ACCORD D’ENTREPRISE A DUREE INDETERMINEE RELATIF A LA MISE EN PLACE
DU TELETRAVAIL
ENTRE :
L’entreprise COMPAGNIE DU PONANT dont le siège social est situé 408 Avenue du Prado – 13008 Marseille.
Représentée par
Monsieur XXX, Président du CSE, agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose,
ci-après dénommée la Société ;
ET
L’organisation syndicale représentative CFE-CGC représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Délégué syndical ;
Préambule
A la suite de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, les parties ont décidé de recourir à la mise en place du télétravail.
Par accord d’entreprise à durée déterminée d’un an, effectif depuis le 1er janvier 2020, les parties avaient initialement souhaité répondre aux attentes exprimées dans le cadre de l’enquête sociale diligentée par la Société afin de permettre aux salariés de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, notamment en réduisant l’impact des temps de trajets entre domicile et lieu de travail, tout en assurant un fonctionnement optimal de l’entreprise.
Cependant, la pandémie du Covid-19 a nécessité le recours en urgence au télétravail exceptionnel au bénéfice de l’ensemble des salariés pouvant travailler à distance sans le respect d’aucune conditions d’éligibilité. Cette situation a accéléré l’expérimentation prévue, et permis d’en tirer de nombreux enseignements. En conséquence, les parties au présent accord ont souhaité, sans attendre la fin de l’année, revoir l’accord initial et réviser les critères initiaux pour définir les modalités pérennes d’une organisation de travail à distance. Le présent accord à durée indéterminée remplace et annule l’accord à durée déterminée relatif à la mise en place du télétravail précédemment signé et prenant fin le 31 décembre 2020.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Cet accord s’applique aux salariés occupants, au sein de l’entreprise les emplois répondant aux critères suivants :
Activités ne nécessitant pas une présence physique quotidienne dans les locaux, nécessaire à l’accueil de clients, de prestataires extérieurs ;
Activités ne nécessitant pas l’utilisation quotidienne de logiciels ou de matériels ne pouvant être utilisés hors de l’entreprise ;
Activités n’impliquant pas l’utilisation quotidienne de données et documents confidentiels sous format papier ne pouvant être sortis de l’entreprise ;
Activités ne nécessitant pas une présence physique quotidienne dans les locaux car celles-ci ne peuvent être exécutées de façon partielle à distance en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.
Dans le cadre de cet accord ne sont concernés que les salariés répondant aux critères suivants :
en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée (à l’exclusion des contrats d’apprentissage, contrats de professionnalisation et stagiaires) ;
à temps plein et à temps partiel dans la limite de 80% de la durée effective du travail prévue par les dispositions collectives applicables.
Quel que soit le type de contrat, le salarié doit justifier
d’une ancienneté de quatre mois au sein de la Société. L’ancienneté se mesure à la date de la demande du salarié de bénéficier du télétravail.
ARTICLE 2 – DEFINITIONS
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux et par conséquent à son domicile personnel, de façon volontaire et concertée avec son employeur, en utilisant notamment les technologies de l’information et de la communication.
ARTICLE 3 – CONDITIONS DE MISE EN PLACE
La mise en place du télétravail repose sur le volontariat et l’accord conjoint du salarié et de l’entreprise. Il en résulte les conséquences suivantes :
le passage au télétravail ne peut pas être imposé au salarié par l’employeur et inversement, sauf en cas de circonstances exceptionnelles telles qu’évoquées aux articles L. 1222-9 et L. 1222-11 du code du travail ;
le refus par l’employeur à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doit être motivé ;
le refus par le salarié ne peut être un motif de rupture du contrat de travail ou de sanction ;
la mise en place du télétravail ne donne lieu à aucune indemnisation par l’employeur, et l’employeur ne prend pas en charge des frais qui pourraient être engendrés par le télétravail (électricité, abonnement, internet …).
Un guide d’utilisation du télétravail sera mis à la disposition des salariés éligibles.
Télétravail régulier :
Les salariés éligibles et volontaires pourront télétravailler régulièrement :
Une journée par semaine pour les salariés à temps plein et à temps partiel ;
Seuls les salariés à temps partiel à hauteur de 80% minimum de la durée effective du travail, pourront télétravailler, dans la limite maximale d’un jour par semaine (hors « Flex-office »).
En deçà de 80% d’activité, les salariés à temps partiel ne sont pas éligibles au télétravail ;
Une ou deux journées par semaine pour les salariés à temps plein ;
Dans le cadre du dispositif du « Flex-office » : trois journées par semaine pour les salariés à temps plein et deux journées par semaine pour ceux à temps partiel.
Le « Flex-office » est un dispositif par lequel, le salarié ne dispose plus d'un bureau attitré, et partage son poste de travail habituel Cette forme d’organisation à distance en « Flex-office » est soumise au respect de deux conditions cumulatives :
Le salarié accepte expressément via le formulaire (ANNEXE 1) le fait qu’il ne disposera plus d’un poste de travail attitré. Ce dernier sera utilisé en son absence par un autre salarié en présentiel ;
Que le service du salarié qui en fait la demande ait les moyens nécessaires pour recourir au « Flex-office » (au moins deux salariés issus du même service doivent avoir recours à ce dispositif).
Pour des raisons organisationnelles, le présent accord rend impossible le télétravail en demi-journée. La mise en place du télétravail à titre régulier est faite à partir d’une demande écrite du salarié auprès de son hiérarchique, la Direction des Ressources Humaines étant en copie. Les modalités de ce télétravail sont définies au sein du présent accord. En cas d’acceptation du recours au télétravail régulier, un avenant à durée indéterminée au contrat de travail, sera signé pour définir les conditions d’exécution du travail dans le cadre du télétravail, notamment, les horaires de contacts, les modalités de contrôle du temps de travail. Le recours au télétravail régulier n’est pas cumulable avec le télétravail occasionnel.
Télétravail occasionnel :
Les salariés qui répondent aux mêmes conditions d’éligibilité prévues par le télétravail régulier mais qui ne souhaitent pas y recourir, peuvent cependant bénéficier du télétravail occasionnel selon les modalités précisées à l’article 4 du présent accord. Le télétravail occasionnel pourra être possible à hauteur de 22 jours télétravaillés maximum par an, soit dans la limite de deux jours par mois (hors mois du congé principal).
Le salarié formulera, dès que possible et avec un délai de prévenance minimum de 48H, sa demande par mail à son/sa responsable, en mettant la Direction des Ressources Humaines en copie de son mail, qui l’examinera en urgence et donnera sa réponse dans les meilleurs délais. Cette forme de télétravail ne requiert pas d’avenant au contrat de travail mais demande cependant une formalisation et une traçabilité assurée par le biais du logiciel ADP. Le recours au télétravail occasionnel n’est pas cumulable avec le télétravail régulier.
Télétravail exceptionnel :
Le télétravail exceptionnel a pour objet de faire face à des situations particulières : intempéries, des grèves des transports en commun, d’épisode de pollution, en cas de menace d'épidémie, ou de force majeure au sens des dispositions des articles L. 223-1 du Code de l’environnement et L. 1222-11 du Code du travail ou d’immobilisation temporaire pour raisons médicales sous recommandations du Médecin du travail mais aussi en cas de contraintes personnelles justifiées, majeures et imprévues. Le salarié, s’il souhaite recourir au télétravail exceptionnel, formulera dans les plus brefs délais sa demande par mail à son/sa responsable, en mettant la Direction des Ressources Humaines en copie de son mail, qui l’examinera en urgence et donnera sa réponse dans les meilleurs délais. L’employeur pourra également et en fonction du contexte, prendre l’initiative de recourir au télétravail exceptionnel comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Cette forme de télétravail qu’elle soit à l’initiative du salarié ou de l’employeur, ne requiert pas d’avenant au contrat de travail mais demande cependant une formalisation et une traçabilité assurée par le biais du logiciel ADP.
ARTICLE 4 – FORMALISATION DE LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Le télétravail, régulier ou occasionnel, doit résulter d’une demande du salarié adressée à son hiérarchique via un formulaire (cf ANNEXE 1 ou ANNEXE 2), en mettant en copie la DRH.
Une réponse motivée lui est formulée par écrit dans un délai maximum d’un mois à réception de sa demande. Le manager étudiera l’éligibilité du salarié au regard des conditions définies par le présent accord, ainsi que la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le salarié. Les parties rappellent que le refus du télétravail doit être motivé par des critères objectifs, par exemple si le salarié ne remplit pas parfaitement les conditions suivantes :
L’autonomie du salarié : maîtrise complète des savoirs, des outils et des interlocuteurs nécessaires pour réaliser les tâches qui lui sont confiées ; capacité à organiser son activité quotidienne ; respect permanent des délais imposés ; capacité à travailler efficacement seul sur un dossier… Cette autonomie sera notamment mesurée et objectivée par l’entretien annuel d’évaluation (EAE).
L’autonomie du poste : absence de nécessité d’un accès quotidien à une documentation confidentielle ne pouvant être sortie de l’entreprise ; absence de nécessité d’un outil de travail ne pouvant être transposé à domicile ; pas d’impact sur l’organisation et la continuité de l’activité du service.
La conformité de l’espace de travail : un espace de travail respectant les normes en matière d’hygiène, de sécurité et d’ergonomie ; l’existence d’un espace de travail dédié ; l’existence d’une connexion internet haut débit au domicile du salarié.
ARTICLE 5 – SUSPENSION PROVISOIRE OU REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL
5.1 Suspension provisoire
Des circonstances particulières peuvent amener l’entreprise comme le salarié à suspendre provisoirement la situation du télétravail, sans pour autant remettre en cause l’organisation du travail en mode télétravail. Les parties s’obligent à respecter un délai de prévenance raisonnable (idéalement 1 semaine), sauf urgence justifiée. Cette suspension est notifiée par écrit par la partie qui la demande.
5.2 Réversibilité permanente
Les parties au présent accord tiennent au principe de la réversibilité, qui doit permettre tant au salarié qu’à son hiérarchique de mettre fin à la situation de télétravail si celle-ci s’avère insatisfaisante ou inadaptée.
Le salarié comme le hiérarchique pourra donc demander la fin du télétravail et le retour à la situation antérieure :
Le salarié ne sera pas tenu de motiver sa décision, ni de respecter un quelconque préavis ;
Le hiérarchique en revanche, s’il est à l’origine de la réversibilité, devra motiver sa demande, et respecter un délai de 2 semaines avant mise en œuvre, afin de laisser au salarié le temps de prendre les éventuelles dispositions personnelles nécessaires.
ARTICLE 6 – LIEU DU TELETRAVAIL
Le lieu d’exécution du télétravail est le domicile principal du salarié, au sens du lieu de résidence habituelle du salarié tel qu’enregistré dans les outils de gestion RH. Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance.
Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail à savoir :
Un poste de travail ;
Un accès internet ;
Les branchements électriques nécessaires.
La conformité des installations, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet à son supérieur hiérarchique une attestation de conformité annexée au présent accord (cf ANNEXE 3).
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra la Société en lui indiquant la nouvelle adresse, et s’engagera quant au respect des conditions sus-évoquées.
ARTICLE 7 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL
7-1 Horaires de travail – charge de travail
Les horaires sont fixés dans le contrat de travail ou l’avenant de passage en télétravail.
Il est rappelé que le télétravail confère au salarié une certaine autonomie dans l’organisation de son temps de travail conformément à la durée effective du travail prévue par les dispositions collectives applicables.
Cependant, le salarié devra respecter les créneaux horaires habituels de travail afin d’être joignable par sa hiérarchie, ses collègues et ses éventuels contacts extérieurs.
Le salarié en télétravail gère aussi l’organisation de son temps de travail dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire et aux durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires qui lui sont applicables.
La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.
En conséquence, cela ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.
Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail seront discutées lors de l'entretien annuel.
Bien entendu, si une surcharge de travail ou une mauvaise répartition dans le temps de celle-ci devait être ressenti par le salarié, il devra en informer la Direction dans les plus brefs délais et sans attendra la tenue de l’entretien annuel. La Direction devra alors, dans le mois qui suit, en analyser les raisons et mettre en œuvre des mesures correctives pouvant aller jusqu’à la suspension temporaire ou définitive du télétravail.
7-2 Nombre de jours télétravaillés
Télétravail régulier
Le nombre de jours télétravaillés ne pourra pas être supérieur à 2 jours par semaine de travail effectif (hors « Flex-office »), étant précisé que la fréquence du télétravail et les jours de télétravail seront validés et fixés préalablement dans le formulaire de recours au télétravail (cf ANNEXE 1).
Par ailleurs, la fréquence et le nombre de jours télétravaillés pourra moduler en fonction des aménagements spécifiques suivants :
Femmes enceintes à temps plein (à compter du 6ème mois de grossesse) :
3 journées par semaine travaillée ;
Collaborateur en situation de handicap : la fréquence devra être définie avec le manager et avec l’accord de la Direction des Ressources Humaines après avis du Médecin du travail.
L’organisation se réalise par jours entiers en référence à l’horaire de travail contractuel du salarié.
La fréquence ainsi que la fixation du ou des jours télétravaillés sera définie en accord avec le manager qui veillera à ce qu’un effectif minimum dans son service soit présent dans les locaux.
En cas de contraintes d’organisation, le salarié peut être amené à réaliser son activité dans les locaux de l’entreprise ou à participer à une réunion, une formation ou une mission extérieure sur un ou plusieurs jours prévus en télétravail. A titre exceptionnel, le salarié peut demander à modifier son planning hebdomadaire mais cette situation ne crée pas de « droit » à report du jour télétravaillé.
Télétravail occasionnel
Pour les salariés ne souhaitant pas recourir au télétravail régulier, le télétravail occasionnel pourra être possible dans la limite de 22 jours télétravaillés par an, soit dans la limite de 2 jours par mois (hors mois du congé principal).
Télétravail exceptionnel
Les salariés ayant recours au télétravail régulier ou au télétravail occasionnel pourront exprimer un besoin de télétravail exceptionnel dont l’objet est de faire face à des situations particulières décrites à l’article 3 du présent accord.
7-3 Limitation du nombre de jours télétravaillés
Quel que soit le type de télétravail demandé par le salarié, ce dernier devra respecter la condition suivante :
Le salarié doit être présent à minima 2 jours par semaine sur le lieu de travail incluant tous les motifs de non–présence sur le lieu de travail (les absences de toute nature, la formation, les missions professionnelles, la réduction contractuelle du temps de travail, le télétravail).
7-4 Dispositions applicables aux salariés bénéficiant d’une convention de forfait-jours
Les parties signataires du présent accord reconnaissent que les salariés en convention de forfaits-jours sont éligibles au télétravail. Dans ce cas, l’avenant de passage en télétravail régulier définira les conditions d’exercice de l’activité du salarié.
Les salariés qui ont conclu une convention de forfait en jours sont tenus d'informer leur hiérarchie des plages de contacts pendant lesquelles ils sont joignables, dans le respect des temps de repos, des jours de congés et des jours non-travaillés.
7-5 Matériel
Pour les périodes de télétravail, l’entreprise assure au salarié la mise à disposition d’un ordinateur portable et les outils de communication à distance nécessaires à son activité.
L’utilisation du matériel mis à disposition se fait dans le respect de la charte informatique et le salarié sera particulièrement vigilant au respect des procédures relatives à la protection des données dans les conditions définies à l’article 9 du présent accord.
Le matériel est mis à disposition à usage exclusivement professionnel et le salarié s’engage à le restituer lorsque l’activité de télétravail est interrompue temporairement ou définitivement.
En cas d’anomalie ou de défaut de fonctionnement des équipements mis à disposition, le salarié en télétravail doit contacter sans délai le service IT Support pour connaitre la procédure à suivre. Si les dysfonctionnements ne pouvaient pas être résolus, le salarié devra réaliser son activité dans les locaux de l’entreprise.
7-6 Remboursement des frais professionnels liés au télétravail
Il est clairement précisé que l’entreprise ne prendra en charge aucun remboursement de frais professionnel au motif :
d’une part, que des locaux et matériels professionnels sont mis à la disposition des salariés en télétravail ;
d’autre part, que ce mode d’organisation du travail est mis en place à l’initiative des salariés.
Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur. Il devra fournir à son employeur une attestation d’assurance « Multirisques habitation» couvrant son domicile, et indiquant qu’il est assuré en cas de télétravail à son domicile.
De même, la conformité des installations, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet à son supérieur hiérarchique une attestation de conformité sous forme d’attestation sur l’honneur annexée au présent accord (cf ANNEXE 3).
7-7 Principe d’égalité de traitement
Pour les bénéfices de l’exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation…) et des droits collectifs (statuts et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel…), les salariés ayant opté pour le passage en télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres salariés de l’entreprise.
ARTICLE 8 – SANTE - SECURITE
8-1 Arrêt de travail
Pendant les absences pour maladie, congés…, le salarié en télétravail ne devra pas travailler.
En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise. Le salarié doit respecter les mêmes obligations quant au délai d’information et à la fourniture des éléments de justification de sa situation.
8-2 Accident de travail et maladie professionnelle
Tout accident survenu à la fois lors des plages horaires de télétravail et sur le lieu de télétravail est considéré, jusqu’à preuve du contraire, comme un accident de travail.
Dans un tel cas, le salarié doit informer ou en faire informer l’entreprise par tout moyen le jour même et au plus tard dans les 24h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime.
Le traitement de cet événement se fera dans les mêmes conditions que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise. A ce titre, l’information sera faite aux représentants du personnel et l’accident pourra donner lieu à une enquête de l’employeur et, le cas échéant, à une suspension temporaire du télétravail.
8-3 Droit à la déconnexion
La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le salarié à se connecter en dehors des jours travaillés. A ce titre, le salarié doit se conformer aux consignes issues de la charte du bon usage des outils de communication, notes de services et accords d’entreprise en vigueur sur ce sujet.
En raison du préjudice que pourrait causer pour l'entreprise la violation des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur qui ne les respecte pas est susceptible d'être sanctionné, outre le fait que ce mode d’organisation du travail pourrait être remis en cause provisoirement ou définitivement.
ARTICLE 9 – PROTECTION DES DONNEES ET DE LA VIE PERSONNELLE DU TELETRAVAILLEUR
9-1 Protection des données propres à l’entreprise
Le salarié s’engage à respecter les mesures de sûreté et de confidentialité de l’entreprise, à savoir notamment :
la non divulgation des mots de passe à des tiers ;
le respect du matériel informatique fourni par l’entreprise ;
le respect du cryptage des données via le système en vigueur ;
d’une manière générale, le respect des dispositions prévues par la charte informatique.
9-2 Protection des informations personnelles au télétravailleur
L’entreprise ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, etc.
ARTICLE 10 – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD
10-1 Durée
Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée et ce, à compter du 1er août 2020.
Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, applicables au jour de l’engagement de la procédure de dénonciation ou de révision.
10-2 Interprétation
En cas de difficulté d’interprétation et d’application du présent accord, une commission spéciale pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :
Un représentant élu au CSE ;
Un représentant de la Direction des Ressources Humaines.
Cette saisine sera formulée par écrit et adressée à toutes les parties à l’accord.
Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du CSE, ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.
La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du CSE suivante la plus proche pour être débattue.
10-3 Suivi
A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, une commission paritaire de suivi sera mise en place à l’initiative du chef d’entreprise ou de son représentant. Cette commission aura pour mission d’examiner l’application du présent accord. Elle sera composée d’un délégué syndical par organisation syndicale représentative de salariés signataires ou adhérentes, d’un membre élu au Comité Social et Economique (CSE) et du chef d’entreprise ou de son représentant. Elle sera présidée par le chef d’entreprise ou son représentant.
Elle se réunira une fois par an sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant. Les résultats de la mission de suivi seront consignés dans un procès-verbal établi par le chef d’entreprise ou son représentant. Une fois adopté par la majorité des membres de la commission, le procès-verbal pourra être diffusé dans le cadre de la communication syndicale et, lorsqu’il existe, sur l’intranet de l’entreprise.
La commission paritaire de suivi aura pour missions :
De s’assurer de l’application de l’accord et du bon respect des engagements pris ;
De clarifier, le cas échéant, les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques ;
De suivre un certain nombre d’indicateurs (liste non exhaustive) :
Nombre de demandes de télétravail acceptées ;
Nombre de demandes de télétravail refusées et les motifs de refus ;
Nombre de demandes de télétravail à l’initiative du salarié, de l’employeur et pour contraintes médicales ;
Nombre de télétravailleurs par département, par fonction, par statut, par catégorie, par sexe et par âge ;
Nombre de télétravailleurs :
Occasionnels ;
Réguliers effectuant au maximum 1 jour de télétravail par semaine ;
Nombre de réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.
10-4 Dépôt – publicité
Le présent accord entrera en application à compter du 1er août 2020 après son dépôt sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 CT.
Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à Marseille, le 9 juillet 2020. En 4 exemplaires
Pour l’Organisation syndicale CFE-CGCPour l’entreprise
