ACCORD DE MISE EN PLACE ET REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Le présent accord est conclu entre :
Axis Communications, Société par Actions Simplifiée de droit français au capital de 38 112 Euros, immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro RCS 408 969 988, dont le siège social est au 42-46 avenue Aristide Briand – 92220 Bagneux, représentée par XXXXXX, Regional HR Manager, dûment habilitée aux fins des présentes.
Dénommée ci-après la « Société », « La Direction » ou « Axis Communications »
Le Comité économique et social (CSE) de la Société, représenté par ses membres titulaires :
- XXXXX - XXXXX - XXXXX - XXXXX
Dénommé ci-après « Le Comité économique et social », « le CSE » ou « les élus ».
PREAMBULE
Le CSE d’Axis Communications est établi et fonctionne conformément aux dispositions légales et se dote d’un règlement intérieur conformément à l’article L.2315.24 du Code du travail.
Le présent accord détermine les modalités de fonctionnement du CSE ainsi que les relations avec les salariés d’Axis Communications.
Article 1. Composition du Comité Social et Economique
Article 1.1. Composition du bureau du CSE
Le bureau est composé :
Du secrétaire du CSE,
Du trésorier du CSE,
Du secrétaire adjoint du CSE,
Du trésorier adjoint du CSE.
Les membres du bureau sont élus pour la durée du mandat des membres du Comité Social et Economique.
Dans le cas où l’un ou l’autre des postes deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit, en cours de mandat, il serait procédé au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin pour la durée du mandat restant à courir.
Article 1.2. Remplacement – révocation
Lorsqu’un membre titulaire cesse ses fonctions pour l’une des raisons légalement listées ou se trouve momentanément absent, son remplacement est assuré par un membre suppléant selon les dispositions dudit article.
Le nom du suppléant sera communiqué aux membres du CSE en début de séance.
La révocation des membres du bureau ne peut intervenir que par vote majoritaire à bulletins secrets.
Article 1.3. Attributions des membres du Comité social et économique
Le secrétaire du CSE
Le secrétaire est chargé des relations avec les tiers, de la liaison avec la Direction et avec les membres du comité. Il administre les affaires courantes et veille à l’application des décisions prises par le CSE.
Il est responsable de la correspondance et destinataire du courrier adressé au CSE remis non décacheté.
Le secrétaire est chargé :
D’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du comité
D’établir, signer après rédaction et de diffuser après approbation le procès-verbal des réunions du comité
Le trésorier du CSE
Le Trésorier est responsable des fonds et valeurs ainsi que de la tenue des comptes du CSE.
De façon générale, le trésorier du CSE est chargé de la tenue des comptes conformément aux normes comptables établies par l'autorité des normes comptables et de la gestion de tous les budgets et ressources du CSE au nom et pour le compte du CSE. A ce titre, les prérogatives du trésorier sont les suivantes :
Gestion du budget de fonctionnement du CSE ;
Gestion du budget des activités sociales et culturelles du CSE ;
Gestion des comptes bancaires du CSE ;
Gestion des dépenses du CSE ;
Préparation et soumission aux membres du CSE du compte-rendu annuel de gestion des comptes et budgets du CSE ;
Préparation et soumission aux membres du CSE du compte-rendu de fin de mandature relatif à la gestion des comptes et budgets du CSE.
Sur décision du Comité il fait ouvrir tout compte en banque au nom du comité, il veille à l’utilisation des fonds du CSE conformément à ce budget et aux modifications autorisées par le Comité.
Il perçoit toutes les sommes dues au Comité, il règle les dépenses autorisées par celui-ci.
Article 1.4. Désignation d’un référent harcèlement
Conformément aux dispositions légales en vigueur, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le comité social et économique parmi ses membres.
Le référent est désigné pour une durée équivalente à celle du mandat des membres élus du comité.
Il a pour mission de lutter contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes au sein de l'entreprise, à l'aide de plusieurs moyens.
Le référent peut notamment réaliser des actions de sensibilisations, de formation, pour mettre en place des procédures de signalement et de traitement des situations de harcèlement sexuel en collaboration avec la Direction.
Article 2. Les réunions du CSE
Article 2.1. Calendrier et convocation aux réunions
6 réunions ordinaires sont programmées au cours de l’année civile. Le calendrier de réunion est fixé par semestre en décembre et en juin et peut être éventuellement modifié en cours d’exercice.
Au moins 4 de ces 6 réunions ordinaires traiteront en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
La majorité des membres (titulaires et/ou suppléants) peuvent demander l’organisation d’une réunion extraordinaire entre deux réunions périodiques. La Direction peut également en prendre l’initiative. Les questions à porter obligatoirement à l’ordre du jour de cette réunion sont annexées à la demande.
Deux élus peuvent demander l’organisation d’une réunion extraordinaire si l’objet de la réunion concerne la santé, la sécurité ou les conditions de travail.
Le président convoque les membres du CSE dans un délai de 3 jours ouvrés.
Article 2.2. Ordre du jour des réunions
L’ordre du jour est établi conjointement entre le président et le secrétaire.
Dans le cadre des réunions ordinaires, 7 jours avant la date prévue pour la réunion, le secrétaire rencontre le président pour l’établissement de l’ordre du jour. Cet ordre du jour peut également être établi par échange de courriels électroniques.
Dans le cadre des réunions extraordinaires, l’ordre du jour est établi dans les plus brefs délais.
Les élus souhaitant voir figurer une question à l’ordre du jour doivent en informer le secrétaire ou le président avant son établissement.
A défaut d’accord, pour les consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif, elles sont inscrites de plein droit par l’un ou l’autre.
Dans le cadre des réunions ordinaires, l’ordre du jour est communiqué par le président à tous les membres du CSE 3 jours ouvrés avant la réunion.
Toute personne permettant de fournir des indications utiles sur les différentes questions à l’ordre du jour pourra intervenir :
A la demande d’un ou plusieurs élus avec l’accord du président
A la demande du Président avec l’accord de la majorité des élus
Cette personne ne sera présente que pour le temps nécessaire à son intervention.
L’existence de l’ordre du jour ne dispense pas les participants à la réunion d’informer, dès qu’ils en ont connaissance, leur hiérarchie, de leur absence prévue à leur poste de travail.
Article 2.3. Les réunions
Les réunions peuvent de dérouler en présentiel ou en visioconférence afin d’en faciliter la participation aux membres du Comité. A cette fin, un lien vers une visioconférence est transmis à chaque invitation. De même, la Direction réserve une salle de réunion qui est également communiquée aux élus dans la convocation à la prochaine réunion.
Le Président peut être assisté de deux collaborateurs.
Les membres titulaires élus assistent aux réunions ainsi que les suppléants remplaçant un titulaire absent ou sur la base du volontariat.
Pour les réunions consacrées en tout ou partie aux questions de santé, sécurité et de conditions de travail : le médecin du travail, l'agent de contrôle de l'inspection du travail, ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités.
Le Président du CSE dirige la réunion.
Celle-ci doit traiter toutes les questions et se poursuivre jusqu’à épuisement de l’ordre du jour.
En cas de difficulté, le comité peut décider, soit de fixer une nouvelle date pour terminer cette réunion, soit de reporter la ou les questions à la réunion suivante.
Article 2.4. Enregistrement des réunions
L’enregistrement des réunions est une possibilité, notamment afin de faciliter l’établissement du procès-verbal.
Le Président peut demander à interrompre l’enregistrement dès lors que les discussions portent sur des informations à caractère confidentiel. Le président du CSE précisera en quoi les informations fournies ont un caractère confidentiel et la durée de cette confidentialité.
Seuls les membres du CSE peuvent consulter les enregistrements qui seront supprimés dès l’approbation du procès-verbal pour lesquels ils sont réalisés.
Article 3. Les délibérations et décisions du CSE
Ne peuvent participer au vote que les membres du Comité qui ont voix délibérative : -Le Président du CSE dans le cadre de ses prérogatives, -Les membres élus titulaires, -Les membres élus suppléants lorsqu’ils remplacent des membres titulaires absents.
Le Président ne participe pas au vote lorsqu’il consulte le CSE en tant que délégation du personnel.
Les élections (désignation des membres du bureau) se font à la majorité des voix.
Les décisions et résolutions sont prises à la majorité des présents (les votes blancs ou nuls sont assimilés à des votes contres).
En cas de partage égal des voix, un second vote à bulletins secrets sera organisé.
Les votes ont lieu à main levée sauf si un vote à bulletin secret est demandé par l’un des membres ou dans les cas prévus par la Loi. En outre, l'avis émis par le CSE à l'occasion de la consultation sur le licenciement d'un représentant du personnel fait l'objet d'un vote à bulletin secret.
Chaque consultation du CSE doit donner lieu à formulation d'un avis motivé de l'instance.
Article 4. Procès-verbaux du CSE
Le procès-verbal est rédigé sous le contrôle du secrétaire.
Le PV est destiné à résumer la teneur des échanges de manière objective. En cas de désaccord, il est précisé de manière neutre et équilibrée les différents points de vue.
Celui-ci est transmis à l’ensemble des membres du CSE et à la direction dans un délai de 3 semaines suivant la réunion afin de proposer le cas échéant des demandes de modifications au secrétaire.
Une fois adopté, le PV est signé par le Président et le secrétaire du CSE et diffusé par la Direction.
Lorsque le procès-verbal comporte des informations et/ou données confidentielles, la version affichée ou diffusée doit en être expurgée.
Article 5. Les moyens du CSE
Article 5.1. Budget du CSE
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le CSE dispose de deux budgets distincts :
Un budget de fonctionnement
Ce budget doit servir à couvrir les dépenses de fonctionnement et permettre au CSE d’exercer ses attributions économiques : financement de la documentation, de la formation des élus, de l’assistance juridique, recours aux experts etc.
Dans ce cadre, l'employeur verse au Comité social et économique une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,2% de la masse salariale.
Un budget des activités sociales et culturelles (ASC)
Il est destiné à financer des activités sociales et culturelles au profit des salariés et de leur famille (ex : loisirs et organisations sportives, cantines, crèches, colonies de vacances etc.).
L’employeur verse au Comité social et économique une subvention ASC d’un montant annuel équivalent à 0,5% de la masse salariale.
Ces subventions seront versées trimestriellement.
Conformément au Code du travail, les élus du CSE sont tenus d'utiliser les ressources de chaque budget conformément à leur destination (fonctionnement ou ASC) l'année de leur versement. Le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, une partie de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles dans les conditions légales.
Article 5.2. Les moyens matériels
Il est mis à la disposition des élus un local aménagé lui permettant de se réunir et d’assurer ses fonctions.
Ce local doit être accessible à chaque membre du Comité à tout moment sur les horaires d’ouverture des locaux de l’entreprise.
La Direction procure également aux élus le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, soit :
Le matériel informatique
Une adresse électronique dédiée aux activités du CSE
Un accès internet
Le mobilier de bureau
Article 5.3. Tableau d’affichage
Un panneau d’affichage est réservé au Comité dans les locaux de l’entreprise. Sur ce panneau figurent :
Tous documents relatifs aux activités sociales et culturelles
Les procès-verbaux adoptés en réunion et expurgés des informations confidentielles le cas échéant
Les élus auront également la possibilité de mettre en place un système d’affichage digital à disposition des salariés.
Article 5.4. Les heures de délégation
En vertu de l’article R.2314-1 du Code du travail, les élus disposent d’un crédit d’heures mensuel s’élevant à 18 heures.
Conformément aux dispositions légales, compte tenu de la nature du temps de travail des élus faisant l’objet d’un forfait jour, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées.
Les membres du comité disposent ainsi d’un crédit de 54 demi-journées annuelles à reporter sur le logiciel de gestion des temps en cas d’utilisation.
Les élus sont tenus de motiver le recours au crédit d’heure dans la rubrique « commentaires » lorsqu’ils saisissent les demi-journées dans le logiciel de gestion des temps.
Les représentants peuvent utiliser le crédit d’heure en dehors du temps de travail s’il leur est impossible de l’utiliser pendant les horaires habituels de travail.
Article 5.5. Formation en santé, sécurité et conditions de travail
Les membres du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
La formation est d’une durée minimale de 5 jours lors du premier mandat des membres de la délégation du personnel.
En cas de renouvellement de ce mandat, la formation est d’une durée minimale :
De 3 jours pour chaque membre de la délégation du personnel, quelle que soit la taille de l’entreprise,
Le financement de cette formation est pris en charge par l’employeur à concurrence d'un montant qui ne peut dépasser, par jour et par stagiaire, l'équivalent de trente-six fois le montant horaire du salaire minimum de croissance.
Cette formation a pour objet :
De développer leur aptitude à déceler et à mesurer les risques professionnels et leur capacité d’analyse des conditions de travail,
De les initier aux méthodes et procédés à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.
Article 6. Les obligations juridiques et comptables du CSE
Article 6.1. Assurances
Le CSE contracte une police assurance responsabilité civile.
Conformément aux dispositions du code du travail, la Société rembourse au CSE le montant des primes souscrites aux fins de couvrir sa responsabilité civile.
Article 6.2. Représentation en justice
Le comité social et économique jouit de la personnalité civile. En cas de besoin, il est représenté en justice par l’un de ses membres à qui le mandat sera attribué par un vote en séance plénière pour une action déterminée.
Article 6.3. Obligation de discrétion et du secret professionnel
Il est rappelé que les membres du comité sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives à la propriété intellectuelle également prévu à leur contrat de travail. En outre, ils sont astreints à l’obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le Président (informations orales ou mentions écrites apposées sur un document remis).
Article 6.4. Préparation et adoption des budgets prévisionnels du CSE
Au mois de novembre de l'année N-1, le bureau du CSE se charge de préparer les budgets prévisionnels du CSE, un pour le fonctionnement, un pour les activités sociales et culturelles.
Les budgets sont présentés et adoptés par la majorité des membres présents en réunion plénière.
Toute modification ultérieure d'un budget prévisionnel doit être acceptée en réunion par un vote de la majorité des membres présents.
Le trésorier est chargé de suivre l'exécution des budgets prévisionnels. Tous les semestres, il présente en réunion un état de la situation financière et des engagements en cours du CSE.
Article 6.5. Rapport annuel d’activité et de gestion du CSE
Au cours du mois de mars de l’année N, le CSE tient une réunion pour approuver les comptes.
Au plus tard 3 jours avant la réunion, le trésorier transmet à l’ensemble des membres les comptes ainsi que le rapport annuel d'activité et de gestion.
En séance, il se charge de présenter le rapport annuel d'activité et de gestion. Il répond aux questions et apporte toutes explications nécessaires.
Article 6.6. Approbation des comptes annuels du CSE
Au cours du premier trimestre de l'année N, le trésorier se charge de la clôture des comptes. Conjointement avec le secrétaire, il se charge de rédiger le rapport annuel d'activité et de gestion tel que prévu par le code du travail.
Il est précisé que ce rapport permet de dresser un bilan quantitatif et qualitatif portant à la fois sur les attributions économiques du CSE et sur ses activités sociales et culturelles ;
Après discussion, les comptes font l'objet d'une approbation par un vote exprimé à la majorité des membres présents. Afin d'être portés à la connaissance des salariés, les comptes et le rapport d'activité et de gestion sont annexés au PV de réunion établi par le secrétaire et feront l’objet d’un affichage digital.
Article 6.6. Compte-rendu de fin de mandat du CSE sortant
Conformément aux dispositions légales en vigueur, les membres du CSE sortant rendent compte au nouveau CSE de leur gestion des attributions économiques et des activités sociales et culturelles. Ils remettent aux nouveaux membres tous les documents concernant l'administration et l'activité du CSE.
Ce compte rendu a lieu dès la première réunion. Avec l'accord du président, le nouveau CSE invite le secrétaire et le trésorier du CSE sortant afin d'assurer la passation au nouveau CSE dans les conditions suivantes :
Le secrétaire sortant fournit toutes informations utiles sur l'organisation et le fonctionnement interne du CSE, et notamment sur les modalités d'établissement des ordres du jour et de rédaction des procès-verbaux de réunion. Il fournit un tableau de bord des différents contrats signés par le CSE et indique où se trouvent et comment sont organisées ses archives ;
Le trésorier sortant fait de même vis-à-vis du nouveau trésorier pour tout ce qui concerne les comptes et la comptabilité du CSE. Il présente son bilan comptable et financier de fin de mandat et fournit toutes explications utiles au nouveau trésorier. Il lui indique les engagements financiers non encore réglés aux fournisseurs et prestataires et lui remet les différents modes de paiement utilisés.
Article 7. Application, durée et modification de l’accord
Le présent accord entre en vigueur, à compter du lendemain de sa publication. Il est conclu pour une durée de quatre ans, correspondant à la durée des mandats.
Le présent accord peut faire l’objet d’une demande de révision, telle que prévue par les dispositions légales.
Article 8. Publicité et formalités de dépôt de l’accord
Conformément aux articles aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès du Conseil de Prud’hommes et de la DRIEETS des Hauts-de-Seine.
Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.
Fait à BAGNEUX, en cinq exemplaires, le 22 juin 2023,
Pour la société, XXXXX, HR Manager XXXXX, Membre élue titulaire XXXXX, Membre élu titulaire XXXXX, Membre élue titulaire XXXXX, Membre élu titulaire
