Le présent accord s’inscrit dans la lignée des différents engagements déjà pris par la Direction en matière de responsabilité sociale de l’entreprise et notamment en termes de Qualité de Vie au travail. Soucieuse de faciliter l’organisation du travail des collaborateurs, la Direction entend donc poursuivre ses actions en mettant en place du télétravail. Cet accord a pour but de permettre des organisations et un fonctionnement de l’entreprise plus performants, tout en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Il répond également à un besoin des salariés de plus de souplesse et de flexibilité dans leurs conditions de travail, améliorant ainsi leur qualité de vie au travail par la réduction de l’impact du temps de trajet domicile-travail, la fatigue, le stress et les risques associés. Les parties signataires considèrent en effet que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail et soulignent que la responsabilité, l’autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent un des facteurs essentiels à la réussite de la relation de télétravail. Le présent accord a donc pour objectif de garantir aux collaborateurs concernés par une situation de télétravail des conditions de travail adaptées.
PERIODE DE TEST
Une période de test d’un an est préalablement mise en place afin de permettre l’ajustement des principes organisationnels proposés dans ce présent accord. Avant l’échéance d’un an, les parties se réuniront afin de confirmer la poursuite du télétravail, auquel cas, un accord sera réécrit. Pour l’expérimentation, il est envisagé d’ouvrir le télétravail à 10% des effectifs maximum soit 20 salariés, répartis dans différents services de l’entreprise et représentant différents métiers.
Pour faciliter l’ajustement des indicateurs organisationnels, les salariés en situation de télétravail participeront à une enquête après les 6 premiers mois de mise en place du télétravail, ce qui permettra de valider ou d’ajuster les modalités définies dans le présent accord.
ARTICLE 1 - CADRE JURIDIQUE
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 2221-1 et suivants et L. 1222-9 du Code du travail.
Le présent accord se substitue à l’ensemble des stipulations portant sur le même objet résultant d’un autre accord collectif d’entreprise, d’un usage ou d’un engagement unilatéral.
ARTICLE 2 - DEFINITION DU TELETRAVAIL
Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du Travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue du télétravail tel que défini plus haut. Le présent accord ne concerne que le télétravail à domicile. Il exclut toute forme de travail à distance, hors des locaux de l’entreprise qui ne s’effectuerait pas au domicile du salarié. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié (c’est-à-dire celui dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire). L’adresse d’exécution du télétravail sera rappelée lors de la formalisation écrite qui sera établie en cas d’acceptation du télétravail par le salarié et l’employeur. Le télétravail occasionnel peut être envisagé et mis en place au cas par cas, afin de répondre à un besoin particulier, ponctuel et temporaire du salarié. Il peut aussi être envisagé en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure. Cet accord traite majoritairement du télétravail régulier. Les spécificités relatives au télétravail occasionnel seront toutefois mentionnées.
ARTICLE 3 - CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL
3.1 Initiative du télétravail – principe de volontariat
Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche volontaire. Il peut être mis en œuvre à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Par conséquent, le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite (par courriel, par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge) auprès de son manager et de la direction des ressources humaines. Quelle que soit la position prise, une réponse écrite sera faite au salarié au plus tard dans le mois suivant sa demande. Conformément à l’article L.1222-9 du Code du Travail, le refus d’accorder le bénéfice du télétravail à un travailleur éligible à ce mode d’organisation en vertu du présent accord collectif doit être motivé. L’employeur ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.
3.2 Critères d’éligibilité au mode d’organisation en télétravail
La possibilité de « télétravailler » est ouverte à tous les salariés qui ont les capacités d’exercer leurs fonctions de façon autonome et dont les postes et activités sont compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Ainsi, sont éligibles les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :
Etre en contrat à durée indéterminée ou déterminée. Les alternants (contrats d’apprentissage et de professionnalisation) et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, leur présence dans une communauté de travail au sein des locaux de l’entreprise étant un élément indispensable à leur formation et à leur insertion professionnelle,
Etre salarié à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80% afin de préserver le lien social,
Avoir 2 ans d’ancienneté afin de garantir une bonne intégration préalable dans l’entreprise,
Avoir 12 mois d’ancienneté dans son poste afin de garantir une bonne connaissance des process liés au métier,
Avoir un poste dont les fonctions peuvent être exercées à distance dans le respect des impératifs de sécurité et de confidentialité et des contraintes de l’organisation de l’équipe. Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement et/ou de manière continue dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des logiciels ou équipements matériels ne pouvant pas être utilisés en-dehors de la société, ou de la nécessité d’une présence physique (par exemple pour l’accueil physique des clients ou des fournisseurs),
Disposer préalablement des conditions techniques nécessaires au télétravail à domicile, à savoir un espace adapté au télétravail, une connexion internet haut-débit, des installations électriques adaptées et une assurance multirisque habitation acceptant l’exercice du télétravail à domicile,
Disposer des outils numériques permettant le travail à distance à savoir :
un ordinateur portable,
des solutions de messagerie électronique (Outlook 365), de messagerie instantanée et de web-conférence (Skype for Business),
et un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise.
En cas de nécessité de départager les demandes, il sera donné priorité au salarié dont le domicile est le plus éloigné du site de l’entreprise, en nombre de kilomètres.
ARTICLE 4 - FORMALISME D’ACCES AU TELETRAVAIL
L’instauration du télétravail est obligatoirement formalisée par écrit. Un avenant au contrat de travail entre le salarié et l’employeur sera établi. (Modèle en Annexe) Ce document écrit précise notamment la durée de la mise en place du télétravail, la période d’adaptation et les conditions de réversibilité. Pour toutes les conditions de mise en œuvre du télétravail non évoquées dans ce document, il sera renvoyé au présent accord. Dans le cas du télétravail occasionnel, de simples échanges de courriels entre le salarié et l’employeur sont acceptés pour établir les règles et modalités spécifiques pour le poste concerné et permettant de s’assurer de l’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail occasionnel.
ARTICLE 5 - MODALITES GENERALES DU TELETRAVAIL
5.1 Rythme hebdomadaire de télétravail
Afin de préserver le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes au sein de l’entreprise, les parties conviennent que le salarié doit être présent au moins 3 jours par semaine dans l’entreprise. Le responsable hiérarchique veille à maintenir le contact avec le salarié en situation de télétravail et à communiquer les informations nécessaires à l’exercice de ses missions. Une communication régulière entre le salarié et le responsable hiérarchique est nécessaire pour instaurer et faire perdurer cette relation de confiance. Les réunions d’équipe sont organisées, dans la mesure du possible, pendant les jours de présence physique du salarié dans la société. Toutefois, lorsque des formations ou des réunions nécessaires au bon fonctionnement de la société ou du service ou requérant la présence physique du salarié sont organisées pendant les jours télétravaillés, le télétravailleur est tenu d’y assister. Pendant les six premiers mois du test, le travail à domicile sera limité à 1 jour par semaine. La/les journée/s « télétravaillée/s » est/sont définie/s à l’avance d’un commun accord entre le salarié et le responsable hiérarchique et figure/nt dans le document écrit évoqué à l’article 4 du présent accord. Afin de laisser la plus grande souplesse dans la mise en œuvre du télétravail, le salarié et le responsable hiérarchique peuvent décider d’un commun accord, par tout moyen écrit, de modifier le jour de télétravail. A la demande du salarié télétravailleur ou à la demande du responsable hiérarchique, une journée de télétravail peut être décalée à un autre jour de la même semaine ou annulée, sous réserve :
de respecter la règle de présence minimum de 3 jours dans les locaux de l’entreprise ;
de respecter un délai de prévenance raisonnable (à savoir un délai de 48 heures minimum) ;
de justifier d’une situation professionnelle ou personnelle particulière ;
d’obtenir l’accord préalable du responsable hiérarchique lorsque la demande provient du salarié.
Ces modifications seront formalisées par tout moyen écrit.
5.2 Organisation quotidienne de télétravail
Afin d’être en cohérence avec la réduction des temps de trajets, le télétravail est mis en place par journée entière. Comme lorsqu’ils sont dans les locaux de la société, il est rappelé que les télétravailleurs doivent veiller au respect des durées maximales de travail, des temps de pause légaux et au respect de leur durée contractuelle de travail. Le recours aux heures supplémentaires ne peut intervenir que sur demande expresse de la société. Il est, à ce titre, rappelé que les salariés en télétravail doivent respecter un repos quotidien minimum d’une durée de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire minimum d’une durée de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute les 11 heures de repos quotidien. Il est accepté que le télétravailleur organise librement son temps de travail en respectant toutefois les règles suivantes :
ne pas travailler avant 7 heures du matin et après 21 heures
ne pas morceler la journée de travail en plus de 3 plages de travail
réserver 2 plages de travail de 2 heures par jour afin de pouvoir interagir avec les collègues : une plage entre 9h et 12h, une plage entre 14 et 17h
ne pas travailler de façon continue sur une durée de plus de 6 heures
travailler sur des plages de 2 heures minimum
communiquer avec son manager ou avec l’équipe les plages habituelles de accessibilité
déclarer son horaire effectivement travaillé et rendre compte de son activité
5.3 Accessibilité du salarié en télétravail
Les salariés doivent être joignables et donc peuvent être habituellement contactés par l’employeur selon les règles en vigueur dans l’entreprise. L’employeur peut habituellement les contacter entre 9h et 17h, organiser des conférences téléphoniques ou des visioconférences répondant à des nécessités de bon fonctionnement du service et de l’activité, tout en garantissant le respect de la vie privée de ces salariés et leurs temps de repos.
ARTICLE 6 - MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL
La charge de travail du salarié en télétravail doit correspondre au volume de travail applicable habituellement lorsque le travail est exécuté dans les locaux de l’entreprise.
6.1 Entretien annuel et autres entretiens
Il est rappelé que sera organisé chaque année un entretien avec tout salarié en situation de télétravail portant notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail. Par ailleurs, les salariés en télétravail peuvent solliciter, auprès de leur Manager et/ou du Responsable des Ressources Humaines, un entretien individuel pour évoquer toute difficulté inhabituelle portant sur les aspects d’organisation et de charge de travail ou toute difficulté liée à l’isolement professionnel, à tout moment, au cours de l’année. Dans ce cas, l’entretien se tient dans les 8 jours suivant leur demande afin que soient mises en place des solutions pour un traitement effectif de la situation.
6.2 Droit à la déconnexion
Les parties signataires rappellent l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle. Ainsi, il est rappelé que les salariés en situation de télétravail ne sont pas obligés de prendre connaissance ou de répondre aux courriels, messages ou appels téléphoniques durant leurs périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail. En aucun cas il ne pourra leur en être tenu rigueur. En la matière, l’exemplarité des dirigeants et responsables hiérarchiques est essentielle et ils ne pourront solliciter leurs équipes pendant leurs temps de repos, congés et suspension du contrat de travails, sauf cas d’urgence particulière.
ARTICLE 7 - EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
7.1 Matériel et équipements mis à disposition
Le salarié dispose des équipements nécessaires à l’activité en télétravail. Ces équipements incluent :
un ordinateur portable, ,
des solutions de messagerie électronique (Outlook 365), de messagerie instantanée et de web-conférence (Skype for Business),
un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise.
L’entreprise reste propriétaire des équipements mis à disposition du salarié télétravailleur qui s’engage :
à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;
à prévenir sans délai la hot Line informatique de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de ce matériel ;
à ne pas utiliser ce matériel à titre personnel. ;
à laisser l’accès à son domicile aux techniciens pouvant avoir à vérifier ou à entretenir ces équipements, étant précisé que le salarié sera prévenu suffisamment à l’avance de l’intervention de ces techniciens.
Considérant que le télétravail est l’expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, l
’entreprise ne fournira pas d’autre équipement aux salariés en situation de télétravail. Ces équipements sont disponibles dans les locaux de l’entreprise.
Tout salarié de la société a eu communication de la charte informatique et du règlement intérieur en vigueur au sein de la société et a donc eu connaissance de toute restriction à l’usage d’équipements ou d’outils informatiques ou de services de communication électronique et des éventuelles sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.
7.2 Possibilité de retour en entreprise en cas d’incident technique
En cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. La réponse qui sera apportée par le manager dépendra de la nature du dysfonctionnement constaté. Ainsi, dans l’hypothèse où l’impossibilité du collaborateur à exercer son activité en télétravail aurait pour origine son installation personnelle, il lui appartiendra de positionner un congé sur cette période non travaillée du fait de la panne. Le collaborateur peut à tout moment revenir travailler sur site. Si l’impossibilité d’exercer la mission est liée aux moyens techniques de l’entreprise, la solution apportée sera appréciée par le manager. Si la durée prévisible du dysfonctionnement identifié devait être supérieure à une demi-journée, le manager pourrait demander le retour du collaborateur dans l’entreprise sans que cela nécessite la pose de congés pour la période pendant laquelle il n’a pas exercé son activité. A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir exercer son activité au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du problème technique.
7.3 Protection des données et confidentialité
Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les mesures de sureté et de confidentialité de l’entreprise, notamment eu égard à la protection des données. Dans le respect de la charte informatique et du règlement intérieur, il veille donc à préserver la confidentialité des accès et des données et s’assure d’être le seul utilisateur des équipements mis à sa disposition.
ARTICLE 8 - PRISE EN CHARGE FINANCIERE DES FRAIS PROFESSIONNELS
Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’entreprise met à disposition les équipements nécessaires, l
’entreprise ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier. Elle ne verse pas non plus d’indemnité d’occupation du domicile personnel du salarié au titre du télétravail.
ARTICLE 9 - ASSURANCE
Le salarié s’engage à déclarer sa situation de télétravail avec des équipements appartenant à l’entreprise auprès de sa compagnie d’assurance et à fournir le justificatif préalablement à la formalisation écrite évoquée à l’article 5 du présent accord.
ARTICLE 10 - SANTE ET SECURITE
Les dispositions légales et conventionnelles ainsi que celles figurant dans le règlement intérieur de la société portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail. Ce dernier se doit de les respecter. En particulier, le salarié s’engage à aménager un espace de travail adapté à son domicile qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un travail à distance dans des conditions normales. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration. Comme tout salarié, le salarié en situation de télétravail bénéficie de la législation relative aux accidents du travail et de trajet et aux maladies professionnelles. En application de l’article L. 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale. Le salarié victime d’un accident doit informer l’entreprise par tous moyens dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 24 heures par écrit.
ARTICLE 11 - CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL
11.1 Période d’adaptation
Afin que le salarié et le responsable hiérarchique puissent évaluer l’efficacité de cette nouvelle organisation du travail et s’assurer qu’elle répond bien aux attentes de chacun, celle-ci est soumise à une période d’adaptation de 3 mois, pendant laquelle chacune des parties peut, librement et unilatéralement, y mettre fin, par tout moyen écrit, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires. Le salarié retrouve alors son poste dans les locaux de la société.
11.2 Réversibilité
La situation de télétravail répond au principe de réversibilité. Celle-ci peut être temporaire ou définitive.
Suspension temporaire
Le salarié peut suspendre le télétravail pour une période déterminée, sans délai de prévenance. Le manager peut également suspendre le télétravail pour une période déterminée, en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires. La suspension doit alors être motivée et préciser la durée. Elle doit être notifiée par email, courrier recommandé avec avis de réception ou courrier remis en main propre contre décharge. Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail ou au report du terme éventuel de la période de télétravail.
Réversibilité définitive
En-dehors de la période d’adaptation, le salarié comme le responsable hiérarchique peut décider de mettre fin au télétravail. Cette décision sera notifiée par email, par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge et devra respecter un délai de prévenance d’au moins 15 jours calendaires à compter de la présentation de la décision écrite pour permettre aux deux parties d’accompagner le retour à une situation sans télétravail. Si la résiliation est faite à l’initiative du responsable hiérarchique, ce dernier doit motiver sa décision. En cas de déménagement du salarié, de changement de poste, de changement dans l’organisation du service ou de départ du salarié, le salarié pourrait ne plus être éligible au télétravail dans les conditions du présent accord collectif, ce qui pourrait justifier que le responsable hiérarchique décide de mettre fin au télétravail.
ARTICLE 12 - PRINCIPE D’EGALITE DE TRAITEMENT
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux, conventionnels et avantages sociaux que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise notamment en ce qui concerne l’accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l’accès à la formation. Il a accès aux informations et aux activités sociales de la société.
ARTICLE 13 – ACCOMPAGNEMENT DE LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Pour préparer le changement d’organisation du travail, une sensibilisation sur les bonnes pratiques en matière de télétravail sera dédiée aux salariés et aux responsables hiérarchiques. Une information spécifique concernant le contenu de l’accord sera faite aux responsables hiérarchiques afin de les aider dans l’accompagnement de leurs équipes. Une information générale sera proposée à l’ensemble des salariés au moment de la mise en place afin que chacun tienne compte de l’évolution des organisations en lien avec le télétravail. Conformément à l’article 2312-14 la D.U.P. sera informée de lors de la prochaine réunion de la mise en application de cet accord.
ARTICLE 14 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an. Il prend effet à compter du 1er janvier 2019. Une première phase de test d’un semestre permettra de confirmer la poursuite. A l’échéance de son terme, le présent accord prend fin et ne continue donc pas à produire d’effets. Les situations de télétravail en cours à la date d’échéance de l’accord perdureront jusqu’à leur terme tel que précisé dans le document écrit évoqué à l’article 4 du présent accord.
ARTICLE 15 - CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSES DE RENDEZ VOUS
Compte tenu de la nature expérimentale de cet accord, il est convenu de partager un premier bilan après les six premiers mois de l’accord. Il est ensuite prévu un rendez-vous avant fin octobre 2019. A cette occasion les parties apprécieront l’opportunité de procéder à la reconduction de l’accord.
ARTICLE 16 - REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Toute demande de révision devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord collectif par lettre recommandée avec avis de réception. Cette demande devra être accompagnée d’une proposition de modification de l’accord concerné. Les parties se réuniront dans un délai de 2 (deux) mois à compter de la réception de la demande.
ARTICLE 17 - FORMALITES
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt entièrement dématérialisé en application du Décret 2018-362 du 15 mai 2018 auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte). Un exemplaire papier sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Tourcoing. Un exemplaire du présent accord sera notifié contre récépissé aux organisations syndicales représentatives. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature de l’accord par les moyens de communication habituels. L’accord sera notamment consultable sur demande auprès du département des ressources humaines.
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Fait à Tourcoing, Le 23/11/2018 En 3 exemplaires originaux,
