Aon France, société par actions simplifiée au capital de 46 027 140 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS Paris 414 572 248 ;
Aon Holdings France SNC, société en nom collectif au capital de 449 217 900 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS Paris 501 211 411 ;
International Space Brokers France (ISB, France) société anonyme au capital de 306 075 euros dont le siège social se situe 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS PARIS 420 732 265
représentées par …………………………………….., agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité pour conclure le présent accord au nom et pour le compte des sociétés visées ci-dessus,
constituant ensemble l'unité économique et sociale « UES Aon France » ou « l’entreprise » au sens social.
D'une part,
ET
Les organisations syndicales suivantes, représentatives au sein de l'UES Aon France:
La CFE-CGC, représentée par ………………………………………………………… …………………………….. agissant en qualité de délégués syndicaux,
FO, représentée par ………………………………………………………………………….. …………………………….., agissant en qualité de délégués syndicaux,
D'autre part,
Les signataires étant ensemble désignés dans le présent accord comme «les Parties» et individuellement comme une « Partie ».
1ère partie : Le cadre du Dialogue Social…………………………………………………..4
La Relation individuelle……………………………………………………...4
La Relation Collective………………………………………………………..4
La formation économique et sociale……………………………………...4
2ème partie : La représentation désignée……………………………………………….....5
Les organisations syndicales………………………………………………5
Les fonctions syndicales et représentatives…………………………....5
Le réseau de Communication Sociale…………………………….….....5
Fiche 1 : Le Délégué syndical (DS) ………………………………………………….…6
Fiche 2 : Les Représentants Syndicaux (RS………………………………………....7
Fiche 3 : L’exercice du droit syndical……………………………………………………8
Fiche 4 : La commission de négociation……………………………………………….9
Fiche 5 : La communication syndicale………………………………………………...11
Fiche 6 : La branche professionnelle………………………………………………….12
3ème partie : La représentation élective…………………………………………………..13
Fiche 7 : Le Comité Social et Economique (CSE) ………………………………….13 Fiche 8 : Les modalités de fonctionnement du CSE………………………………..14 Fiche 9 : Les commissions du CSE…………………………………………………….16 Fiche 10 : Les consultations du CSE…………………………………………………..18 Fiche 11 : Les représentants de proximité…………………………………………....20
4ème partie : Les dispositions communes………………………………………...……..21
Fiche 12 : La gestion du temps de délégation……………………………………….21 Fiche 13 : La base de données économique et sociale……………………………23 Fiche 14 : La situation professionnelle des représentants……………………...…24 Fiche 15 : La formation des représentants du personnel………………………….25
5ème partie : Les dispositions générales…………………………………………………26
PREAMBULE
PREAMBULE
Suite à la publication des ordonnances n°2017-1385, n°2017-1386 du 22 septembre 2017, et à l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, les organisations syndicales et la Direction se sont réunies afin de déterminer un cadre de fonctionnement aux instances représentatives du personnel adapté à la configuration de l’organisation de l’UES Aon France et aux attentes des salariés.
Dans ce contexte, le présent accord a pour objectif de faire vivre un dialogue social dynamique, bénéfique tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise.
Cet accord traduit la volonté de tirer profit des nouvelles dispositions légales, tout en prenant en compte les caractéristiques de l’entreprise. Les signataires ont l’ambition de définir une manière appropriée de vivre et travailler ensemble. Ils souhaitent que chaque salarié se sente écouté et reconnu. Chacun doit être en mesure de trouver l’interlocuteur qu’il juge approprié, pour prendre en compte ses attentes, ou ses préoccupations professionnelles.
La Direction et les organisations syndicales signataires réaffirment l’importance qu’elles attachent à la mise en place de modes de fonctionnement clairs, applicables, et définis d’un commun accord.
Ainsi, la volonté des uns et des autres sera en mesure de faire vivre le dialogue social, dans l’esprit défini par cet accord.
Cet accord comprend trois volets complémentaires que les partenaires veulent indissociables :
Un préambule ;
Un cadre de base qui permet d’animer et de faire vivre le Dialogue Social ;
Des Fiches thématiques. Elles ont pour but d’inscrire au quotidien le dialogue social et de favoriser son appropriation par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. A cet effet, chacune de celles-ci précise, à l’attention des managers et des représentants du personnel, les modalités de mise en œuvre du présent accord. Ces fiches, établies conjointement, précisent les modalités de mise en œuvre du Dialogue Social.
1ère partie : LE CADRE DU DIALOGUE SOCIAL
La Relation Individuelle
Le dialogue social commence dans la relation individuelle. Le salarié et le management contribuent aux objectifs de l’entreprise.
Le suivi des collaborateurs, la politique de rémunération, les possibilités de formation et les perspectives de développement professionnel contribuent à faire vivre un esprit de dialogue. Cette volonté conduit l’entreprise à :
Concevoir des programmes de formation qui répondent à la fois aux besoins de l’entreprise et aux perspectives personnelles des salariés.
Créer les voies de recours destinées à pallier les incompréhensions ou malentendus non réglés au cours de la vie quotidienne.
Chaque manager est conscient qu’il lui incombe de contribuer au développement d’un climat de confiance et de respect de chacun.
La Relation Collective
La Direction reconnaît la place privilégiée que les représentants du personnel occupent au cœur de toutes les évolutions économiques et sociales. De leur côté, les instances représentatives contribuent à renforcer le lien social et la qualité des relations humaines.
Les collaborateurs élus et les organisations syndicales, par leurs représentants désignés, constituent des interlocuteurs essentiels de la vie sociale.
La formation économique et sociale
La qualité du dialogue social exige un bon niveau de connaissances économiques et sociales, aussi bien chez les managers que chez les représentants du personnel.
Dans le même esprit que les engagements pris dans le cadre de l’accord Qualité de Vie au Travail, les parties conviennent de mettre en place des formations économiques et sociales animées en interne. Les collaborateurs qui le souhaitent peuvent également suivre, ces formations auprès de l’Organisation Syndicale de leur choix.
Le représentant qui a assumé un ou plusieurs mandats (pendant une durée de douze ans), a la possibilité de réaliser un bilan de compétences personnelles et professionnelles. Il peut ainsi se définir un projet professionnel ou un programme de formation adapté à son profil. Ces dispositions sont détaillées en fiches 14 et 15 du présent accord.
2ème partie : La représentation désignée
Les organisations syndicales
Les organisations syndicales sont les acteurs essentiels pour le développement du dialogue social dans l’entreprise. La reconnaissance et la valorisation de la contribution des organisations syndicales, ont permis de construire conjointement le statut collectif applicable à chaque salarié au sein de l’entreprise.
Les Fonctions syndicales et représentatives
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’UES désigne ses représentants. Ce sont les Délégués Syndicaux (DS). Les DS sont les interlocuteurs naturels de la Direction. Ils constituent le pivot du dialogue social.
Une Commission de négociation est créée au niveau de l’UES. Elle réunit les représentants de la Direction et les DS de chaque organisation syndicale. C’est en son sein que se négocient les accords d’entreprise. Elle détermine les thèmes et le calendrier de ses rencontres.
Le Réseau de Communication Sociale
La circulation de l’information ayant un impact économique ou social est facilitée envers les Délégués Syndicaux. Dans ce but est institué un réseau privilégié de communication sociale entre la Direction des Ressources Humaines, les Directions de sites d’une part, et les Délégués Syndicaux d’autre part.
Ses règles de fonctionnement sont les suivantes :
Transmission par informatique de courriers, convocations ou documents de la Direction des Ressources Humaines ou des Organisations Syndicales entre les personnes membres du réseau privilégié de communication sociale. Lorsque des dispositions légales le prévoient, cette communication sera confirmée dans les formes prévues par les textes, par voie postale.
Le traitement de ces communications est considéré comme celui d’un courrier classique avec les réponses ou le classement approprié qu’il requiert. Il engage la responsabilité de ses rédacteurs.
La communication au sein du réseau privilégié de Communication Sociale répond aux objectifs d’efficacité et de dialogue social. A ce titre les documents transmis sont mis en ligne sur la base de données économique et sociale.
L’ensemble des documents informatiques et courriels ne peuvent circuler qu’au sein des membres du réseau privilégié de Communication Sociale. En cas de non-respect de cette disposition, le réseau cesserait sa communication structurée.
Lorsque cela s’avère nécessaire, les membres du réseau privilégié de Communication Sociale organisent des visioconférences ou des réunions téléphoniques.
Fiche 1
Fiche 1
LE DELEGUE SYNDICAL (DS)
I - Nombre et désignation
Compte tenu de l’organisation et de la taille de l’UES Aon France, les Organisations Syndicales Représentatives ont la faculté de nommer un ou plusieurs Délégués Syndicaux au niveau de l’UES, dans le respect des dispositions légales.
Le nombre de Délégués Syndicaux est déterminé en référence à ces mêmes dispositions.
II - Mission
Ils sont les représentants de leur Organisation auprès de la Direction de l’entreprise. Ils font valoir les positions de leur organisation en matière de salaires, d’emploi, de conditions de travail et de formation. Ils participent à la qualité du dialogue social au niveau de l’UES Aon France.
III - Crédit d’heures
Ils bénéficient d’un crédit de 24 heures par mois pour exercer cette responsabilité.
Fiche 2
Fiche 2
LES REPRESENTANTS SYNDICAUX
I - Nombre et Désignation
La fédération professionnelle à laquelle est rattachée l’organisation syndicale représentative au niveau de l’UES a la faculté de nommer un Représentant Syndical auprès du Comité Social et Economique (CSE).
Ce mandat désignatif ne peut être cumulé avec un mandat électif au CSE.
II - Rôle
Les Représentants Syndicaux représentent leur organisation auprès du CSE. Ils font valoir les positions de leur organisation dans le fonctionnement habituel du CSE.
III - Crédit d’heures
Le Représentant Syndical auprès du CSE bénéficie d’un crédit de 10 heures par mois pour exercer cette responsabilité.
Fiche 3
Fiche 3
L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL
I – Moyens matériels
Chaque Organisation Syndicale représentative au niveau de l’UES Aon France dispose au niveau du siège, d’un local distinct et équipé selon les normes de bureautiques de l’entreprise. Il est fermé, leur permettant d’avoir des communications ou de recevoir des rendez-vous réclamant une certaine confidentialité. Chaque Délégué Syndical, accède à tous les sites des sociétés de l’UES Aon France, dans le respect des obligations de sécurité des sites dans les mêmes conditions que les salariés du site visité.
Chaque Organisation syndicale, qui en fait la demande, bénéficie d’un téléphone portable utilisable par le Délégué Syndical de son choix et propre à sa fonction de représentation, et d’un forfait mensuel. En fin de mandat, le Délégué Syndical utilisateur transmet le téléphone à un autre Délégué Syndical de son Organisation. Les équipements mis à la disposition des DS, sont maintenus au standard de l’entreprise et sont soumis aux règles d’utilisation en vigueur au sein de l’entreprise, conformément à la charte téléphonie.
II - Collecte des Cotisations
La collecte des cotisations syndicales est autorisée
sur les lieux de travail, pour autant qu’elle n’occasionne pas de gêne dans le travail, et qu’elle se situe en dehors du champ de relation ou de communication avec la clientèle.
III - Réunion des Adhérents
Les réunions des adhérents se déroulent en dehors des heures de travail, exception faite aux représentants du personnel qui pourront assister à ces réunions sur leur crédit d’heures.
Sous réserve d’une prévenance d’une semaine, une salle peut être mise à disposition, si les locaux syndicaux s’avéraient trop exigus.
IV - Assistance de Personnalités Extérieures
La réception de personnalités extérieures, syndicales ou non est autorisée, sous réserve d’une limitation d’accès aux locaux syndicaux et du respect des dispositions de sécurité. En dehors de ces lieux, l’autorisation de l’entreprise et l’accompagnement s’imposent.
Fiche 4
Fiche 4 LA COMMISSION DE NÉGOCIATION
Les négociations entre la Direction et les Organisations Syndicales de l’UES Aon France se déroulent au sein de la Commission de négociation.
I – Fonctionnement
Cette Commission de négociation est constituée des Délégués Syndicaux, dans la limite de 3 Délégués par Organisation Syndicale et par les membres de la délégation patronale.
La Commission de négociation fixe chaque année, le plan et les thèmes de ses travaux à venir. Un calendrier est établi pour chacun des thèmes.
Les réunions ont lieu au siège de l’UES Aon France. Les Délégués Syndicaux basés en province, et partie à une délégation syndicale, sont invités à participer aux réunions en visioconférence.
Chaque réunion de la Commission de négociation est précédée d’une réunion de deux heures de préparation pour les membres des délégations syndicales. Cette réunion préparatoire ne s’impute pas sur le crédit d’heures alloué à chaque Délégué Syndical. La Commission de négociation travaille à partir des documents échangés entre les différentes délégations.
A l’issue de chaque réunion un relevé de décisions reprenant les différents points de discussion est établi et adressé à chaque délégation.
La Commission de négociation peut donner lieu à des réunions bilatérales entre une délégation syndicale et la Direction.
La Commission de négociation propose à l’issue de ses travaux, soit un projet d’accord collectif, soit une fiche d’information, soit l’établissement d’un constat de désaccord.
II – Thèmes et périodicité
En égard à la taille et la nature de l’activité de l’entreprise, les thèmes et périodicité suivants sont établis :
Périodicité
Thèmes
Objectif
Informations remises
Annuelle Calendrier des réunions Identifier les thèmes de négociation à discuter dans l’année.
Thèmes de négociation
Objectifs des négociations envisagées
Projet de calendrier
Annuelle Rémunération Définir l’opportunité et les modalités de réévaluations salariales, incluant les écarts femmes/hommes. Bilan annuel sur les rémunérations Tous les 4 ans Qualité de vie au travail Egalité professionnelle GEPP Temps de travail
Agir en faveur de la qualité de vie au travail :
Maintenir une égalité femmes/hommes
Gestion des emplois et des parcours professionnels
Définir les actions favorisant la qualité de vie au travail
Droit à la déconnexion
Prévenir et accompagner les situations de forte activité
Identifier/répondre aux problématiques associées au temps de travail
Veiller à l’équilibre vie privée/vie professionnelle
Bilan des actions QVT Rapport de situation comparée Bilan annuel de l’absentéisme
Partage de la Valeur Ajoutée Définir et/ou ajuster les critères et modalités attachées à la contribution des salariés aux résultats de l’entreprise Bilan des accords applicables : résultats par branche, par unité bénéficiaire et par tranche de rémunération.
Afin de permettre à chaque partie de mener des discussions constructives et efficaces, il est convenu que les informations nécessaires à la négociation seront transmises au plus tard deux jours ouvrés avant la réunion à laquelle elles se réfèrent.
III – Suivi
La Commission de négociation est également l’instance de suivi des dispositions négociées. Dans le cadre de cette mission, la commission de négociation se réunit afin de suivre la mise en place des engagements négociés et de partager le bilan des accords collectifs en vigueur. La fréquence de ces réunions de suivi est déterminée dans chaque accord collectif.
Fiche 5
Fiche 5
LA COMMUNICATION SYNDICALE
I - Communication de Tracts
La distribution de tracts syndicaux doit s’effectuer aux entrées et sorties des locaux de l’entreprise. La distribution doit s’effectuer en dehors des halls d’entrée.
II - Panneaux Syndicaux sur Intranet et Panneaux d’Affichage
Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’UES bénéficie d’un panneau sur intranet, accessible à l’ensemble du personnel. Sa rédaction et sa mise à jour sont sous la responsabilité des Délégués Syndicaux. Cette communication a un caractère uniquement syndical, à l’exclusion de toute communication injurieuse ou diffamatoire. En cas de non-respect de cette disposition, la Direction se réserve le droit d’user des recours visant à suspendre l’affichage intranet.
Sur chaque site, un lieu est identifié pour l’affichage des informations syndicales des Organisations Syndicales représentatives au niveau de l’UES. La localisation de l’affichage fait l’objet d’une discussion locale.
III - Site Internet et Communication Syndicale
La communication syndicale sur Internet ou à l’extérieur de l’entreprise concernant la vie sociale de l’UES Aon France, doit respecter les dispositions du présent accord, en considérant notamment que les règles de communication y figurant sont garantes de la qualité du dialogue social. L’utilisation du courrier électronique ne peut s’établir que dans le cadre d’une réception de messages et de réponses individuelles. En aucun cas, le courrier électronique ne pourra servir à la diffusion d’information ou de tract de façon collective.
IV - Charte de communication
La charte de communication, commune à l’ensemble des Instances Représentatives du Personnel figure en annexe du présent accord.
V - Protection de la Marque et des Informations
L’ensemble des logos et marques des entreprises de l’UES Aon France et plus largement du Groupe Aon sont régis par les dispositions du code de la propriété intellectuelle. A ce titre, ils ne peuvent être utilisés dans les communications syndicales, sans l’accord de la Direction de l’entreprise.
VI – BDES
Un espace spécifique est créé sur la base de données économique et sociale afin de permettre un accès aux documents échangés avec les Organisations Syndicales dans le cadre des réunions de travail.
Fiche 6
Fiche 6
LA BRANCHE PROFESSIONNELLE
I - Participation aux Travaux de la Branche Professionnelle
Afin de faciliter la participation des représentants syndicaux désignés pour participer aux travaux des différentes commissions de la Branche Professionnelle, d’assurer le suivi de la Convention Collective, chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’UES, bénéficie de moyens définis par la Branche Professionnelle.
II - Fédérations
Les Délégués Syndicaux sont les représentants des organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES, auprès de la Direction générale. A ce titre, ils peuvent rencontrer au moins une fois par an, avec les représentants de leur fédération professionnelle de rattachement, les responsables des Ressources Humaines et des Affaires Sociales pour faire le point de l’actualité sociale.
3ème partie : La représentation élective
Fiche 7
Fiche 7
LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
Un comité social et économique est mis en place au niveau de l’UES Aon France.
I – Composition
Le Comité Social et Economique est composé de membres titulaires élus dont le nombre est proportionnel à l’effectif de l’UES Aon France. Des membres suppléants sont élus en même temps que les membres titulaires pour suppléer à l’éventuelle indisponibilité des titulaires.
Le nombre d’élus du CSE est déterminé lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral précédant les élections professionnelles. Les membres du CSE sont élus pour un mandat de 4 ans, qui ne peut être cumulé avec un mandat désignatif au sein de cette même instance.
II – Rôle
Le Comité Social et Economique est chargé d’assurer l’expression collective des salariés, permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle. Cette mission s’exprime notamment dans le cadre de l’information et de la consultation des décisions importantes qui concernent l’UES Aon France en matière d’organisation, de gestion, de la marche générale de l’entreprise, de santé, sécurité et des conditions de travail.
Il présente les réclamations individuelles et collectives et est chargé de gérer les activités sociales, culturelles et sportives.
Un membre du CSE peut être amené à assister un collaborateur qui le sollicite, à un entretien disciplinaire ou dans le cadre d’une procédure de licenciement.
Le CSE conduit également l’analyse de situation sur les risques professionnels auxquels peuvent être exposés les collaborateurs, ainsi que leurs effets. Il contribue à faciliter l’accès aux emplois, à la résolution de problèmes liés à la maternité, l’adaptation et l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle. Il peut susciter toute initiative qu’il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes, et concernant les conditions de travail.
Dans le cadre de sa mission, le CSE effectue des inspections régulières afin de veiller à l’observation des prescriptions légales et réglementaires.
Le CSE est amené à piloter des enquêtes dans les situations d’accidents du travail, ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.
Fiche 8
Fiche 8
LES MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU CSE
I – Réunions
Le Comité Social et Economique dispose de la personnalité civile et est présidé par le chef d’Entreprise ou son représentant.
Il se réunit à raison de 10 réunions ordinaires dans l’année civile, dont 4 sont partiellement dédiées à ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Les parties conviennent que pour maintenir des échanges de qualité, la durée d’une réunion du CSE ne devra pas excéder 7 heures.
A titre exceptionnel, le CSE peut être réuni à l’occasion d’une réunion extraordinaire :
Lorsqu’une thématique entrant dans les attributions du CSE nécessite d’être partagée, notamment dans le cadre d’une consultation, en amont d’une réunion ordinaire.
Suite à un accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves
En cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement,
Sur demande motivée de deux membres du CSE, sur des sujets relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.
L’inspecteur du travail, le médecin du travail et l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont informés annuellement du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. Cette information leur est confirmée par écrit au moins 15 jours avant la tenue de ces réunions, en les invitant à participer à la réunion.
Participent à ces réunions :
Les membres titulaires.
Les suppléants peuvent assister aux réunions en l’absence de disponibilité de leur titulaire.
Le Chef d’Entreprise ou son représentant, peut se faire accompagner par toute personne compétente, pouvant apporter son concours aux réponses des demandes formulées.
Chaque Organisation Syndicale représentative au niveau de l’UES Aon France peut désigner un représentant syndical au CSE qui assiste également aux réunions.
A l’occasion de chaque réunion, un dispositif de visioconférence peut être mis en place afin de faciliter la participation des membres titulaires. Par principe, le CSE sera invité à se réunir sur le site de Paris.
Préalablement à chaque réunion, un ordre du jour est établi par le Président, ou son représentant, et le Secrétaire et transmis aux membres du CSE, au moins 3 jours avant la date retenue pour la réunion.
Lors des délibérations, seuls les membres titulaires, ou en cas d’absence le suppléant siégeant à leur place, ont le droit de vote. Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents. Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire
Le projet de procès-verbal est adressé à l’ensemble des membres par le secrétaire au moins 15 jours avant la réunion ordinaire suivante, durant laquelle son approbation sera sollicitée.
II – Organisation du CSE
Les membres titulaires du CSE désignent à la majorité des présents un secrétaire et un trésorier, parmi les élus titulaires du CSE.
Afin de faciliter le fonctionnement de l’instance dans les situations d’absences, les parties signataires conviennent que le CSE désigne également un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint. Ceux-ci seront chargés d’assumer respectivement le secrétariat de l’instance en cas d’indisponibilité du secrétaire ou le suivi de la trésorerie du CSE en l’absence du trésorier. Le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint sont également désignés parmi les élus titulaires du CSE.
Les parties signataires recommandent au CSE d’établir un règlement intérieur afin de préciser les modalités pratiques de son fonctionnement et de ses rapports avec les collaborateurs de l’entreprise, dans le cadre de ses missions.
III – Moyens du CSE
Crédit d’heures
Chacun des membres titulaires du CSE bénéficie d’un crédit d’heures de délégation de 24 heures par mois. Les modalités et la gestion du temps de délégation sont précisées à la fiche 12 du présent accord.
Local
Un local est mis à disposition du CSE au siège social de l’entreprise, dans le respect des prescriptions légales.
Recours à l’expert
Le CSE peut recourir à un expert une fois par an pour l’aider dans l’analyse d’un projet ou d’un bilan qui lui est soumis dans le cadre d’une consultation, que celle-ci relève d’une consultation récurrente ou ponctuelle. Dans ce cadre, le CSE mandate, le cas échéant par délibération, un expert habilité en vue de lui apporter l’éclairage nécessaire quant à l’analyse des documents qui lui sont remis. Le cabinet d’expertise adresse à la Société une lettre de mission indiquant précisément, l’expertise pour laquelle il a été mandaté, les documents qui sont nécessaires à son étude, ainsi que la charge de travail prévisionnelle et le montant des honoraires afférents. La prise en charge des honoraires de l’expert respectera les prescriptions légales. Par dérogation, l’expertise relative à l’analyse de la situation financière de l’entreprise sera intégralement prise en charge par l’entreprise. La mission de l’expert ne pourra pas excéder 2 mois, entre la date du mandatement par le CSE et la présentation du rapport de l’expert en réunion du CSE, sous réserve que l’entreprise transmette dans les meilleurs délais les documents utiles à la mission.
Fiche 9
Fiche 9LES COMMISSIONS DU CSE
Afin de faciliter les travaux du CSE et mener au mieux les missions et prérogatives qui lui incombent, les parties signataires conviennent de mettre en place 3 commissions au sein du CSE, présidées par la Direction des Ressources Humaines.
I . Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)
Les parties conviennent de la mise en place d’une commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail qui vise à garder une vigilance sur ces thématiques. Le CSE procède à la désignation des membres de cette commission parmi les membres élus du CSE, en veillant à respecter une représentation de 2 membres pour les sites de province de plus de 100 collaborateurs et 3 membres pour le site de Paris. La CSSCT ne pourra ainsi pas excéder 7 membres élus. Sa présidence est assurée par un représentant de l’employeur.
A - Mission
La Commission agit en délégation du CSE sur tous les sujets en lien direct avec la santé, la sécurité et les conditions de travail, dans le respect des termes de l’article L.2315-38 du Code du Travail.
A ce titre, elle est amenée à étudier en amont l’ensemble des documents relevant des thématiques susmentionnées afin de préparer les réunions du CSE sur ces thématiques.
Elle veille plus particulièrement dans le cadre de sa mission à analyser les risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés, notamment les femmes enceintes, ainsi que les effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels répertoriés par le code du travail. En ce sens, elle contribue à l’actualisation du Document Unique des risques professionnels et contribue au suivi du plan de prévention.
Dans le cadre de sa mission, les membres de la commission peuvent être amenés à organiser des visites de sites. Ces visites sont planifiées à l’occasion des réunions du CSE dédiées aux questions relatives à la santé, sécurité et aux conditions de travail.
Lorsque la CSSCT relève une situation d’atteinte aux droits des personnes ou de danger grave et imminent, elle sollicite du secrétaire du CSE l’exercice d’un droit d’alerte.
B – Modalités d’exercice
La Commission se réunira avant chaque réunion ordinaire du CSE dans laquelle les thématiques relevant de sa compétence sont abordées, afin de préparer au mieux les sujets prévus à l’ordre du jour et permettre des échanges efficients en réunion plénière. Des réunions intermédiaires pourront également se tenir dès lors que la mission de la CSSCT le justifie.
C - Moyen
Les membres de la Commission bénéficient en outre, à leur demande s’ils en estiment la nécessité, d’une formation en santé et sécurité d’une durée maximale de 5 jours par mandat.
Les membres de la Commission disposent collectivement de 200 heures de délégation par an, indépendamment des heures de délégation qui leur sont allouées au titre de leur mandat d’élu du CSE. La gestion de ces heures est confiée au Président de la Commission.
II . Commission diversité
La commission Diversité a pour objet de veiller, au nom du CSE, aux problématiques liées à toutes les formes de diversité et notamment le handicap et l’égalité professionnelle. Elle est composée au maximum de 4 membres, désignés par le CSE parmi ses représentants élus.
La Commission agit en délégation du CSE sur tous les sujets en lien direct avec la politique diversité menée au sein de l’entreprise.
A ce titre, elle peut être amenée à susciter toute initiative visant à faciliter l’accès de tous aux emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.
Elle étudie les bilans spécifiques dédiés à la situation comparative des femmes et des hommes dans l’entreprise et aux actions dédiées à la diversité, découlant d’accord collectifs et/ou de plan d’action.
Elle effectue une synthèse de ses travaux auprès du CSE dès lors que les thématiques entrant dans ses missions sont prévues à l’ordre du jour des réunions.
III . Commission emploi et avantages sociaux
A - Mission
Les parties conviennent de la mise en place d’une commission emploi et avantages sociaux. Le CSE procède à la désignation des membres de cette commission parmi les membres élus du CSE, en veillant à respecter une représentation de 1 membre par site de province de plus de 100 collaborateurs et 2 membres par site regroupant 500 collaborateurs ou plus. La CEAS ne pourra pas excéder 4 membres. Sa présidence est assurée par un représentant de l’employeur.
La commission emploi et avantages sociaux intervient en délégation du CSE pour étudier les actions envisagées et/ou menées par l’entreprise dans les domaines suivants :
Emploi : elle veille et contribue à l’évolution des actions en matière de gestion de l’emploi et des parcours professionnels. Dans la continuité de cette mission elle analyse le bilan des formations menée, et veille à l’adéquation du plan de formation envisagé, au regard de l’évolution de l’emploi, du marché et de la stratégie de l’entreprise.
Frais de santé/prévoyance : elle analyse les bilans émis par le gestionnaire des contrats en cours et coordonne les éventuelles problématiques et/ou besoins des collaborateurs afin de contribuer à un dispositif adapté et équilibré.
Logement / action sociale : elle veille à la bonne connaissance et utilisation des dispositifs proposés par les organismes collecteurs, et à l’équité interne dans l’accès à ces dispositifs.
B - Moyen
Les membres de la Commission disposent collectivement de 100 heures de délégation par an, indépendamment des heures de délégation qui leur sont allouées au titre de leur mandat d’élu du CSE. La gestion de ces heures est confiée au Président de la Commission.
Fiche 10
Fiche 10LES CONSULTATIONS DU CSE
I – Consultations récurrentes
Dans le cadre de ses attributions, le CSE est consulté régulièrement sur 3 grandes thématiques :
Les orientations stratégiques de l’entreprise
Eu égard à l’appartenance des sociétés de l’UES Aon France au Groupe Aon, les parties reconnaissent que les orientations stratégiques de l’entreprise s’inscrivent dans les orientations stratégiques du Groupe. Les sociétés de l’UES Aon France en assurent la déclinaison tout en y apportant l’adaptation nécessaire à un développement au niveau local. Ainsi, une consultation biennale du CSE sur les orientations stratégiques lors de la réunion ordinaire du mois de mars et vise à présenter la stratégie du Groupe au regard de ses résultats et du développement du marché, ainsi que sa déclinaison locale au niveau des principales branches d’activité. A l’occasion de cette consultation, un bilan de l’évolution du chiffre d’affaire réalisé au cours des deux années précédentes, ainsi que les objectifs et enjeux stratégiques sont partagés avec les membres du CSE.
La situation économique et financière de l’entreprise
La situation économique et financière de l’entreprise est suivie régulièrement par le CSE lors d’un point d’information suivant chaque clôture trimestrielle. Pour autant, un état détaillé est présenté de manière biennale et soumis à la consultation du CSE à partir du 4ème mois suivant la clôture de l’exercice. Dans le cadre de cette consultation, le CSE est amené à donner son avis sur l’évolution du chiffre d’affaire et les résultats, sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherche, comme ses conséquences en matière de partage de la valeur ajoutée.
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi
Chaque année, à l’occasion d’une réunion ordinaire du CSE qui se tiendra après le 3ème mois de l’année civile, la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi font l’objet d’une consultation. Cette consultation permet de recueillir l’avis du CSE sur :
les grandes tendances de la politique sociale de l’année considérée,
le calendrier social envisagé, après négociation avec les partenaires sociaux
les orientations en matière de qualité de vie au travail
le bilan social
les perspectives en matière d’emploi
le plan de formation de l’année considérée
II – Consultations ponctuelles
A titre occasionnel, le CSE est consulté sur les projets important ayant un impact direct sur un élément essentiel du contrat de travail ou sur les conditions de travail de plus de 10 collaborateurs, et dont la mise en place est envisagée de manière pérenne. Au-delà des dispositions d’ordre public, prévues par le code du travail, Il est ainsi notamment invité à rendre un avis dès lors qu’un projet important concerne :
L’introduction de nouvelles technologies
La mise en œuvre de moyens de contrôle de l’activité des salariés
L’évolution d’une organisation
La modification de la nature d’aménagement des espaces de travail
Selon l’ampleur du projet envisagé, le CSE sera invité à donner son avis :
à l’issue de la réunion de présentation du projet, sous réserve que la documentation nécessaire lui soit parvenue simultanément à l’envoi de l’ordre du jour de la réunion.
lors d’une réunion extraordinaire du CSE, suivant la réunion de présentation du projet, si aucune information préalable n’a été adressée au CSE simultanément à l’ordre du jour, ou si l’information nécessaire à la compréhension du projet est incomplète.
En tout état de cause et en dehors des situations d’ordre public, la période de consultation du CSE ne pourra pas excéder 2 semaines. Les parties précisent qu’une information est considérée comme complète dès lors qu’elle mentionne clairement le contexte du projet, la nature des changements apportés par le projet, ses conséquences et les modalités de communication/information prévues.
Fiche 11
Fiche 11
LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE
Les parties signataires conviennent de l’importance de décentraliser partiellement la représentation du personnel afin de rester au plus proche du quotidien des collaborateurs. A ce titre, elles conviennent de mettre en place des représentants de proximité sur les sites de province de plus de 100 collaborateurs, qui, en qualité d’acteurs du Dialogue Social, interviennent dans le périmètre de leur site d’affectation.
I - Nombre et Désignation
Les représentants de proximité sont désignés par le Comité Social et Economique, parmi ses membres élus du CSE du ou des sites concernés. Le nombre de représentant de proximité est déterminé au regard de l’effectif des sites concernés, lors de la négociation relative au protocole d’accord préélectoral, selon la grille suivante :
Seuil d’effectif
Nombre de représentants
100 à 200 2 201 à 500 3 Au-delà de 500 4
L’effectif est évalué sur la même base que l’effectif servant à déterminer le nombre de sièges au CSE.
II - Rôle
Les représentants de proximité sont des relais du CSE au niveau local et entretiennent un lien privilégié avec la Direction du site. En ce sens :
Ils sont les interlocuteurs privilégiés des collaborateurs pour évaluer une éventuelle inadéquation de leur situation par rapport aux règles applicables dans l’entreprise.
Ils peuvent être amenés à assister les salariés dans le cadre d’entretiens disciplinaires ou de licenciement.
Ils veillent au respect des dispositions légales en matière de santé, sécurité et de conditions de travail et relayent leurs constats aux membres de la CSSCT
Dans le cadre de leur mandat, ils jouent un rôle de médiateur au niveau local afin d’éviter que des situations tendues ne deviennent conflictuelles. En cas d’urgence, les Représentants de Proximité peuvent être reçus, individuellement ou collectivement, par le directeur de site à leur demande.
III - Moyens
Le Représentant de proximité bénéficie d’un crédit de 5 heures par mois pour exercer cette responsabilité.
Un local est mis à disposition des Représentants de proximité sur chaque site de province de plus de 100 collaborateurs. Ce local permet aux représentants de proximité de recevoir des salariés en toute confidentialité. Ce local est mutualisé avec les membres du CSE pour assurer le relais local des autres missions du CSE.
4ème partie : Les dispositions communes
Fiche 12
Fiche 12
LA GESTION DU TEMPS DE DELEGATION
I - Lettre de Mandat Social
Le Management d’un collaborateur ayant un mandat représentatif ou électif reçoit une « lettre de mandat social », l’informant des fonctions nouvelles de représentation du collaborateur, parallèlement à son activité professionnelle. Le Représentant du Personnel concerné est en copie du courrier.
Cette lettre indique au management la nature du ou des mandats du collaborateur, ainsi que les droits et obligations qui y sont attachés. De même, il est recommandé que le cas échéant lorsque l’exercice du mandat le nécessite, un aménagement de poste et des horaires de travail soit recherché. La lettre précise enfin que le collaborateur titulaire du mandat doit, dans la mesure du possible, s’efforcer de concilier l’utilisation de son crédit d’heures avec les impératifs et les nécessités de son emploi, tout en respectant sa mission sociale.
II - Prévenance, Déclaration et Suivi
Dans le respect total des libertés syndicales et institutionnelles, chaque titulaire d’un mandat, bénéficiant d’un crédit d’heures ou étant appelé à siéger dans des réunions institutionnelles prises en charge par l’entreprise, saisit son absence dans l’outil de gestion des temps, par principe en début de chaque mois et au plus tard 8 jours avant son départ en délégation. L’acceptation par le manager de la demande vaut accusé de réception de l’information transmise. En cas de modification du temps de délégation posé, une mise à jour dans être effectuée dès que possible dans l’outil de gestion des temps, et au moins 24 heures avant l’utilisation prévisible du crédit d’heures. Les parties recommandent vivement que des échanges réguliers de prévenance aient lieu entre le représentant du personnel et son manager, parallèlement à ce processus.
Dans toutes les circonstances, y compris exceptionnelles, le représentant du personnel informe son responsable direct ou en cas d’absence un autre responsable de la Direction dans laquelle il travaille, de son absence. Cette information préalable ne constitue pas un contrôle a priori de l’utilisation de ces heures de délégation mais s’inscrit dans le respect des activités professionnelles. Dans le cadre de situations à caractère exceptionnel, la prévenance peut être réalisée par courrier électronique, toujours en amont de l’absence. Si nécessaire, le collaborateur régularise l’information de l’absence prise en délégation dans l’outil de gestion des temps dans les 24h suivant le retour à son poste.
III - Règles de Suppléance
L’investissement dans leur mission sociale des représentants élus au CSE entraîne un travail étroit entre les élus titulaires et leurs suppléants. De manière à éviter toute confusion, les parties signataires conviennent des dispositions suivantes. Tous les élus titulaires et suppléants sont convoqués aux réunions ordinaires et exceptionnelles du CSE. L’absence du titulaire et la présence de son suppléant tient lieu de modalité de remplacement et d’exercice par ce dernier des prérogatives du mandat et notamment en cas de vote.
IV – Transfert des Heures de Délégation
Le temps de délégation est associé à l’exercice d’un mandat par un élu ou un représentant du personnel désigné. L’exercice des responsabilités représentatives reste pour l’entreprise une mission associée à la personne qui a été choisie pour ce mandat. A ce titre, à l’exception des mandats d’élus titulaires et suppléants du CSE entre lesquels un transfert peut s’effectuer sur une base mensuelle, il ne peut y avoir de report, de transfert ou de cumul des heures de délégations. En ce sens, les parties conviennent expressément de l’absence de mutualisation des heures de délégation.
En cas de transfert des heures de délégations, le titulaire prévient la Direction des Ressources Humaines par mail, au moins 8 jours avant la prise des heures, et en tout état de cause avant la saisie des heures de délégation dans l’outil de gestion des temps par le collaborateur bénéficiaire des heures. Le suivi des heures de délégation étant un prérequis indispensable à la gestion des heures de délégation, les parties conviennent qu’un non-respect des règles établies en matière de prévenance et de suivi des heures de délégation entrainerait l’arrêt de ce dispositif pour les élus du CSE jusqu’à la fin de la mandature en cours.
V – Règles d’utilisation du crédit d’heures
MANDAT
HEURES DE DELEGATION
Réunions en présence de la Direction
Réunions sans présence de la Direction
Délégué Syndical 24 h/mois Oui Imputation sur le crédit d’heures Représentant Syndical au C.S.E. 2 10 h/mois Non imputable sur le crédit d’heures dans la limite de 60h/an (et hors réunion de la CSSCT) 3
Membre titulaire du C.S.E. 24 h/mois
Membre suppléant du C.S.E. 5 h/mois1
CSSCT 200 h/an global
Commission Emploi & Avantages Sociaux 100 h/an global
Représentant de proximité 5 h/mois
1. Les suppléants peuvent utiliser le crédit d’heures de leurs titulaires, dans le cadre d’un transfert sur une base mensuelle. 2.Ce mandat désignatif ne peut être cumulé avec un mandat électif dans la même instance. 3. En cas de réunion extraordinaire du CSE, le nombre d’heures de délégation disponibles aux élus du CSE sera étudié afin de s’assurer qu’ils puissent exercer utilement leur mandat.
Fiche 13
Fiche 13
LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)
Une base de données économiques et sociales est mise à disposition des représentants du personnel afin qu’ils puissent disposer de toutes les informations utiles à l’exercice de leur mandat. Cette base de données peut prendre la forme d’un site (type SharePoint) ou d’un lecteur réseau partagé.
I – Contenu de la BDES
La BDES regroupe les informations permettant aux représentants du personnel d’exercer utilement leur mandat. A ce titre, elle inclut un domaine consacré au CSE et un autre consacré aux Organisations Syndicales.
Instance
Rubrique
Architecture
CSE
(Elus et RS)
Réunions 1 dossier/année puis 1 sous-dossier/réunion Consultations Les orientations stratégiques
La situation économique et financière
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi Commissions 1 dossier/commission puis1 sous-dossier/réunion et/ou thématique
OS
(DS)
Calendrier
1 dossier/thématique 1 dossier/réunion
Accords collectifs 1 dossier/domaine
II – Accès à la BDES
L’accès aux données contenues sur la BDES est strictement limité en fonction au mandat exercé et répond aux obligations de confidentialité attachées à l’exercice du mandat.
III – Actualisation de la BDES
La base de données est actualisée dans la mesure du possible parallèlement à l’envoi des documents aux instances concernées. Une vérification de la bonne actualisation est effectuée trimestriellement par la Direction des Ressources Humaines.
Fiche 14
Fiche 14
LA SITUATION PROFESSIONNELLE DES REPRESENTANTS
I - Situation Professionnelle
La présence et l’action des représentants du personnel font partie intégrante du fonctionnement normal et nécessaire de l’entreprise.
Dans l’intérêt même des collaborateurs qui exercent un mandat, les parties signataires conviennent dans la mesure du possible de respecter un équilibre entre l’activité représentative et l’activité professionnelle. Les parties se fixent pour principe, dans la mesure du possible, que l’exercice d’une fonction représentative ne dépasse pas la moitié du temps de travail. Ce principe consolide le maintien de l’aptitude professionnelle et facilite une plus grande proximité avec les collaborateurs.
Les élus et délégués syndicaux dont le nombre d’heures de délégation excède 30% de leur temps de travail contractuel bénéficient d’une évolution de rémunération au moins égale, sur l’ensemble de la durée de leur mandat, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles accordées pendant cette période aux salariés relevant de la catégorie professionnelle à laquelle ils appartiennent et dont l’ancienneté est comparable.
II – Gestion de la performance
Chaque représentant, comme tout collaborateur, bénéficie d’un entretien individuel annuel de développement réalisé par son responsable hiérarchique. Naturellement, cette évaluation ne concerne que le temps et l’activité professionnelle. Un constat du temps de travail effectif est réalisé à cette occasion.
III - Bilan de Compétences et d’Orientation
A l’issue de 12 années, au cours desquelles le représentant du personnel aura assumé un ou plusieurs mandats, correspondant à 30% au minimum du temps de travail, celui-ci a la faculté de réaliser un bilan de compétences et d’orientation.
Ce bilan permet d’analyser les compétences personnelles et professionnelles du salarié, ainsi que ses aptitudes et motivations afin de définir un projet professionnel, ou bien encore un projet de formation.
IV - Retour en activité professionnelle
Le retour en activité professionnelle complète des représentants du personnel qui ont assumé un ou plusieurs mandats est placé sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Fiche 15
Fiche 15
LA FORMATION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
I - Acquis du Mandatement Social
Le mandatement social développe des compétences techniques et renforce les acquis professionnels. Cette expérience, riche pour les personnes et pour l’entreprise, fait l’objet d’une reconnaissance. A l’issue d’une période de 3 mandats successifs, la Direction des Ressources Humaines s’engage à valoriser par tous les moyens possibles, la validation des compétences et des connaissances qui résultent de l’action sociale.
La décision d’une reconnaissance de la formation reposant sur un choix personnel de chaque représentant, la Direction des Ressources Humaines s’engage à l’accompagnement des intéressés qui en formulent la demande dans les différentes voies possibles :
L’aide à la constitution de dossier dans le cadre de la Validation des Acquis Professionnels ou des Acquis de l’Expérience
L’aide et l’aménagement du temps de travail pour les représentants qui souhaitent s’engager dans la préparation d’un diplôme.
L’aide et l’aménagement du temps de travail pour les représentants qui s’engagent dans une formation diplômante
II - Formations Professionnelles
Les formations professionnelles sont accessibles à l’ensemble des représentants du personnel, dans les conditions d’inscription définies par le service formation. Certaines peuvent s’avérer nécessaires soit dans le cadre du mandatement social, soit dans le maintien à niveau du domaine professionnel. L’entretien de développement est l’occasion de faire le point dans ce domaine, et de solliciter le cas échéant à une inscription en formation.
III - Formations Sociales et Syndicales
Les représentants du personnel bénéficient de différents types de formations sociales et syndicales, telles que prévues par les dispositions légales.
5ème partie : Les dispositions générales
Article 5.1. Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation
Le présent accord annule et remplace tous les accords ou usages conclus antérieurement et ayant le même objet.
L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter la proclamation des résultats des prochaines élections professionnelles.
Il pourra être modifié selon le dispositif prévu aux articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail.
Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la direction de l’entreprise, soit par l’ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dénonciation sera régie par les articles L 2261-9 et suivants du Code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à trois mois.
Article 5.2. Information et interprétation
Une copie du présent accord sera mise en ligne dans l’intranet.
Les parties pourront être amenées à se réunir afin d’étudier toute disposition qui pourrait faire l’objet d’un litige, afin de régler dans la concertation tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend en question.
Article 5.3. Dépôt
En application des articles L 2231-6, L 2231-8 et D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique.
Un exemplaire du présent accord sera par ailleurs déposé au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion. En outre, chaque partie signataire se verra remettre un exemplaire de l’accord.
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non-signataires de celui-ci.
Fait à Paris, le 25 juillet 2018, en 7 exemplaires.
Pour les sociétés de l’UES Aon France
Pour les Organisations Syndicales
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CFE-CGC
………………………………………………….
FO
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ANNEXE 1
Liste des sociétés composant l’UES Aon France au 25 juillet 2018
Aon France, SAS au capital de 46.027.140 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le nº B 414 572 248, dont le siège social est situé, 31-35 rue de la Fédération – 75717 Paris Cedex 15 ;
Aon Holdings France SNC, société en nom collectif au capital de 449.217.900 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°501 211 411, dont le siège social est situé, 31-35 rue de la Fédération – 75717 Paris Cedex 15 ;
International Space Brokers France (ISB France), société anonyme au capital de 360.075 €, immatriculée au RCS de Paris sous le nº 420 732 265, dont le siège social est situé, 31-35 rue de la Fédération – 75717 Paris Cedex 15 ;
