ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT-JOURS ET PERIODE DE REFERENCE DES CONGES PAYES
Entre les soussignés :
La Société APICAP, société par actions simplifiée au capital de 2 514 338 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 438 749 962, dont le siège social est établi au 100, avenue de Suffren 75015 Paris et représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Président,
Ci-après désignée « la Société ». D’une part, Et,
Monsieur XXX, élu titulaire du CSE.
D’autre part, APICAP et le CSE sont ensemble désignés « les Parties ».
Préambule
Jusqu’à présent, l’organisation du temps de travail au sein de la Société résultait de plusieurs textes de niveaux différents. Les Parties ont, notamment, regroupé, harmonisé et complété les dispositions applicables en matière d’organisation de la durée du travail et de prise des repos au sein de la Société APICAP. C’est dans ce cadre que les Parties ont conclu le présent accord. Celui-ci se substitue à l’ensemble des dispositions ayant le même objet ou la même cause, dont celles des conventions et accords collectifs, engagements unilatéraux et usages qui étaient précédemment applicables au sein de la Société APICAP. Le présent accord est le résultat de concertations et de négociation qui ont eu lieu entre la Direction et le Comité Social et Economique.
Salariés concernés
Le dispositif est conclu dans le cadre des articles L. 3121-58 et suivants du Code du travail, relatifs au forfait annuel en jours (dit forfait-jours). Les salariés éligibles au forfait-jours sont les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du département ou de l'équipe auquel ils sont intégrés. Les catégories concernées sont éligibles à un décompte de leur temps de travail en jours sous réserve de la conclusion d’une convention individuelle de forfait. Ainsi, au sein d’APICAP, sont notamment visés les cadres exerçant les fonctions de gérant, directeur de participation chargé d’affaires, commercial, ainsi que ceux exerçant des fonctions administratives et financières. Il est expressément rappelé par les parties que l'autonomie dont disposent les salariés visés par le présent accord s'entend d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps. Celle-ci ne leur confère pas une totale indépendance et ne les délie pas de tout lien de subordination hiérarchique. Ainsi, les salariés concernés, s'ils gèrent de manière autonome leur emploi du temps, devront notamment informer leur hiérarchie de leur activité.
Rémunération
Les salariés bénéficiant d’une convention annuelle de forfait en jours perçoivent une rémunération forfaitaire, en contrepartie de l’exercice de leurs fonctions, correspondant à une année complète de travail, sous réserve d’un droit intégral à congés payés. La rémunération est lissée sur l’année et sera versée par 12ème, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois, sauf départ en cours d’année et absence ne donnant pas droit à rémunération.
Caractéristiques du forfait-jours
Nombre de jours travaillés
La comptabilisation du temps de travail des salariés concernés se fait en jours sur une base de référence annuelle. Le nombre de jours travaillés (appelé « JT ») est fixé annuellement à 216 jours (journée de solidarité incluse). Ce nombre de jours travaillés s’entend pour une année civile complète et pour les salariés justifiant d’un droit intégral à congés payés, sans tenir compte d’éventuels congés supplémentaires conventionnels et légaux qui viendraient en déduction des jours travaillés.
Dépassement du forfait de 216 jours
Le forfait annuel de 216 jours travaillés pourra, par exception, être dépassé, par accord écrit des parties, dans la limite de 220 jours travaillés. Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, les salariés en forfait-jours pourront s'ils le souhaitent, et après accord de la Direction, renoncer à tout ou partie de leurs jours non travaillés (appelés « JNT »), dans la limite mentionnée ci-dessus moyennant le versement d’une majoration de salaire de 10% de la valeur des JNT auxquels le salarié souhaite renoncer. Le nombre de JNT pouvant donner lieu à ce rachat ne pourra dépasser 2 jours par période de référence. Le salarié devra formuler sa demande par écrit nécessairement un mois avant la fin de l’exercice auquel se rapportent les jours de repos concernés. L’accord de la Société, valable uniquement pour l’année en cours, sera matérialisé par un avenant au contrat de travail qui fixera le nombre de JNT rachetés et le montant de la majoration. L’indemnité sera versée au plus tard avec la paie du mois de février de l’année suivante.
Forfaits réduits
Des conventions de forfait-jours réduit, inférieur au seuil de 216 jours précité pourront être conclues en cas d’accord entre la Société et le salarié concerné. La charge de travail du salarié devra être adaptée en conséquence et sa rémunération sera proratisée.
Période annuelle de référence et calcul du nombre de JNT
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre. Le nombre de jours non travaillés (JNT) variera donc en fonction du calendrier et du positionnement des jours fériés sur les jours ouvrés. La méthode de calcul retenue pour définir le nombre de JNT est la suivante hors année bissextile : 365 jours calendaires :
le nombre de samedis et dimanches de l’année ;
le nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré ;
25 jours de congés payés ;
216 jours travaillés ;
= nombre de JNT par an.
Ce calcul n’intègre pas les éventuels congés supplémentaires conventionnels et légaux qui viendront en déduction des jours travaillés. Ainsi, pour l’année civile 2023 le nombre de JNT dont bénéficient les salariés au forfait-jours présents sur l’ensemble de la période et bénéficiant d’un droit à congés payés intégral est fixé à 10.
Conditions de prise des JNT
Les JNT sont à prendre entre le 1er janvier et le 31 décembre de chaque année au titre de laquelle ils ont été acquis. A défaut, ces derniers sont perdus. Les JNT peuvent être pris par journée ou par demi-journée. Les journées ou demi-journées de repos peuvent être prises à tout moment au cours de l’année, y compris en tout début d’exercice, dans la limite de la moitié du nombre de JNT annuel par semestre. Afin de veiller au temps de repos des collaborateurs, la société préconise qu’à chaque début de semestre, les collaborateurs devront planifier la pose de 4 JNT en cohérence avec l’organisation de leur service. Les autres JNT peuvent être pris en cours d’année en respectant un délai de prévenance de 10 jours ouvrés minimum avant la date souhaitée. Ce délai de prévenance pourra être réduit au cas par cas avec l’accord de la hiérarchie. Le positionnement des JNT est effectué par le salarié dans le respect d'une conciliation de ses souhaits personnels et de ses impératifs professionnels. Les collaborateurs devront veiller, en accord avec la direction, à prendre tous les JNT, avant la fin de la période de référence. En cas de départ en cours d’année, il sera opéré une régularisation, s’il y a lieu, selon les modalités prévues ci-dessous.
Conditions de prise en compte des absences, des arrivées et départs en cours d’année
Incidence des absences sur le nombre de jours travaillés :
Les journées d'absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle (c'est-à-dire congé sans solde, absence autorisée, congé parental d'éducation, maladie, maternité, etc.), s'imputent sur le nombre global de jours travaillés de la convention de forfait. Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de JNT dus pour l'année de référence. Exemple : Pour un forfait à 216 jours avec 12 JNT : (216/12) = 18. Si le salarié est absent pendant 18 jours, le nombre de JNT sera réduit de 1.
Incidence des absences sur la rémunération :
La journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours payés. Elle est déterminée par le calcul suivant : [(rémunération brute mensuelle de base x 12) / (nombre de jours prévus dans la convention de forfait + nombre de jours de congés payés + nombre de jours fériés tombant un jour ouvré + nombre de jours de repos)] x nombre de jours d'absence.
Entrée en cours d’année :
En cas d'embauche en cours d’année ou de conclusion d'une convention individuelle en jours au cours d’année, la convention individuelle de forfait définit individuellement pour la période en cours, le nombre de jours à travailler. Ainsi il sera ajouté aux 216 jours prévus dans le forfait, les congés payés non acquis et il y aura proratisation selon le rapport entre les jours ouvrés de présence et les jours ouvrés de l’année (hors jours fériés).
Départ en cours d’année :
En cas de départ en cours d’année, la part de rémunération à laquelle le salarié a droit en plus de la rémunération des jours de congés payés acquis et non pris est déterminée ainsi : la rémunération due est calculée au prorata des jours ouvrés de présence (jours fériés et jours non travaillés compris) sur les jours ouvrés dans l’année. L’indemnité des jours non travaillés se calcule alors au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. En cas de non-réalisation du nombre de JT suffisant sur la période, une régularisation correspondante sera effectuée sur la dernière paie.
Convention individuelle de forfait-jours
Il doit être conclu et signé avec chaque salarié bénéficiant d’une convention annuelle de forfait en jours des conventions individuelles de forfait prenant la forme d’une clause du contrat de travail ou d’un avenant au contrat. La convention individuelle de forfait rappelle la nature des missions et fonctions du salarié et l’autonomie dont il dispose. Ainsi la convention individuelle de forfait fait référence au présent accord et fait mention :
A la nature des missions du salarié justifiant le recours à cette modalité
au nombre de jours travaillés (« JT ») dans l’année
à la rémunération correspondante
aux modalités de décompte des jours de travail et des absences
aux conditions de prise des JNT et les possibilités de rachat des JNT
à la tenue d’un entretien par an portant sur l’adéquation entre la charge de travail du salarié et le nombre de jours travaillés, l’amplitude de ses journées de travail, et les modalités de suivi et de contrôle de sa charge de travail, ainsi que l’articulation entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle et familiale
au dispositif d’alerte prévu
aux modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.
Une convention cadre est annexée au présent accord.
Organisation de l’activité et rappel des règles en matière de respect des repos obligatoires, des durées maximales de travail
Le salarié en forfait-jours gère librement son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de la Société et celles des partenaires concourant à l'activité. Aux termes de l'article L. 3121-62 du Code du travail, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis :
à la durée légale hebdomadaire prévue à l'article L. 3121-27 du Code du travail, soit 35 heures par semaine ;
à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l'article L. 3121-18 du Code du travail, soit 10 heures par jour ;
aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues à l'article L. 3121-20 et 22 du Code du travail, soit 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives.
En revanche, il doit respecter les temps de repos obligatoires :
le repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;
le repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Pour rappel, ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13h mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail. Ainsi, le salarié doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps. En cas de difficulté, il doit alerter sa hiérarchie. De son côté, dans le cadre d'un dialogue régulier avec les salariés concernés, la Société veillera à assurer une bonne répartition dans le temps, de leur travail. Elle s’assurera régulièrement du caractère raisonnable de la charge de travail des collaborateurs en forfait-jours. Étant autonome dans l'organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail mais devra renseigner précisément le dispositif mensuel d’enregistrement des jours travaillés (voir ci-dessous).
Suivi de la charge de travail du salarié, enregistrement des journées de travail
Chaque salarié concerné doit respecter les modalités de décompte des jours travaillés et suivi de la charge de travail ci-dessous exposées.
Outil de suivi du forfait
Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait-jours, le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d'un système déclaratif, chaque salarié en forfait-jours remplissant l’outil de suivi du forfait mis à sa disposition à cet effet. Cet outil de suivi du forfait fera apparaître le nombre et la date des JT ainsi que le positionnement et la qualification des JNT, en :
repos hebdomadaire ;
congés payés ;
congés conventionnels éventuels ;
jours fériés chômés ;
jour non travaillé.
Cet outil rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail, raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié. Cet outil de suivi sera établi mensuellement et validé par le direction/responsable hiérarchique. A cette occasion, pourront être abordées avec l'intéressé, la répartition de la charge de travail sur le mois et l'amplitude de travail de celui-ci. Cet outil de suivi sera établi par voie numérique. Un récapitulatif annuel sera effectué pour chaque collaborateur concerné. Ce dispositif pourra être modifié ou remplacé par tout autre dès lors que ce dernier respecte les modalités de décompte des JT et le suivi de la charge de travail ci-dessus exposés.
Entretien périodique
Un entretien individuel spécifique, sera organisé chaque année entre le responsable hiérarchique et chaque collaborateur ayant conclu une convention de forfait-jours sur l'année. Au cours de cet entretien seront abordés avec le salarié les points suivants :
charge de travail et répartition de celle-ci dans le temps,
amplitude des journées de travail,
organisation de son travail dans l'entreprise et de ses déplacements professionnels,
articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale,
son niveau de salaire,
suivi de la prise des JNT et des congés.
Seront également évoqués les éventuels dépassements du nombre de jours de travail. Cet entretien doit être conduit, à la lumière des informations relevées dans le dispositif de suivi du forfait élaboré au cours de l'année et des formulaires d’entretien précédents. Si des difficultés sont constatées, le salarié au forfait-jours et son responsable arrêteront ensemble des mesures pour y remédier. À l'issue de l'entretien, un formulaire d'entretien est rempli par les parties, afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu'il ait porté d'éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet. Ce bilan formel est complété par un suivi régulier de la charge de travail tout au long de la période de référence à l’occasion des entretiens périodiques, qui se tiennent, de manière formelle ou informelle, entre le salarié et son responsable hiérarchique.
Alerte
En cas de difficultés inhabituelles portant sur les aspects d’organisation et de charge de travail ou d’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale, le salarié au forfait-jours a la possibilité à tout moment d’émettre une alerte auprès de son responsable hiérarchique ou des ressources humaines qui le recevra sous 8 jours et formulera par écrit les mesures mises en place pour remédier à la situation. Le salarié peut solliciter une visite médicale afin de prévenir les risques éventuels sur sa santé physique et mentale.
Droit à la déconnexion
Dans le cadre de l’articulation entre le travail, sa vie personnelle et le droit au repos, et pour garantir le respect des durées obligatoires de repos, il est rappelé le droit à la déconnexion. Le salarié en forfait-jours n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées. Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail. En cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence ou à l'importance de la situation, des dérogations au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre. Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;
s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;
pour les absences de plus de 24 h paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
pour les absences de plus de 3 jours, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.
Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS. La convention individuelle de forfait-jours rappelle explicitement le droit à la déconnexion.
Dispositions relatives aux jours fériés et à la journée de solidarité
Les jours fériés suivants sont chômés au sein de la Société : 1er janvier, lundi de Pâques, 1er mai, 8 mai, Ascension, 14 juillet, 15 août, 1er novembre, 11 novembre, 25 décembre.
La journée de solidarité est positionnée le lundi de Pentecôte. Ce jour-là, les salariés ne travaillent pas et ne posent pas de JNT. Cette journée est donc offerte aux salariés.
Période de référence des congés payés
La période de référence des congés payés court du 1er janvier au 31 décembre. Ainsi celle-ci coïncide avec la période de référence du dispositif d’aménagement du temps de travail.
Les jours de congés payés sont calculés en jours ouvrés.
Dispositions transitoires :
Les jours acquis au titre de l’année N-1 (1er juin 2021 -31 mai 2022 : 25 jours ouvrés) devront être utilisés d’ici au 31 décembre 2023.
Les jours acquis au titre de l’année N (1er juin 2022- 31 décembre 2022 : 14,5 jours ouvrés) devront être utilisés d’ici au 31 décembre 2023.
Les jours acquis au titre de l’année civile 1er janvier 2023- 31 décembre 2023 devront être utilisés entre le 1er janvier 2024 et le 31 décembre 2024.
Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 01/01/2023.
Révision et dénonciation de l’accord collectif
Toute demande de révision est effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, auprès de chacune des parties signataires et doit être accompagnée d’un projet de modification avec un exposé des motifs qui justifient la demande. Une négociation doit alors s’engager dans un délai de 3 mois suivant la notification de la demande de révision par l’une des parties. Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 et L. 2232-23-1 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. Le courrier de dénonciation donnera lieu également à un dépôt auprès de la DRIEETS. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois. Pendant la durée du préavis, la Direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site, accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail. Un exemplaire original sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes de Paris. Le présent accord fera l’objet d’une information du personnel par voie d’affichage au sein de l’entreprise. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité. Fait à Paris, le 24 novembre 2022 En 3 exemplaires
Annexe : convention individuelle de forfait-jours
1. Justification du forfait-jours
Le salarié, en sa qualité [à compléter], exerce des fonctions de confiance et de responsabilité. En effet, le Salarié est amené à gérer en autonomie ses fonctions sans que son supérieur ne décide systématiquement de l’organisation de ses travaux. La nature de ses fonctions ne permet donc pas au Salarié de suivre l’horaire hebdomadaire collectif applicable au sein de la Société, la durée journalière et hebdomadaire de travail ne pouvant être fixée à l’avance. Dans ce contexte, le Salarié relèvera d’un forfait annuel en jours, conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables (accord d’entreprise du [date à compléter]) au sein de la Société. La rémunération fixée à l’article [à compléter] du contrat de travail est la contrepartie de ces sujétions.
2. Nombre de jours travaillés
Le nombre de jours travaillés par le Salarié est forfaitairement fixé à 216 jours par année civile complète d’activité, incluant la journée de solidarité, déduction faite des jours de repos hebdomadaires, des jours de congés légaux auxquels le salarié peut prétendre, des jours fériés et des jours de repos appelés « JNT ». [Pour l’année x, le forfait est fixé à X jours et le salarié bénéficie de X JNT]. Ce forfait correspond à une année complète de travail sur la base d’un droit intégral à congés payés. La période annuelle de référence est l’année civile, conformément aux dispositions conventionnelles. En cas d’année incomplète, le nombre de jours sera calculé au regard des dispositions conventionnelles applicables. Les jours d’autorisation d’absence au titre de la maladie et de façon plus générale, toutes les absences indemnisées, les congés et les autorisations d’absence d’origine conventionnelle ou légale ainsi que les absences maladies non rémunérées doivent être déduites du nombre annuel de jours à travailler, fixé dans le forfait. Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dus pour l’année de référence. En accord avec l’employeur, le salarié peut renoncer à des jours de repos, et ainsi travailler au-delà de 216 jours sur l’année, sans pouvoir dépasser le maximum prévu par les dispositions conventionnelles. En contrepartie, le Salarié bénéficiera d’une majoration de rémunération pour ces journées prévue par l’accord d’entreprise. L’utilisation de ce dispositif sera matérialisée par un avenant, valable uniquement pour l’année concernée par le dépassement du forfait.
3. Contrôle des jours travaillés/ non travaillés
Le salarié renseignera mensuellement les demi-journées travaillées dans l’outil informatique mis à sa disposition. Ce décompte fait apparaître les journées /demi-journées travaillées ainsi que les jours de congés payés, de repos éventuellement pris par le salarié ou tout autre jour non travaillé. Les JNT peuvent être pris à tout moment au cours de l’année, y compris en tout début d’exercice, dans la limite de la moitié du nombre de JNT annuel par semestre. Afin de veiller au temps de repos des collaborateurs, la société préconise qu’à chaque début de semestre, les collaborateurs devront planifier la pose de 4 JNT en cohérence avec l’organisation de leur service. Les autres JNT peuvent être pris en cours d’année en respectant un délai de prévenance de 10 jours ouvrés minimum avant la date souhaitée. Ce délai de prévenance pourra être réduit au cas par cas avec l’accord de la hiérarchie.
4. Garanties relatives à la santé et entretiens périodiques
Le salarié s’engage à respecter les durées de repos minimales quotidiennes (11h) et hebdomadaires (35h). Le Salarié sera convoqué à un entretien annuel avec son responsable hiérarchique. En cas de difficulté inhabituelle, le Salarié peut solliciter un entretien. Un entretien peut également être organisé à l’initiative de la Société. Au cours de cet entretien sera évoqué :
La charge de travail et répartition de celle-ci dans le temps,
l’amplitude des journées de travail,
l’organisation de son travail dans l'entreprise et de ses déplacements professionnels,
l’articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale,
son niveau de salaire,
et le suivi de la prise des JNT et des congés.
Si le Salarié constate toute difficulté actuelle ou prévisionnelle s’agissant de sa charge de travail ou d’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale il a la possibilité d’avertir sans délai Ia Société afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales et conventionnelles soit trouvée. Les modalités de l’alerte sont prévues dans l’accord collectif d’entreprise.
5. Droit à la déconnexion
Dans le cadre de l’articulation entre le travail, la vie personnelle et le droit au repos, et pour garantir le respect des durées maximales du travail et l’exercice du droit à la déconnexion, il est rappelé que le matériel professionnel mis à la disposition du salarié (téléphone portable / ordinateur portable) ne doit pas être utilisé pendant les périodes de repos sauf urgence avérée. L’accord collectif rappelle les règles de bon usage de la messagerie électronique.
