PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL POUR L’ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE LA SOCIÉTÉ COMECA FRANCE
Entre les soussignés :
La direction de la société COMECA FRANCE dont le siège social est situé 11 Avenue Napoléon 1er – 95290 L’Isle Adam, immatriculée au RCS de Pontoise sous le numéro 398 215 095, représentée par la société ……………………, en sa qualité de Président,
d'une part,
Et,
Les organisations syndicales, à savoir :
Le syndicat
CGT, représenté par Monsieur …………………… en sa qualité de délégué syndical dûment désigné par sa Fédération (délégué syndical CGT de la société COMECA FRANCE)
Le syndicat
FO, représenté par Monsieur …………………… en sa qualité de délégué syndical dûment désigné par sa Fédération (délégué syndical FO de la société COMECA FRANCE)
d'autre part.
En application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail encadrant l’organisation des élections de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE), il a été convenu ce qui suit :
Article 1 – Objet et Champ d’application du protocole
Eu égard aux dispositions de l’Accord de mise en place du CSE COMECA France signé le 28 mai 2019, le présent a vocation à organiser les élections des membres du CSE COMECA France.
Article 2 – Effectif de l'entreprise – Nombre et répartition des sièges à pourvoir au sein des collèges électoraux
L’effectif de l’entreprise COMECA FRANCE à la fin du mois d'août 2023 (avec une projection à la date du 1er tour des élections) est de 446 salariés (dont 14 CDD). Il se décompose de la façon suivante :
139 OUVRIERS
168 ETAM
139 CADRES
L’effectif équivalent temps plein (ETP) à retenir pour déterminer le nombre de sièges à pourvoir :
Un ETP de 428,04 CDI
Un ETP de 23,18 CDD du 12 novembre 2022 au 13 novembre 2023
Un ETP de 65,75 intérimaires présents de septembre 2022 à août 2023
Un ETP de 29 prestataires sur la même période
L’effectif ETP total de la société arrêté au 1er tour des élections du CSE est donc de 545,97. Compte tenu de cet effectif retenu (545), le nombre de sièges à pourvoir est de 13 titulaires et 13 suppléants avec 24 heures de délégation mensuelle pour chaque titulaire. Néanmoins, les délégations souhaitent maintenir le nombre d’heures de délégations tout en restreignant le nombre de postes à pourvoir à 10 titulaires et 10 suppléants.
Les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :
Collège
Effectif du collège
Nombre de sièges titulaires
Nombre de sièges suppléants
Nombre d’heures individuelles de délégation
Nombre total d’heures de délégation pour le collège
Ouvriers (tous niveaux) et ETAM (niveau I à III)
168 4 4 31,2 heures 124,8 heures
ETAM (niveau IV à V)
139 3 3 31,2 heures 93,6 heures
Cadres
139 3 3 31,2 heures 93,6 heures
Article 3 – Dates des élections
Le 1er tour des élections est prévu, pour l’ensemble des collèges : du 14 novembre 2023 à partir de 00h00 au 15 novembre 2023 jusqu’à 09h00.
Un 2nd tour devra obligatoirement être organisé en cas de survenance d’une des situations suivantes :
Aucun syndicat n’a présenté de candidats au 1er tour ;
Le quorum n’a pas été atteint au 1er tour (le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas égal à la moitié au moins des électeurs inscrits) ;
Tous les sièges n’ont pas été pourvus au 1er tour.
Si l’un de ces cas se produit, le 2nd tour aura lieu
: du 28 novembre 2023 à partir de 00h00 au 29 novembre 2023 jusqu’à 09h00.
Article 4 – Constitution et affichage des listes électorales
Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont
électeurs, les salariés des deux sexes qui, à la date du 1er tour du scrutin :
Ont 16 ans accomplis ;
Ont 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise ;
Ne font pas l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques (articles L. 5 et L. 6 du Code électoral).
Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date du 1er tour des élections. Elles doivent mentionner les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et l’âge de chaque électeur.
Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le
18 octobre 2023.
Article 5 – Candidatures des salariés
Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont
éligibles, les électeurs qui, à la date du premier tour du scrutin :
Ont 18 ans accomplis ;
Ont travaillé dans l’entreprise sans interruption depuis un an au moins ;
Ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Pour rappel, sont seules en droit de présenter des listes de candidats au premier tour, les organisations syndicales :
Reconnues représentatives dans l’entreprise ;
Ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;
Affiliées à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel ;
Qui remplissent les critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, d’ancienneté (au moins 2 ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.
Au 2nd tour, le monopole des organisations syndicales disparaît et les candidatures libres sont acceptées.
Les listes de candidats sont établies par collège et doivent être séparées entre titulaires et suppléants.
Les listes du 1er tour seront communiquées à la Direction au plus tard le
3 novembre 2023 à 11h00. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception (la date de 1ère présentation faisant foi) par dépôt contre récépissé (courrier remis en main propre contre signature) ou mail auprès d’un représentant de la Direction des Ressources Humaines à savoir, notamment :
Pauline FATET pour les centres COMECA FRANCE de Châtenoy le Royal et Saint Quentin Fallavier ;
Marine FESQUET pour les centres COMECA FRANCE de Beaucouzé, Bordeaux et Narrosse ;
Sylvie MARTINS pour les centres COMECA FRANCE de Brebières et l’Isle Adam ;
Simon MOUNIER pour les centres COMECA FRANCE de Reichshoffen et Schiltigheim ;
Sébastien MARTIN pour les centres COMECA FRANCE de Bagnères de Bigorre, Breuil Magné, Le Mans, Perpignan et Saint Mathieu de Tréviers.
Les candidatures qui seraient déposées au-delà de l’échéance fixée ci-dessus ne seront pas recevables.
Les organisations syndicales ne peuvent présenter qu’une seule liste pour chaque collège. De plus, les listes de candidats ne peuvent comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. A défaut, elles seront écartées. Néanmoins, les listes incomplètes sont admises.
Les listes de candidats seront transmises au prestataire afin d’être intégrées dans le système de vote électronique.
Si un 2nd tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du 1er tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats du 1er tour, soit le
16 novembre 2023.
En cas de 2nd tour, les listes de candidats seront communiquées à la Direction au plus tard le
22 novembre 2023 à 11h00. Cette communication pourra être effectuée dans les mêmes conditions que pour le premier tour.
Comme pour le 1er tour, les listes de candidats du 2nd tour seront transmises au prestataire afin d’être intégrées dans le système de vote électronique.
Les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats au 1er tour et non au 2nd tour verront leur liste du 1er tour automatiquement reconduite pour le 2nd tour.
Les listes de candidats seront affichées par la Direction sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt à savoir le
23 novembre 2023.
Article 6 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, les listes de candidats titulaires et suppléants qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :
1er collège
2ème collège
3ème collège
15 % de femmes 85 % d’hommes 19 % de femmes 81 % d’hommes 14 % de femmes 86 % d’hommes
Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :
1er collège : 1 femme et 3 hommes
2e collège : 1 femme et 2 hommes
3e collège : 3 hommes
Si l'application de la règle de représentation équilibrée aboutit à exclure totalement les hommes/femmes dans le 1er collège/2e collège/3e collège, les listes de candidats pourront comporter un candidat homme/femme. Mais, ce candidat ne pourra pas être placé en 1ère position sur la liste.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats de l’un des sexes.
Article 7 – Nombre de mandats successifs
Conformément à l’article L.2314-33 du Code du travail, le nombre de mandats successifs est limité à 3.
Article 8 – Vote électronique
Par Accord collectif signé en date du 29 mai 2019, il a été convenu que l’élection ait lieu par voie électronique.
La société People Vox a été choisie pour organiser ce scrutin. Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord (cf. Annexe I).
Chaque salarié sera destinataire (par voie électronique envoyée par le prestataire) d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 9 – Campagne électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale selon les modalités suivantes : Affichage, distribution de tracts, réunions, etc.
Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que son tract syndical afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques.
Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes :
Logo
Format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG
Poids maximum de l’image : 500 Ko
Tract syndical
Format PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximum
Poids maximum du fichier : 2 Mo
Article 10 – Cellule d’assistance technique
La Direction, par l’intermédiaire du prestataire retenu, met en place une cellule d'assistance technique chargée uniquement de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. En présence du représentant de la Direction et des éventuelles listes de candidats, cette cellule :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 11 – Bureaux de vote
Un bureau de vote unique est mis en place pour suivre les opérations électorales de chaque collège. Ce bureau, qui se tiendra au siège de la société, sera composé de trois électeurs appartenant dans la mesure du possible aux 3 collèges avec la présence si possible d’une femme :
Un président : Si possible l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;
Deux assesseurs : Si possible le second électeur le plus ancien et le plus jeune ou, à défaut, des salariés volontaires.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats. De plus, en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin. L'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.
La génération de ces clés aura lieu publiquement le
10 novembre 2023, à 10h00 heures, dans les locaux du centre COMECA FRANCE de L’Isle Adam de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel du prestataire chargé de la maintenance du système de vote. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.
En cas de 2nd tour, la précédente opération sera de nouveau réalisée le
24 novembre 2023, à 10h00 heures, dans les mêmes conditions.
Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats
Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs, des éventuels représentants de liste et de l'employeur ou de son représentant.
A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.
Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés USB générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats.
Le dépouillement s'effectue dans un 1er temps pour les membres titulaires et dans un 2nd temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral.
Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.
Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats et au plus tard le lendemain.
Article 13 – Calendrier des opérations électorales
Le calendrier des élections professionnelles est établi comme suit :
Actions / Tâches
Timing
Information du personnel de l’organisation des élections (affichage)
Invitations des syndicats à négocier le PAP (LRAR)
04/09
Réunion de négociation du PAP
26/09
Publication des listes électorales + Appel à candidatures pour le 1er tour
18/10
Date limite de dépôt des candidatures pour le 1er tour
02/11
Affichage des listes de candidats
03/11
Envoi des codes d’accès à la plateforme par le prestataire
03/11
Date limite d’actualisation des listes électorales et de dépôt des professions de foi
7/11
Réunion de formation, de génération des clés de chiffrement, de tests et de scellement du système de vote électronique
10/11
Ouverture du 1er tour de scrutin
14/11
Fermeture du 1er tour de scrutin
15/11
Réunion de dépouillement et de proclamation des résultats
15/11
Affichage des résultats + Appel à candidatures pour le 2nd tour
16/11
Date limite de dépôt des candidatures pour le 2nd tour
22/11
Affichage des listes de candidats
2311
Réunion de tests et de scellement du système de vote électronique
24/11
Ouverture du 2nd tour de scrutin
28/11
Fermeture du 2nd tour de scrutin
29/11
Réunion de dépouillement et de proclamation des résultats
29/11
Affichage des résultats (au plus tard)
30/11
Envoi des procès-verbaux aux autorités
30/11
Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l’entreprise COMECA FRANCE pour l'année 2023 et restera valable pour toute la durée des mandats, à savoir 4 ans.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Fait à l’Isle Adam, le 26 septembre 2023
Pour la société COMECA FRANCE, représentée par la société COMECA SAS
Pour les organisations syndicales représentatives des salariés de la société COMECA FRANCE :
Le syndicat
CGT, représenté par Monsieur ……………………
Le syndicat
FO, représenté par Monsieur ……………………
PJ. : ANNEXE I « Fonctionnement du système de vote électronique et déroulement des opérations électorales » by People Vox
ANNEXE I
ANNEXE – FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
I. FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
Article 1 – Expertise du système de vote
Le système de vote proposé par People Vox a été soumis à un audit technique par le cabinet Demaeter (RCS Paris 509 433 389 – 121 avenue d’Italie, 75013 Paris) et une grille de conformité aux Recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 a été établie à l’issue de celui-ci. Pour rappel, et comme énoncé au sein de ce rapport, transmis par People Vox au Client conjointement à la proposition commerciale, « il s’agit d’un rapport d’audit technique qui, pour devenir un rapport d’expertise indépendante, doit être complété par l’analyse des conditions spécifiques au scrutin concerné ».
Le Client, agissant en qualité de Responsable de Traitement pour l’élection confiée à People Vox, s’il souhaite y avoir recours, réalise une expertise indépendante, en complément de l’audit réalisé par People Vox, préalablement à la mise en place du système de vote électronique et avant le premier tour de scrutin. Dans ce cadre, le Client pourra sélectionner l’expert de son choix et supportera, en totalité, les frais inhérents à la réalisation de cette prestation d’expertise.
Article 2 – Intégration des caractéristiques de l’élection dans le système de vote
Dès la création du projet, le personnel du prestataire en charge de la gestion de l’élection pour le compte du client peut débuter le paramétrage du vote. En tant qu’Administrateur, il est autorisé à définir les caractéristiques suivantes : -
Informations concernant l’entreprise : raison sociale, n° SIRET, adresse, n° IDCC, coordonnées de son représentant en charge de l’organisation des élections.
-
Informations concernant les établissements, le cas échéant : nom de l’établissement, n° de SIRET, adresse, coordonnées du représentant de l’établissement en charge des élections (si différent de celui désigné au niveau de l’entreprise).
-
Nombre et composition des collèges électoraux.
-
Intégration de la Base électorale : civilité, nom, prénom, adresse postale (si envoi de l’identifiant personnel par voie postale ou du code secret par voie postale), adresse e-mail professionnelle ou personnelle (si envoi de l’identifiant personnel par mail), du numéro de téléphone portable personnel ou professionnel (si envoi du mot de passe par SMS), date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise, matricule du salarié au sein de son entreprise (si existant), statut du salarié (Ouvrier, Employé, Technicien, Agent de maitrise, Ingénieur, Cadre ou autre), ainsi qu’éventuellement d’autres informations personnelles détenues par l’employeur permettant de proposer des questions-défis sécurisant l’élection (au choix parmi les données suivantes : les trois derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, le code postal d’habitation, la ville de naissance, la date de naissance, les quatre derniers caractères du numéro IBAN, le montant du dernier salaire net).
-
Liste des candidats : nom de la liste, slogan (le cas échéant), logo de la liste, civilité, nom et prénom des candidats y étant attachés.
-
Composition des bureaux de vote : nom, prénom, mail, numéro de téléphone portable et fonction des membres au sein du bureau (président ou assesseur).
-
Liste des observateurs : nom, prénom, mail, numéro de téléphone portable et type d’accès (accès à la liste électorale ou non).
Article 3 – Cartes électorales
Avant l’ouverture du premier tour de scrutin, le prestataire procède à l’expédition, par mail ou par voie postale au domicile de chaque électeur, des cartes électorales contenant l’identifiant de connexion à la plateforme de vote. Les identifiants propres à chaque électeur sont générés aléatoirement par la plateforme People Vox. Le prestataire et la Société n’ont jamais connaissance du contenu des cartes électorales. Les identifiants ainsi générés sont strictement personnels et confidentiels. Les cartes électorales comportent les informations suivantes : - informations relatives à l’élection : dates et horaires d’ouverture et de fermeture de chaque tour de scrutin ; - adresse URL du site de vote en ligne (www.mon-vote.com ou www.vote-cse.com – suivant le cas) ; - code élection permettant l’identification du projet de vote de l’entreprise sur la plateforme ; - identifiant personnel de connexion. Une notice d’information détaillant les étapes à respecter pour voter sur la plateforme People Vox sera intégrée à chaque carte électorale (mail ou courrier).
Article 4 – Composition du bureau de vote et formation sur le système de vote
Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres de chaque bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote People Vox. Cette formation aura lieu lors de la réunion de scellement du premier tour de scrutin ; à défaut de premier tour, elle sera dispensée lors de la réunion de scellement du second tour de scrutin.
Article 5 – Génération des clés de dépouillement
Les clés de déchiffrement des membres des bureaux de vote seront générées, préalablement à l’ouverture du scrutin, lors de la réunion de scellement du premier tour de scrutin (les clés restant strictement identiques, sans régénération possible, en perspective du second tour). À défaut de 1er tour, les clés seront générées lors de la réunion de scellement du second tour de scrutin. Conformément aux dispositions légales en vigueur, trois clés seront générées par bureau de vote constitué (une clé revenant à chaque membre du bureau). Les clés de déchiffrement seront générées de la façon suivante : - Le président du bureau de vote et un des assesseurs se connectent à la plateforme People Vox et accèdent à l’interface de génération des clés de déchiffrement ; - Ils génèrent les fichiers permettant le dépouillement de l’urne et les conservent sur un support permettant de garantir leur intégrité : dossier protégé par un mot de passe, messagerie sécurisée, clé USB, disque dur externe, etc. ; - Une fois les clés de dépouillement générées, trois parmi elles sont remises à chacun des membres du bureau vote tandis que la dernière, constituant la clé de sauvegarde, est conservée par le responsable de la Société (là aussi, sur tout support permettant de garantir l’intégrité de ladite clé). La clé de sauvegarde devra être conservée et placée sous la surveillance du responsable de la Société, ou de la personne en charge des élections qu’il aura désigné à cet effet. Pour rappel, les clés de déchiffrement générées avant l’ouverture du premier tour de scrutin seront réutilisables en cas de survenance d’un second tour. Ainsi, elles pourront déchiffrer les résultats des deux tours des élections. En revanche, les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’une fois les votes clos et le scellement du système de vote contrôlé par la cellule d’assistance technique. Ainsi, il ne sera pas possible de déchiffrer le contenu de l’urne avant que le scrutin ne soit terminé et donc accéder à des résultats partiels.
Article 6 – Tests du système de vote
Au cours de la réunion de scellement organisée avant chaque tour de scrutin, la cellule d’assistance technique procèdera à des tests dits à blanc : - test de la plateforme de vote ; - test du système de dépouillement. A l’issue de ces deux contrôles, la cellule d’assistance technique procèdera à la réinitialisation de l’urne. Le système de vote électronique sera alors scellé. Des empreintes numériques sont alors prises sur l’ensemble des éléments de l’élection : listes électorales, listes de candidats, composition du bureau de vote, dates et heures du scrutin, code source de l’application. Elles seront comparées lors de la réunion de dépouillement afin de prouver l’intangibilité du système de vote et de ses données pendant l’élection. Conformément aux dispositions légales en vigueur, seront libres d’assister à ces tests les représentants des listes de candidats. Ils devront avoir été expressément désignés comme tels au moment du dépôt des listes auprès de la Direction. Le représentant de la Direction présent à la réunion devra s’assurer de l’identité des représentants de liste ayant décidé d’y participer. Ces derniers seront alors tenus d’émarger le procès-verbal de réunion certifiant de la réalisation des contrôles précités.
Article 7 – Contrôle des opérations électorales
Au cours du processus électoral, divers acteurs internes et externes à l’entreprise seront amenés à s’assurer du bon déroulement des élections. Un lien vers notre page support est mis à disposition : https://status.people-vox.com/. Il peut être consulté à tout moment et permettra à toute personne intéressée par les élections, de suivre les incidents en cours sur la plateforme de vote et ces évolutions. Article 7.1 – Bureau de vote Le bureau de vote est compétent pour s’assurer de la régularité et du secret du vote. Il est également chargé de proclamer les résultats. Au titre de leurs différentes missions, les membres du bureau de vote seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition de la liste électorale, composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi), consultation des listes d’émargement, journal des événements intervenus pendant le scrutin et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils pourront également demander, en cas d’atteinte grave entravant la poursuite de l’élection, une suspension de celle-ci. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour le(s) collège(s) électoral(aux) placé(s) sous leur contrôle. Article 7.2 – Représentants de liste Les représentants des listes de candidats ont des accès observateurs sur la plateforme de vote électronique. Ces accès, créés par People Vox, sont strictement personnels (les identifiants ne doivent pas être communiqués à d’autres représentants de liste par exemple). Ils seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi) et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour l’ensemble des collèges électoraux de l’élection, en temps réel. Les représentants de listes de candidats pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique. Article 7.3 – Membres de la Direction Les membres de la Direction ont des accès observateurs sur la plateforme de vote électronique. Ces accès, créés par People Vox, sont strictement personnels (les identifiants ne doivent pas être communiqués à d’autres membres de la Direction par exemple). Ils seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition de la liste électorale (si accès activé par People Vox), composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi) et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour l’ensemble des collèges électoraux de l’élection, en temps réel. Les membres de la Direction, en outre de celui représentant l’employeur, pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique. Article 7.4 – Représentant du prestataire Le représentant du prestataire s’assure, pendant toute la durée des élections, du bon fonctionnement du système de vote électronique. A ce titre, il a accès aux informations suivantes : données contenues dans la Base électorale, listes électorales, listes de candidats, documents attachés aux listes de candidats (logo, professions de foi), composition du bureau de vote, liste des observateurs, documents liés à l’élection (protocole d’accord préélectoral, affichages…). En plus de sa mission de surveillance du système de vote électronique, le représentant du prestataire accompagne le représentant de l’entreprise en charge des élections dans le déroulement de son scrutin (conseil, rédaction des documents légaux, gestion de la communication interne et externe à l’entreprise…).
Article 8 – Conservation et destruction des fichiers supports
Le prestataire conservera dans une archive scellée, jusqu’à l’expiration d’un délai de 30 jours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de 30 jours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports et transmettra, sur simple demande, une attestation de destruction des données au représentant de l’entreprise en charge des élections.
Article 9 – Accessibilité du système de vote électronique
Le système de vote électronique People Vox est accessible sur tout ordinateur équipé d’une connexion Internet. Les navigateurs Internet compatibles avec la plateforme de vote sont les suivants : -
Chrome : v37.0 (2014) et suivantes
-
Safari : v10.1 (2017) et suivantes
-
Mozilla Firefox : v34.0 (2014) et suivantes
-
Opera : v24.0 (2014) et suivantes
-
Edge : v12 et suivantes
-
Android : v37.0 et suivantes
-
Chrome for Android : v37.0 et suivantes
-
Firefox for Android : v34.0 et suivantes
-
Opera for Android : v24.0 et suivantes
-
Safari on iOS : v10.3 et suivantes
-
Samsung Internet : v3.0 et suivantes
Dès réception de leur identifiant, les électeurs pourront se connecter à la plateforme de vote : - avant l’ouverture du vote afin de consulter les informations mises à leur disposition (date et heure d’ouverture du scrutin, liste électorale d’appartenance, listes de candidats déjà paramétrées) ; - pendant la période de vote définie dans le protocole d’accord préélectoral afin d’exprimer leur vote ; - dès le dépouillement réalisé afin de consulter les résultats de l’élection à laquelle ils ont participé.
II. DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
Article 1 – Authentification et connexion à la plateforme de vote
Pour pouvoir voter, les électeurs doivent saisir dans la barre d’adresse de leur navigateur Internet l’URL indiqué dans le mail (ou le courrier). Les électeurs sont d’abord invités à renseigner dans un champ dédié le « code élection » qui leur aura été communiqué avec leur identifiant personnel. Ce code, qui commence toujours par la lettre « v », est nécessaire à l’identification du projet d’élection rattaché à leur entreprise et permet ainsi de rediriger les électeurs sur une page d’authentification dédiée et personnalisée. Une fois redirigé à l’aide du « code élection », l’électeur doit saisir son identifiant de connexion confidentiel dans le champ correspondant du cadre d’authentification. A chacune de ses connexions, l’électeur devra répondre à une ou plusieurs questions-défis d’authentification non triviales, issues de données personnelles communiquées par la société au sein de sa Base électorale (en fonction du choix des questions-défis opéré par l’employeur). En cas de mot de passe envoyé par SMS, et si un numéro de téléphone portable n’a pas été communiqué par l’employeur au sein de la Base électorale pour l’électeur en question, ce dernier devra, lors de sa première connexion, saisir un numéro de téléphone portable (personnel ou professionnel). Il sera stocké de manière cryptée et sécurisée sur les serveurs du prestataire de People Vox. Ainsi, à chaque connexion, l’électeur recevra un mot de passe temporaire (valide 4 minutes) qui, une fois renseigné, lui permettra d’accéder à son espace de vote.
Article 2 – Procédure de réédition des codes
En cas de perte ou de non-réception de son identifiant, l’électeur pourra regénérer de nouveaux codes d’accès selon une procédure sécurisée. La demande de réédition des codes d’accès se fait par le biais d’un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion du site de vote (www.mon-vote.com ou www.vote-cse.com – suivant le cas). Il faudra cependant que l’électeur ait connaissance de son code élection, ou bien qu’il le demande à une personne de la cellule d’assistance technique (membre des bureaux de vote, représentant de la Direction, prestataire People Vox). Pour récupérer ses codes, l’électeur devra renseigner son nom, son prénom, sa date de naissance, un numéro de téléphone portable, une adresse mail valide et les réponses aux questions-défis d’authentification afin de permettre son identification par le système de vote électronique. Il recevra alors un nouvel identifiant directement par mail (à la condition que les informations communiquées par l’électeur correspondent aux informations transmises par la Direction à People Vox, et donc aux informations inscrites en base de données). Si aucune adresse mail n’est inscrite en base de données (cas d’un électeur qui aurait reçu ses codes d’accès par voie postale), l’équipe de People Vox devra valider manuellement le ticket (en se rapprochant, si nécessaire, de la Direction de l’entreprise pour toute levée de doute sur l’identité de l’électeur).
Un suivi sera réalisé par SMS pour communiquer à l’électeur l’avancée de sa demande d’assistance. A défaut d’identification par la plateforme, l’électeur sera invité à se rapprocher du représentant de la société en charge des élections, ou de People Vox, afin que ce dernier procède à la vérification de sa demande et le guide pour ouvrir sa demande d’assistance directement en ligne selon la procédure décrite ci-dessus. Une hotline téléphonique, joignable 24h/24 et 7/7 est également mise à la disposition des électeurs.
Article 3 – Ouverture et fermeture du scrutin
A la date et aux heures fixées dans le protocole d’accord préélectoral, le vote est clos et il n’est alors plus possible pour un électeur, qui n’aurait pas encore participé à l’élection, de voter. Ainsi, aucune durée « tampon » n’est paramétrable. Un électeur, en cours de vote, ne pourra pas injecter son bulletin dans l’urne une fois l’heure de clôture dépassée.
Article 4 – Consultation des listes d’émargement
Conformément aux dispositions légales en vigueur, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les listes d’émargement, distinctes par scrutin et par collège électoral, mentionneront la date et l’heure de chaque vote enregistré dans le système de vote électronique.
Article 5 – Dépouillement du scrutin
Les membres du bureau de vote, le représentant de l’entreprise, le représentant du prestataire et, s’ils souhaitent être présents, les représentants de listes se réunissent afin de procéder au dépouillement des urnes. Les membres du bureau de vote se connectent et lancent la cérémonie selon la procédure communiquée par le prestataire (lancement par le Président et validation par au moins l’un des deux assesseurs, en présentiel ou via connexion distante). Cette cérémonie doit être lancée obligatoirement depuis un ou plusieurs ordinateur(s) (un ordinateur étant suffisant si la réunion a lieu en présentiel entre les différents membres du bureau de vote). La cellule d’assistance technique vérifie que les différentes empreintes numériques relevées à l’issue du scrutin sont identiques à celles constatées lors de la réunion de scellement. Si tel est le cas, le bureau de vote autorise le dépouillement de l’urne / des urnes.
Pour pouvoir compiler les résultats et les proclamer, les membres du bureau de vote injectent deux des trois clés de déchiffrement détenues en leur possession. Les résultats s’affichent immédiatement à l’écran (résultats titulaires dans un premier temps puis résultats suppléants). Pour chaque collège électoral, il sera d’abord procédé au dépouillement de l’urne des titulaires avant celle des suppléants.
Article 6 – Affichage des résultats
Une fois l’urne déverrouillée par l’insertion des clés de déchiffrement, les résultats s’affichent instantanément à l’écran. Pour chaque collège électoral, apparaissent les informations suivantes : - dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ; - nombre d’électeurs inscrits ; - nombre de votants ; - nombre de bulletins blancs ; - nombre de suffrages valablement exprimés ; - quorum atteint ou non ; - nombre de listes de candidats présentées ; - nombre de sièges à pourvoir ; - quotient électoral ; - nom et prénom de chaque candidat ; - nom du syndicat ou de la liste commune auquel le candidat est rattaché ; - nom de l’organisation syndicale d’affiliation du syndicat ; - nombre de bulletins recueillis par chaque liste ; - nombre de voix obtenues par chaque candidat ; - total des voix recueillies par les candidats de chaque liste ; - nombre de candidats présentés par chaque liste ; - moyenne des voix de chaque liste ; - nombre de sièges attribués à chaque liste ; - identification des candidats élus ; - nombre de candidats élus par liste.
Article 7 – Edition des procès-verbaux
Une fois les résultats du scrutin consultés et approuvés par les membres du bureau de vote, les procès verbaux sont édités numériquement par People Vox à partir des informations précédemment listées. Les membres du bureau de vote procèdent alors à la vérification de leur contenu. Les procès-verbaux sont ensuite signés par les membres du bureau de vote (signature manuscrite ou électronique en fonction de l’équipement de la Société). Le système de vote électronique utilisé est agréé par le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion : cet agrément permet la télétransmission des résultats au CTEP et le téléversement des procès-verbaux signés directement en ligne (sous réserve d’un accord de télétransmission complété et signé par le Direction et transmis à People Vox au plus tard le jour du dépouillement).
En cas de refus de télétransmission, ou d’échec de celle-ci dans son exécution, les procès-verbaux devront être envoyés par voie postale au CTEP. Les procès-verbaux seront alors nécessairement imprimés en deux exemplaires (un exemplaire conservé par la Direction et un exemplaire adressé au CTEP par voie postale). Dès l’établissement des procès-verbaux, le président du bureau de vote proclamera publiquement les résultats au cours de la réunion de dépouillement. Les résultats sont accessibles, directement, pour l’ensemble des électeurs (visualisation des résultats de leur collège d’appartenance uniquement), des membres du bureau de vote et pour les observateurs.
Article 8 – Signature de la liste d’émargement
Parallèlement à la génération des procès-verbaux, les membres du bureau de vote téléchargent la liste d’émargement mise à leur disposition sur la plateforme People Vox. Chaque membre du bureau de vote doit apposer sa signature (signature manuscrite ou électronique en fonction de l’équipement de la Société) ; il en est de même pour le représentant de la Direction.
Article 9 – Archivage des résultats
A l’issue du processus électoral, le contenu des urnes, les listes d’émargement, les résultats des élections, le paramétrage des élections et l’intégralité des programmes sources de la plateforme de vote électronique seront archivés par People Vox au sein de ses serveurs. Ces éléments seront figés, horodatés et scellés. Conformément aux dispositions légales en vigueur, à l’expiration du délai de recours ou, en cas de contestation, au jour où la décision juridictionnelle sera devenue définitive, l’ensemble des archives conservées par People Vox seront détruites.
