Accord collectif relatif aux modalités d'organisation du vote par voie électronique des élections partielles des membres du Comité Social et Economique
Application de l'accord Début : 01/03/2025 Fin : 25/04/2025
VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PARTIELLES
DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société CYLLENE ITS, société par actions simplifiée au capital de 200 000 euros, dont le siège social est situé 93/99, rue Veuve Lacroix à Nanterre (92000), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 337 958 698, représentée par XXXXXXXXX, Directrice Juridique et RH, dûment habilitée,
Ci-après dénommée « la Société CYLLENE ITS »,
D’UNE PART,
ET
XXXXXXXXX, membre titulaire du Comité Social et Economique de la Société CYLLENE ITS - collège ETAM, élue le 31 mai 2022,
XXXXXXXXX, membre titulaire du Comité Social et Economique de la Société CYLLENE ITS – collège ETAM, élu le 31 mai 2022,
XXXXXXXXX, membre titulaire du Comité Social et Economique de la Société CYLLENE ITS - collège CADRES, élu le 31 mai 2022,
D’AUTRE PART,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Conformément à l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et le Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent être organisées par voie électronique.
Ces dispositions conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature d’un accord collectif, ou à défaut, d’une décision unilatérale de l’employeur, nécessairement préalable, et indépendante du protocole d’accord préélectoral.
Dans ce cadre, la Direction de la Société CYLLENE ITS a informé le Comité Social et Economique de sa volonté de mettre en place le vote par voie électronique pour les élections partielles des membres du Comité Social et Economique dont le premier tour se déroulera le 27 mars 2025 de 14h00 à 16h00, et le second tour le 10 avril 2025 de 10h00 à 12h00.
Dès lors, le Comité Social et Economique et la Direction de la Société CYLLENE ITS se sont réunis le 13 février 2025 pour conclure le présent accord dont les objectifs sont de :
donner un cadre légal au vote électronique pour les élections des membres du CSE ;
simplifier et sécuriser l’organisation des élections des membres du CSE ;
favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;
participer à une démarche de développement durable ;
rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Article 1 - Principe du recours à un Prestataire
Les Parties conviennent de confier à une société Prestataire (ci-après dénommée « le Prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société
ELIGIBILIS (ci-après dénommée « le Prestataire »), société par actions simplifiée, immatriculée sous le n°522 244 276 au RCS de Melun, dont le siège social se situe 5 rue Henri François – Bâtiment E502 – 77330 Ozoir-la-Ferrière, dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R 2314-5 à R 2314-22 du Code du Travail.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera l’existence du présent accord collectif.
Article 2 - Respect de la Loi informatique et libertés et du Règlement Général de Protection des Données Personnelles
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société CYLLENE ITS sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.
Le traitement de ces données sera détaillé dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé d'adopter un processus de vote électronique :
pour le premier tour : le 27 mars 2025 de 14 heures à 16 heures ;
pour le second tour, le cas échéant : le 10 avril 2025 de 10 heures à 12 heures.
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du Prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format GIF, PNG ou JPEG.
Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 5 - Bulletins de vote
Le Prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera envoyée par email aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
par le Prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le Prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le Prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au Prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le Prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2122-61 à R 2122-71 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres du bureau de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permettra d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduira ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indiquera la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signera.
Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.
Article 10 - Dispositions finales
Le présent accord collectif est applicable à la Société CYLLENE ITS pour les élections partielles des membres du Comité Social et Economique dont le premier tour se déroulera le 27 mars 2025 de 14h00 à 16h00 et le second tour le 10 avril 2025 de 10h00 à 12h00.
Il est conclu pour une durée déterminée liée auxdites élections professionnelles et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L 2231-5 à L 2231-6 du Code du Travail.
