AVENANT N°2 A L’ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TEMPS DE TRAVAIL -FORFAIT ANNUEL EN JOURS DU 8 JUILLET 2013
ENTRE
Le
Représenté par en sa qualité d’associé co-gérant, Ci-après dénommée « la Société »
D’UNE PART
ET
Mme, membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, en application de l’article L.2232-23-1 du Code du Travail,
D’AUTRE PART
Préambule
Constat ayant été fait de la nécessité de mise en œuvre d’un mode d’organisation du temps de travail prenant en considération leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées, un accord d’entreprise relatif à la mise en place du forfait annuel en jours a été conclu au sein de la Société, le 8 juillet 2013, pour les salariés exerçant des fonctions de juristes et d’avocats.
Cet accord a fait l’objet d’un premier avenant, le 8 novembre 2021, qui a notamment étendu la possibilité de recourir au forfait en jours pour les fonctions support en charge des missions de management et d’accompagnement.
Rappelant que la mise en place de tels forfaits doit s’effectuer dans le respect de la qualité des conditions d’emploi, de la santé et de la sécurité des salariés concernés, les parties au présent accord ont souhaité préciser les modalités de prise des jours de repos et les garanties offertes aux salariés en matière de suivi de leur charge de travail.
Au terme des réunions de négociation du 17 décembre 2024 et du 16 janvier 2025, il a été convenu et décidé ce qui suit :
ARTICLE 1 – CATEGORIES DE CADRES SUSCEPTIBLES DE CONCLURE UNE CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS
Conformément aux dispositions de l’article L.3121-58 du Code du travail, l’organisation du temps de travail des salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées, peut s’effectuer dans le cadre d’un forfait annuel en jours. La notion d'autonomie ci-dessus s'apprécie par rapport à l’autonomie dans l’organisation du temps de travail (c'est-à-dire par rapport à la liberté dont bénéficie le salarié pour déterminer son emploi du temps - horaire - planning des déplacements professionnels, ... - en fonction de sa charge de travail et excluant une organisation du temps de travail préétablie). Au sein de la Société, remplissent les conditions précédentes :
les avocats salariés,
les juristes,
les salariés exerçant des fonctions supports en charge des missions de management et d’accompagnement.
ARTICLE 2 – ACCEPTATION ECRITE DU SALARIE
La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant à celui-ci. Le contrat ou l’avenant ainsi proposé au salarié rappelle les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions, justifiant le recours au forfait en jours. La convention individuelle doit faire référence au présent accord d’entreprise et énumérer :
le nombre de jours travaillés dans l'année,
la rémunération correspondante,
le respect du temps de repos quotidien et hebdomadaire,
le rappel de l’entretien annuel,
la référence au dispositif de veille et d’alerte prévu au présent accord.
ARTICLE 3 - NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES
Pour les salariés définis ci-dessus, le nombre de jours travaillés est fixé à 218 jours par an, journée de solidarité incluse. Dans le cadre d'une activité réduite du salarié, il pourra également être convenu, par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre inférieur au forfait plein de 218 jours prévu ci-dessus, afin de prendre en compte le souhait de certains salariés de bénéficier d’une ou plusieurs journées de repos supplémentaire par semaine Cette convention prendra la dénomination de forfait en jours réduit. Elle prendra la forme d’une ou de plusieurs journées non travaillées dans la semaine. Ces jours seront fixes, ou fixés en accord avec la Direction. Le calcul du nombre de jours travaillés s’obtient en multipliant le nombre de jours de base (218) par le pourcentage de réduction (arrondi à l’entier supérieur). Exemples :
80% de 218 jours = 175 jours ;
50% de 218 jours = 109 jours
Le nombre de jours mentionné dans la convention individuelle de forfait n’intègre pas les congés supplémentaires légaux et conventionnels (exemples : congé d’ancienneté, absence pour évènement familiaux... etc.) qui viendront en déduction du nombre de jours fixé dans la convention individuelle. Le nombre de jours travaillés fixé par le présent accord s’entend pour une année complète pour un salarié ayant un droit intégral à congés payés. La période de référence pour le décompte des jours travaillés est la période courant du 1er juin (n) au 31 mai (n+1). L’application du forfait en jours permettra aux salariés de bénéficier d’un nombre de jours non travaillés (JNT) par an, ce nombre étant déterminé de la manière suivante : JNT = 365 - 104 (samedis et dimanches) - 25 (nombre de jours ouvrés de congés payés) - nombre de jours fériés dans l’année tombant un jour ouvré - 218. Les salariés en forfait jours fixent leurs jours de travail en cohérence avec leurs contraintes professionnelles.
ARTICLE 4 – DETERMINATION DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES EN CAS D’EMBAUCHE EN COURS D’ANNEE
Le nombre de jours travaillés fixé conventionnellement s’entendant pour une année complète d’activité du 1er juin (n) au 31 mai (n+1), il convient, en cas d’embauche en cours de période de référence, d’effectuer un prorata, en fonction de la date d’entrée afin de déterminer le nombre de jours de travail à effectuer jusqu’au terme de la période de référence. Il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires restant à courir :
le nombre de samedis et dimanches ;
le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l’année ;
le prorata du nombre de jours non travaillés.
A titre d’exemple, pour un salarié entrant le 2 septembre 2019 (245eme jour de l’année) :
Calcul du nombre de jours calendaires restants : (365-244) 121 jours ;
Retrait des samedis et dimanches restants : 121 - 34 (samedi et dimanches) = 87 ;
Retrait des jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l’année : 87 - 3 = 84;
Prorata des jours non travaillés : 10 (exemple pour une année donnant 10 JNT), proratisés de la manière suivante : 10 x 121/365 = 3,31 arrondi au nombre supérieur, soit 4.
Le forfait jours se détermine sur la base de 84 - 4 = 80 jours.
Les jours de congés payés acquis à la date de conclusion de la convention (hypothèse où la convention annuelle de forfait en jours est conclue en cours de contrat) ou pris par anticipation, viendront en déduction du nombre précédemment déterminé. En cas de forfait jour réduit, le mode de calcul du nombre de jours à effectuer jusqu'à la fin de la période de référence est identique. Le nombre de jours non travaillés à proratiser est en revanche différent (étape 4). Il est déterminé de la manière suivante : JNT + (218 - X) Où : X = nombre de jours fixés au titre de forfait jours réduit. JNT = nombre de JNT déterminé pour l’année complète à 218 jours
ARTICLE 5 – DETERMINATION DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES EN CAS DE DEPART EN COURS D’ANNEE
En cas de départ du salarié en cours d’année, il conviendra de déterminer le nombre de jours qui auraient dû être travaillés. Pour se faire, il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires écoulés dans l’année considérée avant le départ :
le nombre de samedis et dimanches ;
les jours fériés coïncidant avec un jour ouvré depuis le début de l’année ;
le prorata du nombre de jours non travaillés.
A titre d’exemple, pour un salarié partant le 31 août 2019 (243ème jour de l’année) :
Retrait des samedis et dimanches sur la période : 243 - 68 (samedi et dimanches) = 175 ;
Retrait des jours fériés coïncidant avec un jour ouvré sur la période travaillé (1er janvier 2019 au 31 août 2019) : 175-7 = 168 ;
Prorata des jours non travaillés : 10 (exemple pour une année donnant 10 JNT), proratisés de la manière suivante : 10 x 243/365 = 6,65 arrondi au jour supérieur, soit 7.
Le forfait jours se détermine sur la base de 168 - 7 = 161 jours. En cas de forfait jours réduit, le mode de calcul du nombre de jours qui auraient dû être travaillés est identique. Le nombre de jours non travaillés à proratiser est en revanche différent (étape 3). Il est déterminé de la manière suivante : JNT + (218 - X) Où : X = nombre de jours fixés au titre de forfait jours réduit. JNT = nombre de JNT déterminé pour l’année complète à 218 jours
Dans les deux cas, s’il apparaît que le salarié a travaillé plus que le nombre de jours ainsi déterminé, le nombre de jours travaillés en sus sera réglé au salarié à l’occasion de la dernière paie. A l’inverse, si le salarié a travaillé moins que le nombre de jours arrêtés, l’employeur sera autorisé à pratiquer une déduction de rémunération à l’occasion de la dernière paie.
Afin de procéder à ces régularisations, il sera tenu compte de la valeur d’une journée de travail telle que déterminée à l’article 11 du présent accord.
ARTICLE 6 – CHANGEMENT DE FORFAIT EN COURS D’ANNEE OU PASSAGE EN FORFAIT JOURS
En cas de passage au forfait jour en cours d’année, les modalités prévues à l’article 4 (arrivée en cours d’année) seront appliquées.
En cas de passage d’un forfait jour vers un autre forfait ou mode de décompte du temps de travail, les modalités de calcul prévues à l’article 5 (départ en cours d’année) seront appliquées.
Toutefois, il sera nécessaire de prendre en compte les congés payés acquis et à prendre sur la période à venir.
ARTICLE 7 – MISSIONS DE SERVICE PUBLIC DES AVOCATS
L'employeur et les avocats salariés peuvent décider, en ce qui concerne la rémunération des missions d'intérêt public (aides juridictionnelles, commissions d'office, garde à vue,...), que la rétribution de la mission est, soit versée au cabinet, soit conservée par l'avocat hors sa rémunération du cabinet. Dans le premier cas, le temps consacré à l'exercice de ces missions est intégré dans le forfait annuel de 218 jours. Dans le deuxième cas, le temps consacré à l'exercice de ces missions n'est pas pris en compte au titre du forfait annuel de 218 jours dans la limite des jours de repos annuels ; au-delà, le forfait annuel est réduit d'autant.
ARTICLE 8 – GARANTIES D’EQUILIBRE ENTRE VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PRIVEE
8.1. Respect du repos hebdomadaire et quotidien
Les salariés en forfait annuel jours bénéficient d’un repos journalier minimal de 11 heures consécutives, sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur, et de 35 heures minimum consécutives de repos hebdomadaire. Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là- même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l’entreprise et l’organisation autonome par le salarié de son emploi du temps respectent les seuils définis ci-dessus et restent dans les limites du raisonnable.
Il est précisé que ces seuils n’ont pas d’autre but que de garantir au salarié une durée raisonnable de travail et, en conséquence, qu’il ne saurait caractériser une réduction de son autonomie dans l’organisation de son emploi du temps et/ou remettre en cause l’absence de prévisibilité de sa durée du travail. En outre, ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour. Cette amplitude maximale doit donc rester exceptionnelle.
8.2. Droit à la déconnexion
L’utilisation des technologies de l’information, messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile et smartphones est une nécessité pour la Société, eu égard à la nature de son activité mais elle ne doit pas avoir pour effet, par suite d’une utilisation non contrôlée, d’empiéter sur le temps de repos et sur la vie privée des salariés.
Chaque salarié en forfait annuel en jours a ainsi droit au respect de son temps de repos, y compris par l’absence de communications technologiques. L'effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour ce dernier une déconnexion des outils de communication à distance, dans les conditions prévues par la charte mise en place au sein de la Société.
ARTICLE 9 – SUIVI DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL DU SALARIE ET DE SA CHARGE DE TRAVAIL
Conformément aux dispositions de l’article L3121-64 du Code du travail, plusieurs dispositifs sont mis en place par les signataires afin que l’employeur puisse assurer un suivi efficient de l’amplitude des journées de travail et de la charge du salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours, afin que celles-ci restent raisonnables. A cet égard, la hiérarchie veillera, tout au long de l’année, à ce que la définition des objectifs et des moyens associés à la mission soient compatibles avec des conditions de travail de qualité.
9.1. Entretien annuel
Un entretien annuel individuel sera organisé par l’employeur avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours.
Cet entretien portera nécessairement :
sur l’organisation et la charge de travail du salarié ;
l’amplitude de ses journées travaillées ;
la répartition dans le temps de son travail ;
l’organisation du travail dans l’entreprise et l’organisation des déplacements professionnels ;
l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, et notamment ses éventuelles difficultés liées à l’organisation des déplacements professionnels et au droit à la déconnexion
la rémunération du salarié ;
le suivi de la prise des jours de repos et des congés.
Dans l’entreprise, ces éléments seront abordés à la suite de l’entretien annuel d’évaluation. Cet entretien individuel annuel avec chaque salarié permettra d'adapter, si nécessaire, la charge de travail au nombre de jours travaillés. Lors de cet entretien l’employeur et le salarié devront être munis d’une copie, d'une part, des documents de contrôle des 12 derniers mois et, d'autre part, le cas échéant, du compte-rendu de l'entretien précédent. Un compte-rendu de l'entretien sera établi, validé par l’employeur et le salarié, et remis en copie au salarié.
9.2. Dispositif de veille et d’alerte
La Société assurera le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé et de sa charge de travail, tous les mois, lors de l’examen du décompte mensuel des jours et demi-journées de travail et de repos. La Société est responsable de l’analyse du décompte du temps de travail et des suites à donner, ainsi que de sa conservation. S'il apparaît, au regard de ce document, des anomalies répétées mettant en évidence des difficultés en matière de temps de travail, le salarié concerné sera reçu lors d’un entretien, sans attendre l'entretien annuel prévu ci-dessus, afin d'examiner avec lui l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, et déterminer les mesures correctives à mettre en oeuvre afin de traiter, dans un délai le plus bref possible, les difficultés identifiées. Pour sa part, le salarié pourra alerter sa hiérarchie par écrit s'il se trouve confronté à des difficultés auxquelles il estime ne pas arriver à faire face, notamment en cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel. L'employeur ou son représentant échangera avec l’intéressé dans les 10 jours, de manière à examiner les éléments concrets apportés par le salarié et déterminer les mesures le cas échéant à mettre en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.
9.3. Garantie collective
Le CSE sera informé et consulté chaque année sur les conséquences pratiques de la mise en œuvre de ce décompte de la durée du travail en nombre de jours sur l'année. Seront examinés notamment l'impact de ce régime sur l'organisation du travail, l'amplitude des horaires et la charge de travail des salariés concernés.
ARTICLE 10 – CONTRÔLE DE L’ACTIVITE
10.1. Décompte des journées et demi-journées travaillées
Les jours travaillés seront décomptés par journée ou demi-journée. La demi-journée s’apprécie comme toute plage commençant ou se terminant entre 12 heures et 14 heures.
10.2. Modalités de prise des journées
Dans le but d'éviter les dépassements du nombre de jours travaillés ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l'année, il est convenu qu'un mécanisme d'organisation de l'activité sera mis en œuvre associant le salarié concerné et l’employeur. Le salarié établira un planning prévisionnel semestriel de ses dates de prise des jours ou des demi-journées de repos qu’il transmettra à son supérieur hiérarchique 6 semaines précédant son application. Ce planning prévisionnel pourra être aménagé, à la demande du salarié ou de l’employeur, avec l’accord du salarié, en considération des exigences du service, moyennant un délai de prévenance de 15 jours. Ce mécanisme permettra de garantir une répartition équilibrée de la charge de travail sur l’année, une amplitude et une charge de travail raisonnables sur l’année, de manière à assurer la protection de la sécurité et de la santé des salariés. Ce mécanisme permettra également d'anticiper la prise des jours (ou des demi-journées) de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l'année, des prévisions d'activité, des congés payés ou des absences prévisibles.
10.3. Outil de décompte des journées de travail
Le décompte des journées de travail et des journées de repos, placé sous la responsabilité de l’employeur, se fera au moyen du logiciel Lucca qui permet un suivi et sur la base des déclarations du salarié. Le décompte fera apparaître un récapitulatif du nombre et la date des journées et demi-journées travaillées, le positionnement et la qualification des jours de repos : repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours non travaillés (JNT)... Ce décompte est disponible en ligne, pour chaque utilisateur, grâce à l’outil Timmi de Lucca.
A chaque début de mois, le salarié recevra par mail automatique une information du nombre de jours travaillés le mois précédent. Il est de sa responsabilité de vérifier cette information et de répondre à ce mail en confirmant ou corrigeant cette information. Sans retour sous quinzaine, la déclaration sera considérée comme exacte. Afin d'identifier les éventuelles difficultés en matière d'amplitude des journées de travail, la réponse à ce mail d’information devra indiquer également, lorsqu'un repos quotidien a été inférieur à 11 heures consécutives et quelle en a été la durée. Il permet enfin la possibilité pour le salarié d'ajouter toute information complémentaire qu'il jugerait utile d'apporter.
ARTICLE 11 – REMUNERATION
Une mention du forfait en jours sera effectuée sur les bulletins de salaire, lesquels feront apparaître que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail en précisant ce nombre. La rémunération annuelle du salarié en forfait annuel en jours est forfaitaire et rémunère l'exercice de la mission qui lui est confiée, dans la limite du nombre de jours fixés par le contrat de travail ou l’avenant au contrat de travail. La rémunération est lissée sur l’année, la rémunération forfaitaire mensuelle étant ainsi indépendante du nombre de jours de travail effectif accomplis durant la période de paie considérée. La valeur d’une journée de travail sera calculée en divisant le salaire forfaitaire mensuel par 22 et la valeur d’une demi-journée en le divisant par 44. Chaque jour d’absence non rémunéré donnera lieu à une retenue sur le montant mensuel de la rémunération calculée sur la base de la rémunération mensuelle forfaitaire divisée par 22.
ARTICLE 12 – COMMISSION DE SUIVI
L’application du présent accord sera suivie par le CSE, au cours de la réunion du mois de décembre de chaque année A cette occasion, les parties :
veilleront à l’application effective de l’accord et réaliseront chaque année un bilan de l’application de l’accord,
proposeront le cas échéant des mesures d’ajustement nécessaires au vu des difficultés le cas échéant rencontrées et/ou des mesures d’adaptation aux évolutions législatives et conventionnelles futures.
Le bilan établi fera l’objet d’une information auprès du personnel par voie d’affichage.
ARTICLE 13 – DUREE – REVISION -DENONCIATION
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet le 27 février 2025.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues à l’article L.2232-23-1 du Code du travail.
Il pourra par ailleurs être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
ARTICLE 14 - PUBLICITE – DEPÔT DE L’ACCORD
A l’initiative de la Direction :
le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.).
un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de RENNES.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
A RENNES, Le 27 février 2025 En 2 exemplaires originaux
