ACCORD RELATIF A LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Entre les soussignés :
D’une part,
La société CBM 25 société d'exercice libéral par actions simplifiée, dont le siège social est situé à Besançon 32 rue de Terre Rouge, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Besançon sous le numéro D 712 821 081 ; représentée par Madame ……………………………………………….. agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
Et d’autre part,
Pour la section syndicale CFDT Santé Sociaux : ……………………………………………….. – déléguée syndicale assistée ……………………………………………….. et ………………………………………………..
Le présent accord a été approuvé et signé le 22/11/2023 après discussion lors des réunions dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire sur les salaires qui ont eu lieu les 12/10/2023 et 25/10/2023. Il définit les contreparties aux déplacements professionnels.
Il a été convenu que le présent accord s’appliquerait à l’ensemble des salariés des laboratoires de CBM 25 et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Définitions
Sont considérés comme des
frais de déplacement, les frais de déplacement regroupant différentes dépenses à caractère professionnel engagées par le personnel et principalement liées au transport, à la restauration et à l’hébergement.
Les frais de déplacement peuvent aussi bien être liés à un long voyage qu’à un court déplacement à proximité du lieu de travail ou encore à un déplacement intersites.
Le temps de trajet habituel correspond au temps nécessaire pour se rendre de son domicile à son lieu de travail habituel.
Le temps de déplacement domicile-travail n’est pas du temps de travail effectif. Les salariés ne bénéficient donc d’aucune contrepartie, et ce, peu importe si leur lieu de travail est éloigné de leur domicile. Pour mémoire aucun frais de déplacements domicile-travail ne peuvent être pris en charge par l’entreprise.
Article 2 – Prise en charge des déplacements exceptionnellement longs
Les frais de déplacement (hors trajet domicile-travail habituel) engagés pour les besoins professionnels et dûment autorisés par un supérieur hiérarchique sont remboursés par l’entreprise dans certaines limites définies dans les paragraphes suivants.
Ils comprennent :
✓ Les billets d’avion, de train, de bateau, de bus. ✓ La location de véhicule ✓ Les notes de taxis / Vtc ✓ Les frais d’hébergement ✓ Les frais de restauration ✓ Les frais de carburant des véhicules loués ✓ Le péage ✓ Les frais de stationnement ✓ Les frais kilométriques au-delà du trajet habituel domicile-travail. ✓ Le temps de déplacement
Les réservations se feront de manière privilégiée sur la plateforme de réservation validée par le groupe (type tripactions, Havas). Les autorisations de dépenses s’effectueront en fonction de la période (les tarifs des hôtels étant variables selon la demande)
En dehors de l’utilisation de cette plateforme, les remboursements se feront sur les montants réels engagés, sur présentation des justificatifs et dans les limites décrites ci-dessous.
1. Les billets d’avion, de train, de bateau, de bus, la location de véhicules :
✓ Trains : 2ème classe ✓ Avion : Economy ou Standard ✓ Location d’un véhicule : catégorie A si distance A/R inférieure ou égale à 150 km ou catégorie B au-delà. ✓ Les notes de taxis : L’utilisation des taxis doit être limitée au strict minimum, le transport en commun devant être dans tous les cas privilégiés.
Lorsque le salarié est amené à se déplacer avec son véhicule personnel, dans ce cas, les frais d’utilisation de son véhicule personnel seront indemnisés en fonction du km parcouru. Cette indemnisation forfaitaire s’effectuera sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques en vigueur au moment du déplacement.
5. Le temps de déplacement :
Bénéficient de l’indemnisation des temps de trajets tous les salariés horaires pour lesquels aucune rémunération contractuelle n’indemnise ces temps. Les salariés en convention de forfait jours sont, par la nature de leur contrat, exclus de ce dispositif. Le temps de déplacement est calculé selon le temps théorique de chaque déplacement (base Mappy, Google Maps, …). Il ne tient pas compte des contraintes liées à la circulation (embouteillage, retards…). Le temps de déplacement est considéré comme exceptionnellement long dès lors qu’il dépasse de 60 mn le temps de trajet habituel du salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail (aller + retour).
a. L’indemnisation du temps de trajet exceptionnellement long est forfaitaire et établie comme suit :
Dépassement du temps habituel sur une journée de travail (Aller + Retour)
Indemnité brute applicable
Dépassement du temps habituel de 1h00 à 2h00 15€ Dépassement du temps habituel de 2h00 à 4h00 30€ Dépassement du temps habituel de 4h00 à 5h00 45€
b. Au-delà de 5 heures, afin de prendre en compte la durée du temps de trajet et la contrainte de ne pas rentrer à son domicile, le forfait ci-dessous trouvera à s’appliquer :
c. Quelques précisions sur les modalités d’application des indemnisations de temps de trajet :
Les indemnités sont assimilées à du salaire et portées en haut du bulletin de salaire, parmi les composantes du salaire brut.
Les indemnités de déplacement peuvent être cumulées à des frais de voyage et d’hébergement.
Une franchise de 30 minutes par trajet, soit 1 heures aller-retour s’applique.
Le temps de déplacement est indemnisé dès lors qu’il dépasse plus de 60 minutes le temps de trajet habituel domicile-travail : Exemple 1 : mon trajet habituel domicile-travail est de 40 minutes aller/retour ; Je me rends dans un autre laboratoire situé à 35 minutes de mon domicile, donc 1h10 aller/retour. Je ne serai pas indemnisé car mon dépassement est de 30 minutes aller/retour par rapport à mon temps de trajet habituel. Exemple 2 : mon trajet habituel domicile-travail est de 30 minutes aller/retour ; Je me rends dans un autre laboratoire situé à 50 minutes de mon domicile, donc 1h40 aller/retour ; Je serai indemnisé de 15€ bruts car mon dépassement est de 1h10 aller/retour de mon temps de trajet habituel.
1 découché => 1 journée de travail sur place
Les découchés sont comptabilisés par journée de travail (1 découché => 1 journée de travail). Un maximum de 4 découchés pour 1 semaine de travail de 5 jours s’applique. Exemple 1 : 1 journée de travail = 1 découché = forfait de 60€ même si 2 découchés ont été effectués. Exemple 2 : 2 journées de travail = 2 découchés = forfait de 90€ même si 3 découchés ont été effectués. Exemple 1 : 3 journées de travail = 3 découchés = forfait de 120€ même si 4 découchés ont été effectués. Exemple 1 : 4 ou 5 journées de travail = 4 découchés = forfait de 150€ même si 5 découchés ont été effectués.
Les indemnités pour dépassements du temps habituel et les forfaits découchés ne sont pas cumulables sur un même déplacement.
Exemple 1 : je découche 1 nuit pour 1 journée de travail dans un autre département avec 3h de transport pour me rendre à mon hôtel ou à mon lieu de travail. Je serai indemnisé de 60€ (équivalent forfait pour 1 découché).
6. Comment puis-je me faire indemniser ?
Remplir le formulaire « note de frais » avec les justificatifs correspondants aux dépenses
Remplir les motifs de déplacement le plus explicite possible
Le formulaire doit être signé par le demandeur et par le responsable
Remettre ma note de frais au service comptabilité pour paiement au plus tard le mois suivant le déplacement
Les copies des cartes grises et les attestations d’assurance (pro ou perso) devront être remises chaque année lors de la première demande de remboursement et à chaque changement de véhicule.
Si ces conditions ne sont pas remplies, les frais ne seront pas remboursés.
Article 3 – Prise en charge des frais de déplacements inter-sites
a. Le salarié commence sa journée de travail sur son site habituel et, avant sa coupure déjeuner, se rend sur un autre site : son temps de trajet est payé normalement (comprises dans
les heures effectives) et ses frais de déplacement sont indemnisés forfaitairement selon le barème fiscal (ik).
b. Le salarié commence sa journée de travail sur son site habituel et, après sa coupure déjeuner se rend sur un autre site :
Kilomètres pris en compte en lien avec le trajet inter-site :
c. Le salarié commence sa journée de travail sur un autre site que son lieu de travail habituel : voir si la notice sur les frais de déplacement exceptionnellement longs s’applique.
✓ Si oui => application de la note sur l’indemnisation forfaitaire seule (pas de prise en charge des frais de repas ni parking) + indemnités forfaitaires selon le barème fiscal (ik).
✓ Si non => application uniquement les indemnités forfaitaires selon le barème fiscal au-delà des kms de son trajet habituel.
Pour se faire indemniser le salarié devra :
Remplir le formulaire « note de frais » avec les justificatifs correspondants aux dépenses
Remplir les motifs de déplacement le plus explicite possible
Le formulaire doit être signé par le demandeur et par le responsable
Remettre la note de frais au service comptabilité pour paiement au plus tard le mois suivant le déplacement
Les copies des cartes grises et les attestations d’assurance (pro ou perso) devront être remises chaque année lors de la première demande de remboursement et à chaque changement de véhicule.
Si ces conditions ne sont pas remplies, les frais ne seront pas remboursés.
Article 4 – Durée de l’accord, révision et dénonciation
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord pourra être révisé, à tout moment par accord entre les parties signataires. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi, soumis aux mêmes modalités de validation et de dépôt que l’accord initial.
Il pourra être dénoncé à tout moment par les parties signataires, moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément aux articles L.2231-1 et suivants du Code du travail.
Article 5 – Formalité de publicité et de dépôt
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives. Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme TéléAccords du Ministère du Travail. Un exemplaire sera également déposé au greffe du conseil de prud’hommes de Besançon.
Conformément à l'article L. 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l'accord.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.
La direction mettra à la disposition des salariés via l’intranet CBM 25 un exemplaire de cet accord.
Fait le 22/11/2023 à Besançon en 3 exemplaires
Pour la société CBM 25 ……………………………………………….. - DRH
Pour la section syndicale CFDT Fédération des services de Santé et des services Sociaux ……………………………………………….. Déléguée syndicale
