Accord d'entreprise Caisse nationale des industries électriques et gazières
Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections du Comité Social et Economique de la CNIEG pour les élections professionnelles du 13 novembre 2023
Application de l'accord Début : 18/07/2023 Fin : 18/12/2023
ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE LA CNIEG POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES DU 13 NOVEMBRE 2023
PREAMBULE
L’accord de Branche du 19 janvier 2023 a fixé la date de proclamation des résultats du 1er tour des élections des membres de CSE pour l’ensemble des entreprises de la Branche des Industries Electriques et Gazières du 9 au 13 novembre 2023. Les mandats qui en seront issus seront d’une durée de 4 ans.
Le présent accord collectif a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales pour l’élection des membres du comité économique et social de la CNIEG.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les parties signataires conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique.
Les principes retenus dans le présent accord sont applicables pour le premier tour et l’éventuel second tour de scrutin.
ARTICLE 1 : Principes généraux du vote électronique
La société prestataire (ci-après dénommée « le titulaire ») qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral, devra garantir les règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.
La société prestataire s’engage à respecter les principes posés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dans sa délibération n° 019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique du titulaire devra avoir été soumis à une expertise indépendante et le rapport de l’expert tenu à disposition de la Commission Nationale Informatique et Liberté conformément aux articles R. 2314-9 du Code du travail.
ARTICLE 2 : Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d’adopter exclusivement un processus de vote électronique, pour les deux tours de scrutin. Chaque tour de scrutin se déroulera sur plusieurs jours et selon les horaires définis par le protocole d’accord préélectoral qui sera signé au plus tard le 15 octobre 2023. (Ci-après désigné le protocole).
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tous autres lieux offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
L’accès au site de vote pourra s’effectuer directement à partir d’un lien présent sur la première page du site Intranet de la CNIEG. Il convient de prendre les mesures nécessaires, afin de permettre aux salariés en situation de handicap d’exercer leur droit de vote dans les meilleures conditions.
Le titulaire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSE titulaires, CSE suppléants).
Les bureaux de vote, mis en place pour chaque collège électoral pour lequel il existe un siège à pourvoir, composés au minimum d’un président et de deux assesseurs qui figurent obligatoirement sur une des listes électorales CSE de l’établissement considéré :
Procèdent à l’ouverture du scrutin,
Proclament la fermeture du scrutin,
Lancent la procédure de dépouillement électronique,
Procèdent à la proclamation des résultats et à l’établissement du procès-verbal des élections.
Chaque bureau de vote sera équipé d’un micro-ordinateur relié à une imprimante.
Conformément aux dispositions du code électoral, chaque liste a la faculté de désigner un délégué de liste par Organisation Syndicale Représentative. Ce dernier a un rôle d’observateur des opérations électorales.
Les membres des bureaux de vote sont chargés de procéder au scellement et au descellement de l’urne électronique de manière centralisée pour l’ensemble des scrutins CSE. Les délégués de liste seront invités à assister à ces opérations.
ARTICLE 3 : Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales
La première transmission au titulaire des listes électorales, au format Excel, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole relatif à ces élections, interviendra à la date fixée par ce dernier. Dès leur réception, le titulaire assure leur sécurité et leur confidentialité.
Les listes de candidats et professions de foi
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées, à la date fixée par le protocole, au titulaire pour intégration dans le système de vote électronique.
Les professions de foi par organisation syndicale ou par liste de candidat libre devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF (couleur) d’un poids au maximum égal à 2 Mo comprenant 2 pages A4 (1 page A4 correspondant au recto d’une feuille A4), en mode portrait. A défaut de respecter ces conditions, elles ne seront pas recevables.
Le logo des syndicats sera communiqué au format JPG ou PNG (poids max égale à 500 KO).
Le titulaire procède à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des professions de foi et assure la réalisation des pages Web.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales et du nom du candidat libre.
ARTICLE 4 : Bulletins de vote
Afin de garantir l’égalité de traitement entre les candidats, le titulaire s’engage à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard (fond de couleur à déterminer en fonction de la couleur de la page d’accueil du site).
ARTICLE 5 : Recette applicative et du site de vote
Il est procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
A la recette applicative de la plateforme de vote à la date et à l’heure fixées par le protocole, à une heure à définir avec le titulaire, en présence des délégués de listes et du chef d’établissement (ou du salarié ayant reçu délégation pour le faire au moyen de codes qui auront été fournis par le titulaire) :
Les tests applicatifs ont pour objet de valider le bon déroulement de l’ensemble du processus électoral et font l’objet d’une pré-recette à partir de fichier électeurs et candidats test, puis à partir des fichiers réels. Ces tests seront réalisés dès que possible afin de préparer le déploiement de la solution et le scrutin à blanc. Ces tests permettront également de valider la génération des PV de résultats au format CERFA.
Les participants à la recette applicative sont le Titulaire, un représentant de la CNIEG en tant qu’entreprise, les signataires du présent accord et/ou les membres du bureau de vote et/ou les délégués de liste, un expert informatique de la CNIEG et un expert informatique indépendant (début octobre ou fin septembre).
A la vérification du processus de vote électronique :
Les membres des bureaux de vote sont formés et dispose de codes d’accès spécifiques à l’interface gestionnaire lui permettant de :
Procéder au scellement du système et des urnes électroniques
Suivre le taux de participation des scrutins en cours de vote et de son évolution graphique dans le temps, ces indicateurs précis affichés en temps réel seront également historisés en fin de vote
Mettre en pause le scrutin si une irrégularité est constatée (la CNIL prévoit que cette fonctionnalité soit prévue).
Contrôler l’intégrité du scrutin en déclenchant une prise d’empreinte de la solution. Cette action permet de s’assurer que rien n’a été modifié en cours de vote (par conception logicielle, rien ne peut être modifié, mais il doit être prévu un moyen pour le bureau de vote de le vérifier). Ces prises d’empreintes peuvent être déclenchées manuellement par un membre du bureau de vote (recommandation CNIL), et elles sont également réalisées par la plateforme de vote elle-même de manière régulière et aléatoire afin de détecter la moindre anomalie en temps réel.
Suivre en temps réel les alertes techniques et applicatives suite à d’éventuelles interventions sur la solution de vote. Après le scellement tout est historisé dans un journal des interventions sécurisé, non modifiable et accessible uniquement par les seules personnes habilitées.
Procéder au descellement des urnes électroniques et déchiffrer les expressions de vote pour accéder aux résultats de l’élection et aux listes d’émargement. Ces fichiers sont non modifiables, horodatés et archivés à valeur probante dans un coffre-fort électronique
Les délégués de liste n’auront accès qu’au suivi de la participation.
ARTICLE 6 : Modalités d’accès au serveur de vote
L’envoi des identifiants
Le titulaire adresse à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le protocole :
Un identifiant
à son domicile, par courrier prioritaire (J+3)
Le mot de passe est adressé par mail au moment de la connexion par l’électeur, est temporaire et valable que pour une seule connexion. L’adresse électronique apparait à l’écran mais ne peut pas être modifiée. Elle correspond à l’adresse électronique qui est communiquée par l’électeur lors de la constitution du fichier qui est transmis au prestataire. Les salariés de la CNIEG sont invités à transmettre en priorité leur adresse « @cnieg.fr ».
La connexion se déroule ainsi en 3 temps :
1/ L’électeur renseigne dans le premier champs son identifiant reçu par courrier et dans le second champs la réponse au code défi. Le code défi choisi est le premier chiffre du numéro de sécurité social suivi des quatre derniers chiffres (clé comprise), conformément à l’exemple ci-dessous : => numéro de sécurité sociale du salarié : 2 77 10 44 1010 758 99 => code défi du salarié : 25899 2/ Une fois les éléments renseignés, l’électeur clique sur le bouton CONNEXION, ce qui déclenche l’envoi du mot de passe. 3/ Le mot de de passe est adressé par mail et est modifié à chaque connexion (l’adresse mail est en « saisie bloquée » c’est-à-dire qu’elle correspond obligatoirement à l’adresse mail communiquée par les électeurs inscrits sur la liste électorale)
Le titulaire génère de manière aléatoire cet identifiant et ce mot de passe conformément aux articles R. 2314-7 et suivants du Code du travail.
Une note explicative établie conjointement par CNIEG et le titulaire, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sont adressées aux électeurs.
L’identifiant personnel est toujours valable au second tour. Un second envoi de l’identifiant, par courrier prioritaire, est effectué à la date fixée par le protocole au domicile des électeurs.
Génération de nouveaux identifiants
Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur mot de passe et/ou leur identifiant, le titulaire met à disposition :
Une page dédiée et sécurisée sur le site de vote, sur laquelle les électeurs accèdent directement, s’identifient (en indiquant leur nom, prénom, département de naissance, date de naissance, code postal de résidence, code défi) et reçoivent en retour instantané un nouvel identifiant sur l’adresse email communiquée à l’employeur dans le cadre des élections professionnelles ;
Et une assistance téléphonique qui nécessitera l’identification sécurisée de l’électeur (en indiquant nom, prénom, département de naissance, date de naissance, code postal de résidence, code défi)
La génération du mot de passe et/ou d’un nouvel identifiant pourra être réalisée plusieurs fois par tour de scrutin.
Les nouveaux identifiants générés annulent les précédents.
Modalités du vote
Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les élections des membres de son CSE, pour les titulaires et pour les suppléants.
L’électeur pourra, selon son choix, voter en une seule connexion pour les deux élections ou en plusieurs connexions.
Les membres des bureaux de vote, les délégués de listes et les représentants de l’employeur, recevront, à deux reprises (aux dates fixées dans le protocole) par mail, les codes sécurisés dont ils auront besoin dans le cadre de leur participation au déroulement des opérations électorales (accès de type gestionnaire). Ces codes ‘gestionnaire’ seront distincts de leur code ‘électeur’.
La CNIEG veillera à ce que durant la période ouvrée de scrutin, aucune maintenance pouvant entraver le bon fonctionnement du site du Titulaire ne soit programmée ou ne puisse troubler le bon déroulement des votes.
La validation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote, liste qui sera transmise aux délégués de liste.
ARTICLE 7 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le titulaire doit garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés.
L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, les parties conviennent que le système du titulaire permet :
De conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde,
Et de procéder, à nouveau et tant que de besoin, au décompte des votes.
Le 13 novembre 2023, à l’heure de clôture du scrutin à 16h telle que prévue par le protocole, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Même en l’absence de quorum, les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote CSE, sous l’autorité du Président du bureau en présence de l’assesseur.
Le président et les deux assesseurs introduisent respectivement leurs clés physiques de déchiffrement afin de procéder à l’ouverture de l’urne. Ces clefs ont été préalablement délivrées par le système et mises sous scellés en présence des délégués de listes, et conservées en l’état par le titulaire jusqu’à l’ouverture du scrutin ; puis remises sous scellés jusqu’au dépouillement.
Le dépouillement s’effectuera à partir de l’heure qui sera fixée dans le protocole :
Dans un premier temps pour les membres titulaires,
Dans un second temps pour les membres suppléants.
Ainsi, dans chaque bureau de vote constitué pour un établissement CSE il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. Les présidents des bureaux de vote signeront ensuite le procès-verbal ainsi que tous les autres membres des bureaux de vote.
Le titulaire est chargé de l’agrégation des résultats qu’il adresse au directeur de la CNIEG ou au salarié ayant reçu délégation du directeur, à chaque représentant d’organisation syndicale et, le cas échéant, aux candidats libres ayant présenté une liste aux élections.
En outre, les membres de chaque bureau de vote adressent aux personnes citées ci-dessus leurs procès-verbaux ; un regard particulier devra être porté sur la qualité de la saisie des formulaires CERFA. Ces résultats ne feront l’objet d’aucune publicité avant l’heure déterminée dans le protocole.
Le titulaire communique également le taux de participation par collège pour tous les niveaux intéressés. La CNIEG transmet le rapport complet établi par le titulaire sur le déroulement de la procédure de vote et, le cas échéant, des incidents à chaque représentant d’organisation syndicale et, le cas échéant, aux candidats libres ayant présenté une liste aux élections.
ARTICLE 9 : Dispositions finales
Le présent accord est applicable à la CNIEG pour les élections des membres du CSE de 2023 et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt conformément à l’article L. 2261-1 du Code du travail.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 pour le premier tour et pour l’éventuel deuxième tour, et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Conformément au décret n°2018-362 du 15 mai 2018, le présent accord sera déposé, après signature, sur la plateforme en ligne « Télé Accords ». Il est automatiquement transmis à la DREETS et à l’URSSAF compétente. Par ailleurs, à l'issue de la procédure de signature et conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.
La partie la plus diligente remet également un exemplaire de chaque convention ou accord au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.
Fait à Nantes, le 18 juillet 2023,
CFE-CGC FO Direction
ANNEXE 1
Cahier des charges technique de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique de l’élection des membres du comité social et économique de la CNIEG du 13 novembre 2023
PREAMBULE
Le présent cahier des clauses techniques particulières (CCTP ci-après) a pour objet de décrire les attentes de la CNIEG concernant la prestation de vote électronique par internet à l’occasion de l’élection des membres du comité social et économique (CSE ci-après).
L'élection des membres du CSE de la CNIEG a lieu conformément aux dispositions du code du travail et du protocole d’accord préélectoral (désigné ci-après le protocole). L’accord de Branche du 19 janvier 2023 a fixé la date de clôture du 1er tour au 13 novembre 2023.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fait par vote électronique dans le cadre, notamment, des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004).
Les opérations de vote se déroulent conformément aux dispositions du code du travail, au protocole qui sera négocié et aux dispositions du CCTP ci-dessous.
1 - NATURE DU CONTRAT
1.1 - Principes de l’élection
Le protocole prévoit, pour les élections CSE, le recours au vote électronique, par internet. Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 - Modalités de l'élection
Scrutin
Il s’agit, conformément aux dispositions du Code du travail, d’un scrutin de liste à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Il s’agit également d’un vote à bulletin secret, pour une liste déposée (complète ou incomplète) avec possibilité de ratures d’un ou plusieurs candidats.
Les sièges sont attribués conformément aux dispositions du Code du travail.
Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres du CSE de la CNIEG, le titulaire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSE titulaires, CSE suppléants).
Les bureaux de vote, composés au minimum d’un président et de deux assesseurs qui figurent obligatoirement sur une des listes électorales CSE de l’établissement concerné, sont institués selon les principes suivants :
Il est mis en place un bureau de vote par collège. Chaque bureau procède à l’ouverture du scrutin, proclame la fermeture du scrutin, lance la procédure de dépouillement électronique, procède à la proclamation des résultats et à l’établissement du procès-verbal des élections CSE.
Les membres des bureaux de vote ainsi que les délégués de liste, désignés conformément au protocole, peuvent consulter sur un site sécurisé grâce à un compte spécifique et personnel de type ‘gestionnaire’ fourni par le titulaire, la liste d’émargement (établie conformément aux listes électorales) ainsi que l’état du taux de participation correspondant à leur périmètre.
La Direction désigne un représentant pour toute question relative au scrutin qui peut consulter sur un site sécurisé grâce à un compte spécifique et personnel de type gestionnaire fourni par le titulaire, le taux de participation à l’élection.
Les données affichées par les écrans de consultation accessibles via les comptes gestionnaires (liste d’émargement et taux de participation), sont actualisées au moins deux fois par jour. Les membres du bureau de vote et les délégués de liste doivent pouvoir télécharger et consulter, cette liste d’émargement dans un format exploitable (Excel).
Les listes des membres des bureaux de vote, des délégués de liste ainsi que celle des représentants de l’employeur sont transmises au titulaire par la Direction de la CNIEG au plus tard à la date prévue au calendrier électoral.
A l’issue du premier tour (et de l’éventuel second tour), le titulaire est chargé de la remontée automatique des résultats à chaque bureau de vote dans un format exploitable en permettant le contrôle.
Dans la mesure du possible, le titulaire procède au calcul automatique du score de représentativité retenu pour la négociation d’accords collectifs d’entreprise.
Outre la communication de ces résultats, le Titulaire communique également à chaque bureau de vote le taux de participation par collège. Ces données sont exprimées dans un format lisible et exploitable en permettant le contrôle (recalcul manuel ou via Excel …).
Corps électoral et listes électorales
Les conditions pour être électeur sont définies dans le protocole. Elles s’apprécient à la date du 1er tour du scrutin et valent pour l’organisation du premier tour et, le cas échéant, du second tour.
Les listes électorales sont établies par l’employeur ou son représentant. Les listes électorales, pour envoi au titulaire, sont établies par collège tels que définis dans le protocole et comportent les indications suivantes par ordre alphabétique :
Civilité,
Nom et prénom,
NNI,
Ancienneté : soit date d’embauche dans les IEG, soit de présence dans les locaux de l’Entreprise pour les salariés mis à disposition,
Date de naissance,
Unité de travail et lieu
Il est également indiqué une adresse électronique, l’adresse personnelle à des fins d’envoi de l’identifiant et les données correspondant à au code défi (le code défi est une valeur numérique, conforme aux recommandations de la CNIL et est choisi par l’employeur CNIEG).
Le directeur ou son représentant (équipe RH ou cadre de direction) adresse les listes électorales au titulaire sous format informatique normé, au plus tard à la date prévue au protocole pour le premier envoi. La société titulaire assure dès réception des listes leur sécurité et leur confidentialité.
En cas de modification des listes électorales, à la suite d’une décision de justice ou en raison d’une modification liée à une entrée/sortie de l’établissement, il est procédé à la correction des listes provisoires par l’employeur ou son représentant. Ces éventuelles modifications sont transmises après vérification par les délégués de liste, au titulaire, à des dates restant à définir et au plus tard à la date prévue dans le protocole.
Eligibilité et listes de candidats
Les conditions d’éligibilité sont définies dans le protocole.
Etablissement des listes de candidats
La composition des listes, pour chacun des deux scrutins, se fait librement sans que le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Ces listes sont distinctes pour chaque scrutin par collège, séparées pour les titulaires et les suppléants.
En cas d’un éventuel second tour, les candidatures sans étiquette et les listes déposées par toute organisation syndicale sont admises. Il est rappelé qu’une organisation syndicale habilitée n’est pas tenue de déposer une nouvelle liste pour l’éventuel second tour, lorsque celle-ci est déposée pour le premier tour.
Le directeur ou son représentant (équipe RH ou cadre de direction) regroupe les listes de candidats, les logos et les professions de foi et les adresse au titulaire sous format informatique normé au plus tard à la date prévue par le protocole.
Les professions de foi (une profession de foi par Organisation Syndicale (OS) ou par liste de candidat libre), sont transmises de préférence sous la forme d’un fichier au format pdf, sur deux page(s) A4, dont la taille ne doit pas dépasser 2 Mo.
Les logos sont transmis sous format Jpeg ou Png et leur taille ne doit pas dépasser 500KO.
La société titulaire en assure le traitement dès réception pour les intégrer dans le système de vote électronique.
Modalités du vote
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Bulletins de vote :
Le titulaire procède à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats conformes à celles présentées par leurs auteurs et des professions de foi.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales et du nom du candidat libre.
Par ailleurs, afin de ne pas valoriser une liste par rapport à une autre, le titulaire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes et permettent leur affichage sur une page d'écran unique, avec une résolution standard. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Déroulement des opérations de vote :
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran a lieu à la date fixée par le protocole à une heure à définir avec le titulaire, en présence des délégués de liste et du directeur ou de son représentant, au moyen de codes qui ont été fournis par le titulaire sur un site sécurisé. Cette recette concerne l’ensemble des listes.
Il est procédé, selon le calendrier annexé au protocole, avant que le scrutin ne soit ouvert :
À la recette du site de vote (test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé) en présence des membres des bureaux de vote et les délégués de listes dans les locaux de la CNIEG ;
À la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée grâce à des clés délivrées à cet effet, par les membres du bureau de vote et les délégués de listes, selon des modalités à définir localement.
Le scellement de ce système est contrôlé à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.
Modalités d’accès au serveur de vote :
Le titulaire adresse à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le protocole, à son domicile, par courrier prioritaire (dans une enveloppe portant le logo « CNIEG »), un code d’identification personnel unique « l’identifiant » associé à un mot de passe également unique, généré de façon aléatoire à chaque connexion par le titulaire. Seul le titulaire a connaissance de ces informations. Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, établie conjointement par la CNIEG et le titulaire est jointe à cet envoi. Ces codes d’identification et mots de passe associés doivent être stockés en base au sein du système de vote de façon sécurisée et chiffrée via un système fort afin d’en assurer la confidentialité.
Un second envoi des codes, par courrier prioritaire est effectué, en amont du second tour, au plus tard à la date fixée par le protocole au domicile des électeurs.
Concernant ces deux courriers :
Les modèles d’enveloppes seront identiques pour les deux envois,
L’édition de la note explicative portant sur les modalités et finalités du vote est faite sur une feuille A4 recto/verso (soit 2 pages A4).
Le premier courrier comporte également les professions de foi portées par les organisations syndicales ayant déposé des listes de candidat (une profession de foi par organisation syndicale). Chaque profession de foi doit respecter le formalisme suivant :
Poids au maximum égal à 2 Mo, sans lien hypertexte, comprenant 2 pages A4 (1 page A4 correspondant au recto d’une feuille A4),
Format Pdf
Impression identique à celle fournie.
Le traitement des retours de La Poste se fait au fil de l’eau par le titulaire qui les transmet en retour à la CNIEG.
La connexion se déroule ainsi en 3 temps : 1/ L’électeur renseigne dans le premier champs son identifiant reçu par courrier et dans le second champs la réponse au code défi. Le code défi choisi est le premier chiffre du numéro de sécurité social suivi des quatre derniers chiffres (clé comprise), conformément à l’exemple ci-dessous : => numéro de sécurité sociale du salarié : 2 77 10 44 1010 758 99 => code défi du salarié : 25899 2/ Une fois les éléments renseignés, l’électeur clique sur le bouton CONNEXION, ce qui déclenche l’envoi du mot de passe. 3/ Le mot de de passe est adressé par mail et est modifié à chaque connexion (l’adresse mail est en « saisie bloquée » c’est-à-dire qu’elle correspond obligatoirement à l’adresse mail communiquée par les électeurs inscrits sur la liste électorale)
Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur mot de passe et/ou leur identifiant, le titulaire met à disposition :
Une page dédiée et sécurisée sur le site de vote, sur laquelle les électeurs accèdent directement, s’identifient (en indiquant leur nom, prénom, département de naissance, date de naissance, code postal de résidence, code défi) et reçoivent en retour instantané un nouvel identifiant sur l’adresse email communiquée à l’employeur dans le cadre des élections professionnelles ;
Et une assistance téléphonique qui nécessitera l’identification sécurisée de l’électeur (en indiquant nom, prénom, département de naissance, date de naissance, code postal de résidence, code défi)
La génération d’un nouvel identifiant et/ou du mot de passe pourra être réalisée plusieurs fois par tour de scrutin.
Chaque génération d’un nouveau code entraîne l’invalidation du précédent.
Les nouveaux identifiants générés annulent les précédents.
L’authentification est assurée par un serveur dédié après saisie par l’électeur de son code d’identification et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’a pas accès aux pages du serveur de vote. A l’aide de l’identifiant reçu par courrier et du mot de passe reçu par mail, l’électeur peut donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection créé par le titulaire pour la seule élection objet du présent cahier des charges.
Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à l’établissement et au collège dans lesquels il est inscrit sur les listes électorales, pour les élections des membres du CSE titulaires et suppléants. L’ergonomie du site doit être configurée pour que le salarié passe bien par les deux masques liés au scrutin, le premier masque est celui de l’élection des membres CSE titulaire, le second est celui de l’élection des membres suppléants.
L’électeur peut au choix voter pour les deux élections en une seule connexion ou en plusieurs. Dans ce deuxième cas, le système de vote doit stocker les choix effectués et validés par le salarié lors de chaque session, sans qu’aucun de ces éléments ne soit enregistré sur le poste de travail (cookie / fichier temporaire …).
La validation définitive du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception effective de celui-ci par le système et confirmation de sa prise en compte définitive et irrévocable à l’électeur.
En amont des opérations de vote, les membres des bureaux de vote, les délégués de listes et le représentant de l’employeur reçoivent, par mail, leur identifiant et le mot de passe associé par e-mail, dont ils ont besoin dans le cadre de leur participation au déroulement des opérations électorales (accès gestionnaire).
Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 à 28 du Code du travail, le titulaire devra garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le titulaire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables utilisés lors du vote dans la version mis en œuvre, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. Le titulaire procède, à nouveau et tant que de besoin, au décompte des votes et au calcul des résultats.
Par ailleurs, le titulaire vient en appui à la CNIEG dans la phase préparatoire du vote et tout au long de la prestation dans le cadre des démarches visant au respect des engagements vis-à-vis du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ; en collaboration avec le Délégué à la Protection des Données (DPO).
Opérations de dépouillement et attribution des sièges
A l’heure de clôture du scrutin, telle que déterminée par le protocole, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote CSE, sous l’autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.
Le président et les deux assesseurs introduisent respectivement leurs clés physiques de déchiffrement générées préalablement par le système à l’issue de la recette du site, mises sous scellés en présence des délégués de listes ; et conservées en l’état par le titulaire jusqu’à l’ouverture du scrutin ; puis remises sous scellés jusqu’au dépouillement.
Le dépouillement qui est effectué dans toute situation (y compris, lorsque le quorum n’est pas atteint), s’effectue dans un premier temps, pour les membres titulaires, et dans un second temps, pour les membres suppléants.
Les résultats font apparaître le nombre et le taux de voix obtenus pour chaque liste et pour chaque candidat, ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*01 et 15823*01). Les résultats sont également repris sous forme de fichiers dans un format structuré en permettant le contrôle du contenu.
En cas d’égalité des voix, le siège revient au candidat le plus âgé.
En l’absence de quorum atteint au premier tour ou si des sièges restent à pourvoir, un second tour est organisé selon le même dispositif de vote électronique.
2 – INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché sont suivies par le directeur de la CNIEG ou son représentant.
2.2 - Le titulaire
Références
Le titulaire doit s’engager à assurer en permanence l’anonymat, l’intégrité, le secret, la sincérité et l’unicité du vote, ainsi que la liberté de choix des électeurs (ci-après dénommés les « Principes Electoraux »).
De façon générale, le titulaire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. Le titulaire doit s’engager à respecter les délais et les échéances tels que décrits dans le calendrier.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le titulaire indique les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communique leurs curriculums vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le titulaire indique le recours éventuel à des sous-traitants et détaille les opérations confiées à ceux-ci.
Le titulaire indique le (ou les) site(s) de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique ainsi que la localisation des données. L’ensemble de l’infrastructure (et plus particulièrement les données) est situé sur le territoire de l’Europe communautaire ; et de préférence sur le territoire national.
Le titulaire doit disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal. Ce site de secours est capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier, avec le même niveau de service et dans un délai raisonnable (inférieur à 4 heures).
Le titulaire doit être propriétaire de son infrastructure (système de gestion de base de données notamment), de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique. Il doit être capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.
En cas de recours contentieux, le titulaire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect des Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le titulaire doit certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’il utilise pour les opérations électorales (ci-après « le Logiciel »), ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le titulaire doit attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le logiciel ne contient aucune fonction espionne, ou module d’administration, de supervision ou de tracking dont un défaut de conception ou de sécurisation pourrait remettre en cause les Principes Electoraux ;
Le logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).
Le titulaire doit s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
Le compte rendu validé de la Recette Interne ;
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute décision de justice relative aux opérations électorales déjà effectuées par le titulaire devra être référencée et fournie sur simple demande du commanditaire. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du titulaire est en cours, celui-ci doit en faire état ainsi que des remarques, conclusions et plans d’action qu’il a pu apporter.
3 - DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet des membres CSE de la CNIEG, le titulaire doit assurer :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé et redondé,
La mise en œuvre au sein de ce système de vote de la configuration et du paramétrage permettant de répondre aux spécifications et aux modalités de l’élection concernée,
La formation des membres des bureaux de vote et des délégués de liste à l’utilisation du logiciel de vote électronique,
La disponibilité d’un support technique clair et détaillé durant toute la durée de la prestation,
La fourniture d’un site internet dédié et d’une hotline téléphonique pour la génération et la communication aux électeurs des nouveaux codes à la suite de la perte ou l’oubli de ceux envoyés par voie postale,
La disponibilité d'une assistance téléphonique pendant la durée de l’opération pour les problèmes techniques pouvant être rencontrés par les utilisateurs,
Un appui à la déclaration des données personnelles dans le cadre de la conformité du dispositif de vote aux dispositions du RGPD
L’accueil de l’expert indépendant qui sera désigné par le commanditaire, et la mise à disposition des ressources nécessaires à l’audit de sa solution de vote.
Le respect des dispositions prévues par l’accord relatif aux modalités d’organisation du vote électronique signé par la CNIEG et les organisations syndicales.
3.1 - Fonctionnalités générales attendues
Le titulaire doit mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
la coordination de l'opération en relation avec le commanditaire,
une assistance technique pour les organisateurs,
la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs,
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement,
Le traitement et l’intégration des listes de candidats,
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin,
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique aux différents niveaux demandés par CNIEG,
La fourniture des listes d'émargement, des résultats et des taux de participation,
La conservation des fichiers, y compris la liste des salariés ayant demandé un nouvel envoi de leur code (avec jour, heure de l’appel et informations données ainsi que les moyens avec lesquels le code aura été renvoyé), pendant toute la durée des délais de recours,
Les échanges entre le commanditaire et le titulaire de façon sécurisée garantissant l’intégrité et la confidentialité des données échangées (fichiers des listes de candidats, listes électorales …),
La destruction des archives dans les délais légaux.
3.2 - Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et de produire la liste d’émargement.
Le traitement de l'urne électronique a pour objet de collecter l’ensemble des votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les bureaux de vote.
La sécurité et le maintien de l’intégrité et de la confidentialité des données du système de vote doivent être assurés tout au long du processus de vote, et ce pour chaque élément du système. La mise en œuvre de ces contraintes doit pouvoir être contrôlée par le titulaire et le commanditaire.
3.3 - La plateforme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée doit obligatoirement comporter une architecture de type « client léger » sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges sont obligatoirement chiffrés, de préférence par usage du protocole TLS, et à minima par le protocole SSL V3. Un chiffrement du bulletin est également réalisé dès son émission, et ce indépendant du chiffrement de la transaction.
La solution comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification personnels,
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires,
Une séparation stricte des données :
Pour le fichier des électeurs,
Pour la réception des votes (urne électronique).
Le titulaire décrit sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précise les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité en précisant leurs finalités. Il donne aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance …etc.).
Un site géographiquement distant de redondance doit obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les deux sites sont décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote doit être opérationnel aux dates définies dans le calendrier.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physiques et logiques adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble,
Une protection des accès physiques,
Un contrôle d'accès logique,
Une gestion des droits et périmètres,
L’intégrité des données,
La protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin (par ex : attaques de type DDOS, injection SQL, attaques bruteforce, vol de données, insuffisance du système de chiffrement…)
Le titulaire doit s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance, supervision et administration adaptés.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne de ce dernier, et ce avec le même niveau de service et dans un délai inférieur à 4 h 00.
Tous les incidents liés à la plateforme de vote sont remontés aux délégués de liste.
Tous les accès et tentatives d’accès au système de vote sont tracés, sourcés (adresse IP du dispositif accédant au système) et horodatés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme doit être maximale. Cette disponibilité est assurée tant au niveau matériel et logiciels qu’aux niveaux de l’accessibilité réseau et des services (vote, accès administratifs, supervision …).
Durant la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption pendant le premier et le second tour, à l’heure prévue par le protocole d’accord pré-électoral. La durée d’indisponibilité maximale admissible cumulée sur une journée, à la suite d’un ou plusieurs incidents du système, est fixée à 30 minutes.
Le système de vote devra être suffisamment dimensionné pour absorber les périodes ayant un nombre important de connexions (a minima 220).
Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme doit être tracé et remonté sous forme documentée et détaillée à CNIEG, qui en informe le bureau de vote et les délégués de liste concernés.
Le titulaire indique le temps de rétablissement estimé en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail hétérogène et potentiellement décentralisé. Le logiciel de vote doit absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant.
La solution du titulaire doit être compatible avec tout type de navigateur Internet (à minima IE, Edge, Firefox, Chrome, Safari, Opera).
Le système doit être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente sans nécessiter la mise en œuvre de moyens techniques complexes (règles de routage/NAT/ouvertures de ports spécifiques, protocoles particuliers, règles de proxy …) : dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre sont minimales.
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés sont normalisés. L’ensemble des prérequis techniques est clairement indiqué dans la réponse.
L’accès à la plateforme par les électeurs se fait exclusivement en HTTPS : seul ce port doit être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plateforme.
Les URL utilisés pour la navigation ne font pas apparaître en clair d’éléments significatifs et/ou explicites (identifiant de l’utilisateur, nature des options sélectionnés, choix réalisés …).
Les flux d’administration et de gestion sont également chiffrés en mode HTTPS.
Afin de permettre une expérience de navigation satisfaisante pour l’ensemble des électeurs, le système de vote est compatible avec l’ensemble des standards d’accessibilité en vigueur.
Une attention toute particulière doit être apportée à la compatibilité du système de vote avec les dispositifs d’aide aux personnes en situation de handicap (options de contrastes élevées, d’agrandissement des tailles de police) Le système de vote doit en tout état de cause respecter la norme RGAA (Référentiel général d'amélioration de l'accessibilité) conformément à l’article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005.
Accès au système de vote
L’accès au système est limité aux seuls utilisateurs autorisés. Tous les accès au système sont tracés en fonction de leur nature (type de profil électeur / gestionnaire/administrateur …).
Les utilisateurs doivent obligatoirement se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel et unique, et ce quel que soit le type d’accès requis.
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plateforme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur (pas de comptes génériques).
Les accès par identifiant/mot de passe sont assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur et complexité suffisante, modification des identifiants en cas de perte, désactivation des accès précédents dans le cas d’un renouvellement ...).
Maintenance
Durant toute la durée de la prestation, et plus particulièrement du vote, le produit bénéficie d’une maintenance technique et applicative en couvrant l’ensemble du périmètre.
Fonctionnalités du système de vote électronique
L’outil doit assurer une fonction d’horodatage et de trace des votes, permettant de garantir de manière certaine la date et l’heure du vote de chaque électeur, ainsi que l’adresse IP du poste de travail utilisé (Cette dernière information permet de s’assurer qu’un nombre significatif de votes n’émane pas d’une même adresse IP externe à CNIEG, ce qui pourrait être considéré comme une situation anormale).
Le vote peut s’effectuer en une ou plusieurs connexions. Aucune trace de la nature du vote réalisé ne doit être stockée sur le poste de travail (fichiers temporaires, cookies, mémorisation en cache de valeurs passées dans les formulaires ...). La clôture de chaque tour de l’élection est faite après la validation de l’ensemble des votes et à la date et l’heure spécifiée par le protocole.
La solution doit utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement du bulletin de vote ne doit pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le chiffrement des bulletins ou des transactions.
L’électeur doit être capable de constater par lui-même, avant et après la validation définitive de ses choix, que le vote qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation. Un bordereau électronique attestant de la bonne prise en compte de son vote, daté et signé, lui est proposé. Il lui est possible de l’imprimer afin d’en conserver la preuve.
Procédure de vote
Le système de vote doit permettre :
Le vote blanc,
À l’électeur de voir l’ensemble des listes de candidats en présence sur un seul écran sans avoir à utiliser un ascenseur vertical,
À l’électeur de rayer un ou plusieurs noms dans une liste,
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation définitive,
La double confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement définitif du bulletin dans l’urne électronique (par exemple via l’affichage d’un pop-up l’informant qu’il est sur le point de valider définitivement et de façon irrévocable son vote, en complément du bouton de confirmation du vote),
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).
Par ailleurs, une durée d’inactivité de session de 20 minutes doit être mise en place. Au-delà de ce temps, l’utilisateur est automatiquement déconnecté et l’affichage bascule sur la page d’accueil du site de vote. L’utilisateur doit se reconnecter pour poursuivre son vote. Cette disposition a pour objectif de limiter le risque d’accès par un tiers à des éléments ayant trait au principe de confidentialité du vote sur un poste de travail que l’utilisateur aurait temporairement quitté, sans verrouillage préalable de la session.
Le système de vote doit interdire :
De sélectionner plus d’une liste pour chacun des suffrages CSE titulaire et suppléant,
De voter plusieurs fois,
De se reconnecter à la plateforme une fois le vote définitif émis et dûment enregistré par le système
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.
Tests et recette
La solution proposée doit être "recettée" par la CNIEG. A cet effet, la documentation nécessaire est fournie et l’accès à la plateforme de recette est proposé.
Avant l’ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
La conformité de l’ergonomie du site avec les préconisations du commanditaire,
Le bon fonctionnement du processus de connexion,
La présence et l’exactitude de la liste d’émargement,
La présence et l’exactitude des listes de candidatures et des candidats associés,
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos ainsi que leur présentation sur le site,
Le fonctionnement du processus de vote,
Le fonctionnement du processus de dépouillement et du calcul automatique des résultats,
Le fonctionnement du processus automatique d’agrégation des résultats,
Le fonctionnement des accès de type ‘gestionnaire’ à destination des membres des bureaux de vote, des délégués de listes et des représentants de l’employeur : ‘accès aux listes d’émargement’, ‘accès au taux de participation’ …, dans le respect des périmètres d’habilitation attendus (établissement, collèges).
Conformément au point 2.2 du présent CCTP, une formation au système de vote électronique doit être réalisée (art. R2314-12 du Code du travail). Lors de cette formation, le titulaire doit prévoir le temps suffisant pour assurer une démonstration didactique et pédagogique du séquencement des opérations ainsi que le temps suffisant pour s’assurer de la compréhension des participants et pouvoir répondre aux questions. Le titulaire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant l’ouverture de la période de vote.
Après validation de la recette, le titulaire :
Détruit les comptes fictifs ayant permis les contrôles,
Scelle les listes électorales,
Scelle les listes de candidats,
Remet à zéro le compteur des votes,
Vide et scelle l’urne électronique.
S’assure de la suppression et/ou réinitialisation de tout élément (calculs intermédiaires de résultats, traces d’actions, logs d’accès …) généré par la phase de recette,
Génère les clefs de déchiffrement et place celles-ci sous scellés.
Après l’ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre les différents accès de type ‘gestionnaire’ exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques (pour le taux de participation) et aux listes d’émargement.
4 - ASSISTANCE
4.1 - Assistance aux électeurs
Durant toute la période du scrutin, une hotline est mise en place et opérée par le titulaire ; et est accessible sur les plages horaire suivantes :
Les jours de semaine de 7 h à 17 h ;
Le week-end et jour férié de 13 h à 19 h ;
Le dernier jour de scrutin de 7 h jusqu’à l’heure de clôture du scrutin prévue dans le protocole d’accord préélectoral.
Cette assistance a pour mission de :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension,)
Rééditer les codes perdus ou non reçus, selon modalités précisées par l’accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections du CSE de CNIEG. Ces nouveaux codes devront être communiqués à l’électeur dans un délai de 15 minutes maximum après sollicitation du support (via le support téléphonique ou le site internet dédié), sur la messagerie professionnelle nominative de l’électeur s’il en dispose ; ou à défaut par SMS sur un numéro de téléphone portable de son choix.
Le délai de réponse maximum attendu est de 3 minutes. En cas de débordement, le salarié est invité à attendre dans une boucle dédiée lui indiquant le temps moyen d’attente (pas de rejet « brutal » de la communication en cas d’absence de poste disponible immédiatement pour répondre au salarié).
Cette assistance sera reconduite dans les mêmes conditions en cas de second tour.
Pendant toute la durée de l'opération, le titulaire veille au bon déroulement des opérations de vote et assure également l'assistance pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration mise à disposition des accès gestionnaires,
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système,
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs,
L’assistance aux opérations de dépouillement, de calcul des résultats, à la centralisation de ceux-ci et à leur consolidation automatique ; puis à l’édition des résultats définitifs, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.2 – Documentation
Le titulaire fournit une documentation sur :
Le système de vote,
Le système de dépouillement,
Le système d'administration.
Le titulaire fournit un rapport complet sur le déroulement de la procédure de vote, et le cas échéant, des incidents ou faits marquants éventuellement survenus.
Afin de garantir la sécurisation du vote, le titulaire fournit sur demande en cours de la période de vote et en tout état de cause à la fin du processus de vote, dans un format directement lisible et exploitable, les éléments collectés et enregistrés par le système dédié et l’assistance téléphonique durant sa prestation.
ANNEXE : CALENDRIER INDICATIF
Le présent calendrier a vocation à donner au titulaire une idée du séquencement du processus électoral. Il n’a qu’une valeur indicative et ne saurait se substituer au calendrier qui sera défini dans le cadre de la négociation du protocole.
