La société COLGATE-PALMOLIVE INDUSTRIEL, société par actions simplifiée au capital social de 18.972.000 Euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 478 989 668, dont le siège social est situé 9-11 rue du Débarcadère – 92700 COLOMBES, et dotée d’un établissement secondaire situé Avenue du Vermandois – 60200 COMPIEGNE.
Représentée par Madame , en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet.
d’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives de la Société :
le syndicat CFDT, représenté par Monsieur, en sa qualité de Délégué syndical,
le syndicat CGC, représenté par Monsieur en sa qualité de Délégué Syndical
le syndicat FO, représenté par Monsieur, en sa qualité de Délégué Syndical,
Le syndicat UNSA, représenté par Monsieur dûment mandaté
d'autre part,
La Société COLGATE-PALMOLIVE INDUSTRIEL doit procéder au renouvellement des membres du Comité Social et Économique dont le mandat arrive à échéance le 30 septembre 2023, conformément aux dispositions du Code du Travail issue des ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 et leurs décrets d’application. L’ensemble des organisations représentatives dans la Société et au niveau national ont été invitées à négocier. Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation et de fonctionnement des élections professionnelles du Comité Social et Économique. Pour les thèmes qui ne seraient pas traités dans le présent accord, les parties entendent se référer aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et, plus particulièrement, aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles. Les parties rappellent que l’accord d’entreprise signé le 30 juin 2023 autorise le recours au vote électronique sur la base d’un cahier des charges dont les parties s’engagent à respecter le contenu dans le présent accord.
Dans ce contexte, les Parties se sont réunies à l’occasion de plusieurs réunions en date du 30 juin 2023 et 10 juillet 2023. A l’issue de ces réunions, il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - Anciennetés et date de références pour l'électorat et l'éligibilité
Afin de neutraliser l'effet de la durée d'ouverture du vote par internet sur les droits des salariés à participer aux élections en qualité d'électeurs, et à présenter leurs candidatures au premier ou au second tour, il est ici convenu que conformément à la jurisprudence (Cassation 20-20.047) : - la condition d'ancienneté requise pour bénéficier du droit de vote est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour, - la condition d'ancienneté requise pour bénéficier de l'éligibilité est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour,
Conformément à la possibilité que confirme le même arrêt, les dispositions plus favorables suivantes dérogent aux conditions d'ancienneté exigées par les articles L. 2314-18 et L. 2314-19 du code du travail :
- l’ancienneté légale ou conventionnelle pour bénéficier du droit de vote, rappelée ci-après parmi les conditions pour être électeur, est réduite du nombre de jours calendaires d'ouverture du vote par internet précédant le jour du dépouillement, - l'ancienneté légale ou conventionnelle pour être autorisé à déposer sa candidature, rappelée ci-après parmi les conditions pour être éligible, est réduite du nombre de jours calendaires d'ouverture du vote par internet précédant le jour du dépouillement.
ARTICLE 2 - Effectif
Les parties constatent que l’effectif de COLGATE-PALMOLIVE INDUSTRIEL à la date du premier tour est de 474.2 personnes (ETP).
Cet effectif a été calculé conformément aux dispositions légales applicables et conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail. Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement : -les salariés en CDI et les salariés en CDD, -les travailleurs à domicile, -les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...), -les salariés temporaires, -les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.
Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement : -les salariés sous contrat d'apprentissage, - les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas, -les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.
ARTICLE 3 – Nombre de collèges électoraux et répartition des sièges entre les collèges
Conformément aux dispositions légales, la constitution de 3 collèges électoraux sera la suivante :
collège n°1 : Ouvriers / Employés (groupe I, II, III)
collège n°2 : Techniciens - Agents de Maîtrise (groupe IV)
collège n°3 : Ingénieurs et Cadres (groupe V)
La répartition se fait suivant les classifications prévues à la Convention Collective Nationale des Industries de la Chimie, à savoir :
collège n°1 : du coefficient 150 au coefficient 205
collège n°2 : du coefficient 225 au coefficient 360
collège n°3 : Statut cadres et ingénieurs - à partir du coefficient 350 (cadre débutant)
Compte tenu de l’effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir est de 12 pour les titulaires et de 12 pour les suppléants, répartis comme suit :
collège n°2 :Techniciens et Agents de Maîtrise : 3 titulaires et 3 suppléants
collège n°3 : Ingénieurs et Cadres : 1 titulaire et 1 suppléant
ARTICLE 4 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Les règles de représentation équilibrée des femmes et des hommes, appelées également règles de parité des listes, s'appliquent aux deux tours de l' élection pour les listes syndicales.
Les dispositions de l'article L. 2314-30, éclairées par les travaux parlementaires, s'appliquent aux organisations syndicales qui doivent, au premier tour pour lequel elles bénéficient du monopole de présentation des listes de candidats et, par suite, au second tour, constituer des listes qui respectent la représentation équilibrée des femmes et des hommes. Elles ne s'appliquent pas aux candidatures libres présentées au second tour des élections Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale conformément à l’article L2314-30 du code du travail.
Une répartition prévisionnelle indicative et non définitive des femmes et des hommes sur les listes électorales est donnée ci-après lors de l'établissement du présent protocole; Elle sera de fait actualisée lors de l'affichage des listes électorales afin de permettre aux listes de candidats de respecter leurs obligations de présentation équilibrée de leurs candidates et candidats.
collège n°1 - Ouvriers / Employés : 12 % de femmes et 88% d’hommes
collège n°2 - Techniciens et Agents de Maîtrise : 19 % de femmes et 81% d’hommes
collège n°3 - Ingénieurs et Cadres : 45 % de femmes et 55% d’hommes
Ainsi, chaque liste de candidat devrait comporter :
collège n°1 - Ouvriers / Employés : 1 femme et 7 hommes
collège n°2 - Techniciens et Agents de Maîtrise : 1 femme et 2 hommes
collège n°3 - Ingénieurs et Cadres : 1 homme ou 1 femme.
Chaque liste de candidats présentée par une Organisation Syndicale doit être établie en tenant compte des règles suivantes, sur la base du nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) : .si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme, .sauf cas particulier dérogeant à toutes les autres règles (*), si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme, .les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné, .la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire, .lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme, .lorsque l'application des calculs et arrondis ci-avant conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, le candidat du sexe le moins représenté ne peut être placé qu'en seconde position dans l'ordre de présentation, .sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou par un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté. (*) cas particulier : lorsque sur la base du nombre de sièges à pourvoir, l'application des calculs légaux conduit à n'autoriser que 0,5 candidature ou moins pour l'un des deux sexes, la liste peut au choix ne comporter que des candidats du sexe le plus représenté, ou comporter un candidat du sexe le moins représenté (si le calcul donne moins de 0,5 ce candidat doit être placé en seconde position, si le calcul donne exactement 0,5 il peut être placé en première ou en seconde position).
ARTICLE 5 - Durée des mandats
La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans. Pour les entreprises de 50 salariés ou plus, le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.
Les conditions d'application de ces limites sont les suivantes : - Le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du premier Comité Social et Économique ne sont pas pris en compte, - Le nombre et la durée des mandats successifs sont remis à zéro après une période sans mandat correspondant à la durée d'un mandat, sans que cette période puisse être inférieure à 4 ans, - Ces limites s'imposent aux élus dont les mandats prennent effet à l'issue des élections régies par le présent protocole, indépendamment de limites éventuellement différentes qui pourraient être fixées par les protocoles régissant les élections suivantes.
ARTICLE 6 - Conditions pour être électeur
Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin : -bénéficier d'un contrat de travail, -être âgé de 16 ans révolus, -jouir de ses droits civiques, -travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.
Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie, mais sans que ce renoncement leur interdise de s'y porter candidat.
ARTICLE 7 - Listes Électorales
Les listes électorales sont établies par la Direction des ressources humaines, pour chaque collège.
Ces listes comportent les indications suivantes : -nom et prénom, -date et lieu de naissance, -date d'ancienneté, -éligibilité,
Elles seront communiquées aux organisations syndicales signataires du présent accord par e-mail le 18 août 2023 et seront affichées au plus tard le
22 août 2023.
Les affichages à l’attention du personnel de l’entreprise ne feront pas mention de la date et du lieu de naissance.
Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal Judiciaire au plus tard le 25 août 2023.
Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin. Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour. La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées. Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.
Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le 22 août 2023, donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour. Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour.
ARTICLE 8 - Conditions pour être éligibles
Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin : -être électeur dans le même collège, -être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin, -travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise, -ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré), - ne pas disposer d’une délégation écrite particulière d’autorité permettant d’être assimilé au chef d’entreprise, ni le représenter effectivement devant le comité social et économique.
Les temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.
Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.
ARTICLE 9 - Listes de candidats
Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :
-pour le premier tour :au1 septembre 2023 à 12h
-pour le second tour :au21 septembre 2023 à 12h
Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes : - par courrier recommandé avec Accusé de Réception à l'attention de ou, Direction des Ressources Humaines - par remise en main propre contre décharge à ou , Direction des ressources Humaines - par courriel à l'adresse ou, un message de bonne réception étant renvoyé à l'expéditeur.
Les listes sont établies en distinguant les candidats titulaires et les candidats suppléants.
Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir. Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.
Les listes sont affichées par la Direction le jour ouvré suivant la date de dépôt.
Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) : -les syndicats représentatifs dans l’entreprise, -les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel, -Tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement. Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.
Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner :
1 délégué de liste, auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal
1 scrutateur
Ces désignations seront à réaliser le 1 septembre 2023 à 12h
Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité. Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin : - par affichage, en complément des listes concernées, - par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote, - le cas échéant par une note jointe au matériel de vote par correspondance, - par une mention sur les professions de foi des listes concernées.
Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour : -déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale, -le cas échéant répartir les sièges entre les organisations syndicales au Comité de Groupe (article L2333-4 du Code du Travail).
ARTICLE 10 - Date des Élections
La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :
-pour le premier tour :au 19 septembre 2023 à15H00
-pour le second tour :au 3 octobre 2023 à15H00
ARTICLE 11 - Vote par Internet
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 30 juin 2023, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.
La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par : SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/CPI
11.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français, allemand, anglais, espagnol, italien et portugais.
Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en-dessous.
L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.
L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste, et en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste
11.2 - Ordre de présentation des listes
Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, dans la limite de 20 listes (10 listes sur un smartphone). Au-delà de cette limite, un ascenseur apparaît et permet de toutes les visualiser. La norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés).
La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.
L'ordre de présentation de ces listes est réalisé par ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales Dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes
Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 9. La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).
11.3 - Photos des candidats (optionnel)
L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée. Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 9. La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.
11.4 - Consultation de la participation
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 30 juin 2023, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.
Le prestataire est donc autorisé à communiquer un code personnel à la Direction de la Société ainsi qu'à chaque Organisation Syndicale ayant présenté au moins une candidature : chaque code permet de déclencher une extraction de la participation, dont le résultat est communiqué automatiquement à tous les détenteurs de codes.
Accès aux listes d'émargements Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.
Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu. À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.
À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont conformément à la jurisprudence (Cassation 14-25.925) imprimées et signées par les membres du bureau de vote puis (Cassation 20-20.047) conservées sous scellés par les agents habilités du service du personnel. Elles ne sont transmises à personne, à l'exception du juge si une demande de vérification lui est adressée dans le cadre d'un contentieux.
11.5 – Identification des électeurs
Les différentes informations qui peuvent être utilisées pour l'identification des électeurs sont les suivantes : -numéro d'électeur : afin d'exclure tout risque de doublon, c'est un numéro unique qui est attribué à chaque électeur lors de son inscription sur les listes électorales, -adresse e-mail : elle est utilisée pour l'acquisition de moyens de connexion par voie dématérialisée, -adresse postale : elle est utilisée pour l’envoi de moyens de connexion par courrier, -identifiant et mot de passe : ce sont les moyens de connexion indispensables pour accéder au site de vote,
Le numéro d'électeur est indiqué par la Direction des ressources humaines dans le fichier transmis au prestataire, il s'agit du numéro de salarié indiqué en haut du bulletin de paie.
Pour chaque personnel mis à disposition qui fait le choix de voter au sein de l'entreprise utilisatrice, la Direction des ressources humaines crée un numéro unique qu’elle communique à l'électeur et qui ne peut pas être confondu avec celui d'un salarié, par exemple MADxxx ou STxxx.
L'adresse e-mail transmise au prestataire par la Direction des ressources humaines est l'adresse e-mail professionnelle de chaque électeur bénéficiant d'une boîte e-mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la Direction des ressources humaines peut communiquer au prestataire une adresse e-mail personnelle.
L’adresse postale transmise au prestataire par la Direction des ressources humaines est l’adresse personnelle de chaque électeur.
L'identifiant et le mot de passe sont déterminés ci-après en fonction de leur mode de communication, le numéro d’électeur unique garantissant dans tous les cas l’impossibilité de voter deux fois.
11.6 – Communication des moyens de connexion
La société opérera un recensement des moyens de connexion sur la base d’un questionnaire Google Forms et d’un recensement spontanée auprès du service Administration du personnel.
Le recensement sera ouvert dès la signature du protocole préélectoral et jusqu'au 1er septembre 2023 A défaut de réponse, les moyens de connexion sont acquis par voie postale.
11.6.1 - Acquisition par voie dématérialisée
Pour les salariés ayant choisi un moyen de connexion par voie dématérialisée, le prestataire met à la disposition des électeurs un site internet permettant à chacun de créer son propre mot de passe et de se procurer un identifiant unique généré aléatoirement.
Les demandes d’identifiants sont enregistrées à partir du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel : -saisie de l'adresse e-mail professionnelle, ou personnelle le cas échéant, -création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.
Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé : -vérification de l'existence de l'adresse e-mail dans le fichier transmis par la Direction des Ressources Humaines au prestataire, -génération d'un identifiant aléatoire et unique, -envoi de cet identifiant à l'adresse e-mail saisie.
Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite accéder au site de vote en renseignant : -l’identifiant qui lui a été transmis, -le mot de passe qu’il s’est créé,
11.6.2 - Communication par voie postale
La communication par voie postale est mise en place individuellement :
à la demande d'un électeur, lorsque ce dernier ne peut pas accéder à sa boîte e-mail professionnelle et ne veut pas communiquer son adresse e-mail personnelle
en l’absence de réponse au recensement mis en place par la société.
De fait, les salariés en invalidité catégorie 2 ou en longue maladie recevront leur moyen de connexion par voie postale.
Un courrier est adressé par le prestataire à chaque électeur concerné, à son adresse personnelle, dans les jours qui précèdent l’ouverture du site de vote par internet.
Afin de faciliter l’accès au vote tout en limitant les risques d’usurpation d’identité, il est ici convenu des dispositions suivantes : -l’identifiant n'est pas indiqué sur le courrier, il s’agit du numéro de salarié indiqué en haut du bulletin de paie -le mot de passe est indiqué sur le courrier, il est généré aléatoirement par le logiciel du prestataire,
Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes : -si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi, -si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir son courrier avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction des ressources humaines qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution.
11.7 - Protocole de restitution des moyens de connexion
Ce protocole est utilisé : - lorsque les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite e-mail lui permettant de recevoir son identifiant, - lorsque les moyens de connexion sont communiqués par voie postale, pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, et si l'électeur ne peut pas utiliser d'adresse e-mail pour recevoir un identifiant.
Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer leurs moyens de connexion aux électeurs concernés.
Une demande remise par l'électeur est adressée à la Direction des Ressources Humaines à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel ou par courrier.
Cette demande comporte les éléments suivants : -copie d'un justificatif d'identité de l'électeur, -numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour lui communiquer ses moyens de connexion, -mot de passe provisoire au choix de l'électeur.
À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche les moyens de connexion et les note en assurant leur confidentialité.
Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe provisoire choisi par l'électeur, et lui communique ses moyens de connexion. Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet. À noter que cette recherche par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés est conservée et remise à la Direction des Ressources Humaines après le dépouillement.
11.8 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.
Cette intervention consiste à : -tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, -initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation, -générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire, -faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité, -pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement, -pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.
Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement. Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.
L'information et la formation sont assurées : -pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote, -pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote via l’envoi d’un mail à l’adresse fracg_mail compiègne -pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.
11.9 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)
La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de : -veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet, -procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8), - assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours), -assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
ARTICLE 12 - Date et horaires des votes par Internet
La participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.
Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :
Du 12 septembre 2023 à 10h au 19 septembre 2023 à 15h
Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :
Du 26 septembre 2023 à 10h au 3 octobre 2023 à 15h
Le vote par internet est assimilable à un vote par correspondance, car les bulletins de votes sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boîte à lettres relevée à un instant précis. En conséquence, le site internet n'enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu article 10 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.
ARTICLE 13 - Date et horaires des votes sur place
La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.
Le bureau est constitué d'un Président et 4 assesseurs désignés avant la date du scellement.
Chaque organisation syndicale signataire désigne un assesseur qui ne peut être candidat. Cette désignation intervient au plus tard le 1 septembre avant 12H. Le Président du bureau de vote est désigné par la Direction des ressources humaines.
En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.
Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 11.8), de superviser la restitution de moyens de connexion perdus (article 11.7), d'autoriser le descellement (article 17), de signer les procès-verbaux (article 20) et de proclamer oralement les résultats (article 21).
Le bureau de vote se réunira en salle 3 dans laquelle seront positionnées 3 ordinateurs en libre service.
Chaque ordinateur est protégé par un isoloir ou l'équivalent, et permet à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées conformément à l'article 13.
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du scrutin, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre service.
Les bureaux et points de vote sont ouverts dates suivantes pour le premier tour :
Lundi 18 septembre 2023 de 19h30 à 21h00
Mardi 19 septembre 2023 de 10h00 à 12h00 et de 13h00 à 15h00
Les bureaux et points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour l'éventuel second tour :
Lundi 2 octobre 2023 de 19h30 à 21h00
Mardi 3 octobre 2023 de 10h00 à 12h00 et de 13h00 à 15h00
En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'événement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.
ARTICLE 14 - Propagande Électorale
Les listes en présence (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 9 de ce protocole.
Elles sont obligatoirement écrites en langue française. Les listes en présence qui le souhaitent peuvent toutefois les traduire dans les langues prévues article 9.1 afin qu’elles soient présentées à l’électeur dans la langue qu’il choisit.
Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur : -le site intranet de l'entreprise, Rubrique Usine/informations syndicales -le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/CPI
Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence : -un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire), -une profession de foi au format PDF, 2 pages maximum , d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.
Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 9.2.
Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.
La campagne électorale est ouverte à compter de la date de signature du présent protocole et jusqu’à la veille du 1er tour et, en cas d’un second tour, la campagne électorale sera ouverte au lendemain du premier tour jusqu’à la veille du second tour. La propagande électorale antérieure au 1er tour est réservée aux seules organisations syndicales habilitées à présenter des candidats au premier tour. L'utilisation ou la diffusion par messagerie électronique ou des outils tels que la messagerie instantanée comme support de propagande électorale autre que le positionnement de tract sur les panneaux syndicaux et sur l’intranet de l’entreprise n'est autorisée ni aux organisations syndicales, ni aux salariés détenteurs ou ancien détenteurs d’un mandat désignatif ou électif, ni aux candidats à titre individuel que ce soit pendant la campagne électorale ou pendant la période de vote. Cette interdiction vise également tout autre salarié qui utiliserait ces outils à des fins électorales. Ces dispositions répondent à plusieurs impératifs visant à préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message, à ne pas entraver l’accomplissement du travail et à garantir et le bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise. Le manquement à ces règles exposera le salarié concerné à une sanction disciplinaire. Il est rappelé que la diffusion des tracts est autorisée : - à la sortie du hall d’accueil, soit en dehors des locaux de travail; - aux heures d’entrée et de sortie du personnel.
Un temps de préparation des professions de foi et de campagne électorale est mis à disposition des organisations syndicales signataires. Ces temps de préparation sont les suivants :
Lundi 21 août 2023 de 13h à 15h30
Lundi 28 août 2023 de 13h à 15h30.
Ces temps de préparation sont notamment mis en place pour les candidats ne disposant pas d’heures de délégation et sont limités à 12 personnes maximum par organisation syndicale.
Le nom des candidats aux élections n’étant pas connus avant le dépôt des listes de candidats, il est convenu que les organisations syndicales signataires du présent protocole informeront au plus tard le 9 août 2023 de la liste des personnes concernées par ces temps de préparation.
ARTICLE 15 - Vote par correspondance
Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.
Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.
Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance. Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de : -un courrier explicatif, -un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège, -deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes, -une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité, - le cas échéant une note précisant la répartition inégalitaire des voix des listes communes, -les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.
La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée : -pour le premier tour :au1 septembre 2023 à12H00 -pour le second tour :au21 septembre 2023 à12H00
L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire : -pour le premier tour :le7 septembre 2023 -pour le second tour :le25 septembre 2023
La Direction des ressources humaines informe les organisations syndicales du nombre de vote par correspondance envoyé.
L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est : -E-VOTEZ - 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine
La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée : -pour le premier tour :au19 septembre 2023à12H00 -pour le second tour :au3 octobre 2023à12h00
Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.
Émargement
Après fermeture du site de vote électronique, le Président confie au prestataire le soin de procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues. L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur. Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.
ARTICLE 16 - Bulletin de vote
Nécessaires pour le vote par correspondance, les bulletins de vote et enveloppes sont fournis par le prestataire E-Votez. Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.
Collèges Titulaires/Suppléants Couleur Tous Titulaires Jaune
Suppléants Bleu
Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.
Chaque bulletin porte très lisiblement : -le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste, -la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour, -le nom de l'établissement, -la date et le tour, -la mention "Élections CSE", -le collège, -la mention "Titulaires" ou "Suppléants", -les nom et prénom des candidats.
Chaque enveloppe porte très lisiblement : -le nom de l'établissement, -la mention "Élections CSE", -le collège, -la mention "Titulaires" ou "Suppléants".
ARTICLE 17 - Priorité des votes
Chaque électeur peut avoir selon le contexte jusqu'à deux possibilités pour exprimer ses votes : -vote par internet (y compris dans l'isoloir ou équivalent comme prévu article 11), -vote par correspondance.
Le vote par correspondance n'est jamais prioritaire sur le vote par internet, car il est traité après fermeture du site de vote électronique. Lors de l'ouverture des enveloppes d'émargement, seules les enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé pour chaque enveloppe de vote admise au dépouillement. Les enveloppes de vote correspondant à des scrutins déjà émargés sont écartées et conservées pour destruction ultérieure. Dans le cas où deux enveloppes d'émargement sont reçues pour un même électeur, la priorité est donnée à la dernière postée, le cachet de la poste faisant foi. Si la seconde contient des enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés, ces enveloppes de vote sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé.
ARTICLE 18 - Dépouillement
Après clôture du site de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement :
Vote par correspondance
Est comptabilisé comme vote blanc : -une enveloppe de vote vide, -un bulletin de vote blanc, sans aucune mention, -un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.
Est comptabilisé comme vote nul : -une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription, -un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription, -plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable), -un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats, -un bulletin de vote sans enveloppe, -un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin, -une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).
Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature multiple en forme de Z.
Le résultat du dépouillement est enregistré grâce au logiciel prévu à cet effet : -nombre de votes valablement exprimés, -nombre de votes blancs, -nombre de votes nuls, -nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.
Vote par internet
Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.
ARTICLE 19 - Départage
En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués par le critère d'âge, soit le plus âgé des candidats.
ARTICLE 20 - Etablissement et signature des procès verbaux
Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote. Les procès-verbaux imprimés en double exemplaire sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote. Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont également invités à les contresigner.
Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.
Télétransmission des résultats à l'administration : Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes : -dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, toutes les données relatives aux élections sont automatiquement mises au format informatique attendu par l'administration, et télétransmises par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée, -à réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement par établissement CSE concerné par les élections, -la version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction, - dans les 15 jours suivant le dépouillement, et pour chaque établissement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.
ARTICLE 21 - Proclamation
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.
Le Président du bureau de vote bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin : -le procès-verbal intégralement renseigné, - un document indiquant le résultat, destiné à la proclamation orale, -un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement, -le cas échéant le procès-verbal de carence. Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié. Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote lorsque celui-ci a été désigné.
ARTICLE 22 - Second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants : 1 - carence de candidat au premier tour, 2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits), 3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
ARTICLE 23 - Prorogation des mandats
Si à la date d'expiration des mandats en cours les institutions n'ont pu être renouvelées, et quelle qu'en soit la raison, les parties décident à l'unanimité que ces mandats sont automatiquement prorogés jusqu'à leur renouvellement.
ARTICLE 24 - Prise d’effet des mandats
Les mandats prennent effet le lendemain de la date d'expiration des mandats en cours, soit le 1 octobre 2023, ou le lendemain de la proclamation des résultats du second tour si celui-ci est nécessaire pour l'un au moins des scrutins. La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.
ARTICLE 25 - Contestations
L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges. Le Tribunal Judiciaire est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...
ARTICLE 26 - Publicités
Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail. Le présent protocole d'accord est conclu en vue des élections professionnelles intervenant en 2023 conformément aux dispositions légales. Il est convenu qu’une copie du présent protocole sera affichée en vue d’informer les salariés.
Fait à Compiègne, le 18 juillet 2023 en 8 exemplaires
