situé X FILLIN "compléter l'adresse du siège social de la société" \* MERGEFORMAT ,
Représentée par X, agissant en qualité de X, dûment habilitée aux fins des présentes,
d'une part,
ET :
La délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société représentée par, X, spécialement habilité par ce comité, lors de sa séance du 07/11/2019 à signer le présent accord d’entreprise sur le principe du vote électronique dont les termes ont été adoptés par le Comité conformément au procès-verbal du 07/11/2019 annexé au présent règlement, d'autre part,
Il a été convenu ce qui suit : Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.
Sommaire TOC \h \z \t "Titre 1;2;Titre 2;3;Titre 3;4;Titre;1" Accord d’entreprise sur le principe du vote électronique PAGEREF _Toc21345129 \h 1 Article 1er : Dispositions générales PAGEREF _Toc21345130 \h 3 Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc21345131 \h 3 Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique PAGEREF _Toc21345132 \h 3 Article 4 : Cahier des charges PAGEREF _Toc21345133 \h 3 4.1.Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc21345134 \h 3 4.2.Contenu des fichiers PAGEREF _Toc21345135 \h 3 4.3.Garantie des exigences techniques PAGEREF _Toc21345136 \h 4 4.4.Mise en place d’une cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc21345137 \h 4 4.5.Déroulement du vote PAGEREF _Toc21345138 \h 5 4.6.Dépouillement PAGEREF _Toc21345139 \h 5 Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants PAGEREF _Toc21345140 \h 5 Article 6 : Révision PAGEREF _Toc21345141 \h 5 Article 7 : Durée de l’accord PAGEREF _Toc21345142 \h 6 Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc21345143 \h 6
Article 1er : Dispositions générales Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique. Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales. Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe, hormis pour les salariés qui seraient dans l’impossibilité de voter par voie électronique. Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique L’employeur se charge de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord. Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Article 4 : Cahier des charges Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.
Confidentialité des données transmises
Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :
Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,
L’émargement,
L’enregistrement et le dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Contenu des fichiers
Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement. Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données enregistrées sont :
Liste électorale : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.
Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.
Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.
Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.
Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.
Les destinataires des données sont :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.
Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.
Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.
Garantie des exigences techniques
Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.
Mise en place d’une cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place. Cette cellule est composée de :
Un représentant de l’employeur
Le Responsable du Système d’Information
Un représentant du CSE (s’il existe)
Cette cellule d’assistance est chargée de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes. Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer. Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.
Dépouillement
A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système. L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé. L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote. Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites. Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants L’employeur accomplit les formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL et en informera le Comité d’Entreprise. Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Il assure une formation auprès des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi. Article 6 : Révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur. Article 7 : Durée de l’accord Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par le Comité d’Entreprise ou le Comité Social et Economique une fois mis en place. Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine. La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur. Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Versailles. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale. Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction la société au Comité d’entreprise dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.
Fait en 3 exemplaires originaux A Guyancourt Le 07 novembre 2019
