ACCORD sur le vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles
Entre
La Société DEDALUS HEALTHCARE France Société Anonyme, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le n° B 414 599 589, dont le siège social est situé au 4 avenue de l’Église Romane à Artigues-près-Bordeaux (33370), représentée par Séverine Martin en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines.
D’une part,
Et
L’organisation syndicale CGT- FO représentée par Monsieur Jean Charles Gargam, délégué syndicalxxxxx,
L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Madame Béatrice Guinde, délégué syndicalxxxx,
Préambule Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale. Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes. Il est rappelé que lors des précédentes élections au sein de la société, le vote électronique avait déjà été mis en place par accord à durée indéterminée le 22 novembre 2018 Les présentes dispositions reprennent celles initialement mises en œuvre en les adaptant aux nouvelles dispositions légales et recommandations de la CNIL (notamment la recommandation du 25 avril 2019 relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet). Dans le cadre du présent accord, il est convenu que le « responsable de traitement » est la Directrice des Ressources Humaines. ARTICLE I : Principes généraux Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de DEDALUS Healthcare France pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote et la sincérité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail tels que modifiés par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération 2019/053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet). ARTICLE II : Modalités de vote - Protocole préélectoral Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
ARTICLE III : Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…) dans les conditions définies avec le prestataire. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées avec le prestataire et mentionnées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et répondant à l’objectif de sécurité correspondant au niveau de risque identifié pour le scrutin. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. ARTICLE IV : Sincérité du vote électronique et stockage des données Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. A cette fin, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. ARTICLE V : Sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE VI : Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote. ARTICLE VII : Gestion des données à caractère personnel et RGPD La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le responsable de traitement ou le prestataire informera individuellement les salariés de l’utilisation de certaines de leurs données personnelles. Conformément à la Délibération n° 2019/053 du 25 avril 2019, le responsable du traitement identifiera, pour chaque élection, le niveau de risque correspondant à sa situation et déterminera les objectifs de sécurité que la solution de vote doit atteindre. Il fournira les éléments ayant été pris en compte dans la détermination de ce niveau à l’expert indépendant mandaté afin qu’il évalue le choix du niveau de risque. Le cas échéant, au regard des critères déterminés dans la Recommandation de la CNIL, le responsable de traitement réalisera une analyse d’impact relative à la protection des données (« AIPD »). Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE VIII : Expertise de la solution de vote Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante, conformément et selon les modalités des dispositions règlementaires et de la Délibération n° 2019/053 du 25 avril 2019, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. L'expertise portera sur l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin, l’organisation du scrutin, le déploiement du système de vote et le scrutin en lui-même. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera remis au responsable de traitement et au prestataire, et sera tenu à la disposition de la CNIL. ARTICLE IX : Durée de l’accord - Dépôt Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature. Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail. Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois. Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2231-5 du Code du travail. Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L2231-6 et D2231-2 à 8 du même Code, le présent accord sera déposé par la Société, auprès de la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes.
