Axians Cloud Builder Toulouse, entreprise de la Société Interact System Sud-Ouest, dont le siège social est situé Green Park – bât 4 - 298 Allée du Lac – 31670 Labège, représentée par son chef d’entreprise, …, ci-après dénommée « L’entreprise » ou « Axians Cloud Builder Toulouse »,
d’une part,
Et
La CFDT, représentée par …
d’autre part,
Il a été conclu le présent accord qui a pour objet de définir les dispositions portant sur les modalités de remboursement des frais professionnels au sein de l’entreprise Axians Cloud Builder Sud-Ouest.
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de définir les modalités et les barèmes de remboursement des frais professionnels. Les frais professionnels se définissent comme des dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié est amené à supporter. Seuls les frais engagés, nécessaires et justifiés sont à déclarer au titre d’un remboursement par son employeur.
Le présent accord vient donc se substituer à l’accord APX sur les remboursements des frais professionnels en date du 21 Juin 2013. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’ancien accord dénoncé, avec prise d’effet au 1er mai 2023.
Article 1 – NATURE DES REMBOURSEMENTS DE FRAIS
Les remboursements de frais professionnels, se feront uniquement sur présentation de justificatifs. Selon la typologie des frais pris en charge par l’entreprise et décrits ci-après, il sera précisé dans le présent accord le régime social et fiscal des sommes versées par l’entreprise.
Une autorisation préalable (demande de voyage) est nécessaire et devra être approuvée par le chef d’entreprise.
Le moyen de transport à retenir doit privilégier :
La sécurité des collaborateurs : opter pour les transports en commun plutôt que le véhicule individuel lorsque le déplacement comporte de longues distances.
Le système le plus économique pour la société quand un choix peut être fait, en privilégiant notamment les moyens de transport « low cost ».
L’anticipation du déplacement afin d’optimiser les offres de réduction des transporteurs.
La responsabilité du choix du moyen de transport incombe au chef d’entreprise.
L’ensemble des réservations devra être effectué via l’outil de réservation en vigueur au sein du Groupe.
Avion et train :
Les réservations se feront via l’outil de réservation en vigueur dans le Groupe et prioritairement en 2ème classe pour l’ensemble des salariés.
Location de véhicule :
Les catégories de véhicules louées relèvent de la catégorie A et B, et ce indépendamment de la fonction occupée par le salarié dans l’entreprise. Les frais supportés par le collaborateur lors de cette location sont remboursés su justificatif et sont à reporter sur la Note de Frais.
Taxi, bus, métro, RER :
Remboursement sur justificatif et priorité donnée aux transports en commun.
Utilisation occasionnelle du véhicule personnel à des fins professionnelles
En cas d’utilisation occasionnelle, à la demande de l’entreprise et pour les besoins du service, le collaborateur est remboursé sur note de frais par application du barème fiscal. Pour les collaborateurs non assurés pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule, la garantie auto- mission du programme d’assurance de VINCI Energies doit être mobilisée.
ARTICLE 2 – Remboursement des repas - Nuitéé
Les collaborateurs en mission amenés à prendre leur repas à l’extérieur des locaux de l’entreprise, seront remboursés selon les limites fixées ci- après :
Remboursement du repas du midi : 17€ sur justificatif
Remboursement du repas du soir : 25€ sur justificatif
Remboursement de la nuit d’hôtel : plafond 120€, petit-déjeuner inclus.
Des dérogations seront possibles, elles devront être préalablement validées par le chef d’entreprise. Pour un meilleur suivi analytique des déplacements et afin d’éviter aux collaborateurs de faire l’avance des frais, l’entreprise organisera les déplacements en tenant compte des contraintes spécifiques à la mission et du collaborateur et effectuera les réservations via l’outil de réservation en vigueur dans le Groupe.
Article 3 – prime de déplacements
Il est octroyé aux salariés se déplaçant en France et à l’étranger, pour des périodes de courte durée et dans le cadre d’une activité professionnelle en clientèle, une indemnité destinée à favoriser la mobilité géographique sur le territoire métropolitain.
Déplacements en France (métropole et Corse) : Une prime d’éloignement de 18€ sera versée dès la 1ère nuit, dès lors que le déplacement du salarié aura nécessité de passer au moins deux nuits en dehors de son domicile. Ce déplacement devra s’inscrire dans le cadre d’une prestation opérationnelle client, les déplacements pour les formations et séminaires ne sont pas concernés par cette mesure.
Déplacements à l’étranger et DROM-COM : Les salariés venant à se déplacer à l’étranger et DROM-COM se verront attribuer une prime de déplacement fixée comme suit : Déplacements de 3 à 7 jours calendaires : une prime de 300€ pour le déplacement Et au delà : prime de 150€ par semaine calendaire supplémentaire.
Ces primes destinées à compenser la sujétion liée au déplacement professionnel, ne peuvent se cumuler avec les heures de déplacement. Dans le cas où des heures de déplacement seraient pointées pour un déplacement à l’étranger, ces sommes viendraient en déduction des primes de déplacement citées ci-dessus.
Article 4 – indemnité de repas- titre restaurants
Les salariés issus d’APX, bénéficiaient d’un titre restaurant par jour de travail effectif d’un montant de 3,60€ part salariale et 5,40€ part patronale, soit une valeur faciale de 9,00€. Les titres restaurants sont dématérialisés et gérés par Swile.
Modalités d’attribution des titres restaurants :
Le nombre de titres restaurants versé sur le mois M correspond au nombre de titres restaurants du mois M et des éventuelles régularisations du ou des mois précédents.
Le nombre de titre restaurants est établi sur la base des absences connues. Les absences non anticipées feront l’objet de régularisations au même titre que les notes de frais.
Un titre restaurant est versé par journée entière travaillée. Les demi-journées n’ouvrent pas droit à l’attribution de titres restaurants.
Article 5 – MODALITES DE GESTION DES NOTES DE FRAIS
Les notes de frais sont à transmettre au responsable hiérarchique avant le 5 du mois suivant. La note de frais effectuée pour la prise en charge d’un déjeuner est exclusive du versement d’un titre restaurant.
En cas de déclaration d’une note de frais postérieure au versement d’une indemnité repas ou d’un titre restaurant, une régularisation sera réalisée le mois suivant en retirant le nombre d’indemnités ou la part patronale des titres restaurants correspondante.
ARTICLE 6 – REVISION- DENONCIATION DE L’ACCORD
Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :
Par lettre recommandées avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes avec l’indication des dispositions dont la révision est demandée et des propositions de remplacement ;
Dans un délai maximal de trois mois suivant la réception de la lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ; les nouvelles dispositions adoptées se substitueront à celles qu’elles modifient soit à la date expressément prévue, soit à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ;
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties, la dénonciation ne pouvant être que totale, selon les modalités suivantes :
Par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DREETS Occitanie et au Secrétariat du Greffe du Tribunal de Prud’hommes de Toulouse. La date de dépôt à la DREETS fait courir le point de départ du préavis ;
Dans un délai maximal de trois mois suivant la réception de la lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ; pendant le temps des négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement ; à la fin des négociations sera établi un accord constatant un nouvel accord, ou bien un procès-verbal constatant le désaccord ;
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’ancien accord dénoncé, avec prise d’effet, soit à la date expressément prévue, soit à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ; ces documents signés feront l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que celles évoquées au présent article.
ARTICLE 7 - DISPOSITIONS GENERALES
Le présent accord est conclu en 3 exemplaires originaux sur support papier et une version sur support électronique.
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par l'entreprise.
La société déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Toulouse.
Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D.2231-7 du Code du travail.
En application de l’article R.2262-3 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera tenu à la disposition du personnel sur chaque site, un avis étant affiché à cet effet sur chaque site.
Cet accord sera également affiché sur le tableau d’affichage destiné au personnel.
Fait à Labège, le 23/03/2023, en trois exemplaires.
