PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
AVENANT DE REVISION
Entre :
La Caf de l’Isère,
Représentée par …, Directrice
Et :
Les organisations syndicales :
CFE-CGC, représentée par …, Déléguée syndicale
CGT, représentée par …, Délégué syndical,
FO, représentée par …, Déléguée syndicale
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Cet avenant a pour objet de réaliser une actualisation du protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication en vigueur au sein de la Caf de l’Isère. En effet, des modifications ont été rendues nécessaires par l’évolution des outils numériques et le déploiement des outils collaboratifs.
La Direction de la Caf de l’Isère et les partenaires sociaux se sont réunis en vue d’apporter les évolutions ainsi indispensables au bon fonctionnement des prérogatives syndicales.
In fine, le présent avenant révise l’ensemble des dispositions prévues par le protocole d’accord du 22 Juin 2012 et par l’avenant du 14 Février 2019 relatifs à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication. Le présent avenant s’organise autour de cinq chapitres mettant en évidence les différentes modalités d’utilisation des outils par les organisations syndicales, à savoir :
L’utilisation de l’intranet et de la messagerie
L’utilisation de la plateforme collaborative
L’utilisation de l’outil d’enquêtes, de questionnaires et de sondages
Les dispositions applicables à tous les dispositifs sont précisées aux chapitres 4 et 5.
CHAPITRE 1 - L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE
Article 1 : L’accès à l’Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet (et Internet sécurisé), à partir du micro-ordinateur mis à disposition de chaque organisation syndicale dans le local qui lui est affecté ou depuis n’importe quel poste relié au réseau informatique interne.
Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme (cf charte informatique), et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet
Chaque organisation ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la diffusion des communications syndicales visée par les articles L.2142-3 et suivants du Code du travail et dont l’objet est défini à l’article L.2131-1 du même Code. Cet espace collaboratif est administré par chaque organisation syndicale, sous le contrôle de chacune des organisations syndicales. Cet espace est disponible dans la rubrique « vie sociale » du portail interne.
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales. Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels diffusés sur l’intranet ne soient utilisés que pour l’exercice de leurs prérogatives syndicales et dans les limites prévues par la loi.
Article 2-3 : Le contenu du site syndical :
Conformément à l’article L.2142-5 du Code du travail, le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve du respect des dispositions relatives à la presse. Le contenu des pages est donc placé sous l’entière responsabilité de chacune des organisations syndicales. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Article 2-4 : Les conditions de mise en ligne :
Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme et à l’ensemble du personnel par les organisations syndicales de l’organisme via leur boite aux lettres partagée, pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. Le contenu du mail doit uniquement informer de la mise à disposition d’une communication syndicale.
Chaque organisation syndicale a la responsabilité de désigner les élus et mandatés habilités à opérer la mise à jour du site. Sauf cas de force majeure, les habilitations sont définies pour la durée du mandat. L’accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous les différentes dénominations des syndicats représentatifs. Le personnel souhaitant consulter une information peut accéder directement au site de l’organisation syndicale en sélectionnant le libellé du nom.
Article 2-5. Développement durable Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales s'engagent à limiter la diffusion de leurs informations sur support papier.
Article 3 : L’utilisation de la messagerie
Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficient d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe au moyen d’une boîte aux lettres partagée.
Article 3-1 : Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales :
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales. Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Article 3-3 : Accès aux Boites aux lettres partagées par les organisations syndicales :
Les organisations syndicales peuvent accéder à leurs boites aux lettres partagées pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail via les ordinateurs présents dans les locaux syndicaux ou depuis n’importe quel poste relié au réseau informatique interne.
CHAPITRE 2 – L’UTILISATION DE LA PLATEFORME COLLABORATIVE
La plateforme collaborative est un nouveau lieu d’échanges susceptible de favoriser la collaboration et la communication et, ainsi, d’enrichir le dialogue social.
Article 4 – L’accès à la plateforme collaborative par les organisations syndicales :
Chaque organisation syndicale dispose dans l’organisme d’un accès à la plateforme collaborative à partir de n’importe quel poste relié au réseau informatique interne.
Dans le cadre de leurs prérogatives syndicales, la plateforme collaborative peut être utilisée par les organisations syndicales pour échanger, par message privé, avec des salariés, la Direction ou d’autres élus.
Article 5 : Les groupes de discussion :
Article 5-1 : La création et le contenu des groupes syndicaux :
Chaque organisation syndicale détermine librement le ou les administrateurs des groupes syndicaux.
Les groupes syndicaux doivent être des groupes privés dont l’accès est réservé aux élus et mandatés préalablement acceptés par le ou les administrateurs.
Seuls les membres de ces équipes pourront lire les messages et accéder aux documents diffusés. Les échanges seront donc confidentiels.
Au sein d’un groupe, des canaux peuvent être créés afin d’orienter les échanges sur différentes thématiques.
Le contenu des groupes et canaux syndicaux est librement déterminé par chaque organisation syndicale, dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.
En cas de contenu non-conforme aux lignes de conduite de la plateforme, l’administrateur du canal est tenu de supprimer le post et d’en informer l’émetteur par message privé ou par mail.
Article 5-2 : Les groupes et canaux relatifs au dialogue social :
En complément de l’utilisation des mails, et pour faciliter les échanges entre la Direction et les organisations syndicales, un groupe dédié au Dialogue social est créé sur la plateforme collaborative.
Article 5-3 : L’utilisation de la visioconférence et de l’audioconférence :
Afin de faciliter la communication entre les sites éloignés de l’organisme et de réduire les déplacements, il peut être recouru à l’outil de visioconférence ou d’audioconférence de la plateforme collaborative pour la tenue des négociations collectives en entreprises (à définir dans l’accord de méthode) ou pour les assemblées générales des sections syndicales.
CHAPITRE 3 – L’UTILISATION DE L’OUTIL D’ENQUETES, DE QUESTIONNAIRES ET DE SONDAGES
Article 6 : L’accès à l’outil d’enquête
Afin de défendre au mieux les intérêts des salariés, les organisations syndicales peuvent utiliser l’outil d’enquêtes.
Chacune des organisations syndicales est responsable du traitement des données ainsi recueillies et ce dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données.
CHAPITRE 4 – LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION
Article 7 : Le matériel mis à disposition :
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme,
L’installation des logiciels bureautiques utiles aux prérogatives syndicales et relevant du présent protocole.
Un moyen d’impression commun, comprenant un copieur et les consommables (papier, recharge d’encre, …), est mis à disposition des organisations syndicales dans le couloir syndical.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Les organisations syndicales disposant d’un moyen d’impression personnel restent en charge des consommables inhérents.
Pour la tenue de leurs réunions internes, une pieuvre téléphonique est mise à disposition des organisations syndicales dans le local qui leur est affecté.
En cas de nécessité, les organisations syndicales peuvent utiliser des salles de réunion de l’entreprise dotées d’un dispositif de visioconférence pour leurs réunions internes. La réservation de la salle se fera au préalable auprès du secrétariat de direction qui pourra modifier ces réservations en cas d’indisponibilité des salles pour nécessités de service. Dans le cadre de l’exercice de leur mandat syndical, les organisations syndicales ont la possibilité de réserver un ordinateur portable.
Article 8 : Les règles de maintenance :
La maintenance et l’accompagnement à l’utilisation du site intranet est effectuée par le Département Informatique après accord préalable du Directeur.
En cas d’incident ou de dysfonctionnement, les organisations bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme. Si l’intervention ne relève pas d’un caractère bloquant, elle sera sollicitée au moyen d’un ticket Gaci adressé au Département Informatique.
CHAPITRE 5 - DISPOSITIONS DIVERSES
Article 9 : L’utilisation abusive :
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 10 : Conditions de validité de l’avenant de révision :
Le présent avenant de révision est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique, quel que soit le nombre de votants.
Article 11 : Durée et entrée en vigueur de l’avenant de révision :
En application des articles L.123-1 et L.123-2 du Code de la Sécurité sociale, le présent avenant est applicable sous réserve de son agrément par le Ministère de rattachement des organismes de la Sécurité sociale.
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et sera applicable à compter de la date de son agrément.
Le présent avenant pourra être révisé, à l’initiative des parties durant sa durée d’applicabilité et dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 et suivants du Code du travail, par voie d’avenant.
Le présent avenant pourra être dénoncé, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires, dans les formes et les délais conformes aux dispositions légales et règlementaires en vigueur au moment de la dénonciation.
Après agrément et conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail, le présent avenant fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail. Le présent avenant fera également l’objet d’un dépôt auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
Fait à Grenoble, le 05/07/2022
La DirectriceLes organisations syndicales : … La CFE-CGC, Représentée par …,
