La société BEYOND PLACES HOTEL MANAGEMENT souhaite ouvrir la possibilité de recourir au dispositif du forfait en jours de travail à certains de leurs salariés cadres, non cadres et autonomes, ainsi qu’à tous les salariés dont la durée de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
C‘est pourquoi elle a consulté les salariés susceptibles d’être concernés par voie de référendum, sur le projet d’Accord d’Entreprise sur le Forfait annuel en jours.
Le présent accord vise également à prendre en compte les aspirations des salariés en assurant une bonne articulation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
La société BEYOND PLACES HOTEL MANAGEMENT rappelle son attachement au principe du droit à la protection de la santé physique et mentale de leurs salariés ; le présent accord a pour vocation de mettre en place des outils permettant de contribuer à cette protection tout en tenant compte des impératifs professionnels des salariés.
Les dispositions suivantes se substituent dans leur intégralité aux dispositions relatives aux forfaits annuels en jours prévues par les différentes conventions et accords collectifs de branche pouvant être applicables à la société.
Ceci préalablement rappelé, il a été convenu ce qui suit :
TITRE 1. Cadre juridique
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail.
La validité du présent accord et sa mise en œuvre sont subordonnées à :
-d’une part, à sa validation par voie de référendum auprès des salariés. En effet, la Société, dépourvue de délégué syndical au moment de la signature du présent accord, et dont l’effectif est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel un projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessous.
-d’autre part, à son dépôt auprès de l'autorité administrative.
Après adoption de l’accord selon les conditions précitées, les dispositions du présent accord collectif se substituent dans leur intégralité aux dispositions relatives aux forfaits annuels en jours prévues par les différentes conventions et accords collectifs de branche pouvant être applicables au sein de la société.
Le présent accord ne fait cependant pas obstacle à l’application des dispositions légales d’ordre public en la matière.
TITRE 2. Forfait en jours de travail sur l’année
Salariés bénéficiaires
Le présent accord s’applique aux personnes remplissant les conditions cumulatives suivantes :
Etre salarié de la société,
Avoir le statut de Cadre ou Non Cadre, à l’exception des cadres dirigeants
Quels que soient leur lieu de travail et leur activité,
Et disposant d’une autonomie complète, d’une large liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail, dont la durée de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Peut être concerné le personnel exerçant des responsabilités de management élargi ou des missions commerciales, de conduite et de supervision de travaux, qui nécessitent une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.
Le forfait jours implique obligatoirement l’accord écrit du salarié et de l’employeur. Cet accord devra être formalisé dans le contrat de travail du collaborateur concerné.
Nombre de jours travaillés sur l’année
Pour les salariés susvisés, le temps de travail pourra être décompté dans le cadre d’un forfait annuel de 218 jours travaillés formalisé par un avenant à leur contrat de travail et comprenant la journée de solidarité telle que prévue par l'article L. 3133-7 du Code du travail.
Il est précisé que la période de référence du forfait est l’année civile.
Le nombre des jours de repos sera déterminé chaque début d’année, pour prendre en compte les jours ouvrés de l’année déduction faite des jours de congés payés et des jours fériés chômés tombant un jour ouvré.
Par exemple pour l’année 2024, le calcul sera le suivant : 366 jours - 104 jours de repos hebdomadaire, - 10 jours fériés, - 25 jours de congés - 218 jours travaillés dans le cadre du forfait = 9 jours non travaillés sur l’année
Ainsi, pour l’année 2024, les salariés en forfait en jours sur l’année disposeront de 9 jours non travaillés.
La prise des jours non travaillés fera l’objet d’un système déclaratif précis.
Les jours non travaillés seront pris en compte pour le calcul des droits à congés payés. Aussi, le 1er janvier de chaque année, la société portera à la connaissance de chaque salarié concerné le nombre de repos susceptibles de lui être attribués.
Au sens de l'article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés concernés ne sont donc pas tenus de respecter une organisation précise de leurs horaires de travail et ne sont pas soumis aux dispositions de l’article L. 3121-18 du code du travail (durée quotidienne maximale de travail effectif) et des articles L. 3121-20 et L. 3121-22 (durées hebdomadaires maximales de travail effectif) et L. 3121-27 (durée légale hebdomadaire) du code du travail.
Les salariés concernés devront toutefois organiser leur temps de travail à l’intérieur de ce forfait annuel, en respectant une amplitude maximum de 10 heures par jour.
Il est rappelé que les salariés bénéficient d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de 35 heures minimum consécutives.
Le salarié qui ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos avertira sans délai son employeur afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Modalités de décompte des journées et des demi-journées travaillées – prise des jours non travaillés
Le décompte des journées travaillées ou non travaillées sera établi au moyen d’un document de suivi fourni par la société à chaque salarié concerné.
A cet effet, est mis en place un système auto-déclaratif comportant : - le nombre de journées travaillées ; - la date des journées travaillées ; - le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos.
Les parties conviennent que cette formalité ne dispense pas les collaborateurs concernés d’effectuer leur demande de congés payés selon les modalités habituelles en vigueur dans l’entreprise. Chaque salarié soumis au forfait jours est tenu de déclarer mensuellement le nombre de jours travaillés via le système auto-déclaratif. Sauf empêchement impératif, cette déclaration devra être fournie le 5 de chaque mois pour le mois précédent.
A la fin de chaque période de référence, il est remis au salarié un récapitulatif des journées de travail effectuées.
Les décomptes seront conservés selon les délais fixés par les dispositions légales et règlementaires.
Le nombre de jours non travaillés sera déterminé chaque année en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année.
Dans le but d’éviter les risques de dépassement du nombre de jours travaillés, ou la prise des jours non travaillés dans les toutes dernières semaines de l’année, il est convenu qu’un mécanisme de suivi sera mis en œuvre, associant le salarié concerné et l’employeur.
Ce mécanisme permettra d’anticiper la prise des jours (ou demi-journées) non travaillés en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l’année, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles…
La prise des jours (ou des demi-journées) non travaillés sera déterminée par le salarié, mais un point sera réalisé tous les trimestres.
Les jours non travaillés pourront être pris au choix du salarié, sous réserve des contraintes de l’activité.
Les jours non travaillés acquis pourront être pris dans la limite de 2 jours consécutifs, sans être accolés à des jours de congés payés.
Un accord exprès de sa hiérarchie pourra permettre au salarié de prendre un ou des jours de repos par demi-journée ou accolés.
Est considérée comme demi-journée, la période de travail réalisée avant ou après 13 heures.
Toute modification de ces dates ne pourra intervenir que sous respect d'un délai de prévenance de 7 jours ouvrés et avec l'accord du salarié.
Si les nécessités de service ne permettent pas d'accorder les jours non travaillés à la ou les dates choisies par le salarié, celui-ci devra proposer une nouvelle date dans la quinzaine ou ultérieurement à une date fixée en accord avec la direction ; l'employeur ne pourra opposer plus de deux reports par an.
Les jours non travaillés seront à prendre dans l’année civile en cours.
La prise de ces jours non travaillés devra intégrer les impératifs d’organisation et de fonctionnement du service et être soumise à l’accord de l’employeur.
Forfaits annuels en jours réduits
Les parties conviennent de la possibilité de conclure des forfaits annuels en jours en deçà de 218 jours travaillés sur la période de référence (journée de solidarité incluse) correspondant à un forfait annuel en jours dit « complet ».
Le nombre de jours travaillés dans le cadre de ces forfaits annuels en jours « réduits » seront librement fixés par les parties.
La rémunération forfaitaire du salarié sera alors fixée proportionnellement au nombre de jours de travail fixés par les parties dans le cadre de la convention individuelle de forfait.
Sans que cela ne remette en cause l'autonomie et l'indépendance dont dispose le salarié dans l'organisation de son temps de travail, et afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et la continuité de service, les parties pourront, en cas de forfait en jours réduits, convenir de fixer un nombre précis de jours travaillés par semaine.
Il est rappelé que le forfait en jours réduit n'entraîne pas l’application des dispositions légales et conventionnelles relatives au travail à temps partiel au regard du droit du travail.
Prise en compte des arrivées et départs en cours d’année
En cas de recrutement ou de départ en cours d’année, le nombre de jours travaillés est établi au prorata de la durée de présence dans l’entreprise du salarié au cours de l’année de référence. Ce nombre est arrondi s’il y a lieu à l’unité supérieure.
Concernant les absences, il convient d'opérer une distinction entre les deux types d'absences suivantes :
-les absences entrant dans le cadre de l'article L. 3121-50 du Code du travail qui prévoit la récupération des heures perdues pour l'un des motifs suivants (intempéries, force majeure, inventaire...) doivent être ajoutées au plafond dans la mesure où le code du travail autorise leur récupération ;
-les autres absences rémunérées comme la maladie, la maternité, les congés pour événements familiaux sont à déduire du plafond des jours travaillés compte tenu du fait que la récupération est interdite dans ces cas. Il est donc interdit de considérer une absence pour maladie comme un jour non travaillé au regard du décompte du nombre de jours travaillés dans l'année.
La rémunération des salariés sera adaptée en fonctions des dispositions susvisées.
Evaluation et suivi de la charge de travail
L’employeur sera particulièrement attentif à tout dépassement des durées maximales de travail bien que celles-ci ne soient pas applicables au salarié.
Un entretien annuel permettra d’identifier et de contrôler que le salarié dispose d’un rythme de travail normal préservant sa santé physique et morale.
Il sera assuré un suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé, de sa charge de travail qui devra rester raisonnable, ainsi qu’une bonne répartition, dans le temps, des missions à sa charge.
La pratique du forfait annuel en jours ne doit pas se traduire par des amplitudes journalières hebdomadaires de travail qui ne permettraient pas un équilibre satisfaisant entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Il appartiendra à l’employeur et aux cadres et non cadres autonomes en forfait jours eux-mêmes, bien qu’ils ne soient pas soumis au décompte des heures travaillées, de s’organiser afin de rester dans les limites de la durée du travail telles qu’elles sont définies par le Code du travail et plus particulièrement les repos journaliers et hebdomadaires ; l’organisation et le contenu de la mission confiée devront être le cas échéant ajustés.
Compte tenu de la spécificité de la catégorie des cadres et non cadres autonomes, les parties considèrent que le respect des dispositions contractuelles et légales (notamment de la limite du nombre de jours travaillés et du repos quotidien et hebdomadaire) sera suivi au moyen d’un système déclaratif, chaque salarié remplissant le formulaire mis à sa disposition à cet effet. Il est précisé que le passage à un dispositif de convention de forfait en jours ne doit conduire à une augmentation de la quantité quotidienne de travail.
Ainsi, chaque fin de mois, le décompte des journées et demi-journées travaillées et non travaillés sera établi, par écrit.
Le salarié disposera en outre d’une possibilité d’alerter sa hiérarchie, sur le fait que sa charge de travail pourrait le conduire dans les semaines suivantes à ne pas pouvoir assurer la prestation attendue dans le respect des limites légales et règlementaires de travail et des repos journaliers et hebdomadaires obligatoires.
L’employeur rencontrera au plus tôt, et en tout état de cause dans les 15 jours de son information, le collaborateur concerné afin d’arrêter avec lui les dispositions qui s’imposeront pour mettre un terme si besoin au non-respect des durées légales de repos ou en cas de demande expresse du salarié.
Il établira un rapport qui sera transmis au service administratif et archivé au dossier du salarié.
Au-delà des modalités prises pour le décompte des journées et demi-journées travaillées (ou non travaillés) du salarié, permettant de suivre son organisation du travail et des entretiens réguliers avec sa direction, celui-ci bénéficiera d'un entretien annuel qui donnera lieu à la rédaction d’un compte rendu écrit.
Cet entretien sera relatif à la charge de travail du salarié qui doit rester raisonnable, à l'organisation du travail dans l'entreprise, à l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle, ainsi que sur la rémunération du salarié.
Lorsque les modalités d’exercice professionnel ne permettent pas le contrôle des heures d’arrivée et de départ, l’entretien tenu avec le supérieur hiérarchique permet de faire le point sur les heures de travail à l’occasion des missions à l’extérieur. A chaque entretien, il appartiendra de faire le bilan de l’équilibre charge de travail et vie privée /vie familiale et d’identifier si la charge de travail du salarié est raisonnable.
Rachat facultatif des jours non travaillés
Les salariés concernés par le forfait jours pourront, conformément à l’article L. 3121-59 du Code du travail, renoncer à une partie de leurs jours non travaillés dans la limite de 235 jours travaillés par an.
Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée sera majorée de 10 % par référence à l’horaire moyen journalier. L’horaire moyen journalier sera calculé en divisant le salaire annuel par le nombre de jours travaillés, augmenté des congés payés et des jours fériés tombant sur un jour ouvrable.
Les salariés intéressés feront connaître leur intention par écrit à l’employeur au plus tard avant la fin du troisième trimestre de chaque année. Cet écrit indiquera le nombre de jours que le salarié souhaite travailler en plus du forfait.
En cas de réponse favorable par l’employeur, les modalités selon lesquelles ces jours supplémentaires sont travaillés, seront déterminées d’un commun accord, par avenant. Cet avenant est valable pour l’année en cours. Il ne peut être reconduit de manière tacite.
Droit à la déconnexion
7.1 Equilibre vie professionnelle et vie personnelle et familiale
L’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC), mises à disposition des salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, doit respecter leur vie personnelle. A cet égard, ils bénéficient d’un droit à déconnexion les soirs, les week-ends et pendant leurs congés, ainsi que l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.
Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l’ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail. Les salariés pourront même durant leurs temps de repos laisser ces outils au sein des locaux de leur employeur, en ayant informé parallèlement leur supérieur hiérarchique.
L’entreprise précise que les salariés n’ont pas l’obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés ou arrêt de travail, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques.
7.2 Contrôle de l’effectivité du droit à la déconnexion
Sans attendre la tenue de l’entretien annuel, si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans la présente note, un salarié estimait que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l’amener à ne pas respecter les règles applicables en matière de durées maximales de travail ou de repos minimum, il devra alerter, si possible préalablement, son supérieur hiérarchique par tout moyen en explicitant les motifs concrets de son alerte.
Un compte rendu faisant état de cette intervention, de l’analyse qui en a été faite et des éventuelles mesures prises sera effectué.
TITRE 3 : Durée – dénonciation – publicité – dépôt
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur le 29/12/2023 suite à l’accomplissement des formalités de dépôt.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé totalement ou partiellement conformément aux dispositions légales en vigueur.
Les dispositions du nouvel accord, après dépôt auprès de l'autorité administrative, se substitueront de plein droit à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
Pour l’application du présent article, sont considérés comme signataires d’une part l’employeur et d’autre part la majorité des salariés par voie de référendum.
Révision
Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
Pour l’application du présent article, sont considérés comme signataires d’une part l’employeur et d’autre part la majorité des salariés par voie de référendum.
Suivi – rendez-vous
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, s’il en existe, les membres du comité social et économique sont consultés et informés chaque année sur le recours aux forfaits jours ainsi que les modalités de suivi de la charge du travail des salariés.
Dépôt – publicité
Le présent accord sera déposé par l’employeur sur le site Téléaccords, ainsi qu’au Conseil de prud’hommes de Montpellier par courrier en LRAR.
Le présent accord figurera sur le tableau d’affichage réservé à l’attention du personnel.
