PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX FRAIS DE DEPLACEMENT
Entre d’une part, . Madame ……………………, Directrice de la CAF de la Creuse
Et d’autre part, . L’organisation syndicale soussignée, représentée par :
Madame ………………., déléguée syndicale CGT
Il a été conclu le présent accord :
Préambule :
Dans le cadre de ses missions de service public, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie est amenée à mobiliser ses agents pour des déplacements professionnels nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme, au développement des compétences, ainsi qu'à la représentation institutionnelle. Ces déplacements peuvent générer des contraintes particulières pour les salariés, tant en termes de temps de trajet que de dépenses engagées. Soucieuse d'assurer un traitement équitable, transparent et conforme aux textes en vigueur, la CAF souhaite encadrer les modalités relatives à la prise en charge des frais engagés par les agents dans le cadre de leurs déplacements professionnels, ainsi que les conditions de récupération du temps lié à ces déplacements. Le présent accord a pour objet de définir les règles applicables en matière de temps de récupération et remboursement des frais lors des déplacements des salariés de l’organisme.
ARTICLE 1 : Bénéficiaires
Sont concernés par le présent accord, l’ensemble des salariés de l’Organisme qui relèvent de la convention collective nationale des organismes de sécurité sociale à l’exception de l’article 8 relevant spécifiquement des modalités de récupération des temps de trajet non applicable aux cadres au forfait et aux cadres dirigeants.
ARTICLE 2 : Modalités en amont du déplacement
Les déplacements effectués à la demande de l’employeur permettent de bénéficier d’un remboursement aller-retour. Le départ s’effectue de la résidence administrative du salarié ou de l’employeur en fonction du bon sens et des considérations financières. Par exemple, si un salarié demeurant à Panazol doit se rendre à une formation à Paris, il sera autorisé à prendre le train de Limoges et non de la Souterraine. Tous les agents, cadres et non cadres, sont tenus de
compléter une autorisation d’ordre de mission en amont de leur déplacement peu importe la nature de celui-ci. Ce document est obligatoire, il traduit l’autorisation en amont de la hiérarchie du déplacement. Il conviendra au retour de finaliser l’ordre de mission et fournir si besoin les justificatifs nécessaires.
Cette disposition ne concerne pas les agents disposant d’un ordre de mission permanent dans le cadre de leurs fonctions, et uniquement pour les déplacements prévus dans cet ordre de mission.
Des indemnités compensatrices de frais sont allouées aux salariés pour les déplacements effectués à la demande de leur employeur. Les agents peuvent réserver
directement par eux-mêmes les trains et les hôtels via la plateforme KDS dans le respect des barèmes énoncés dans la lettre circulaire UCANSS des montants de prise en charge des frais de déplacement. En cas de dépassement de ce barème, l’autorisation expresse de la Direction est obligatoire en amont du déplacement.
Il est demandé de ne réserver que des hôtels annulables et modifiables jusqu’au dernier moment et de privilégier ces conditions de réservation également pour les trains si le surcout financier reste raisonnable.
L’agent a la possibilité de réserver par lui-même son train ou son hôtel sans passer par la plateforme KDS. Cependant, il devra effectuer l’avance des frais jusqu’au remboursement de ceux-ci sur présentation de la facture. L’employeur peut prendre directement en charge les frais de découcher des salariés uniquement lorsque la réservation se fait via la plateforme dédiée en local. Toutefois, il est possible de demander
une avance de frais auprès du service des Ressources Humaines lors de l’envoi de l’ordre de mission.
ARTICLE 3 : Frais de repas, découcher et frais de transport
Article 3.1 – Frais de repas
Le montant de l'indemnité forfaitaire de frais de repas est fixé par lettre circulaire de l’UCANSS et par repas pris à l'extérieur. Cette indemnité est majorée de 25 % pour tout déplacement effectué de la métropole vers les départements d'outre-mer. Ce montant est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee "Restauration et cafés", ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, le nouveau montant revalorisé de l'indemnité forfaitaire de repas. L’indemnité compensatrice de frais de repas est due au salarié qui est dans l'impossibilité de regagner son lieu habituel de travail ou son domicile pendant l'intégralité des plages horaires suivantes : • entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi ; • entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir.
Article 3.2 – Frais de découcher
Lors des déplacements effectués à l'occasion d'une mission, le salarié dans l'impossibilité de regagner son domicile pendant l'intégralité de la plage horaire comprise entre 0 heure et 5 heures peut prétendre au remboursement, par son organisme employeur, de ses frais de découcher, petit-déjeuner inclus, dans la limite déterminée par zone et selon lettre circulaire en vigueur. Le remboursement des frais de découcher est conditionné à la présentation par le salarié des pièces justificatives à l'ordonnateur de la dépense. En l'absence de présentation, par le salarié, de ces pièces, le remboursement s'effectue sur une base forfaitaire, dont le montant correspond au double de celui de l'indemnité forfaitaire de frais de repas. Ce remboursement est de droit, y compris en cas d'annulation du déplacement non imputable au salarié, dès lors qu'une dépense a été engagée. Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee "Hôtellerie y compris pension", ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de la limite de remboursement des frais de découcher.
Article 3.3 – Frais de repas et de découcher pour les déplacements obligeant le salarié à partir avant 6 heures du matin ou à revenir après 22 heures
Dans le cas d'un déplacement impliquant un départ du domicile avant 6 heures, le salarié est encouragé à partir la veille de sa mission. Si le déplacement oblige à un retour après 22 heures, l'intéressé est encouragé à revenir le lendemain de sa mission. Dans ces cas, il bénéficie, dans les conditions posées par le présent accord, du remboursement des frais de repas et de découcher correspondants.
ARTICLE 3.4 : Frais de transport
Les personnels visés par le présent accord, et appelés à se déplacer pour les besoins du service, bénéficient d'une prise en charge de leurs frais de transport. Ce remboursement est conditionné à la présentation par le salarié des pièces justificatives à l'ordonnateur de la dépense.
Les frais de transport par chemin de fer sont pris en charge sur la base du tarif 2nde classe.
Toutefois, cette prise en charge s'effectuera sur la base du tarif 1ère classe : - quand la durée prévue du transport ferroviaire en 1ère classe effectué dans la journée, dépasse 4 heures aller-retour* entre la gare du lieu habituel de travail et la gare du lieu de déplacement professionnel, ou - sans considération de durée, lorsqu'il est programmé au moins 2 déplacements au cours d'une période de sept jours consécutifs. * Cela signifie que le temps de transport prévu, c'est-à-dire celui calculé en tenant compte des horaires de départ et d’arrivée inscrits sur les billets, doit être supérieur à 4 heures sur une même journée, qu’il s’agisse d’un aller, d’un retour ou d’un aller-retour.
Lorsque le salarié a fait l'avance des frais, le remboursement est de droit, y compris en cas d'annulation du déplacement non imputable au salarié, dès lors qu'une dépense a été engagée. Le salarié qui utilise des moyens de
transport en commun (bus, tramway, métro) est remboursé, sur présentation des justificatifs, des frais correspondants.
Il en est de même des éventuels frais de stationnement et de péage. Concernant les déplacements en région parisienne, il est autorisé le remboursement sans justificatif de deux tickets de métro par jour et par séjour, en fonction du lieu d’hébergement. Le directeur apprécie l'opportunité de prendre des abonnements lorsque les déplacements sont fréquents. Les salariés bénéficiant d'une réduction de tarif sont invités à utiliser leur carte de réduction pour les déplacements effectués à l'occasion d'une mission. L’employeur appréciera l’opportunité d’une prise en charge financière partielle ou totale de cette carte de réduction en fonction de la fréquence des déplacements professionnels.
ARTICLE 4 : Convocation à un entretien à la suite d’un appel à candidature
Le temps de trajet pour se rendre à un entretien de recrutement dans un autre organisme de Sécurité Sociale ainsi que le temps passé à l’entretien est alloué par la convention et doit être signalé au service RH pour régularisation des compteurs. Les indemnités et remboursements prévus par le présent accord sont alloués aux salariés convoqués à un entretien par un organisme de Sécurité sociale à la suite d'un appel de candidatures. Ces indemnités et remboursements sont à la charge de l'organisme appelant.
ARTICLE 5 : Participation à un stage de formation professionnelle
Le salarié qui participe à un stage de formation professionnelle bénéficie des indemnités et remboursements prévus par le présent texte.
ARTICLE 6 : Frais de déplacement des représentants du personnel
Les frais de déplacement des représentants des organisations syndicales nationales engagés à l'occasion de la participation à une réunion d'une instance prévue par la convention collective, ou lors d'une négociation nationale, ainsi que de toute réunion à l'initiative de l'Ucanss, sont pris en charge par l'Ucanss, dans les conditions posées à l'article 4.1 du protocole d'accord du 1er février 2008, sur la base du présent texte. Les frais de déplacement sont, en outre, pris en charge par son organisme d'appartenance, sur la base des dispositions du présent accord, quand un représentant du personnel participe à une réunion sur convocation de son employeur. L'article L.2315-18 du Code du travail prévoit que les membres du CSE bénéficient d'une formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Cette formation est prise en charge financièrement par l'employeur, qui doit couvrir :
La rémunération de l'élu en formation ;
Les frais de formation, selon un barème journalier et par stagiaire ;
Les frais de transport et de logement, selon les tarifs applicables aux déplacements professionnels.
ARTICLE 7 : Utilisation d’un véhicule automobile
Article 7.1 : Flotte automobile de l’organisme
Il est demandé aux collaborateurs d’utiliser un véhicule de la flotte automobile de l’organisme, qui doit être réservé via l’outil mis en place, lors des déplacements et de respecter les instructions de la note relative à l’utilisation de la flotte automobile.
Au titre de la Responsabilité Sociétale de l’Organisme, il est demandé :
Pour les déplacements dans le département : d’utiliser les véhicules écoresponsables de taille citadine destinés aux petites distances et de laisser la priorité aux autres véhicules pour les déplacements hors département.
De privilégier autant que possible le co-voiturage entre collègues lorsque des déplacements le permettent
Par principe
, les déplacements en taxi ne seront pas remboursés sauf cas très exceptionnels et justifiés validés en amont du déplacement par la Direction (ex : arrivée tardive dans un lieu de déplacement)
Article 7.2 : Véhicule personnel
L’utilisation du véhicule personnel n’est pas autorisée sauf exception et après validation par la Direction en amont du déplacement.
ARTICLE 8 : Modalités de récupération des temps de trajet
Article 8.1 – Définition du temps de travail effectif et du temps de trajet
Le temps de travail effectif
L’article L. 3121-1 du Code du travail définit le temps de travail effectif selon 3 critères :
Etre à la disposition de l’employeur
Se conformer aux directives de l’employeur
Ne pas pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles
Ainsi, seul un travail commandé par l’employeur est susceptible d’être qualifié de travail effectif. On considère alors, que constituent du travail effectif les temps de missions qui sont des périodes de travail commandées pendant lesquelles le salarié doit être à la disposition de l’employeur et se conformer à ses directives.
Le temps de trajet
L’article L.3121-4 du Code du travail précise que le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d’exécution du contrat de travail n’est pas un temps de travail effectif.
Ainsi, le temps de trajet du salarié, pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, n’est pas considéré comme un temps de travail effectif, l’intéressé n’étant pas, pendant cette période, à la disposition de son employeur.
Exemple n°1:
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Le temps de trajet est habituel, le collaborateur n’a aucune compensation.
Par opposition, est considéré comme temps de travail effectif le temps de trajet du salarié pour se rendre d’un lieu de travail à un autre lieu de travail, ce qui est le cas à l’occasion des formations et des réunions à l’extérieur. Dans cette situation on considère que le salarié est à la disposition de l’employeur et ne peut vaquer à des occupations personnelles. Le temps de trajet ici est un temps de trajet effectif car il répond aux critères définis par l’article L.3121-4 du Code du travail.
Article 8.2 – Récupération des temps de trajet
Pour les déplacements au sein du département de la Creuse :
Pour les salariés amenés à faire des déplacements sur le département dans le cadre de leurs activités, ceux-ci sont assimilés à un temps de travail effectif, hors temps de trajet domicile/lieu de mission ou formation.
Pour les déplacements hors département :
Selon l’article L 3121-4 al.2 du Code du travail, le temps de trajet peut donner lieu à récupération sous la forme d’un temps de repos.
Dès lors que le trajet se fait à partir du domicile ou vers le domicile jusqu’au lieu de travail inhabituel et que ce trajet excède le temps habituel de déplacement entre le domicile et le lieu de travail habituel, ce temps donne lieu à compensation selon la règle suivante : Temps de déplacement entre le lieu de travail inhabituel – temps de déplacement habituel du salarié entre son domicile et le lieu de travail habituel. Le temps de trajet habituel domicile – lieu de travail habituel sera déterminé via le trajet le plus rapide sur le site internet MAPPY. Ce temps sera compensé à hauteur de 60 %
Exemple n°2:
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Le collaborateur a un temps de trajet entre son domicile et le lieu de travail habituel de 10 minutes. La compensation du temps de trajet se fait selon le calcul suivant :
01h -10 minutes = 50 minutes compensées à 60% = 30 minutes X2 = 01h de temps compensé
Exemple n°3 :
Donnera lieu à compensation le temps de trajet inhabituel d’1h30 selon le calcul suivant : 01h30 – 10 minutes = 01h20 compensé à 60% = 48 minutes de temps compensé La journée de 09h à 17h30 est considérée comme une journée de travail effectif. Dans le cas où le départ et/ou l’arrivée se fait du lieu de travail habituel, les temps de déplacement sont considérés comme du temps de travail effectif.
centerExemple n°4 :
Le temps compensé ici est le temps de trajet inhabituel selon le calcul suivant : 20 minutes – 10 minutes = 10 minutes compensées à 60% = 6 minutes X 2 = 12 minutes de temps compensé Les journées de 09h à 17h30 sont des journées de travail effectif.
Exemple n°5 : Dans le cas où le départ et/ou l’arrivée se fait du domicile vers un lieu inhabituel de travail, les temps de déplacement sont considérés comme du temps de de trajet inhabituel.
On prend toujours en compte que le salarié a un trajet domicile/lieu de travail habituel de 10 minutes. (Cette durée sera à déduire automatiquement à chaque déplacement) 2h + 10 min + 2h – 20 minutes (déduction des 2 x 10 minutes de trajet domicile lieu de travail) = 3h50 compensées à 60% = 2h18 de temps compensé.
Le temps de récupération accordé en compensation d’un trajet inhabituel sera crédité sur le compteur et devra être pris dans un délai maximum d’un mois. Ce temps est distinct du débit/crédit et pourra être récupéré en heures, ½ journées ou journées. Le temps de travail effectif de la journée s’imputera dans le débit/crédit de l’agent selon les règles en vigueur dans le protocole d’horaires variables. Il conviendra, en cas de fin tardive de la journée de travail, de respecter la durée minimale de repos fixée à 11h consécutives (Art L3131-1 du code du travail) et respecter l’amplitude horaire maximum de 10h de travail (hors pauses Art L3121-18 du Code du travail). Si pour des raisons exceptionnelles (exemple du démarrage d’une formation dès le lundi matin avec déplacement à Bordeaux), le salarié est amené à partir le dimanche ou un jour férié, une récupération supplémentaire d’une heure sur les compteurs sera accordée sous réserve d’une demande préalable au service des ressources humaines. Ces trajets seront considérés automatiquement comme du temps de trajet inhabituel et compensés comme tels. Toute situation exceptionnelle doit être signalée au service des ressources humaines le plus rapidement possible afin d’examiner de manière individualisée les situations particulières.
ARTICLE 9 : Incidence du présent accord sur d’autres dispositions conventionnelles
Dès le jour suivant son agrément, le présent accord annule et remplace les dispositions locales antérieures relatives aux frais de déplacement engagés à l'occasion des besoins du service.
ARTICLE 10 : Durée, application, suivi et révision de l’accord
Article 10.1 - Durée, entrée en vigueur et révision de l’accord
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.
Le suivi du présent accord fera l’objet d’un bilan annuel entre la Direction les Organisations syndicales représentatives tel que prévu par le protocole d’accord de méthodes.
Il est conclu pour une durée de 3 ans conformément à l’accord de méthode signé le 29 avril 2024 avec les parties compétentes et conformément agréées.
Article 10.2 - Modalités de révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application selon les règles légales en la matière. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La procédure de révision du présent protocole ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception.
L’ouverture des négociations se fera dans un délai de trois mois au maximum à compter de la demande de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 11 : Notification et publicités
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale.
L’agrément sera réputé, accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la Direction de la Sécurité Sociale, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes compétent. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Un exemplaire sera remis à chacune des parties signataires.
Il fera l’objet d’une information aux instances représentatives et d’une diffusion auprès de l’ensemble du Personnel de la CAF de la Creuse sur CAFCOM.
