ACCORD COLLECTIF RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre
L'Association de Formation, de Recherche et d’Intervention Sociale et médico-sociale de Paris Parmentier (AFRIS Paris Parmentier), 145 avenue Parmentier - 75010 PARIS
D'une part,
Et
L’Organisation Syndicale représentative au sein de l’association, représentée par :
D'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce dispositif de vote électronique présente de nombreux avantages, il permet notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation des élections des membres du CSE ;
de favoriser l’accès au scrutin des salariés et optimiser leur participation en tenant compte des nouvelles modalités d'organisation du travail (télétravail). Les salariés peuvent ainsi voter plus aisément sans être tributaires des heures d’ouverture d’un bureau de vote et des aléas de l’acheminement postal pour ceux qui votaient par correspondance ;
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins et d'enveloppes potentiellement source d'erreurs) ;
de faciliter et sécuriser les dépouillements et la proclamation des résultats sans erreur possible, et ce sous le contrôle des membres désignés des bureaux de vote ;
de contribuer à une démarche de développement durable déjà engagée par l’association.
Toutefois, il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. Plusieurs temps d'échanges au cours du mois de septembre 2023 entre la direction et l'organisation syndicale ont permis de convenir des dispositions suivantes.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE de l’IRTS Parmentier.
ARTICLE. 2 – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de recourir au vote électronique dans le cadre de ces élections.
ARTICLE 3 – PRINCIPES GENERAUX ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME
Article 3.1. Principes généraux
Le système de vote retenu reposera sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :
la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise réalisé par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Le cahier des charges de ce prestataire sera soumis à la validation des parties signataires du présent accord.
Article 3.2 Caractéristiques du système
Le système retenu répondra également aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé avant l'ouverture et descellé après la clôture du scrutin,
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
ARTICLE 4 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE
Afin d'assurer un taux de participation optimal, tant pour le premier tour que pour le second tour de scrutin le cas échéant, les parties conviennent que les élections pourront avoir lieu sur une plage allant de 24 à 48 heures, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin définie dans le protocole d'accord préélectoral, de n'importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette...) et à n'importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile...). Par ailleurs, pendant la période d'ouverture du scrutin, plusieurs ordinateurs avec une connexion au site de vote pourront être mis à disposition par le service informatique de l’IRTS Parmentier. L’emplacement de ces postes permettront l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de ceux-ci. II est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote. II assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu'elIes auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole d’accord préélectoral. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page. Les professions de foi devront également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. Par ailleurs, une cellule d’assistance en numéro vert est ouverte pendant toute la durée du vote pour les électeurs, et pendant toute la durée des élections pour les membres du bureau de vote.
Article 4.1 – Déroulement des opérations de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par l'ensemble des électeurs. À cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs. Une attention particulière sera portée à l’accompagnement des salariés ne travaillant pas habituellement sur un poste informatique. Un site test sera mis à disposition de l’IRTS Parmentier pour se familiariser à l’outil. En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l'unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal et/ou courrier électronique son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote. II recevra également l’adresse du site de vote (URL). Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d'authentification. La modalité d'envoi sera définie dans le protocole d’accord préélectoral. L'électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. Il accèdera aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral en saisissant son identifiant personnel, son mot de passe ainsi qu’une troisième donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l'émargement font l’objet d'un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d'être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. La liste d’émargement ne sera accessible qu‘aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Les représentants de liste et un représentant de la Direction des Ressources Humaines pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin, par collège et par site, au moyen d'un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.
Article 4.2 – Dépouillement des bulletins de vote
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. À l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote. Les membres du bureau de vote bénéficieront d'une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
ARTICLE 7 – DUREE DE L’ACCORD - ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord entre en vigueur à compter du lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé. Le présent accord pourra être modifié selon les dispositions prévues aux articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.
ARTICLE 8 – FORMALITES DE DEPÔT
Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’organisation syndicale représentative au sein de l’association.
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dont une version sera anonymisée, accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail. Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Enfin, le présent accord sera mis à la disposition des salariés sur la base documentaire du SIRH.
Fait à Paris, en 4 exemplaires, le 5 octobre 2023 Pour l'AFRIS Paris Parmentier,
