Entre : La société ARDEN EQUIPMENT, dont le siège est situé 9 avenue de l’Industrie à Charleville-Mézières 08000, représentée par ________________, Directeur,
d’une part,
Et : Les membres du CSE :
________________, ________________,
d’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Le présent accord s’applique au sein de la société ARDEN EQUIPMENT.
Les dernières élections des membres des instances représentatives du personnel se sont déroulées par vote à bulletin secret sous enveloppe.
D’après les dispositions de l’article R.2314-5 du Code du travail, la société a étudié la solution du vote par voie électronique dans le cadre de ses élections professionnelles 2026 ainsi que lors des élections ultérieures. L’objectif étant de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés. Ce processus est suggéré par la loi « Pour la confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine », n°2004-575 du 21 juin 2004, puis mis en application par le décret n°2007-602 du 25 avril 2007, « Relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique ».
Après avoir présenté le processus de vote par voie électronique aux organisations syndicales et d’après l’article R.2314-6 du Code du travail, la Direction de la société a retenu comme prestataire la société AKG SOLUTIONS qui sera en charge d’assurer l’organisation et la mise en œuvre de notre processus électoral 2026.
Les parties conviennent de recourir au vote électronique au sens des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail pour l’élection des membres de chaque Comité social et économique d’établissement de la Société quel que soit le nombre de ces Comités ou, si un Comité unique était institué à l’avenir, pour l’élection des membres du Comité social et économique de la Société.
Le scrutin est organisé exclusivement sous la forme de ce vote électronique à l’exclusion d’un vote par bulletin au format papier. Le présent accord se substitue à tout accord collectif, usage, engagement ou pratique en matière de vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de formaliser ce souhait et de préciser le fonctionnement du système de vote électronique.
Article 1 – Recours à un prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société.
Le prestataire choisi doit se conformer à un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en vigueur.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Le prestataire s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
De même, ce prestataire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour que le système qu’il propose assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (sous réserve des prérogatives des membres du bureau de vote évoquées ci-après) ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Article 2 – Respect des principes du droit électoral, de la loi informatique et libertés et du RGPD
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La distinction des votes pour chacun des scrutins par collège ;
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut, la décision de l’employeur relative à l’organisation des opérations de vote, mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Par ailleurs, dans le cadre des opérations électorales, la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel.
A ce titre, le système de vote électronique mis en place par le prestataire respecte pleinement les dispositions de la loi Informatique et Libertés ainsi que le RGPD.
Article 3 – Modalités de vote
La Société et les organisations syndicales habilitées engageront la négociation d’un protocole d'accord préélectoral qui fixera les modalités d’organisation du vote, dont les dates et heures de scrutin et la répartition des sièges. A défaut d’accord, ces modalités seront fixées par la Société par décision unilatérale.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant les périodes d'ouverture du scrutin, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période du scrutin, dans les horaires collectifs de travail des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire sont mis à la disposition des électeurs par la Société dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Les salariés absents pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Article 4 – Communication des listes électorales et des listes des candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
Article 5 – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du prestataire, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées par collège sur les écrans de façon aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 – Déroulements des opérations de vote
Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.
Avant toute opération de vote :
Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.
La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
Article 7 – Garanties de confidentialités du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Le Président du Bureau de vote seul a accès à la liste d’émargement en cours de scrutin. Les membres du bureau auront la possibilité de consulter la liste d’émargement à la fin du scrutin, quand les urnes auront été dépouillées. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.
Article 8 – Dépouillement – Procès-verbaux
A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.
Article 9 – Durée, révision et formalités de dépôt et de publicité de l’accord
Durée de l’accord
Cet accord entre en vigueur après son dépôt pour une durée indéterminée.
Révision
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties. Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser. La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.
Formalités de dépôt
Cet accord sera déposé à la DREETS de Charleville-Mézières, dont une version sur support papier signé des parties par lettre recommandée avec avis de réception et une version sur support électronique, ainsi qu’un exemplaire au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Charleville-Mézières.
Par ailleurs, un exemplaire dudit accord sera consultable au service du personnel de l’entreprise ARDEN EQUIPMENT, les modalités de sa consultation seront affichées sur les tableaux d’affichage.
Fait à Charleville-Mézières, en 4 originaux, le 10/07/2026
