ACCORD SUR LE CONTENU DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES (BDESE) ENTRE :
L’association CENTRE MEDICAL TOKI EDER dont le siège social est situé Avenue Jean Rumeau à Cambo Les Bains (64250)
Représentée par en vertu des pouvoirs dont elle dispose,
D’une part ; ET :
La Comité Social et Economique de l’Entreprise votant à la majorité des membres titulaires
D’autre part.
EXPOSE PREALABLE : La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementale (BDESE) a pour objet de faciliter l’exploitation et l’appropriation par les représentants du personnel des informations et documents que l’employeur doit mettre à leur disposition.
L’ensemble de ces informations doit contribuer à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise (Code du travail : article R 2312-7). D’une manière générale, la BDESE est régulièrement alimentée par la direction par l’intégration dans la base de tout nouveau document, information ou mises à jour éventuellement nécessaires.
La BDESE rassemble également l’ensemble des informations et documents nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à la disposition du Comité Social et Economique – CSE (Code du travail : article L 2312-18). Son contenu et son fonctionnement peuvent toutefois être modifiés par accord (Code du travail : article L 2312-21). C’est dans ce cadre juridique qu’est élaboré le présent accord sur le contenu de la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales du Centre Médical TOKI EDER. Le présent accord décrit :
l’organisation et la nature des différents documents accessibles sur la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementale (BDESE)
la date prévue de mise à disposition des différents documents dans la BDESE
leur caractère confidentiel ou non confidentiel
les modalités d’accès à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) et notamment les droits d’accès.
ARTICLE 1 : Organisation, architecture et contenu de la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales, Principes. La Direction est en charge de la constitution de la BDESE, de son alimentation et de sa mise à jour. Les représentants du personnel ne sont pas en charge de l’alimentation et de la mise à jour de la BDESE. La direction assure notamment le rassemblement et le classement informatique des documents, ainsi que la rédaction d’un sommaire afin de permettre une utilisation efficace de l’information La BDESE du Centre Médical Toki Eder est numérique. La BDESE est constitué de différents documents récurrents ou non, éventuellement révisés chaque année et comportant les données des trois années antérieures écoulées et les tendances de l’année en cours et de l’année à venir.
La BDESE comporte un sommaire. Le sommaire sera réactualisé chaque année. Le modèle de BDESE est joint au présent accord avec le CSE et figure en Annexe.
ARTICLE 2 : Accessibilité de la Base de Données Economiques et Sociales. La BDESE du Centre Médical Toki Eder sera accessible sur le logiciel de gestion documentaire de l’entreprise.
La BDESE sera accessible uniquement aux titulaires et suppléants du CSE via un code confidentiel et personnel réservé aux élus.
ARTICLE 3 : Information connexe à chaque document. Pour chaque document, le sommaire de la BDESE mentionnera : son titre, son caractère confidentiel ou non, la date prévue de mise à disposition.
ARTICLE 4 : Protection des données, informations et documents contenus dans la BDESE Les représentants du personnel sont responsables des données, informations et documents auxquels ils ont accès via la BDESE et doivent concourir à leur protection.
Les représentants du personnel se doivent de respecter une obligation de discrétion vis-à-vis des tiers sur toutes les informations contenues dans la BDESE.
Ils ne peuvent divulguer aux salariés de l’entreprise que les informations strictement nécessaires à l’exercice de leur mandat et en aucun cas les informations présentées comme confidentielles.
Interdiction de copier les informations contenues dans la BDESE
Il est interdit aux représentants du personnel de copier, par quelque moyen que ce soit, les fichiers informatiques ou données contenant les informations relatives à la BDESE, que celles-ci soient ou non confidentielles.
Il leur est notamment interdit de connecter un matériel externe sur le réseau sans autorisation et permettant la sauvegarde des informations qui y sont contenues, ou de faire des captures d’écran ou des photographies de ces mêmes informations permettant d’en conserver une trace écrite et facilement accessible à des tiers.
Les représentants du personnel peuvent néanmoins faire des impressions des documents. Sur ces derniers pourront apparaître en filigrane le nom du représentant du personnel et la date d’impression. En outre, le document imprimé comportant des informations confidentielles sera revêtu de la mention « confidentiel ».
Interdiction de modifier
Les représentants du personnel ne peuvent modifier, de quelque manière que ce soit, notamment par adjonction ou suppression de données, ou par ajout de commentaires, les fichiers informatiques contenant les informations relatives à la BDESE.
ARTICLE 5. OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE
Obligation générale de discrétion
Dans un but de transparence à l’égard des élus du CSE et de promotion d’une utilisation responsable et sécurisée des informations contenues dans la BDESE, les représentants du personnel sont tenus par une obligation générale de discrétion vis-à-vis des salariés et personnes extérieures à l’entreprise.
Le respect de cette obligation de discrétion est essentiel afin que le dialogue entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise se déroule dans un climat de confiance.
Obligation de confidentialité
Pour chaque document intégré dans la BDESE, son caractère confidentiel ou non sera mentionné.
Les documents confidentiels sont accessibles à tous les membres titulaires ou suppléants du CSE. Les représentants du personnel ayant accès à la BDESE sont donc également tenus par une stricte obligation de confidentialité relative aux informations et documents contenus dans la BDESE revêtant un caractère confidentiel et identifiés comme tel par l’employeur.
Les documents confidentiels de la BDESE ne doivent donc en aucun cas être communiqués ou diffusés par les élus du CSE à quiconque sans l’accord préalable écrit de la direction, à l’exception des éventuels experts que les représentants du personnel pourraient consulter en qualité de conseils, à charge pour le CSE, sous sa responsabilité, de leur faire signer un engagement strict de confidentialité. ARTICLE 6 : Dispositions relatives à l’accord. Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et se substitue à tout accord ou usage antérieur. Il pourra être révisé à tout moment conformément aux dispositions légales. Fait à Cambo les Bains, le En 2 exemplaires dont 1 pour la Direction et 1 pour le CSE Signature pour l’entreprise :
Signatures pour le CSE :
Annexe : . Sommaire BDESE type pour les années futures . Maquette BDESE type pour les années futures
