La société Cellnex Newco 4 France, société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 982 437 261, située au : 58 avenue Emile Zola, 92 100 Boulogne Billancourt, représentée par XXX, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée «
la Société »
D’une part,
Et
Les salariés de la Société à la date de consultation du présent accord
TITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc155978951 \h 13
Article 10.Entrée en vigueur et durée PAGEREF _Toc155978952 \h 13 Article 11.Suivi, révision et dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc155978953 \h 13 Article 12.Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc155978954 \h 14
ANNEXE 1: EXEMPLE DE MODALITE DE CALCUL DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES DUS EN CAS D’ABSENCE PAGEREF _Toc155978955 \h 15
ANNEXE 2 : CHARTE REATIVE A LA DECONNEXION PAGEREF _Toc155978956 \h 16
Article 1.Champ d’application PAGEREF _Toc155978957 \h 17 Article 2.Promouvoir une gestion responsable des technologies de l’information PAGEREF _Toc155978958 \h 17 Article 3.Suivi de l’usage des outils numériques PAGEREF _Toc155978959 \h 18
PREAMBULE
La Société souhaite promouvoir une meilleure conciliation entre les impératifs de flexibilité de l’activité et l’adaptation du temps de travail à l’autonomie de chacun dans l’organisation du travail. L’objet est de formaliser le dispositif du forfait annuel en jours en intégrant les évolutions législatives et jurisprudentielles, notamment relatives à l’organisation et au suivi de la charge de travail des cadres ou non cadres autonomes. La mise en œuvre de ce forfait se veut ainsi respectueuse de la qualité des conditions de travail et de la santé des salariés autonomes concernés, particulièrement en matière de durée de travail et de charge de travail.
TITRE 1 – DISPOSITIONS GENERALES & CADRE JURIDIQUE
Négociation dérogatoire
En application de l’article L. 2232-21 du Code du travail, les entreprises dont l’effectif habituel est inférieur à onze salariés, ont la possibilité d’adapter leurs règles de fonctionnement par la conclusion d’un accord d’entreprise par la proposition d’un accord d’entreprise aux salariés.
Il est rappelé que ce projet d’accord collectif peut porter sur l’un ou l’autre des thèmes ouverts à la négociation collective d’entreprise, tels que prévus par le Code du Travail, au rang desquels figure la durée du travail.
En application des dispositions des articles L. 2232-21 et R. 2232-10 et suivants du Code du travail, les salariés se sont vu communiquer le 16 janvier 2024 le projet d’accord relatif à la durée et à l’aménagement du travail, ainsi que les modalités d’organisation de la consultation.
Le présent accord a été proposé aux salariés afin de mettre en œuvre une organisation du temps de travail adaptée à l’activité de la Société dans les conditions prévues par les dispositions de la Convention Collective nationale des Télécommunications du 26 avril 2000.
Les présentes dispositions viennent décrire les modalités de mise en place, fonctionnement et de suivi du forfait annuel en jours.
Objet
Le présent accord s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles L. 3121-63 et suivants et L. 3141-15 du Code du travail. Il instaure, pour les salariés concernés, un système de forfait en jours sur l’année.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société, qu’ils soient sous contrat à durée indéterminée ou sous contrat à durée déterminée, à l’exclusion des stagiaires, du personnel des sociétés de sous-traitance et des salariés détachés ou expatriés et ce pour la durée de leur mission.
TITRE 2 – FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Catégories de salariés concernés
Peuvent relever du forfait annuel en jours, les salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée et qui, compte tenu de leurs fonctions, disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées. Ainsi, les Parties ont convenu que les salariés éligibles au sein de l’entreprise sont les salariés en contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée, sous le statut « Cadre », classés au minimum dans le groupe E de la classification professionnelle issue de la Convention collective des télécommunications. Toutefois, les salariés cadre dirigeants, tels que définis par l’article L. 31111-2 du Code du travail, et donc non soumis à la durée du travail, sont exclus des présentes dispositions.
Caractéristiques du forfait
Période de référence du forfait
Le décompte des jours travaillés se fera sur une période de référence correspondant à 12 mois consécutifs, du
1er janvier au 31 décembre. Cette période de référence pourra être modifiée par la Société, sous réserve de l’acceptation par le Salarié.
Nombre de jours travaillés
La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en jours sur la période de référence annuelle précitée, dont la loi prévoit un maximum fixé à 215 jours de travail par an, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité de ses droits à congés payés. La durée du travail du salarié au forfait annuel en jours n’étant pas décomptée en heures, le régime des heures supplémentaires ne lui est pas applicable.
Année incomplète
En cas d’absence, pour quelque cause que ce soit non assimilée à du temps de travail effectif le nombre de jours dû au titre du forfait est déterminé comme suit : N Nombre de jours calendaires sur la période de référence RH Nombre de jours de Repos Hebdomadaires sur la période de référence CP Nombre de congés payés dû sur la période de référence JF Nombre de jours fériés ne tombant pas sur un RH sur la période de référence F Nombre de jours du forfait en jours sur la période de référence. Y Nombre de semaines travaillées sur la période de référence P/ 5 jours par semaine P Nombre de jours potentiellement travaillés N – RH – CP – JF Le nombre de jours non travaillés (RTT) au titre du forfait jours est déterminé par la différence entre le nombre de jours potentiellement travaillés et le nombre de jours du forfait: P – F. Ce calcul sera réalisé chaque année par l’entreprise, compte tenu notamment, du nombre réel de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire. En tout état de cause, et dans un souci de maintien de l’équilibre vie professionnelle/vie privée, ce nombre ne pourra être inférieur à 12. Une semaine d’absence, non assimilée à du temps de travail effectif, entraine une diminution proportionnelle à la durée de cette absence:
du nombre de jours travaillés ;
et du nombre de RTT.
Pour les salariés entrant ou sortant en cours de la période de référence, le nombre de jours du forfait et le nombre de RTT seront déterminés de la même manière que pour les absences non assimilées à du temps de travail effectif. Un exemple de calcul est annexé en fin d’accord.
Forfait réduit
Dans le cadre d’un forfait réduit, à la demande du salarié et en cas d’accord de la Direction, il pourra être convenu, par convention individuelle, de la conclusion d’un forfait portant sur un nombre de jours inférieur à 215. Le salarié sera alors rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.
Dépassement du forfait
Conformément à la possibilité offerte par l'article L. 3121-59 du Code du travail, les salariés qui le souhaiteront pourront, dans le cas où les circonstances professionnelles le justifient, en accord avec leur supérieur hiérarchique direct et après acceptation expresse de la Direction ou de toute autre personne habilitée, renoncer à une partie de leurs jours de repos en contrepartie d'une majoration de salaire. Le salarié devra formuler sa demande au plus tard 2 mois avant la fin de la période de référence. La Direction pourra s'opposer à cette renonciation de façon discrétionnaire. Si cette demande est accueillie favorablement, un avenant à la convention individuelle de forfait sera établi pour l'année en cours, afin de déterminer d’un commun accord les modalités selon lesquelles ces jours supplémentaires seront travaillés, dans le respect des durées impératives de repos hebdomadaires et quotidien. Cet avenant ne sera pas reconductible de manière tacite. Il est convenu que le taux de majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire sera de 10 % et ce, conformément aux dispositions de l'article L. 3121-59 du Code du travail. Le salaire moyen journalier sera calculé en divisant le salaire annuel par le nombre de jours travaillés, augmenté des congés payés, des RTT et des jours fériés (voir Annexe 1).
Modalités particulières de repos
Détermination du nombre de jours de repos supplémentaires
Afin de ne pas dépasser le plafond de 215 jours de travail sur l'année (pour un droit à congés payés complet), les salariés au forfait en jours bénéficient de jours de repos supplémentaires, dont le nombre annuel est fixé forfaitairement à 12 jours. Cela correspond à une moyenne de 213 jours de travail sur l’année Le nombre de RTT a vocation à être calculé précisément chaque année en fonction du nombre de jours fériés tombant sur un jour ouvré pour l’année concernée De fait, le nombre de jours travaillés pourra varier d’une année à l’autre, compte tenu du fait que les salariés se verront attribuer 12 jours de RTT, selon la formule suivante : Nombre de jours travaillés = Nombre de jours total sur la période de référence - nombre de samedis et dimanches de la période de référence - nombre de jours fériés tombant un jour ouvré de la période de référence - 2 jours de congés payés (incluant les jours de fractionnement forfaitaires) - 12 jours repos. Ainsi pour l’année 2024, le nombre de jours travaillés sera le suivant : Nombre de jours travaillés dans l’année
366 Nombre de samedis et dimanches
-104 Nombre de congés payés
-27 Nombre de jours fériés en semaine dans l’année
-10 Nombre de jours de repos (RTT) -12
Nombre de jours de travaillés hors jours de repos
213
L’acquisition s’effectuera chaque mois selon le calcul suivant : nombre de RTT /12 mois, soit en 2024, 1 JRTT par mois. Par ailleurs, sans préjudice des règles relatives aux congés payés annuels, l'acquisition du nombre de jours de repos dans le cadre du présent forfait est déterminée en fonction du temps de travail effectif dans l'année. Ainsi, le calcul du droit aux jours de repos est proportionnellement affecté par les absences non assimilées à du temps de travail effectif.
Modalités de prise des jours de repos
La prise des jours de repos se fait au choix du salarié, en concertation avec sa hiérarchie.
Toute demande de prise de RTT devra être présentée au responsable hiérarchique du salarié préalablement à la date de prise prévue en respectant un délai de prévenance minimum de 7 jours.
La Direction pourra, exceptionnellement, s’opposer à une demande de repos en raison des nécessités d’organisation de l’activité ou si cela affecterait le bon fonctionnement de la Société.
La prise des jours de repos sera formalisée sur le document de décompte du temps de travail du salarié concerné, visé à l’article 7.1 du présent accord.
La prise des jours de repos devra nécessairement intervenir dans l’année de référence – soit l’année civile soit au plus tard au 31 décembre de chaque année. Les jours de repos ne pourront donc pas être reportés sur l’année de référence suivante. A défaut d’être pris ils seront perdus sans que le salarié ne puisse solliciter une quelconque compensation financière.
Ils pourront être accolés à des jours de congés payés ou pris isolément.
Ils pourront être pris par journée entière ou par demi-journée.
3 jours par an seront fixés par l’employeur. 9 jours sera posé à l’initiative du salarié.
Temps de repos et obligation de déconnexion
Les salariés concernés sont libres d'organiser leur temps de travail en respectant impérativement :
la durée fixée par leur forfait individuel ;
le temps de repos quotidien d’un minimum de 11 heures consécutives ;
le temps de repos hebdomadaire de 35 (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.
Les durées de repos visées ci-avant n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais uniquement une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail. La durée du travail du salarié au forfait annuel en jours n’étant pas décomptée en heures, les durées légales maximales quotidienne et hebdomadaire n’ont pas vocation à s’appliquer. L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, et ce d’autant plus dans le contexte international dans lequel opère la Société. A cet égard, il est rappelé que, sauf circonstances exceptionnelles, un salarié n'a pas à envoyer d'e-mails pendant une période de repos obligatoire ou de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie, ...) et n'est pas tenu de répondre aux e-mails ou autres sollicitations reçus pendant ces périodes. A ce titre, les salariés sont invités à se reporter à la charte de déconnexion annexée au présent accord (Annexe 2). L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés. Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il lui appartient, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Suivi du forfait jours
Evaluation et suivi régulier de la charge de travail du salarié
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation entre vie professionnelle et vie privée, il sera veillé au suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail. Compte tenu de la spécificité de la catégorie des salariés concernés et de l’absence d’encadrement de leurs horaires de travail, le respect des dispositions contractuelles et légales sera effectivement suivi au moyen d’un système auto-déclaratif mensuel. Le salarié devra ainsi tenir un décompte mensuel de ses journées ou demi-journées de travail et de repos ainsi que leur qualification (repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, RTT). Cette déclaration sera réalisé sur l’outil de gestion des temps lors de la saisie des demandes d’absences (CP ou RTT) avec la possibilité d’extraire le planning mensuel des jours travaillés. Est considérée comme une demi-journée toute période se terminant avant 13 heures ou débutant après 13 heures. Le nombre de jours de repos de toute nature pris est décompté mensuellement sur le bulletin de paie. Un document récapitulatif du nombre de jours travaillés au titre de la période de référence est téléchargeable à tout moment par le salarié ou l’employeur sur l’outil de gestion des temps. L’historique des années précédentes est conservé sur l’outil.
Entretien annuel sur l’évaluation de l’adéquation du forfait-jours
Afin de veiller à la santé et à la sécurité des salariés, le salarié bénéfice chaque année d’un entretien individuel au cours duquel sont évoqués :
sa charge individuelle de travail et son adaptation au forfait-jours ;
l’équilibre entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
sa rémunération ;
l'organisation du travail dans l'entreprise ;
l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens ;
l’amplitude des journées de travail ;
les incidences des technologies de communication (smartphone…).
Lors de cet entretien, qui pourra avoir lieu en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, le salarié sera notamment invité à faire part de toute difficulté rencontrée dans l'organisation de son activité professionnelle et dans l'articulation de celle-ci avec sa vie personnelle. Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte rendu de cet entretien annuel. Le salarié et le responsable hiérarchique examinent également à l'occasion de cet entretien la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail. En dehors de cet entretien, en cas de difficulté inhabituelle, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra demander à être reçu par son supérieur hiérarchique dans le cadre d’un entretien individuel spécifique, en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation ou d’émettre par écrit, une alerte auprès de la DRH. Dans ce cas, le salarié sera reçu en entretien individuel dans les meilleurs délais afin d’étudier les mesures qui devront le cas échéant, être mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Cet entretien individuel complémentaire fera l’objet d’un compte rendu écrit. Par ailleurs, dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du salarié, une visite médicale distincte pour les salariés en forfait jours, afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale.
Convention individuelle
La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l'objet de la conclusion d'une convention individuelle de forfait entre le salarié et l'employeur. Celle-ci peut être intégrée au contrat de travail initial ou bien faire l’objet d’un avenant à celui-ci. Cette convention individuelle précisera :
les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;
la période de référence du forfait annuel, telle que fixée par le présent accord ;
le nombre de jours compris dans le forfait annuel du salarié, ce nombre étant plafonné à 215 jours en application du présent accord;
la rémunération qui devra être en rapport avec les sujétions qui sont imposées au salarié.
Rémunération
La rémunération sera fixée pour une année complète de travail et revêtira ainsi un caractère global et forfaitaire correspondant au nombre de jours de travail compris dans le forfait. Elle sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours effectivement travaillés dans le mois. A cette rémunération, pourront s’ajouter les autres éléments de salaires prévus par le contrat de travail, le cas échéant.
TITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES
Entrée en vigueur et durée
Le présent accord prendra effet à compter du 1er janvier 2024. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Suivi, révision et dénonciation de l’accord
La Direction des Ressources Humaines s’assure de l’application du présent accord avec les représentants du personnel ou à défaut avec le personnel. Ils auront dans ce cadre pour objectif d'examiner les difficultés d'application et d'interprétation de l'accord, y compris les cas individuels remontés par les salariés. Ils pourront formuler des propositions sur la mise en place d'actions correctives si nécessaire, voire de proposer des avenants au présent accord. L’accord peut également être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, selon les mêmes modalités que sa conclusion (articles L. 2232-21 à L. 2232-22-1 du Code du travail). La dénonciation partielle sera possible, étant entendu que les Titres 2 et 4 du présent accord forment un tout indivisible et ne pourront faire l’objet d’une dénonciation l’un sans l’autre. Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie de l’accord, selon les modalités suivantes :
la partie qui souhaite réviser l’accord informera par lettre recommandée avec accusé de réception toutes les parties signataires et adhérentes de son souhait en annexant le projet d’accord proposé ;
une réunion de négociation sera organisée à l’initiative de la direction dans les deux mois qui suivent la réception de ce courrier, sauf circonstances qui permettent de justifier d’un délai supérieur.
Le présent accord pourra être dénoncé à l’initiative de l’employeur dans les conditions prévues par l’accord ou par la loi. L’accord peut également être dénoncé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 à L. 2261-13 du Code du travail, sous réserve des dispositions prévues aux articles L. 2232-22 et suivants du Code du travail.
Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est déposé :
sur la plateforme de téléprocédure "TéléAccords" du ministère du travail accessible depuis le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;
auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.
L'accord sera communiqué aux salariés par tous moyens. Fait à Boulogne-Billancourt Le 31 janvier 2024 Signé en la forme électronique
Pour les salariés :
Pour Cellnex Newco 4 France
Voir PV de ratification ci-joint
XXX
XXX
ANNEXE 1: EXEMPLE DE MODALITE DE CALCUL DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES DUS EN CAS D’ABSENCE
Période de référence : année calendaire 2024
N Nombre de jours calendaires 366 RH Nombre de jours de repos hebdomadaires 104 CP Nombre de congés payés 25 JF Nombre de jours fériés ne tombant pas sur un RH 10 F Nombre de jours du forfait 216 P Nombre de jours potentiellement travaillés 227 Y Nombre de semaines travaillés sur l’année 45,4 RTT Nombre de jours de repos additionnels 11 Il convient de déterminer dans un premier temps le nombre de semaines travaillées (Y) qui est déterminée comme suit :
P = N (366) – RH (104) – CP (25) – JF (10) = 227 jours potentiellement travaillés
Y = P (227) / 5 jours par semaine, soit 45,4 semaines travaillées sur 2024.
Le nombre de jours non travaillés (RTT) au titre du forfait jours est déterminé par la différence entre le nombre de jours potentiellement travaillés et le nombre de jours du forfait jours : P (227) – F (216) = 11 jours en 2024, porté à 12 jours en application du présent accord. Ce jour de RTT supplémentaire vient donc en déduction de la valeur de la convention de forfait jours pour 2024, soit seulement 215 jours au lieu de 216 jours. Le nombre de jours travaillés en moyenne par semaine correspond à F divisé par Y, soit 215/45,4 =
4,73 jours travaillés en moyenne par semaine
Le
nombre de RTT moyen par semaine est de 0,27 (5 jours - 4,73 jours travaillés).
Ainsi, une semaine d’absence non assimilée à du temps de travail effectif entraine :
une diminution du nombre de jours travaillés dû par le salarié de 4,73 jours et
une diminution du nombre de JRTT auquel le salarié a droit de 0,27 jours.
En matière de rémunération, la valeur d’une journée de travail en 2024 est déterminée comme suit :
Nombre de jours au titre du forfait jours N = 215
+ nombre de jours de congés payés = 25
+jours fériés (ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire) = 10
+ nombre de jours non travaillés (RTT, cf. ci-dessus) = 12
Total 262 jours
Rémunération annuelle brute / par 262 = valeur d’une journée de travail.
ANNEXE 2 : CHARTE REATIVE A LA DECONNEXION
Les Technologies de l’Information et de la Communication (messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphones mobiles, smartphones, tablettes) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de la Société. Ces technologies doivent se concevoir comme un outil facilitant le travail des salariés. Toutefois, elles peuvent conduire à estomper la frontière entre le temps de travail et le temps consacré à la vie personnelle et familiale. Par la présente Charte,
Cellnex Newco 4 France affirme l’importance d’un bon usage des outils informatiques, afin de :
s’assurer du respect des temps de repos journalier et hebdomadaire obligatoires ;
garantir le maintien de relations de qualité et de respect entre les salariés ;
garantir le respect du temps de vie privé du salarié.
La présente Charte a pour objet de synthétiser les recommandations de
Cellnex Newco 4 France et les moyens mis à la disposition des salariés pour assurer l’effectivité de leur droit à déconnexion.
Il est précisé que chaque salarié est un acteur important dans l’application de ce droit, pour lui-même et pour les autres. Celui qui, à titre individuel, choisit de se connecter en dehors de son temps habituel de travail doit veiller à respecter les périodes minimales de repos quotidiens et hebdomadaires. Le manager est l’interlocuteur privilégié sur le sujet ; l’équipe RH et les représentants du personnel peuvent également être sollicités en cas de besoin.
Article préliminaire – Définitions
Droit à la déconnexion : droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être sollicité en dehors de son temps de travail, en vue d'assurer le respect de ses temps de repos et de ses congés ainsi que sa vie personnelle et familiale.
Obligation de déconnexion : Obligation pour le salarié de se déconnecter des outils numériques professionnels de connexion à distance pour assurer l’effectivité de son temps de repos journalier (de 11 heures consécutives) et hebdomadaire (de 35 heures consécutives : 24 heures consécutives + repos quotidien de 11 heures consécutives).
Travail effectif : Temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles, à l'exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels ou non, les jours fériés non travaillés dans l'entreprise et jours de repos, les absences autorisées de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, maternité, etc.).
Champ d’application
La présente Charte s’applique aux salariés soumis à une convention individuelle de forfait jours, et plus largement à tous les salariés de la Société utilisant les technologies de l’information à distance, notamment dans le cadre du déploiement du télétravail. Les outils numériques visés sont les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) et les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance (messagerie électronique, intranet/extranet, connexion wifi, etc.).
Promouvoir une gestion responsable des technologies de l’information
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, la Société recommande les bonnes pratiques suivantes aux salariés :
Eviter la perte de temps
Indiquer un objet clair aux emails pour faciliter le traitement pour les destinataires.
Eviter de traiter plusieurs sujets dans un email afin de cibler les destinataires concernés.
S’interroger sur la pertinence des destinataires en utilisant avec modération les fonctions « répondre à tous », « cc » et « cci ».
S’interroger sur la pertinence et sur le volume des fichiers joints au courriel.
Limiter la dépendance aux NTIC
Désactiver les alertes sonores et visuelles d’arrivée de nouveaux emails.
Réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des emails.
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier…
Limiter l’accessibilité
Actionner le gestionnaire d’absence de sa messagerie électronique en cas d’absence, indiquant une personne à contacter afin d’éviter des emails de relances pour absence de réponse (« out of office »).
Ne pas se servir des outils numériques professionnels ou de ses outils numériques personnels utilisés à des fins professionnels durant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire, les congés, les jours fériés ou de repos.
Activer l’option « Ne pas déranger » sur son smartphone professionnel à des heures fixes et en lien avec son agenda.
Respecter l’obligation de déconnexion d’autrui
S’interroger sur le moment le plus opportun pour utiliser la messagerie électronique. Envoyer des emails en dehors des horaires habituels de travail peut induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité et d’obligation de répondre dans l’urgence.
S’abstenir d’envoyer dans la mesure du possible et sauf urgence avérée des emails en dehors des heures habituelles de travail. La Société rappelle néanmoins que le travail peut s’inscrire dans un contexte international, les échanges d’emails peuvent avoir lieu selon des fuseaux horaires distincts impliquant la réception d’emails en dehors des temps de travail habituels sans que cela n’appelle de réponse immédiate.
Intégrer dans sa signature électronique un message précisant au destinataire du courriel qu’il n’est pas tenu d’y répondre immédiatement s’il le reçoit pendant ses temps de repos ou de congés :
« les e-mails reçus en dehors des heures de travail ne requièrent ni réponse immédiate, ni action en dehors des temps de travails habituels / Emails received outside of normal working time do not require an immediate response nor any action outside of normal working time. »
Ne faire usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail qu’en cas d’événements exceptionnels (décalage horaire entre l’émetteur et le réceptionnaire, urgence d’une particulière gravité…).
Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire.
Suivi de l’usage des outils numériques
Les salariés sont invités à faire part à leur hiérarchie ou au service des ressources humaines des difficultés rencontrées dans la mise en œuvre effective de leur obligation de déconnexion, notamment au cours de leurs entretiens annuels de suivi de la charge de travail ou de leurs entretiens d’évaluation. En cas d'utilisation récurrente (sous forme de connexion, d'appels, etc.) des outils numériques en dehors de leur temps de travail individuel, l'employeur ou le supérieur hiérarchique du salarié pourra recevoir le salarié concerné afin d'échanger sur cette utilisation excessive des outils numériques. Le salarié sera sensibilisé sur les pratiques d'usage raisonnable des outils numériques.
