ACCORD RELATIF à LA MISE EN PLACE et au fonctionnement de la
Base de données économiqueS socialeS et environnementaleS (BDESE)
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Chr. Hansen France SAS, Société par Actions Simplifiée au capital de 11 100 000 €, dont le siège social sis Route d’Aulnay, Le Moulin d’Aulnay, 91180 Saint-Germain-Lès-Arpajon, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro B 552 103 905, représentée par Madame (…) en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
d’une part,
Et :
Madame (…), Secrétaire du CSE et dument mandatée à signer en réunion CSE du 14 mars 2024.
d’autre part.
PREAMBULE Au sein de la société Chr. Hansen France SAS il existe de longue date un dialogue social actif et constructif au support duquel une BDESE a été mise en place en 2017. Dans le temps et l’usage, il est apparu aux parties que cette BDESE était peu exploitée. Les parties ont alors convenu de repenser l’architecture et le fonctionnement de cet outil, en l’adaptant à l’organisation de la société ainsi qu’aux attentes et besoins de chacune des parties signataires.
Ainsi, les parties ont souhaité définir conjointement et dans les conditions définies par l’article L.2312-21 du Code du travail, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE.
Le présent accord poursuit un triple objectif :
Tout d’abord, simplifier l’architecture de la BDESE afin d’améliorer la lisibilité et l’accessibilité des informations mises à la disposition des représentants du personnel.
Il s’agit ensuite de définir le contenu des différentes rubriques figurant au sein de la BDESE afin de couvrir les thématiques obligatoires telles que définies à l’article L.2312-21 du Code du travail autant que des thématiques additionnelles sur lesquelles les parties se sont accordées.
Enfin, définir les modalités d’accès, de mise à jour et de fonctionnement de la BDESE.
Article 1 - UTILISATION ET REGLEMENT D’UTILISATION DE LA BDESE
Article 1.1 – Utilisateurs de la BDESE
Les personnes habilitées à consulter la BDESE et à avoir accès aux informations qu’elle contient sont les suivantes :
Les membres élus - titulaires et suppléants - du Comité Social et Economique (CSE),
Les Délégués Syndicaux,
Le président du CSE et toute personne mandatée par lui.
L’accès à la BDESE est conditionné à la validité du mandat de représentant du personnel au CSE ou au mandat de Délégué Syndical.
La fin d’un mandat d’un membre du CSE ou d’un Délégué Syndical, quelle qu’en soit la cause, entraîne de plein droit et sans avis préalable la suppression de ses droits d’accès et d’utilisation de la BDESE.
La Direction des Ressources Humaines est chargée d’administrer la BDESE, d’attribuer les droits d’accès aux personnes mandatées par le président du CSE et aux représentants du personnel nouvellement élus et, le cas échant, de retirer les droits d’accès aux utilisateurs n’ayant plus mandat pour y accéder.
Article 1.2 – Sécurité et confidentialité
Conformément au dernier alinéa de l’article L.2312-36 du Code du travail, les utilisateurs de la BDESE sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations intégrées dans la base, tout particulièrement celles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles.
Le respect de la confidentialité des informations implique l’interdiction de toute communication, diffusion ou transmission – sous quelque forme que ce soit – à un salarié ou à une personne tierce à l’entreprise ainsi que toute reproduction, même partielle, des documents.
Sauf mention contraire, la confidentialité des informations s’applique pour une durée indéterminée.
Article 1.3 – Support, modalités d’accès et alimentation de la BDESE
La BDESE est accessible en permanence depuis le SharePoint dédié à l’exception d’éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance de l’outil informatique dont la planification sera portée à la connaissance des utilisateurs dans les plus brefs délais et dans la mesure du possible.
L’accès au SharePoint est strictement personnel et ne peut pas être partagé à qui que ce soit.
Les représentants du personnel utilisateurs de la BDESE, auront un accès en « lecture seule » à l’ensemble des documents mis à disposition.
Le président du CSE ainsi que les utilisateurs mandatés par lui auront un accès en « lecture et écriture » à la BDESE afin d’y intégrer les documents.
La BDESE est mise à jour par les dépositaires et selon les périodicités définis dans le tableau présenté en Annexe 1 au présent accord.
ARTICLE 2 – ARCHITECTURE, CONTENU ET périodicité DE LA BDESE ARTICLE 2.1 – Architecture et contenu de la BDESE
Comme exposé en préambule, le présent accord a pour objectif de faciliter la navigation au sein de la BDESE en personnalisant les rubriques de la base pour y regrouper l’ensemble des documents et informations nécessaires au bon fonctionnement du CSE.
A cette fin, les parties signataires s’accordent sur le contenu de la BDESE tel que détaillé dans le tableau ci-après.
(*) Les chiffres ressortant en rouge dans le tableau ci-dessus sont indiqués en référence à la numérotation des thèmes couverts par la BDESE faite à l’article R.2312-8 du Code du travail.
(*) Les années ressortant en vert sont indiquées à titre indicatif pour la mandature en cours, elles seront modifiées à chaque nouvelle mandature.
Les informations et documents communiqués pour chacune des thématiques sont détaillés dans l’Annexe 1 au présent accord.
ARTICLE 2.2 – Périodicité des informations contenues dans la BDESE
Il a été convenu que les informations contenues dans la BDESE concerneront la période de mandature en cours des représentants du personnel.
Ainsi, à titre d’exemple pour la mandature en cours et pour les deux prochaines, les informations porteront sur les années indiquées en vert dans le tableau ci-après :
Pour les mandatures et années suivantes, les informations seront intégrées à la BDESE et archivées selon les mêmes logique et périodicité.
Pour des questions de lisibilité, et dans un souci de conservation des données précédemment intégrées dans la BDESE, il est convenu de la création d’un espace « Archives » accessible depuis la page principale du SharePoint.
Au sein de cet espace Archives, les documents seront archivés par mandature, soit tous les 4 ans et selon l’architecture définie à l’article 2.1 du présent accord.
Pour des questions de faisabilité, les projections sur les années suivantes seront partagées sous forme de grandes tendances et non sous forme de données chiffrées.
Si les données chiffrées existent, elles seront partagées à horizon 1 an, 2 ans et/ou 3 ans, selon la visibilité donnée par le Groupe.
ARTICLE 3 – dispositions finales
ARTICLE 3.1 – Entrée en vigueur et durée du présent accord
Le présent accord prendra effet dès le lendemain de son dépôt auprès de la DREETS.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
ARTICLE 3.2 – Suivi de l’accord
Les parties signataires conviennent de mettre en place une commission de suivi du présent accord afin de suivre la bonne mise en œuvre de la BDESE.
La réunion de cette commission pourra être proposée à l’initiative de l’une ou l’autre des parties.
En cas de modification substantielle des textes régissant l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de trois mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
ARTICLE 3.3 – Révision
Les parties signataires ou leur représentant peuvent faire part de leur volonté de faire évoluer cet accord dans le temps.
La partie qui souhaite réviser le présent accord informera l’autre partie signataire de son souhait, par tout moyen conférant date certaine, en précisant les dispositions de l’accord dont elle souhaite la révision et ses propositions de remplacement.
Une réunion de négociation sera organisée à l’initiative de la direction dans les trois mois qui suivront cette demande sauf circonstances légitimes qui permettraient de justifier d’un délai supérieur.
Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur.
Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.
ARTICLE 3.4 – Dénonciation
La dénonciation du présent accord pourra être initiée par l’une ou l’autre des parties dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
ARTICLE 3.5 – Dépôt et notification du présent accord
Le présent avenant sera déposé par la Direction des Ressources Humaines auprès de la DREETS par voie électronique, via la plateforme TéléAccords.
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans une version anonymisée dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.
Un exemplaire sera également déposé par la Direction des Ressources Humaines auprès du Conseil de prud’hommes de Longjumeau dans un délai de 15 jours suivant de sa conclusion.
Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise et ainsi porté à la connaissance des salariés dans le cadre de la transmission du PV du CSE reprenant l’information relative à la mise en place de cet accord.
Le présent accord sera disponible à tout moment sur l’intranet de l’entreprise.
Fait à Arpajon, le 18 mars 2024
En 3 exemplaires originaux dont :
1 exemplaire pour le Conseil des prud’hommes de Longjumeau ;
1 exemplaire pour le CSE ;
1 exemplaire pour la Direction.
,
Pour Chr Hansen France SAS La Directrice des Ressources Humaines Pour le CSE, La Secrétaire du CSE, dûment mandatée (…) (…)
Annexe 1 : Architecture et contenu détaillé de la BDESE
(*) Les chiffres ressortant en rouge dans le tableau suivant sont indiqués en référence à la numérotation des thèmes couverts par la BDESE faite à l’article R.2312-8 du Code du travail.
Dans un souci de limiter la pollution numérique, les parties conviennent ensemble que certains documents et informations seront mis à disposition sous forme de liens renvoyant vers d’autres sites ou d’autres emplacements sur le réseau.
