ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’UES MALO
ENTRE :
Les sociétés composant l’UES « MALO », telles que rappelées ci-après :
AGRO INNOVATION INTERNATIONAL dont le siège social est sis 18 avenue Franklin Roosevelt à Saint Malo (35400), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Malo sous le numéro 402 947 014,
CFPR dont le siège social est sis 27 avenue Franklin Roosevelt à Saint Malo (35400), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Malo sous le numéro 313 642 548
TIMAC AGRO INTERNATIONAL dont le siège social est sis 27 avenue Franklin Roosevelt à Saint Malo (35 400), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Malo sous le numéro 534 392 485
VITAS ROULLIER dont le siège social est sis 27 avenue Franklin Roosevelt à Saint Malo (35 400), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Malo sous le numéro 511 813 503
ci-après représentées par, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines – Fonctions Holding et sur mandat des représentants de ces sociétés,
D’une part,
ET :
Le Comité Social et Economique de l’UES MALO, en sa qualité de secrétaire du CSE, sur mandat de celui-ci.
D’autre part.
PREAMBULE
Afin de favoriser le bon fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE), tout en préservant son rôle essentiel dans l’expression collective des salariés, les membres élus et la Direction ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable en application de l’article L. 2315-4 du Code du travail qui prévoit que « le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité ».
Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 25 mars 2025 afin d’en discuter.
A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif, tant pour les membres du CSE que pour l’entreprise, permettant notamment :
De s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements, ce qui pourra également avoir un impact positif sur l’environnement et la santé des membres composant l’instance;
D’appliquer pleinement les dispositions relatives au télétravail aux représentants élus ;
D’améliorer la présence des membres de l’instance aux réunions et notamment, ceux en grand déplacement professionnel, y compris à l’étranger, au moment de ces réunions.
Ce mode de communication facilite également la participation éventuelle d’intervenants (tels que la médecine du travail par exemple) qui pourront plus facilement se rendre disponibles pour les réunions.
A l’issue de ces échanges, le CSE de l’UES MALO a, à l’unanimité des présents, donné mandat à son secrétaire en vue de la signature du présent accord.
En considération de ces éléments, il a été convenu que l’organisation des réunions serait cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de l’UES MALO.
Article 2 – Champs d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE de l’UES MALO disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
A titre habituel, il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.
En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel, dans les locaux de l’une des sociétés composant l’UES MALO ;
Soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront donc en mode dit "hybride".
Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
Il est toutefois convenu que la Direction se réserve le droit de ne pas prévoir le recours à la visioconférence pour une ou plusieurs réunions du CSE (ordinaire ou extraordinaire) dont l’ordre du jour comprendrait des sujets :
Pour lesquels les débats en présentiel seraient de nature à en faciliter leur compréhension ou les échanges ;
Ou d’une particulière confidentialité ;
Ou nécessitant la tenue d’un vote à bulletin secret.
Dans ce cas de figure, la Direction informera le secrétaire du CSE de son souhait d’user de cette faculté lors de l’établissement conjoint de l’ordre du jour, sauf lorsque le CSE se réunira à la demande de la majorité de ses membres, et informera les membres du CSE dans un délai raisonnable et au plus tard lors de la transmission de l’ordre du jour.
Article 4 – Moyens techniques et règles de confidentialité
4.1 – Rappel des règles de participation
Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence :
Seuls les membres de l'instance convoqués à la réunion ou les personnes régulièrement invitées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visio-conférence ;
Les personnes participant à la réunion sont tenues à une obligation de discrétion ;
Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des participants, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Pour cette raison, les membres de l'instance et les personnes convoquées doivent conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion sauf incident technique ;
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ;
Enfin, pour permettre aux délibérations de se tenir dans les meilleures conditions possibles, les micros doivent rester fermés, sauf en cas de prise de parole d'un membre de l'instance. Il est recommandé d’utiliser l’action « lever la main » pour prendre la parole.
4.2 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via les plateformes de visioconférence mises à disposition par la Société soit, à date, « Microsoft Teams ».
Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de chaque réunion.
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE pourront décider du report de la réunion de l’instance.
4.3 – Matériel mis à disposition
Les membres du CSE devront utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.
Article 5 – Modalités de vote
5.1 – Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire, en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
5.2 – Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il n’est pas possible de voter à main levée, la réunion du CSE se tiendra exclusivement en présentiel afin de permettre le recours au vote à bulletin secret.
Article 6 – Stipulations finales
Article 6.1 – Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du Ministère du travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint Malo.
Article 6.2 – Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des stipulations dont il est demandé la révision.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
Article 6.3 – Dénonciation de l’accord
Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, peut être dénoncé à tout moment par tout ou parties des parties signataires en respectant un préavis de trois mois, dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires de l’accord et fait l’objet des formalités de dépôt prévues par le Code du travail.
Article 6.4 – Dépôt et publicité de l’accord
Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, le présent accord sera déposé auprès des services du Ministère du travail à partir de la plateforme en ligne « TéléAccords », et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint Malo. Un exemplaire est établi pour chaque partie signataire.
Fait à Saint Malo, le 26 mars 2025, En deux exemplaires originaux,
La Direction :
Directeur des Ressources Humaines – Fonctions Holding.
