Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote
par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Le Centre Logistique d'Essigny - SAS au capital de 37.000 €, sis Chemin de la Marnière 02690 ESSIGNY le Grand, (W Identification SIRET 44366061800028 - Code APE : 4645Z, W Identification TVA intra-communautaire : FR 52 443 660 618)
Représentée par Monsieur XXX, Président D’une part, ET
L’organisation syndicale représentative CGT-FO au sens de l’article L.2121-1 du Code du Travail au sein de CLOE,
Représentée par Madame XXX,
D’autre part
Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.
Préambule
Contexte, objet et champ d’application
La société CLOE organise, le lundi 1er Avril 2019, les élections de son Comité Social et Economique. Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, ci-après “le PRESTATAIRE”.
Objectif recherché
La société CLOE recherche une solution qui doit répondre aux objectifs suivants :
Proposer une solution fiable et sécurisée dans le respect de la législation en vigueur,
Faciliter l’accès au vote, y compris pour les salariés, en congés, en arrêt maladie ou en déplacement,
Simplifier le dépouillement et le calcul d’attribution des sièges.
Principes généraux
Le système retenu par la société CLOE doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et le secret du vote.
Modalités de vote par voie électronique
Le vote sera réalisé à partir d’une adresse internet, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins, située dans un isoloir sur le lieu de travail.
Modalités et avantages de la solution proposée
Le PRESTATAIRE qui sera choisi devra impérativement respecter les caractéristiques suivantes :
Etre spécialisé et expert reconnu dans l’organisation et le pilotage d’élections par vote électronique ;
Etre capable de prendre en charge l’ensemble du processus de gestion des élections, depuis les phases amont de rédaction des protocoles électoraux, de conception des matériels de vote, de collecte des inscriptions des électeurs et des déclarations des candidats, jusqu’aux étapes ultimes de dépouillements et de mise en application des règles de calcul des résultats;
Etre capable de proposer une solution de vote garantissant intégrité, anonymat, robustesse, performance et sécurité;
S’engager à établir et respecter un cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R 2314-6 à R 2314-8 et suivants du Code du travail;
Garantir le respect du Référentiel Générale de Protection des Données personnelles (RGPD) et notamment la politique Data du Groupe L’Oréal, en particulier en faisant figurer, sur chacune des pages Web accessibles aux collaborateurs pour le vote, le lien intranet vers cette politique (Protection des données personnelles :https://profile.loreal.wans/profile(bD1mciZjPTEwMA==)/hrisprofile.html?TEST=&MDL=&PAR=&PWK= »);
Offrir toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin, notamment dans le respect des recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le PRESTATAIRE devra fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote.
Etablir des fichiers distincts comme le prévoit le Code du travail avec un « fichier des électeurs » et un « fichier contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Envoi matérialisé des modalités de connexion Chaque collaborateur recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les modalités de connexion sont éditées et envoyées sous la responsabilité du PRESTATAIRE, sous pli et remis à chaque collaborateur, dans le cadre d’un processus sécurisé. Le courrier comportera notamment les informations suivantes :
Matricule
Clef de vote
L’adresse du site internet
Les dates d’ouverture du scrutin
Vote par internet
Formation du bureau de vote
A l’issue du paramétrage du dispositif de vote, le PRESTATAIRE organise une formation en présence des membres du bureau de vote et des Délégués Syndicaux. L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement. Une procédure de vote test est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.
Déroulement du vote
Le processus de vote se décompose selon les étapes suivantes :
L’authentification de l’électeur,
Le système détermine l’élection à laquelle est inscrit l’électeur et lui présente uniquement les listes de candidats de son collège,
La rature éventuelle de candidats,
Le vote
L’obtention d’un accusé de réception.
L’accusé de réception est un document authentique : l’ensemble des informations qu’il comprend (identification de l’électeur, identification de l’élection, horodatage) est signé par le PRESTATAIRE. Avant l’ouverture du vote, un message d’accueil indique que le site de vote n’est pas encore ouvert. De même, après la clôture du vote et avant la publication des résultats, un message indique que le site est clos et que les résultats seront bientôt disponibles. Par ailleurs, une aide en ligne est accessible à partir de chacune des pages du site.
Scellement du vote
La cellule d’assistance technique, en présence des délégués de liste et des membres du bureau de vote, procèdera aux vérifications adéquates. Une clé de déchiffrement sera générée à l’attention de chaque membre du bureau de vote central. Le scellement du système aura pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées pour toute la durée des opérations électorales.
Clôture et dépouillement
Le PRESTATAIRE exécute le dépouillement automatisé de l’urne électronique, en présence du bureau de vote (éventuellement via web conférence). Le PRESTATAIRE communique à la société, pour chaque tour, une synthèse des résultats avec le bilan des opérations de vote :
Les sièges sont totalement pourvus,
Le quorum n’a pas été atteint,
Il reste « N » siège(s) à pourvoir.
Les procès-verbaux sont générés automatiquement pour chaque élection et proposés pour signature aux membres du bureau de vote. Le prestataire transmet ensuite les procès-verbaux CERFA complétés à la société, qui se charge de les adresser à l’inspection du travail, au CTEP et aux Organisations Syndicales. Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.
Assistance aux électeurs
Les électeurs de CLOE ont à leur disposition une assistance téléphonique accessible le jour de scrutin. Le numéro d’appel est indiqué sur l’écran d’accueil du site Internet.
Protocole d’Accord Préélectoral :
Le Protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du PRESTATAIRE choisi pour le mettre en place.
DISPOSITIONS FINALES
Durée de l’accord et révision
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections du CSE prévues en avril 2019. Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.
Dépôt et publicité de l’accord
Le texte du présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès des Services de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et auprès du secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail. En application de l’article D. 2231-4 du code du travail relatif à la publicité des accords collectifs, le présent accord sera rendu public et intégré dans une base de données nationale (plateforme de télé procédure du Ministère du travail). Les signataires pourront convenir par écrit d’une publication partielle de l’accord. Il est convenu que cette publication se fera sans mention des noms et prénoms des négociateurs et signataires, le nom de l’entreprise et des organisations signataires demeurant apparent. Ces formalités de dépôt et de publication seront exécutées par la Direction. Un exemplaire du présent accord sera établi pour chaque partie. Une copie de l’accord signé sera également adressée à l'ensemble des organisations représentatives au sein de l’entreprise
Fait à Essigny le Grand, le 26 février 2019 en quatre exemplaires originaux
Pour la société CLOE, M.
XXX, Président
Pour l’organisation syndicale représentative : Mme
