La société BCD Travel, dont le siège social est situé à Immeuble Spaces - Le Belvédère, 1-7 Cours Valmy, 92800, Puteaux, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXX, Responsable des Ressources Humaines, dûment mandaté à cet effet Ci-après dénommée « La société » D’une part,
Et :
L’organisation syndicale représentative : Le syndicat CFDT, représenté par XXXXXXXXXXXXXXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet Ci-après dénommée « L’organisation syndicale représentative », D’autre part Et dénommés ensemble « Les partenaires sociaux »,
SOMMAIRE
PREAMBULE3
CHAMP D'APPLICATION4
Éligibilité4
Durée4
Destinations éligibles4
Statut du salarié4
MODALITES DE MISE EN OEUVRE5
Demande du salarié5
Validation de la Direction5
Obligations du salarié5
2.3.1. Équipements et Internet6 2.3.2. Cybersécurité et protection des données6 2.3.3. Assurance et Prévoyance7 2.3.4. Fiscalité7 2.3.5. Formalités de voyages7
Résiliation8
SANTE ET SECURITE8
Maladie8
Accident du travail / trajet9
DROITS COLLECTIFS9
SUIVI DE L’ACCORD9
ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD9
REVISION DE L’ACCORD9
DENONCIATION DE L’ACCORD10
NOTIFICATION, PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD10
PREAMBULE
La forte adhésion des salariés au télétravail, la volonté constante d’améliorer "l'expérience collaborateur" dans un monde de plus en plus mobile et internationalisé, ainsi que l'ambition partagée de travailler dans une entreprise pionnière sur le sujet, d'entendre les droits des salariés mais aussi de retenir et d'attirer de nouveaux salariés, ont conduit la direction et l'organisation syndicale représentative à étudier la mise en place des modalités de la politique « Télétravailler depuis n'importe où - Work From Anywhere (WFA) ».
Cette initiative vise à permettre aux salariés qui le souhaitent, de télétravailler en dehors de son lieu de travail habituel, pour une durée limitée. Cela leur offrira une flexibilité accrue tout en restant productif, autonome et en phase avec l’organisation de son équipe, la culture de l'entreprise et ses objectifs stratégiques, puis permettra également aux salariés de mieux concilier l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur privée.
Le présent accord a pour but de formaliser les conditions et les modalités de recours au dispositif « Travailler de n’importe où – WFA ».
Dans le cadre d’un dialogue social, une négociation a été proposée à la délégation syndicale représentative à 100% par la CFDT, qui était composée de XXXXXXXXXXXXXXXXX et XXXXXXXXXXXXXXXXX, et celle-ci a accepté ce principe, selon le calendrier suivant :
Le 21 juillet 2023
Le 07 septembre 2023
Le 11 septembre 2023
Le 12 septembre 2023
Le 21 septembre 2023
Le 22 septembre 2023
Le 02 octobre 2023
Le 06 octobre 2023
Le 09 octobre 2023
Le 11 octobre 2023
Le 07 novembre 2023
CHAMP D'APPLICATION
Éligibilité
Ce présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de BCD Travel, Advito et BCD Meetings & Events, en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée, à temps plein comme à temps partiel, à condition d’avoir travaillé chez BCD Travel depuis au moins six mois et ne plus être en période d'essai. Les salariés qui sont engagés dans une procédure de fin de contrat ne sont pas éligibles à ce dispositif.
Durée
La durée maximale est de 60 jours calendaires par année civile (du 1er janvier au 31 décembre). La durée minimale est de 7 jours calendaires par période. Il est possible de faire 3 demandes maximum par année civile, dans la limite des durées ci-dessus. Il n'est pas possible de combiner une demande de 60 jours à la fin d'une année avec une demande de 60 jours au début de l'année suivante. Chaque période peut être précédée ou suivie de tout type de congés (congés payés, RTT, congé sans solde). Toute demande de congés pendant la période « WFA » doit être approuvée au préalable selon les règles d’usage et n’en prolongera pas sa durée.
Destinations éligibles
La liste des pays de destinations éligibles sera disponible et consultable par l’ensemble des salariés sur la page WFA - MySource. Cette liste peut être évolutive, et toute modification fera l’objet d’une information auprès du Comité Social et Économique. Le dispositif WFA n'est actuellement autorisé que dans les pays où BCD Travel dispose d'une entité établie.
Statut du salarié
Les conditions d'emploi et de rémunération stipulées dans votre contrat de travail restent identiques.
MODALITES DE MISE EN ŒUVRE
Demande du salarié
La demande est à l’initiative individuelle et personnelle du salarié. Elle doit être effectuée a minima 60 jours avant la date de voyage souhaitée. Les demandes émises dans un délai inférieur seront également étudiées et pourraient être accordées en fonction de la destination.
Le salarié devra adresser sa demande par mail à son responsable et au service People and Culture (PnC) en précisant :
l’adresse de son/ses lieu(x) de travail
ses coordonnées téléphoniques sur place
les dates de départ et de retour
un contact d’urgence sur place
En cas d’accord, le formulaire WFA devra ensuite être complété via la page WFA sur MySource par le salarié, afin de centraliser les données à des fins statistiques globales.
Validation de la Direction
La demande sera étudiée par ses responsables et par PnC, qui se chargera d’informer le salarié de la décision finale. Toutes les demandes soumises par les employés seront examinées et traitées conformément au principe fondamental de l'égalité de traitement. Tout refus sera motivé par écrit (ex : désorganisation du service, non-respect de la procédure…). Le défaut de réponse ne vaudra pas acceptation de la demande. Un refus n’exclura pas la possibilité d’effectuer une nouvelle demande a posteriori. Toute interruption de travail imprévue (CP, RTT, arrêt de travail) ne proroge pas la durée de la période. Pour toute prolongation, le salarié devra procéder à une nouvelle demande auprès de son supérieur et au service PnC.
Obligations du Salarié
Le salarié s’assurera du respect de son contrat de travail. L’activité demandée au salarié dans le cadre de cet accord, tout comme les résultats attendus, sont équivalents à ceux des salariés en situation comparable travaillant sur leur site de rattachement ou télétravaillant en France. A ce titre :
- Le salarié continue d’appliquer les modalités horaires de son contrat de travail. Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité sur son lieu de travail habituel. - Le salarié doit respecter la pause méridienne ainsi que les repos quotidiens et hebdomadaires. - Le voyage vers le pays de destination devra avoir lieu en dehors des heures de travail, en voyageant le week-end ou en prenant un congé personnel.
2.3.1 Équipements et Internet Le salarié souhaitant bénéficier de ce dispositif, devra disposer des équipements habituels, nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Il utilisera le matériel fourni par l'entreprise : laptop, casque, clavier, souris, station d’accueil. Il aura la responsabilité de prendre soin de l'équipement fourni par l'entreprise. Dans la mesure où cette possibilité est temporaire, il n’y aura pas de mise à disposition de mobilier (chaise de bureau, bureau, etc…) dans le pays de destination. Le salarié doit s’assurer qu’il dispose d’une connexion internet privée et d'une connexion à large bande, lui permettant d’être joignable et d’assurer son activité. Une connexion VPN permet d'accéder au réseau et aux serveurs de BCD Travel. Un système d’authentification peut être accessible via une application mobile. Tout accident, perte ou vol du matériel devra faire l’objet d’une information immédiate du salarié à son responsable. De même, en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, le salarié en avisera immédiatement l’entreprise en informant son management et le service informatique. Le responsable concerné devra évaluer avec le salarié la procédure à suivre. Une assistance pourra être obtenue à distance par le biais des procédures établies dans OneTouch ou en appelant le ICT Service Desk au +35228292015 (LU) ou au +33180986000 (FR). Les laptops et autres équipements de l'entreprise ne pourront pas être remplacés dans le pays de destination et ne pourront pas non plus être envoyés par courrier/coursier international.
2.3.2 Cybersécurité et protection des données Comme pour le travail réalisé sur site ou en télétravail, le salarié s’engage à relire et respecter la ou les charte(s) informatique(s), les règles de confidentialité et de protection des données appartenant à l’entreprise, applicable(s) aux salariés de BCD Travel, Advito et BCD Meetings & Events.
Le salarié s’engage à utiliser à des fins exclusivement professionnelles, conformes aux intérêts de la société BCD Travel, les ressources informatiques mises à sa disposition en s’abstenant de toute action malveillante. Dans le cadre de cet accord, aucune activité relative à l'image publique ou aux décisions de gestion impliquant la société ne doit être entreprise, afin d'éviter tout risque de créer un établissement pour l'entité pour laquelle vous travaillez dans le pays de destination. Le matériel étant mis à disposition par l’entreprise pour l’exercice de son activité professionnelle, il ne devra être utilisé que par le salarié lui-même. La politique globale de sécurité de l'information (GISP), la norme globale de sécurité de l'information (GISS) ainsi qu'une liste de contrôle de la sécurité, sont disponibles sur MySource.
2.3.3 Assurance et Prévoyance Comme pour tout déplacement et séjour à caractère privé, il incombe au salarié d’évaluer la couverture d’assurance médicale et prévoyance en dehors de son lieu de résidence et, le cas échéant, d’y souscrire pour couvrir tous les frais médicaux, y compris l’évacuation médicale et le rapatriement, pendant la période passée à l’Etranger et les potentielles indemnisations liées à une incapacité, une invalidité ou un décès. Il est précisé que les modalités de prise en charge de la complémentaire et la surcomplémentaire santé ainsi que la prévoyance dépendent du droit de la sécurité sociale française. Les salariés doivent également se renseigner s’ils sont éligibles à la carte européenne d’assurance maladie (CEAM) afin de faciliter l’accès au service de santé dans les États de l'Union européenne, l'Espace économique européen, en Suisse et au Royaume-Uni. Il est fortement conseillé au salarié, en fonction de ses besoins et de sa destination, de rechercher et, le cas échéant, de souscrire d’autres types d’assurances pour travailler et séjourner dans le pays d’accueil.
2.3.4 Fiscalité Le salarié restera rattaché à son employeur contractuel (BCD Travel, Advito ou BCD Meetings & Events) et continuera de payer ses impôts et ses cotisations de sécurité sociale en France. Dans le cadre de cet accord, il est fortement conseillé au salarié de rechercher les informations appropriées pour le bon établissement de ses déclarations fiscales.
2.3.5 Formalités de voyages Avant de partir, le salarié vérifiera les informations à jour en matière de santé et de sécurité, ainsi que les restrictions de voyage, afin d'éviter d'être bloqué dans un autre pays. S'il existe un risque accru, le salarié devra reporter son voyage. Si le salarié se retrouve bloqué dans un autre pays et qu’il ne peut pas rentrer dans son pays d'origine, il doit contacter les autorités compétentes et informer BCD Travel dans les meilleurs délais.
Le salarié devra vérifier la validité de ses documents de voyages (aller et retour). L'employé est responsable de sa propre demande de visa. Il s’assurera d’avoir le droit d'entrer dans le pays de destination et s’acquittera, le cas échéant, d’un visa valide. Il est rappelé que ce voyage a un caractère privé.
Certains pays peuvent avoir des règles plus strictes en ce qui concerne l'autorisation de travailler avec un visa touristique, tandis que d'autres peuvent délivrer un visa pour les travailleurs à distance. Le salarié devra consulter le site internet du ministère des affaires étrangères de la destination, pour vérifier les règles applicables. Les exigences en matière de visa peuvent varier en fonction de la destination choisie et de la nationalité du demandeur. Il n'est pas garanti que le salarié puisse se rendre dans chaque pays éligible. BCD Travel ne remboursera pas les frais engendrés.
Résiliation
Dans l’hypothèse où le salarié ne souhaite plus partir après la validation, pour une raison qui lui est propre et qu’il n’aura pas à justifier, il devra en informer par mail son manager et le service PnC, dans les meilleurs délais. L’entreprise lui notifiera alors la caducité de sa demande. De la même manière, dans l’hypothèse où le salarié souhaiterait mettre fin de manière anticipée à sa période, pour une raison qui lui est propre et qu’il n’aura pas à justifier, il devra en informer par mail son manager et le service PnC, dans les meilleurs délais. L’entreprise accusera réception de la demande du salarié, et lui notifiera son accord en s’assurant qu’il n’y ait pas d’impact sur la continuité de service. Les frais liés à l’annulation de sa demande ou au retour anticipé ne seront pas remboursés par l'entreprise.
SANTE ET SECURITE
Avant le départ, le salarié doit s’assurer que les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence soient à jour dans SuccessFactors. Le salarié doit veiller à travailler dans les mêmes conditions de santé et de sécurité qu’en France. Le salarié peut se référer à l’accord télétravail, consultable dans le Common-Rh_Intranet et via MySource.
Maladie
En cas d'absence pour cause de maladie dans le pays de destination, c’est la réglementation de la sécurité sociale française qui s’applique. Le salarié devra suivre la procédure conforme aux règles PnC de BCD Travel France. Les certificats médicaux délivrés par les médecins des pays étrangers sont des arrêts de travail acceptés par la CPAM. Le contrat de frais de santé actuellement en vigueur propose un service de téléconsultation disponible également depuis l’étranger, dont les coordonnées sont consultables dans le Common-RH_Intranet. Tous les frais médicaux survenant lors d’un séjour à l'étranger devront être pris en charge par le salarié.
Accident du travail / trajet
Dans le cas où surviendrait un accident du travail / trajet, le salarié devra suivre la procédure habituelle et prévenir le service PnC dans les meilleurs délais afin qu’une déclaration soit faite auprès de l’Assurance Maladie. La qualification d’accident du travail/trajet ou non appartiendra exclusivement à la CPAM.
DROITS COLLECTIFS
Le salarié bénéficiant du dispositif se voit appliquer l’ensemble des accords collectifs en vigueur au sein du groupe BCD Travel France et bénéficie des mêmes droits collectifs qu’un salarié travaillant dans les locaux ou en télétravail.
Le salarié pourra contacter les représentants du personnel et avoir accès aux informations syndicales dans les mêmes conditions que les autres salariés, dont les coordonnées se trouvent sur MySource - CSE.
SUIVI DE L’ACCORD
Le présent accord fera l’objet d’un suivi auprès des instances représentatives du personnel a minima 1 fois par trimestre ou à la demande des représentants du personnel.
La société fournira le nombre de bénéficiaires et le nombre et les raisons des éventuels refus.
Ces informations seront partagées dans la BDESE (Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales).
ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
Il entrera en vigueur le 16 novembre 2023.
RÉVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.
DÉNONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
NOTIFICATION, PUBLICITÉ ET DÉPÔT DE L’ACCORD
A l’issue de la procédure de signature, et en application des dispositions de l’article L2232-13 du Code du Travail, la société notifiera le texte du présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives non-signataires.
La société et l’organisation syndicale représentative conviennent (i) de signer le présent document par voie électronique (DocuSign), (ii) reconnaissent que le recours à la signature électronique (DocuSign) est un procédé valide et juridiquement engageant et (iii) renoncent à tout recours et toute contestation afférant à la validité du présent procès-verbal sur le fondement de sa signature par voie électronique.
Le présent accord sera déposé par l’entreprise à l’issue du délai d’opposition de huit jours visés à l’article L 2232-13 du Code du Travail, en un exemplaire par voie électronique sur le service de dépôt des accords collectifs d’entreprise et des textes associés, en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre par lettre recommandée avec accusé de réception, à l’initiative de la société.
Un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.
Fait à Puteaux, le 07 novembre 2023
(En trois exemplaires, un pour chaque partie et aux fins de formalités)
La société BCD Travel France : XXXXXXXXXXXXXXXXX
Les organisations syndicales représentatives : Le syndicat CFDT XXXXXXXXXXXXXXXXX
