ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE DANS LE CADRE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE
ENTRE :
La société AXENTIA,
Ayant son siège social au 13 rue de l’Aubrac - 75012 Représentée par Monsieur XX, agissant en sa qualité de Président Ci-dessous désignée « la société AXENTIA », « la Société » ou « l’entreprise »
D’UNE PART
ET :
Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE,
Ci-dessous désignés « les membres du CSE »
D’AUTRE PART
PREAMBULE
Compte tenu de la particularité de l’organisation opérationnelle de la société AXENTIA et du lieu de travail des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE réparti des sites distincts et géographiquement éloignés les uns des autres, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions du CSE. La visioconférence permet de répondre de façon adéquate à ces contraintes mais aussi à des circonstances exceptionnelles et impondérables, comme en cas de crise sanitaire. Il a donc semblé opportun aux membres du CSE ainsi qu’à la société AXENTIA qu’un dispositif alternatif à la réunion en présentiel soit prévu par accord afin de faciliter l’organisation et la tenue de ces réunions et que chaque représentant du personnel dispose des moyens nécessaires à l’exercice des missions qui sont les siennes dans le cadre de son mandat. La visioconférence permet de réduire les coûts de déplacements, en particulier entre implantations éloignées géographiquement, ce qui a pour conséquence de diminuer l'impact écologique de l'entreprise, conformément à sa démarche RSE. L’une des manières les plus efficaces de réduire l’impact environnemental et l’empreinte carbone des déplacements est en effet d’en limiter le nombre. Au-delà, en mettant en place le plus souvent possible la visioconférence pour les réunions du CSE, les élus gagneront du temps et auront la possibilité de mieux gérer leur vie privée, dans le cadre d’une meilleure articulation avec leur vie professionnelle. Enfin, outre le gain de temps (déplacements, accès pour rejoindre les moyens de transport, etc..), les avantages de la visioconférence sont également à rechercher dans une meilleure circulation de l'information et un environnement de travail favorable aux prises de décision rapide. Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE.
Ses dispositions s’appliquent à l’ensemble des membres du CSE.
Cet accord se substitue à toute pratique, usage ou dispositions antérieures ayant le même objet.
Article 2 – Recours à la visioconférence
Les parties conviennent qu’elles auront recours de manière habituelle à la visioconférence pouvant ainsi aller jusqu’à 6 fois par an, c’est-à-dire à chaque réunion bimensuelle sans préjudice des éventuelles réunions extraordinaires qui pourraient être organisées à l’initiative de l’une ou l’autre des parties. Ces dernières auront également lieu en visioconférence.
Pour faciliter l’organisation, le lien d’accès à la visioconférence via l’outil TEAMS sera mentionné sur la convocation à la réunion et une invitation dans les agendas électroniques sera également transmise.
Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les parties s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des membres et des représentants de la direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspension de séance.
Article 3 – Recours aux réunions en présentiel
Le Président du CSE pourra décider d’organiser toute réunion de l’institution en présentiel. Les membres du CSE seront informés de la participer à la réunion en présentiel lors de leur convocation.
Article 4 – Dispositif technique et règles de confidentialité
Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence :
Seuls les membres de l'instance ou les personnes convoquées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visio-conférence ;
-Les personnes participant à la réunion sont tenues à une obligation de discrétion ;
-Seul le secrétaire du Comité peut procéder à l’enregistrement audio des réunions pour lui permettre de participer efficacement aux réunions sans avoir à prendre de notes et faciliter la rédaction du procès-verbal ;
-Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des participants, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Pour cette raison, les membres de l'instance et les personnes convoquées doivent conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion ;
-Enfin, pour permettre aux délibérations de se tenir dans les meilleures conditions possibles, les micros doivent rester fermés, sauf en cas de prise de parole d'un membre de l'instance.
Au préalable de chaque réunion organisée en visioconférence, chaque participant devra vérifier le bon fonctionnement de son matériel informatique, notamment de la caméra permettant l’identification.
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres pourront décider de la suspension ou du report de la réunion.
Article 5 – Cas particulier du vote à bulletin secret
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Dans ce cadre, la procédure à suivre se déroule en 2 étapes :
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le représentant de la Direction.
Article 6 – Entrée en vigueur de l’accord
La validité du présent accord est subordonné à sa conclusion par les membres du CSE titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
Article 7 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités susmentionnées pour prendre fin avec les mandats en cours.
Article 8 – Dénonciation Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et devra donner lieu à dépôt.
Le préavis sera mis à profit pour engager de nouvelles négociations.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-6 du code du travail, l’accord sera maintenu pendant une durée d’un an à l’expiration du délai de préavis, si aucun accord de substitution n’est conclu dans ce délai.
Article 9 : Révision de l’accord
Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.
S’il tel devait être le cas, le présent accord pourra éventuellement faire l’objet d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Article 10 : Notification et dépôt
En application de l’article D2231-4 du Code du travail relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise.
Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale. Les salariés seront collectivement informés de l’accord approuvé par voie d’affichage sur les panneaux réservés aux communications destinées au personnel. Fait à Paris, le 27 octobre 2022 en 3 exemplaires originaux.
