Accord portant sur le remboursement des frais professionnels au sein de la Caisse régionale du Crédit Agricole Mutuel de Guadeloupe
Entre les soussignés,
La Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Guadeloupe, représentée par son Directeur Général Adjoint, Ci-après dénommée « l’entreprise »
D'une part,
Les organisations syndicales, ci-après :
CGTG-CAM, représenté par , délégué(e) syndical(e)
SNECA-CFE-CGC, représenté par , délégué(e) syndical(e)
SUNICAG-SUD-CAM, représenté par , délégué(e) syndical(e)
UGTG, représenté par , délégué(e) syndical(e)
D'autre part,
Il est convenu ce qui suit :
– objet de l’accord
Le présent accord a pour objet de faire la synthèse des conditions de remboursement des frais professionnels occasionnées pour les besoins du service et plus particulièrement lors de déplacements hors du département.
Sont définis comme frais professionnels toutes les sommes inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le collaborateur supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.
Les sommes allouées au titre des remboursements de frais professionnels sont exonérées de toutes cotisations sociales dès lors que la définition ci-dessus est respectée.
Ces dépenses concernent :
Les frais de restauration, de transport, d’hébergement dans le cadre d’une mission et de la formation,
Les frais de réception (frais engagés pour la réception de personnes non salariées de l’entreprise),
Les frais de déplacement des représentants du personnel (restauration, transport, hébergement), dans l’exercice de leur mandat.
Les agents appelés à se déplacer dans le cadre de leur mission au sein de la Caisse régionale de Guadeloupe doivent avoir en permanence le souci d’engager des coûts de déplacements les moins élevés possibles. Il convient d’avoir un comportement citoyen et de ne pas faire supporter à la Caisse régionale des dépenses déraisonnables.
Les nouveaux outils de communication sont à privilégier pour éviter les déplacements fréquents, tels que visioconférence, audio, Lync …
– BENEFICIAIRES
Tous les salariés (CDI, CDD, y compris les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les auxiliaires vacances) doivent être remboursés des frais engagés pour les besoins de l’entreprise.
S’agissant des stagiaires, les frais professionnels initiés à la demande de l’employeur, seront pris en charge par l’entreprise.
– MODALITES D’application
L’indemnisation des frais professionnels s’effectue, au choix du salarié, sous la forme :
Soit d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs dans la limite des plafonds prévus,
Soit d’allocations forfaitaires dites de grand déplacement présumées utilisées conformément à leur objet et donc déductibles de l’assiette des cotisations lorsqu’elles n’excèdent pas les montants prévus règlementairement.
FRAIS DE RECEPTION
Chaque entité bénéficiera d’un budget annuel de réception dédié à ses relations professionnelles. Le remboursement des frais de repas engagés dans le cadre de ce budget se fera sur présentation de justificatifs (factures originales) et de l’indication du nom de l’invité, dans la limite du budget annuel arrêté.
FRAIS DE TRANSPORT
Transport aérien
Classe de voyage
SALARIÉS
France Classe économique d’Air Caraïbes ou Air France ou Corsair
Caraïbes Air Antilles Express ou Air Caraïbes
Les billets d’avion seront pris par la Direction des Finances et Ressources Humaines.
Transport ferroviaire
Les remboursements de frais s’effectueront sur la base du train seconde classe pour l’ensemble des collaborateurs.
Autres transports
Les frais de transports engagés dans le cadre d’une mission ou d’une formation hors du département sont remboursés sur présentation du titre de transport pour les déplacements en transport en commun ou sur présentation des fiches pour les déplacements en taxi.
L’utilisation de ces derniers doit rester exceptionnelle et se limiter aux trajets allers et retours entre le lieu de formation ou de mission et l’aéroport ou le lieu habituel de travail.
L’utilisation d’une voiture de location est subordonnée à l’accord préalable de la Direction.
Utilisation du véhicule personnel pour des déplacements professionnels
Les kilomètres réalisés par le salarié pour les besoins de l’entreprise avec son véhicule personnel au départ du lieu d’affectation (lorsque le salarié est déjà à son poste de travail) ou les kilomètres effectivement parcourus en cas de départ de son domicile (lorsque le salarié n’a pas à se rendre au préalable à son lieu de travail) sont indemnisés sur la base du barème publié par l’administration fiscale plafonné à la puissance fiscale de 7CV (chevaux fiscaux).
Ce barème est actualisé chaque année, dans le mois qui suit la parution du barème fiscal de l’année en cours.
Pour bénéficier des conditions d’indemnisation ci-dessus, le salarié devra justifier de la nature et la distance de son déplacement professionnel.
FRAIS D’HEBERGEMENT
Les remboursements s’effectuent sur présentation de justificatifs (factures originales), dans la limite des plafonds prévus.
REGLEMENT DES DEMANDES DE REMBOURSEMENT
Les factures ou fiches constituent des pièces comptables justifiant une charge pour la Caisse régionale : ils ne doivent comporter ni surcharge, ni rature.
Les tickets de paiement cartes bancaires ne sont pas recevables.
La déclaration de tous les frais doit se faire via l’outil Expensya.
Les factures ou fiches doivent faire apparaître distinctement le montant de la TVA.
Chaque fiche de frais doit être accompagnée des justificatifs correspondant et l’ensemble des documents doit impérativement être adressé au service concerné pour validation avant transmission au gestionnaire payeur :
Les responsables directs sont habilités pour valider les frais professionnels engagés par leurs collaborateurs dans l’exercice de leur activité,
Le service formation est seul habilité pour viser les frais engagés dans le cadre de la formation,
La Direction des Ressources Humaines est seule habilitée pour viser et attester les remboursements de frais des représentants du personnel.
–plafonds et bareme
Plafonds de remboursement de frais sur la base des sommes réellement engagées par le
collaborateur
HORS GUADELOUPE Le réel sur présentation de justificatifs avec plafond s’élève à 190€ par jour (nuitées, petit-déjeuner et repas) sans distinction de zones.
S’agissant des transports (taxis, métros, bus…), le remboursement se fera avec justificatif (facture ou reçu).
Indemnité forfaitaire de déplacement
Le montant de l’indemnité forfaitaire est fixé à 85€ par jour. Cette indemnité se substitue aux dispositions prévues par le présent accord au titre des frais engagés pour l’hébergement et les repas.
– dATE d’effet, duree de l’accord, revision et modification de l’accord
Cette mesure est applicable à compter du 1er janvier 2022.
Cet accord est conclu à durée déterminée de trois ans, soit jusqu’au 31 décembre 2024, date à laquelle il cessera de plein droit de produire ses effets.
– notification et Publicité
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
En application des articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent Accord sera déposé par la Direction du Crédit Agricole de Guadeloupe sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dénommée « TéléAccords » dans les conditions suivantes :
Dans une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’Accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;
Dans une version électronique de l’Accord déposé en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l’entreprise continueront à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales, le lieu et la date de signature.
Un exemplaire sera en outre déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Pointe-à-Pitre.
En application des dispositions de l’article R. 2262-3 du Code du travail, le présent Accord sera diffusé sur l’intranet de la Caisse Régionale du Crédit Agricole Mutuel de Guadeloupe.
