La société DOCTOLIB SAS inscrite au RCS de Paris sous le numéro 794598813 et dont le siège social est situé au 54 quai Charles Pasqua - 92300 Levallois-Perret, représentée par X, dûment habilitée aux fins des présentes,
Ci-après désignée « DOCTOLIB » D’une part,
ET :
Les membres élus titulaires du Comité Social et Économique de DOCTOLIB ayant souhaité participer aux négociations : X.
Ci-après désignés « les membres du CSE » D’autre part,
Ci-après collectivement dénommés « les Parties ».
PREAMBULE
Par le présent accord, les Parties souhaitent réaffirmer leur volonté de pérenniser, dans un esprit de collaboration et de confiance mutuelle, des conditions claires et optimales au dialogue social pour que la représentation du personnel se déroule dans des conditions sereines, adaptées aux spécificités de la société.
La Direction et les membres du Comité social et économique, non mandatés, se sont réunis à trois reprises le 21 mars 2024, le 24 avril 2024 et le 7 mai 2024 pour négocier le présent accord.
Il est convenu que les règles négociées dans le cadre du présent accord se substituent à l’application des dispositions supplétives prévues par le Code du travail et que les dispositions conventionnelles, usages ou engagements unilatéraux en vigueur relatifs aux Instances Représentatives du Personnel et à leurs membres cesseront de produire effet à compter de la date de mise en place du présent accord.
A l’issue de ces négociations, il a été convenu ce qui suit :
TITRE I : REPRÉSENTATION DU PERSONNEL AU SEIN DE DOCTOLIB SAS5
Article I.1. Périmètre d’application5
Article I.2. Instance mise en place5
Article I.3. Gouvernance de l’instance5
I.3.1. La Présidence du CSE5 I.3.2. Le Bureau du CSE5
TITRE II : FONCTIONNEMENT DU CSE DE DOCTOLIB6
Article II.1. Rôle du CSE6
Article II.2. Composition du CSE6
II.2.1. Nombre de sièges6 II.2.2. Remplacement d’un membre de la délégation du personnel - absence temporaire6 II.2.3. Remplacement d’un membre de la délégation du personnel - démission de mandat7
Article II.3. Réunions ordinaires et extraordinaires du CSE7
II.3.1. Réunions plénières ordinaires7 II.3.1.a. Nombre de réunions7 II.3.1.b. Fixation de l’ordre du jour8 II.3.1.c. Convocation8 II.3.2. Réunions plénières extraordinaires à l’initiative de la Direction8 II.3.2.a. Fixation de l’ordre du jour8 II.3.2.b. Convocation9 II.3.3. Réunions plénières extraordinaires à l’initiative des élus titulaires9 II.3.3.a. Fixation de l’ordre du jour9 II.3.3.b. Convocation9 II.3.4. Participation aux réunions plénières ordinaires et extraordinaires9 II.3.5. Consultations du CSE10 II.3.5.a. Traitement général des consultations10 II.3.5.b. Périodicité et modalités des consultations récurrentes11
Article II.4. Commissions du CSE11
II.4.1. Dispositions communes12 II.4.2. Commission santé, sécurité, et conditions de travail14 II.4.3. Commission égalité professionnelle15 II.4.4. Commission formation professionnelle16 II.4.5. Commission d’information et d’aide au logement17 II.4.6. Commission économique18 II.4.7. Commission activités sociales et culturelles19 II.4.8. Commission environnement21 Article II.5. Désignation des représentants du CSE auprès des organes sociaux21
Article II.6. Recours à la visioconférence21
Article II.7. Processus de remontée spontanée des questions ou alertes des collaborateurs22
TITRE 3 : MOYENS MATÉRIELS ET FINANCIERS DU CSE22
Article III.1. Heures de délégation22
Article III.2. Local du CSE23
Article III.3. Budgets du CSE24
III.3.1. Budget de fonctionnement24 III.3.2. Budget des activités sociales et culturelles24
Article III.4. Employés du CSE25
Article III.5. Déplacements en lien avec le mandat25
Article III.6. Moyens de communication avec les salariés26
Article III.7. Formations27
III.7.1. Formation du bureau du CSE27 III.7.2. Formation économique27 III.7.3. Formation SSCT28 III.7.4. Formation de deux référents harcèlement sexuel et agissements sexistes28
Article III.8. Accompagnement du mandat29
III.8.1. Entretien de début de mandat29 III.8.2. Entretien de fin de mandat29
TITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES29
Article IV.1. Entrée en vigueur et durée29
Article IV.2. Suivi de l’accord29
Article IV.3. Révision de l’accord29
Article IV.4. Evolution de la réglementation30
Article IV.5. Dépôt et publicité de l’accord30
TITRE I : REPRÉSENTATION DU PERSONNEL AU SEIN DE DOCTOLIB SAS
Article I.1. Périmètre d’application
Le périmètre d’application du présent accord est DOCTOLIB SAS France en son unicité (établissements présents et à venir inclus), en parfaite cohérence avec le mandat du Comité Social et Économique parti à la négociation.
Article I.2. Instance mise en place
Conformément à l’article L2313-1 du code du travail, la représentation du personnel de DOCTOLIB SAS s’effectue à travers un unique Comité Social et Économique (CSE), dont les membres ont été élus pour une durée de 4 ans le 13 juillet 2023 pour un mandat débutant le 17 juillet 2023.
Article I.3. Gouvernance de l’instance
I.3.1. La Présidence du CSE
Conformément aux dispositions de l’article L.2315-23 du code du travail, le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise et ayant une voix consultative. Le président du CSE ou son délégataire doit nécessairement avoir l'autorité, la compétence et les moyens pour assurer sa mission et veiller à la stricte et constante application de la réglementation.
I.3.2. Le Bureau du CSE
Les Parties s’accordent sur la constitution d’un bureau au sein du CSE chargé de la coordination interne de l’instance, des affaires courantes et de la mise en œuvre de ses décisions. Les modalités de désignation des membres du bureau, leur rôle et leurs missions sont prévus par le règlement intérieur du CSE.
Le bureau du CSE est composé d’au moins 2 membres du CSE choisis parmi les titulaires :
un Secrétaire ;
un Trésorier.
Le règlement intérieur du CSE peut prévoir la désignation d’un ou plusieurs secrétaires-adjoints et/ou trésoriers-adjoints.
En cas de démission du Secrétaire ou du Trésorier, l’intérim est assuré selon le cas, par le Secrétaire adjoint ou par le Trésorier adjoint dans l’attente d’une nouvelle désignation.
Si à l’occasion d'une réunion plénière le Secrétaire et le Secrétaire adjoint sont simultanément absents, la délégation du personnel désigne un Secrétaire de séance dans les conditions fixées par le règlement intérieur du CSE.
TITRE II : FONCTIONNEMENT DU CSE DE DOCTOLIB
Article II.1. Rôle du CSE
Le CSE assure la défense des intérêts et des droits individuels et collectifs des salariés auprès de la Direction Générale de DOCTOLIB. Conformément aux articles L.2312-8 et L2312-5 du code du travail, le CSE assure une expression collective des salariés dans les décisions importantes concernant la gestion de l'entreprise, l'organisation du travail, la formation professionnelle, et les conditions de travail. Le CSE contribue à promouvoir la santé, la sécurité, et les conditions de travail et peut mener des enquêtes sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. Il peut exercer un droit d'alerte et saisir l'inspection du travail. De surcroît le CSE est également chargé de présenter les réclamations individuelles ou collectives sur les salaires, l'application du code du travail, la protection sociale, et les accords d'entreprise. Le CSE est informé et consulté sur diverses questions telles que la modification de son organisation économique ou juridique, l’introduction de nouvelles technologies, les conditions d'emploi et de travail ainsi que les conséquences environnementales des mesures prises par l'entreprise. Le CSE est acteur de la négociation collective et entretient un dialogue régulier avec la Direction des Ressources Humaines.
Pour mener à bien ses missions le CSE dispose des moyens que lui confèrent les dispositions légales et réglementaires, complétés par celles que l’entreprise met à sa disposition par le présent accord, illustrant l’importance accordée au dialogue social chez DOCTOLIB.
Article II.2. Composition du CSE
II.2.1. Nombre de sièges
Le nombre de sièges des membres titulaires et suppléants, composant la délégation élue du personnel au CSE, est déterminé en application du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE.
Le nombre de sièges au sein de l’instance est précisé au sein du Protocole d’accord préélectoral signé le 24 mai 2023 : 20 sièges titulaires et 20 sièges suppléants ont ainsi été répartis entre les collèges TAM et Cadres.
Collèges
Nombre de sièges titulaires
Nombre de siège suppléants
Techniciens, agents de maîtrise 5 5 Cadres 15 15
II.2.2. Remplacement d’un membre de la délégation du personnel - absence temporaire
Réunions plénières ordinaires et extraordinaires du CSE :
En cas d’absence temporaire d’un membre titulaire, il sera remplacé par le suppléant de la même catégorie professionnelle, à défaut par un suppléant élu appartenant au même collège, à défaut par un suppléant élu appartenant à un autre collège, en retenant dans chaque cas celui ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d’indisponibilité du suppléant, celui-ci est remplacé par un autre suppléant, en suivant la priorité ci-dessus énoncée. Si aucun membre ne peut être trouvé avant le début de la réunion, le siège reste vacant.
Réunions des commissions du CSE :
Aucune suppléance n’est prévue pour les Commissions du CSE. Néanmoins, à la demande des membres du CSE, une désignation temporaire d’un membre suppléant peut intervenir au cours d’une réunion plénière pour pallier, notamment, une absence longue durée.
II.2.3. Remplacement d’un membre de la délégation du personnel - démission de mandat
Tout membre de la délégation du personnel du CSE peut librement, et sans motif, exprimer le souhait de renoncer à son mandat tout en restant salarié de l’entreprise. En revanche, une rupture du contrat de travail le liant à l’entreprise implique nécessairement la perte de son mandat de représentant du personnel.
En cas de démission d’un membre du CSE de son mandat, celui-ci doit dans les meilleurs délais informer par écrit (mail ou courrier) le Président du CSE ainsi que le bureau du CSE, en précisant la date effective de cette démission. Le Président du CSE pourra ainsi inscrire à l’ordre du jour de la réunion plénière suivante, le remplacement du membre démissionnaire en son mandat principal ou secondaire s’il faisait partie de commissions.
Si le membre du CSE occupait un siège titulaire, il sera remplacé par le suppléant de la même catégorie professionnelle, à défaut par un suppléant élu appartenant au même collège, à défaut par un suppléant élu appartenant à un autre collège, en retenant dans chaque cas celui ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Le refus pour un suppléant de remplacer un titulaire vaut démission du mandat de représentant du personnel. Dans ce cas, celui-ci est remplacé par un autre suppléant, en suivant la priorité ci-dessus énoncée. Le suppléant devient titulaire jusqu'au renouvellement de l'institution.
Conformément à l’article L.2314-10 du code du travail, des élections partielles sont organisées à l'initiative de l'employeur si un collège électoral n'est plus représenté ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique est réduit de moitié ou plus, sauf si ces événements interviennent moins de six mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les élections partielles se déroulent dans les conditions fixées à l'article L. 2314-29 pour pourvoir tous les sièges vacants dans les collèges intéressés, sur la base des dispositions en vigueur lors de l'élection précédente. Les candidats sont élus pour la durée du mandat restant à courir. Dans cette hypothèse, le CSE dont les effectifs est réduit peut néanmoins continuer à remplir ses missions et à délibérer valablement sous réserve de respecter la règle de la majorité des membres présents.
Article II.3. Réunions ordinaires et extraordinaires du CSE
II.3.1. Réunions plénières ordinaires
II.3.1.a. Nombre de réunions
Le CSE se réunit en réunion plénière ordinaire 11 fois par an, à raison d’une réunion par mois à l’exception du mois d’août. Au moins 4 de ces réunions portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Le calendrier annuel des réunions plénières ordinaires est établi par son Président et communiqué au CSE avant la fin du mois de décembre de chaque année. II.3.1.b. Fixation de l’ordre du jour Toute réunion plénière ordinaire fait l’objet d’un ordre du jour. L'ordre du jour est établi au plus tard 5 jours calendaires avant la réunion par le Président et le Secrétaire du Comité. En l’absence du Secrétaire, l’ordre du jour pourra être établi avec le Secrétaire adjoint.
Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l'ordre du jour par le Président ou le Secrétaire du Comité. Le secrétaire pourra demander à ajouter à l’ordre du jour les réclamations des salariés. L'ordre du jour peut éventuellement prévoir un point « Questions diverses » pour les questions appelant, après échanges, une réponse immédiate sous réserve que le Président dispose des éléments le permettant.
L'ordre du jour est signé manuscritement ou via un outil de signature électronique. Une fois arrêté et signé, l'ordre du jour ne peut plus être modifié de façon unilatérale. Un point à l'ordre du jour peut toujours être ajouté en séance à l’initiative du Président ou des élus dès lors que cet ajout est adopté à l’unanimité des membres présents.
Sauf à ce que la majorité des membres de la délégation du personnelle s’y opposent en début de réunion, l'examen des points inscrits à l’ordre du jour peuvent être présentés par la Direction dans un ordre différent en donnant priorité à l’étude de certaines questions nécessitant notamment l’audition d’un intervenant extérieur à la réunion, impérativement obligé du fait de ses fonctions à quitter la réunion à bref délai.
Si l’ordre du jour ne peut être épuisé, les points restant à traiter seront automatiquement reportés à une prochaine réunion plénière. II.3.1.c. Convocation
La convocation précise la date, l’heure, le lieu, le lien de la visioconférence et l’ordre du jour. Elle est communiquée aux élus titulaires et suppléants par voie dématérialisée via un dépôt sur la Base documentaire de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) avec notification aux élus en priorité, ou par tout moyen écrit conférant une date précise, au plus tard 3 jours calendaires avant la réunion.
II.3.2. Réunions plénières extraordinaires à l’initiative de la Direction
II.3.2.a. Fixation de l’ordre du jour
L’employeur peut organiser une réunion plénière extraordinaire en dehors des 11 réunions plénières ordinaires susvisées lorsqu’il l’estime nécessaire pour la bonne implication des membres du CSE au regard de l’actualité de la société et notamment :
à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.
Toute réunion plénière extraordinaire fait l’objet d’un ordre du jour. L’ordre du jour est établi au plus tard 5 jours calendaires avant la réunion (sauf urgence), dans les conditions de l’article 3.1.b du présent accord. II.3.2.b. Convocation
La réunion est organisée par le Président du CSE dans les meilleurs délais. La convocation précise la date, l’heure, le lieu, le lien de la visioconférence et l’ordre du jour. Elle est communiquée aux élus titulaires et suppléants par voie dématérialisée via un dépôt sur la Base documentaire de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) avec notification aux élus en priorité, ou par tout moyen écrit conférant une date précise, au plus tard 3 jours calendaires avant la réunion (sauf urgence).
II.3.3. Réunions plénières extraordinaires à l’initiative des élus titulaires II.3.3.a. Fixation de l’ordre du jour Le Président du CSE organise une réunion extraordinaire :
sur demande de la majorité des membres du comité (membres élus ayant voix délibérative) ;
sur demande motivée d’au moins deux représentants du personnel concernant un ou plusieurs sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ;
Cette demande, signée selon le cas soit par la majorité des élus du CSE soit par un minimum de deux élus du CSE (situations listées ci-dessus), est envoyée par mail au Président du CSE et précise le ou les points que les membres du CSE souhaitent traiter à l'occasion de cette réunion. Cette demande de réunion extraordinaire peut également être formulée au cours d’une réunion plénière ordinaire.
La réunion est organisée par le Président dans les meilleurs délais.
Toute réunion plénière extraordinaire fait l’objet d’un ordre du jour. L’ordre du jour est établi au plus tard 5 jours calendaires avant la réunion (sauf urgence) dans les conditions de l’article 3.1.b du présent accord. II.3.3.b. Convocation
La réunion est organisée par le Président du CSE dans les meilleurs délais à compter de son information. La convocation précise la date, l’heure, le lieu, le lien de la visioconférence et l’ordre du jour. Elle est communiquée aux élus titulaires et suppléants par voie dématérialisée via un dépôt sur la Base documentaire de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) avec notification aux élus en priorité, ou par tout moyen écrit conférant une date précise, au plus tard 3 jours calendaires avant la réunion (sauf urgence).
II.3.4. Participation aux réunions plénières ordinaires et extraordinaires
Pour le bon fonctionnement de l’instance, les membres titulaires du CSE ne pouvant participer aux réunions s’engagent par tout moyen à en informer le Bureau du Comité ainsi que la Direction dans les plus brefs délais. Cette diligence est indispensable au bon remplacement de l’élu absent.
Chaque membre de l’instance s’engage, dès lors qu’il déclare être présent, à participer aux réunions du CSE dans leur entièreté, à savoir de l’ouverture de la session à la clôture de celle-ci, ce afin de garantir un système de vote cohérent pour chaque séance.
Participent aux réunions plénières :
Le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise ;
Les élus titulaires ;
Les élus suppléants remplaçant un élu titulaire absent ;
Les personnalités extérieures à l’instance et à l’entreprise dès lors que la réunion comporte à l’ordre du jour une question relevant de leur compétence (commissaire aux comptes, expert-comptable, médecin du travail avec voix consultative, lorsque l’ordre du jour soulève des questions en matière de santé et de sécurité au travail et inspecteur ou contrôleur du travail en tant qu’invité pour les réunions organisées après un accident du travail ayant entraîné un arrêt de travail d’au moins 8 jours) ;
Éventuellement, et pour le point dédié, le rapporteur de la CSSCT ou les Président(e)s de commissions tels que prévus à l’article 4 du présent accord lorsqu’une restitution de commission est prévue à l’ordre du jour ;
Éventuellement, le sténographe du comité.
En sus le Président du CSE ou son représentant peut également bénéficier, pour la présentation de points prévus à l’ordre du jour, de l’assistance ponctuelle d’intervenants employés de l’entreprise, du métier ou de l’activité ayant participé à l’élaboration du projet présenté.
En dehors des cas prévus par la loi précitée, et à défaut d’accord, ni le président du CSE, ni les membres du CSE ne peuvent imposer la présence d’autres intervenants extérieurs.
Immédiatement après l’ouverture de la réunion, le Président du CSE s'assure de la présence du Secrétaire. En son absence, le Secrétaire adjoint assure l’intérim. En cas d’absence du Secrétaire et du Secrétaire adjoint, le CSE désigne à la majorité un Secrétaire de séance parmi les élus titulaires.
II.3.5. Consultations du CSE
II.3.5.a. Traitement général des consultations
Par le présent accord, la Direction s’engage à conduire les procédures d’information-consultation du comité dans le cadre suivant :
dans la mesure du possible le Président du CSE communique aux élus préalablement à la réunion, les éléments d’information relatifs au projet pour lequel ils seront appelés à se prononcer ;
ces éléments d’information sont ensuite présentés en réunion par le Président du CSE ou par un intervenant extérieur à la réunion du métier ou de l’activité ayant participé à l’élaboration du projet ;
suite à la présentation des éléments d’information, le CSE procède au vote de son avis soit directement au cours de la réunion d’information, soit après l’expiration du délai de consultation défini ci-après.
L’article R2312-6 du Code du travail définit des délais préfix de consultation, à l’expiration desquels, à défaut d’avis, les membres du CSE sont réputés avoir été consultés et avoir rendu un avis négatif :
trente jours calendaires en cas de consultation sans intervention d’un expert ;
soixante jours calendaires en cas de désignation d’un expert par le comité.
Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur des informations en vue de la consultation.
II.3.5.b. Périodicité et modalités des consultations récurrentes
Le CSE est consulté suivant les modalités ci-dessous :
Les
orientations stratégiques de l'entreprise et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, aux contrats temporaires et aux stages selon les modalités définies par les dispositions de l’article L.2312-24 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord. Cette consultation porte, en outre, sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, sur les orientations de la formation professionnelle, sur le plan de développement des compétences et sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. Cette consultation s’effectue tous les deux ans au premier trimestre de l’année N. A la demande expresse du CSE, un point d’étape sur les orientations stratégiques de l’entreprise (atteinte des objectifs) pourra être inscrit à l’ordre du jour à mi-période.
La
politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, selon les modalités définies par les dispositions des articles L.2312-26 et suivants du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord. Cette consultation s’effectue tous les ans au second trimestre de l’année N.
La
situation économique et financière de l'entreprise, selon les modalités définies par les dispositions de l’article L.2312-25 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord. Cette consultation s’effectue tous les ans au second trimestre de l’année N.
D’un commun accord, la Direction et le Secrétaire du CSE restent libres de modifier le calendrier prévisionnel envisagé pour la réalisation de chacune des consultations récurrentes. Les réunions de ces trois consultations récurrentes devront être espacées d’au moins 8 jours ouvrés.
Lorsque le CSE souhaite recourir à une expertise sur l’une de ces trois consultations récurrentes, le CSE informe par tout moyen le Président du CSE de son souhait d’ajouter ce point à l’ordre du jour au plus tard lors de la réunion plénière du mois de septembre de l’année N-1. Il est également précisé que, conformément aux dispositions légales, les frais d’expertise sont pris en charge :
à hauteur de 80% par l’employeur et 20% par le CSE pour la consultation relative aux orientations stratégiques de l’entreprise,
exclusivement par l’employeur pour la consultation relative à la situation économique et financière de l’entreprise,
exclusivement par l’employeur pour la consultation relative à la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Article II.4. Commissions du CSE
Les Parties conviennent d’officialiser la tenue de sept commissions attachées à l’instance, réparties commes suit :
Cinq commissions organisées et présidées par la Direction :
Santé, sécurité, et conditions de travail ;
Egalité professionnelle ;
Formation professionnelle ;
Information et aide au logement ;
Économique.
Deux commissions organisées par le CSE :
Activités sociales et culturelles ;
Environnement.
Les parties rappellent qu’en addition à ces deux commissions organisées par le CSE, celui-ci est libre de se réunir sur les thématiques de son choix en usant de ses heures de délégation.
Ces commissions de travail, composées d’un nombre restreint d’élus, ont vocation à mener des réflexions de fond sur chacune de ces thématiques de façon à conduire des actions pertinentes adaptées au fonctionnement de Doctolib.
II.4.1. Dispositions communes
Sauf précision contraire dans l’article décrivant spécifiquement une commission, les dispositions suivantes sont réputées s’appliquer pour l’ensemble des commissions.
Désignation des membres
Les membres sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du CSE.
Fixation de l’ordre du jour
A l’exception des commissions “Activités sociales et culturelles” et “Environnement”, l'ordre du jour est établi par le Président qui le signe manuscritement ou via un outil de signature électronique, au plus tard 3 jours calendaires avant la date de la commission.
Un point à l'ordre du jour peut toujours être ajouté en séance à l’initiative de la Direction ou des élus dès lors que cet ajout est adopté à l’unanimité des membres présents.
Convocation des membres
La convocation précise la date, l’heure, le lieu, le lien de la visioconférence et l’ordre du jour. Elle est communiquée aux élus de la commission par voie dématérialisée via un dépôt sur la Base documentaire de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) avec notification aux élus en priorité, ou par tout moyen écrit conférant une date précise, au plus tard 3 jours calendaires avant la commission.
Restitution des travaux des commissions
En réunion plénière CSE, un élu membre de la commission est désigné à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du CSE, Président de commission CSE. Il représente l’ensemble des membres de ladite commission et constitue le contact privilégié de la Direction pour toute question relative à la commission. Après chaque réunion, le rapporteur de la commission se charge d'établir un compte rendu écrit qui, une fois validé par les autres membres de la commission, est envoyé à la Direction puis à l'ensemble des membres du CSE. Ce compte rendu est ensuite présenté en réunion plénière du comité, et donne lieu à délibération pour les commissions hors “ASC” et “environnement”.
En cas de publication du compte-rendu, celui-ci ne devra faire mention d’aucunes informations considérées comme confidentielles et signalées comme telles au CSE par la Direction .
II.4.2. Commission santé, sécurité, et conditions de travail
Rôle
Bien que bénéficiaire d'une délégation particulière du CSE, la commission ne se voit pas attribuer l'exclusivité des missions qui lui sont confiées. Ainsi, La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) se voit confier, par délégation du CSE les attributions et missions suivantes :
analyser les risques physiques et psychosociaux auxquels peuvent être exposés les travailleurs de l'entreprise ;
prendre en charge les inspections et enquêtes décidées par le comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ;
proposer toute action de prévention qu'elle jugerait utile, notamment en matière de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissements sexistes ;
préparer la présentation au CSE du bilan de la santé, sécurité et des conditions de travail et du programme de prévention des risques professionnels, élaborée en concertation avec la Direction des Ressources Humaines ;
suivre la mise à jour au moins annuelle du document unique d'évaluation des risques professionnels ;
préparer les points de l'ordre du jour des réunions plénières se rapportant aux questions de santé, de sécurité et de conditions de travail ;
informer le CSE de toute situation qui pourrait justifier le déclenchement d'un droit d'alerte pour danger grave et imminent ;
étudier les incidences des projets de l'entreprise sur la santé, la sécurité et les conditions de travail et de préparer les avis consultatifs du CSE ;
étudier l'opportunité pour le CSE de se faire assister par un expert habilité en matière de santé sécurité et conditions de travail et de suivre le déroulement des expertises décidées par le comité ;
étudier toute question dont elle serait saisie par le comité social et économique. La commission peut faire des propositions au CSE.
Il est rappelé que la CSSCT demeure une instance trouvant sa source dans les pouvoirs attribués au CSE. Ainsi, cette commission ne peut désigner elle-même un expert et ne peut exercer elle-même les attributions consultatives du CSE.
Gouvernance et membres
La commission CSSCT est organisée et présidée par la Direction.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 3 membres minimum et de 8 membres au maximum. Ces membres devront impérativement comprendre en leur sein :
Les référents harcèlement sexuels et agissement sexiste
Un représentant du second collège
Nombre de réunions
Le nombre de réunions de la CSSCT est fixé à quatre par an minimum, à raison d’une réunion par trimestre. Le calendrier annuel des réunions de la CSSCT est établi par son Président et communiqué aux membres de la commission concernée un mois au moins avant la première réunion annuelle.
Participants
Participent à la commission :
Le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise ;
Les membres du CSE désignés à la commission ;
Éventuellement, le médecin du travail ;
Éventuellement, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
Éventuellement, l'agent de service de prévention des organismes de sécurité sociale.
En outre, l’employeur peut adjoindre à la commission, avec voix consultative, des experts et techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE.
Moyens
Le temps passé en réunion de la commission est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déductible des heures de délégation.
Pour l’exercice de leurs missions, chaque membre désigné à la CSSCT bénéficie d’un crédit de délégation supplémentaire à hauteur de :
3 heures par mois s’il a un mandat de titulaire au CSE
5 heures par mois s’il a un mandat de suppléant au CSE
Ce crédit d’heures est individuel et ne peut faire l’objet d’un report ou d’une mutualisation.
II.4.3. Commission égalité professionnelle
Rôle
La commission égalité professionnelle est notamment chargée d'étudier la question de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. A cet effet, en vue de la consultation récurrente sur la politique sociale, l'emploi et les conditions de travail, elle se charge :
d'analyser les informations de la BDESE se rapportant à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
d'élaborer des propositions d'action à mettre en œuvre en vue d'améliorer la situation de l'égalité professionnelle dans l'entreprise.
b. Gouvernance et membres La commission egalité professionnelle est organisée, présidée et animée par la Direction.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 4 membres au maximum. c. Nombre de réunions
La commission égalité professionnelle se réunit 1 fois par an au second trimestre de l’année N.
d. Participants
Participent à la commission :
Le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise ;
Les membres du CSE désignés à la commission.
En outre, l’employeur peut adjoindre à la commission, avec voix consultative, des experts et techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE.
e. Moyens
Le temps passé en réunion de la commission est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déductible des heures de délégation.
Pour l’exercice de leurs missions, chaque membre suppléant désigné à commission égalité professionnelle bénéficie d’un crédit de délégation supplémentaire de 12 heures par an. Ce crédit d’heures est individuel et ne peut faire l’objet d’un report ou d’une mutualisation.
II.4.4. Commission formation professionnelle a. Rôle
La commission formation professionnelle est notamment chargée de préparer les délibérations du CSE :
sur les orientations de la formation en vue de leur présentation au comité dans le cadre de la consultation récurrente sur les orientations stratégiques ;
sur le bilan des actions de formation et le plan de développement des compétences présentés au comité dans le cadre de la consultation récurrente sur la politique sociale.
Elle est chargée d'étudier :
les moyens permettant de favoriser l'expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;
les problèmes spécifiques concernant l'emploi et le travail des jeunes et des travailleurs en situation de handicape ;
les informations de la BDESE se rapportant à la formation professionnelle.
b. Gouvernance et membres
La commission formation professionnelle est organisée et présidée par la Direction.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 4 membres au maximum.
c. Nombre de réunions
La commission formation professionnelle se réunit 1 fois par an au premier trimestre de l’année N.
d. Participants
Participent à la commission :
Le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise ;
Les membres du CSE désignés à la commission.
En outre, l’employeur peut adjoindre à la commission, avec voix consultative, des experts et techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE.
e. Moyens de la commission Le temps passé en réunion de la commission est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déductible des heures de délégation.
II.4.5. Commission d’information et d’aide au logement a. Rôle
La commission d’information et d’aide au logement a pour objet de faciliter le logement et l'accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d'habitation :
elle recherche les possibilités d'offre de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation de l'employeur à l'effort de construction ;
elle informe les salariés sur leurs conditions d'accès à la propriété ou à la location d'un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l'obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Elle apporte son aide aux salariés souhaitant acquérir ou louer un logement au titre de la participation de l'employeur à l'effort de construction. Elle peut proposer des critères de classement des salariés candidats à l'accession à la propriété ou à la location d'un logement tenant compte, notamment, des charges de famille.
b. Gouvernance et membres La commission d’information et d’aide au logement est organisée, présidée et animée par la Direction.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 4 membres au maximum parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du CSE.
c. Nombre de réunions
La commission d’information et d’aide au logement se réunit 1 fois par an.
d. Participants
Participent à la commission :
Le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise ;
Les membres du CSE désignés à la commission.
En outre, l’employeur peut adjoindre à la commission, avec voix consultative, des experts et techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE.
e. Moyens de la commission Le temps passé en réunion de la commission est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déductible des heures de délégation.
II.4.6. Commission économique
a. Rôle
La commission économique est chargée d'étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE, et toute question que ce dernier lui soumet, en vue notamment de préparer les consultations du comité relatives à ses attributions économiques.
b. Gouvernance et membres
La commission économique est organisée et présidée par la Direction.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 5 membres au maximum, dont au moins un représentant de la catégorie des cadres, désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du CSE.
c. Nombre de réunions
La commission économique se réunit 1 fois par an.
d. Participants
Participent à la commission :
Le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise ;
Les membres du CSE désignés à la commission.
En outre, l’employeur peut adjoindre à la commission, avec voix consultative, des experts et techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE.
e. Moyens
Le temps passé en réunion de la commission est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déductible des heures de délégation.
II.4.7. Commission activités sociales et culturelles a. Rôle
La commission activités sociales et culturelles (ASC) est une commission supplémentaire instituée à l’initiative des élus de la délégation du CSE. Celle-ci a pour vocation d’élaborer une stratégie en matière d’activités sociales et culturelles en vue d'être ensuite validée en réunion plénière du CSE. Cette commission se voit confier, par délégation du CSE, les attributions et missions suivantes :
élaborer la stratégie d’activités sociales et culturelles du CSE ;
suivre les projets en cours ;
aider occasionnellement à leur mise en place.
Il incombe au Président de commission CSE de tenir à jour la liste des bénéficiaires des activités, de transmettre au Trésorier les demandes de remboursement accompagnées des justificatifs et de suivre l'exécution du budget qui a été octroyé à la commission par le CSE. La commission a également pour mission de mettre en place et de maintenir le règlement des Activités Sociales et Culturelles. Ce règlement contient notamment les conditions d’accès aux Activités Sociales et Culturelles. Chaque modification sera soumise au vote des membres du CSE en réunion plénière. b. Gouvernance et membres La commission ASC est organisée et présidée par le Président de commission CSE.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 5 membres au maximum désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du CSE. c. Nombre de réunions La commission ASC se réunit deux fois par mois, et plus en cas de besoin à l'initiative de son Président ou à la demande du CSE.
Après chaque réunion, le Président de commission CSE se charge d'établir un compte rendu écrit qui, une fois validé par les autres membres de la commission, est envoyé à l'ensemble des membres du CSE. Ce compte rendu ne fait pas l’objet de délibération, ni de publication à destination des salariés.
d. Fixation de l’ordre du jour
Les points relatifs à ladite commission sont traités directement en réunion à l'initiative du Président de commission CSE.
e. Convocation et participants
La convocation se fait par une invitation Google agenda précisant la date, l’heure, le lieu, le lien de la visioconférence. Elle est communiquée aux élus de la commission au plus tard 3 jours calendaires avant la commission (sauf urgence).
La Direction ne participe pas aux travaux ni aux réunions de cette commission.
Participent à la commission :
Les membres du CSE désignés à la commission ;
Éventuellement, le Trésorier au moins une fois par trimestre ou bien dès lors que la commission estime que la réunion nécessite sa présence.
f. Moyens de la commission
Le temps passé en réunion de la commission ainsi que le temps consacré aux travaux attenants doit être décompté du quota d’heures de délégation.
II.4.8. Commission environnement a. Rôle La commission environnement est une commission supplémentaire instituée à l’initiative des élus de la délégation du CSE en accord avec la Direction. Celle-ci a pour vocation de travailler sur les questions relatives à la responsabilité sociétale de l’entreprise en vue de mettre en avant auprès de la Direction des initiatives ou pistes de réflexion en matière environnementale. Cette commission se voit confier, par délégation du CSE, les attributions et missions suivantes :
délivrer un avis spécifique détaillé sur les analyses d’impact environnemental annuelles de Doctolib ;
délivrer un avis sur toute initiative de compensation environnementale et de proposer des projets vertueux ;
proposer 1 fois par an, des suggestions pour mieux analyser ou réduire l’impact environnemental de l’entreprise.
La commission environnement souhaite par ailleurs participer dans la mesure du possible et après accord de la Direction, aux travaux de l’entreprise concernant :
les déplacements domicile-travail (forfait mobilité durable, labellisation employeur pro-vélo, impact de la réduction du télétravail) ;
les déplacements entre les bureaux (France <-> France, France <-> Allemagne / Italie / Pays Bas) ;
les modalités de restauration proposées au sein de l’entreprise ;
l’impact écologique des acquisitions et travaux de nouveaux bureaux (“Real Estate”) ;
l’impact écologique des évènements internes.
b. Gouvernance et membres La commission environnement est organisée et présidée par le Président de commission CSE. La Direction ne participe pas aux travaux et réunions de cette commission.
Celle-ci est composée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, de 5 membres au maximum désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du CSE. Sauf carence de candidature, au moins l’un des membres doit être rattaché au site de Nantes et un autre au site de Niort. c. Nombre de réunions La commission environnement se réunit une fois par an à l’initiative de son Président sans la Direction.
Le Président de commission CSE peut, en sus de cette réunion annuelle sans la Direction, demander une fois par an, lorsqu’il l’estime nécessaire, l'organisation d'une réunion d’échange en présence de la Direction. Le Président de commission CSE doit envoyer par mail au Président du CSE, cette demande et préciser le ou les points que les membres de la commission souhaitent traiter à l'occasion de cette réunion afin que la Direction puisse, le cas échéant, être accompagnée des interlocuteurs adéquats. Cette réunion d’échange est organisée par le Président du CSE dans les meilleurs délais. Après chaque réunion, le Président de commission CSE se charge d'établir un compte rendu écrit qui, une fois validé par les autres membres de la commission, est envoyé à la Direction puis à l'ensemble des membres du CSE. Ce compte rendu est ensuite présenté en réunion plénière du comité et donne lieu à délibération. d. Fixation de l’ordre du jour
Les points relatifs à ladite commission sont traités directement en réunion à l'initiative du Président de commission CSE.
e. Convocation et participants
En l’absence de la Direction au cours de la réunion, l’ordre du jour est réalisé par le Président de commission CSE.
En présence de la Direction au cours de la réunion, la convocation précise la date, l’heure, le lieu, le lien de la visioconférence et l’ordre du jour. Elle est communiquée aux élus de la commission par voie dématérialisée via un dépôt sur la Base documentaire de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) avec notification aux élus en priorité, ou par tout moyen écrit conférant une date précise, au plus tard 3 jours calendaires avant la commission.
Participent à la commission :
Les membres du CSE désignés à la commission ;
Éventuellement, dans le cadre de la réunion annuelle d’échange, le Président du CSE ou son représentant assisté éventuellement jusqu’à trois collaborateurs appartenant au personnel de l'entreprise.
En outre, l’employeur peut adjoindre à la commission, avec voix consultative, des experts et techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE.
f. Moyens de la commission
Le Président de commission CSE fait parvenir par tout moyen au Président du CSE, au moins quarante cinq jours avant la date de la réunion, la liste des indicateurs précisément définis que les membres de la commission souhaiteraient obtenir pour la réalisation de leurs travaux.
Le temps passé en réunion de la commission en l’absence de l’employeur ainsi que le temps consacré aux travaux attenants doit être décompté du quota d’heures de délégation. En présence de la Direction, le temps passé en réunion est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déductible des heures de délégation.
Article II.5. Désignation des représentants du CSE auprès des organes sociaux
Représentants du CSE auprès du Président de la Société
Conformément aux dispositions du Code du travail et aux statuts de la Société, les représentants du comité exercent leurs droits auprès du Président de la Société. Au cours de sa première réunion, le comité social et économique désigne un représentant par collège qui exerce ses droits auprès du Président de la société. Tout élu, titulaire ou suppléant, peut se porter candidat. Il n'est pas possible de désigner un représentant syndical. Les représentants du CSE sont désignés, pour la durée de leur mandat de représentant du personnel, par un vote des élus titulaires à la majorité des voix exprimées dans les conditions prévues par le règlement intérieur du comité. Le président du CSE ne participe pas au vote.
Représentants du CSE à l'assemblée générale de la société
Au cours de sa première réunion, le comité procède à la désignation d’un représentant par collège à l'assemblée générale de la société. Ces représentants sont au nombre de deux. Tout élu, titulaire ou suppléant, peut se porter candidat. Il n'est pas possible de désigner un représentant syndical. Les représentants du CSE sont désignés pour la durée de leur mandat de représentant du personnel par les élus titulaires par un vote à la majorité des voix exprimées, dans les conditions prévues par le présent règlement intérieur du Comité. Le président ne participe pas au vote. Ils ont pour mission d'assister à toutes les assemblées générales de la société. Après chaque assemblée, les représentants du CSE se chargent d'établir un compte rendu qui est présenté à l'ensemble du comité en réunion plénière, dans le respect de leurs obligations de discrétion et de secret prévues par le règlement intérieur du comité.
Article II.6. Recours à la visioconférence
Les Parties conviennent que les réunions plénières du CSE et ses commissions se dérouleront sous la forme hybride à savoir en présentiel et en visioconférence, sans être limitées par un quelconque plafonnement. Le Président du CSE peut fixer la réunion en présentiel en respectant un délai de prévenance raisonnable lorsqu’il l’estime nécessaire quant à la nature des points portés à l’ordre du jour. Lorsque le comité est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification des membres de l'instance et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Les personnes ayant recours à la visioconférence s’engagent à se tenir dans un lieu garantissant la confidentialité de la réunion. En cas de vote à bulletins secrets pendant une réunion en visioconférence, le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. En cas de vote électronique, le système doit assurer la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Ainsi, les étapes de la procédure sont les suivantes :
l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions ci-dessus ;
le vote a lieu de manière simultanée, à cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
La visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séances.
Article II.7. Processus de remontée spontanée des questions ou alertes des collaborateurs
Dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, les membres du CSE sont amenés à recueillir les questions, remarques et alertes des collaborateurs.
Lorsqu’une telle situation survient, et qu’un éclaircissement est nécessaire en sus des réunions ordinaires ou extraordinaires du CSE, le membre sollicité organise une réunion avec le Président du CSE en indiquant les raisons de cette sollicitation pour permettre à ce dernier de réunir les éléments utiles à l’avancée du sujet. Le Président du CSE reste l’interlocuteur premier des membres du CSE avant que ne soit envisagée toute sollicitation du business ou des lignes managériales des salariés ayant sollicité les membres.
TITRE 3 : MOYENS MATÉRIELS ET FINANCIERS DU CSE
Article III.1. Heures de délégation
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, chaque membre titulaire du CSE bénéficie d’un crédit d’heures mensuel de 26 heures. Les heures de délégation sont considérées de plein droit comme du temps de travail et payées à échéance normale de paie. Ne sont pas déduits du crédit d’heures de délégation le temps passé :
En réunions plénières en présence de l’employeur ;
En réunions de commissions en présence de l’employeur (CSSCT, commission formation professionnelle, commission égalité professionnelle, commission d’information et d’aide au logement, commission économique et éventuellement commission environnement) ;
Aux réunions de négociation avec l’employeur ;
Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;
A la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l’article L. 4132-2 du Code du travail.
Les autres temps passés à exercer le mandat sont imputés sur le crédit d’heures. Le temps de trajet pour se rendre aux réunions du comité à l’initiative de la Direction est rémunéré comme du temps de travail effectif (hors crédit d’heure de délégation) lorsqu’il se déroule pendant l’horaire habituel de travail. Lorsque ce temps de trajet est effectué en dehors de l’horaire habituel de travail, il est pris en charge par l’employeur pour sa part supérieure au temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et est rémunéré par l'employeur comme du temps de travail effectif (hors crédit d’heure de délégation).
Chaque bénéficiaire est tenu d’utiliser son crédit d’heures conformément à la réglementation en vigueur et sans perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. Il est convenu que, pour les élus dont le temps de travail est décompté en jours, ceux-ci puissent compter leurs absences pour délégation en heures et non en demi-journées, en dérogation de l’article L2142-1-3 du Code du travail.
Lorsqu’un élu titulaire souhaite reporter ou partager ses heures de délégation, il doit en informer l’employeur par tout moyen écrit conférant une date certaine, en indiquant le nombre d’heures ainsi que les noms des bénéficiaires, au plus tard 7 jours calendaires avant la date prévue de leur utilisation (sauf urgence et accord du manager).
Les membres du CSE ne doivent subir aucune perte de rémunération du fait de l’exercice de leurs fonctions. Ils doivent percevoir la rémunération qu’ils auraient perçue s’ils avaient continué à travailler.
III.1.1. Report des heures de délégation
Un élu titulaire a la possibilité dans la limite de 12 mois de reporter le reliquat de son crédit d’heures mensuel qu’il n’a pas consommé, sans pour autant disposer lors d'un mois donné d’un crédit mensuel supérieur à une fois et demie le crédit d’heures de délégation mensuel habituel d’un membre titulaire (hors heures de délégation éventuellement octroyées dans le cadre de commissions).
III.1.2. Partage des heures de délégation
Tout élu titulaire peut, chaque mois, décider de partager ses heures de délégation avec un autre titulaire ou avec un élu suppléant. Néanmoins, la mutualisation des heures ne doit pas conduire un membre à disposer dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire (hors heures de délégation éventuellement octroyées dans le cadre de commissions). La décision de partager les heures de délégation est individuelle et ne peut être prise que par l'élu titulaire. Elle ne peut pas lui être imposée par le CSE.
Article III.2. Local du CSE
L'employeur met à la disposition exclusive du CSE et de ses salariés un local aménagé et équipé du matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions (armoire fermant à clé, tables, chaises, accès au réseau internet). Lorsque le local le permet, une télévision et un système de visioconférence sera mis à la disposition du CSE. Les moyens informatiques et de communication tiennent compte des évolutions technologiques et de l'évolution de ceux utilisés par l'entreprise.
En cas d'urgence, une salle de réunion à la capacité adaptée doit être mise à disposition des élus titulaires du CSE.
Le matériel et le local sont sous l’entière responsabilité du Comité qui doit veiller à leur bon usage et entretien. En cas de besoin en mobiliers ou fournitures supplémentaires, le CSE doit en solliciter la demande auprès du Président du CSE.
Installé sur le DoctoCampus de Levallois, l’emplacement du local doit être conforme aux normes d'hygiène et de sécurité applicables à l'entreprise. L’emplacement de celui-ci peut être amené à changer à l’initiative de la Direction dès lors que ce nouveau local permet au CSE d'exercer normalement ses fonctions.
Tous les membres élus et salariés du comité social et économique ont libre accès au local. Le Secrétaire et le Trésorier en possèdent une clé. Une troisième clé est mise à disposition de tous les membres et salariés dans une boîte à clé sécurisée par code située à l'entrée du local. Pour des raisons de sécurité, le code de la boîte à clé sera modifié à intervalles réguliers par le bureau du CSE. Le code sera communiqué sur simple demande à tout membre du comité par le Secrétaire ou le Trésorier.
Par mesures de sécurité notamment pour le risque incendie, l’équipe Workplace et le PC sécurité du bâtiment possèdent respectivement une clé du local.
Article III.3. Budgets du CSE III.3.1. Budget de fonctionnement Conformément à l’article L.2315-61 du Code du travail, l’employeur verse chaque année au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à :
0,20% de la masse salariale brute de l’entreprise dès lors que l’entreprise comptabilise moins de 2000 salariés.
0,22% de la masse salariale brute de l’entreprise dès lors que l’entreprise comptabilise au moins 2000 salariés.
La masse salariale brute à retenir est celle de l’année N, constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. Le budget est versé en deux fois, une première partie (50%) au mois de janvier et l’autre partie (50%) au mois de juillet sous forme de virement. Le dernier mois de l’année fera l’objet d’une régularisation en fonction de la masse salariale réelle de l’année N, régularisation qui sera versée en janvier. L’employeur communique la masse salariale au CSE sur demande expresse. III.3.2. Budget des activités sociales et culturelles Le financement des activités sociales et culturelles du comité social et économique est assuré par une contribution patronale de 0,25% de la masse salariale brute de l'entreprise. La masse salariale brute à retenir est celle de l’année N, constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. La masse salariale à retenir est celle de l’année N. Le budget est versé en deux fois, une première partie (50%) au mois de janvier et l’autre partie (50%) au mois de juillet sous forme de virement. Le dernier mois de l’année fera l’objet d’une régularisation en fonction de la masse salariale réelle de l’année N, régularisation qui sera versée en janvier. L’employeur communique la masse salariale au CSE sur demande expresse.
III.3.3. Transfert des reliquats de budgets
Dans les conditions fixées respectivement par les articles R.2312-51, R.2315-31-1 et L.2315-61 du Code du travail, le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer, dans la limite de 10% de l’excédent annuel:
une partie du reliquat de budget des ASC vers le budget de fonctionnement ou à des associations ;
une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des ASC.
Toutefois, en cas de transfert des reliquats de budget au cours des trois années précédentes, le CSE ne pourra pas, lorsque son budget de fonctionnement est insuffisant pour couvrir le coût d’une expertise relative aux orientations stratégiques, se prévaloir d’une prise en charge intégrale par l’employeur des frais d’expertise, conformément à l’article L.2315-80, 3° du code du travail.
Article III.4. Employés du CSE Le CSE peut être amené à employer des salariés afin d’aider ses membres dans la gestion administrative du CSE ainsi que dans sa communication et sa gestion des activités sociales et culturelles. Dans cette hypothèse, le processus de recrutement des salariés du CSE devra être réalisé par le CSE indépendamment des outils et sites de Doctolib.
Il est rappelé que le salarié du CSE ne pourra, en aucun cas, être assimilé à un salarié de Doctolib. Il devra toujours, dans l’exercice de ses fonctions, rappeler son rattachement à l’instance afin qu’aucun doute ne plane sur son pouvoir de représentation. A cette occasion il devra utiliser une adresse mail “prenom.nom.ext@doctolib.com”. A ce titre il ne pourra bénéficier de la Docto Academy, des politiques applicables au sein de la société, ni des avantages octroyés par celles-ci. De la même manière, le salarié du CSE ne pourra participer aux événements organisés pour les employés de l’entreprise (sauf à ce qu’il participe effectivement à leur organisation).
Pour des raisons de sécurité informatique, la Direction accepte de fournir un ordinateur à titre de prêt au salarié du CSE pour l’accomplissement de ses missions. Au regard du principe général de responsabilité et d’obligation de prudence, le CSE veillera à ce que le matériel soit utilisé dans le respect des règles et politiques de Doctolib conformément aux dispositions du règlement intérieur et de la charte informatique. Le CSE demeurera responsable en cas de dégradation du matériel et s'engage à restituer l'intégralité du matériel confié au moment de la rupture de ses relations contractuelles avec le salarié du CSE, quel qu’en soit le motif.
Article III.5. Déplacements en lien avec le mandat
Sous réserve de respecter les procédures et consignes de sécurité, les représentants du personnel disposent d'une liberté de déplacement à l'intérieur de l'entreprise sans aucune restriction. Ils peuvent prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés. Ils peuvent également se déplacer à l'extérieur de l'entreprise.
III.5.1. - Frais à la charge de l'entreprise
Les frais et dépenses de déplacement réellement exposés par les membres du CSE et occasionnés par leur participation aux réunions du comité à l’initiative de la Direction sont pris en charge par l'entreprise selon les règles et procédures applicables aux déplacements professionnels.
Sont également pris en charge :
les frais et dépenses de déplacement associés au temps passé par les membres du CSE à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment en cas de déclenchement d'un droit d'alerte pour danger grave et imminent ;
les frais et dépenses de déplacement associés aux enquêtes menées par les membres du CSE après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;
les frais et dépenses de déplacement réellement exposés par les membres du CSE et occasionnés par leur participation aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail, égalité professionnelle, formation professionnelle présidées par l'employeur.
III.5.2. - Frais à la charge du CSE
Les frais pouvant être engagés par les représentants du personnel pour les besoins du comité social et économique sont à la charge du CSE. Selon leur objet, ils sont imputés sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles. Pour éviter aux élus d'avoir à en faire l'avance, le CSE prend directement à sa charge les divers frais (transport, restauration, hébergement, etc.). Si cette prise en charge directe n'est pas possible, le remboursement ne peut se faire que sur présentation de justificatifs originaux. Toute demande de remboursement doit être adressée au Trésorier. Elle est accompagnée d'une fiche signée du demandeur précisant l'objet du déplacement ainsi que la nature et le montant des frais engagés. L’ensemble des modalités de remboursement sont rappelées dans le règlement intérieur du CSE.
Article III.6. Moyens de communication avec les salariés
Panneaux d’affichage
L'employeur met à la disposition du comité social et économique un panneau d'affichage sur chaque site principal de l’entreprise (Levallois-Perret, Nantes et Niort) dont l'emplacement permet aux salariés de prendre connaissance des informations affichées dans les meilleures conditions. La clé de chaque panneau est remise au CSE au choix du Secrétaire : soit à lui-même, soit au Trésorier soit à un élu du CSE désigné par le Secrétaire. Les dimensions du panneau doivent être suffisantes pour permettre l'affichage des informations se rapportant aux différentes prérogatives et missions du CSE.
Intranet de l’entreprise
L'employeur met à la disposition du CSE un onglet dédié au Comité sur l’intranet de la Société, accessible à tous les collaborateurs, pour la communication de l’organigramme et la composition du CSE, le cas échéant l’information de permanences du CSE et la publication des procès-verbaux et compte-rendus de réunions. Également, l’employeur met à la disposition du CSE une page communauté “[FR] CSE DOCTOLIB” dédiée au Comité sur l’intranet de la Société, accessible à tous les collaborateurs, pour la publication de communications descendantes relatives à la compréhension du rôle et fonctionnement d’un CSE et aux activités sociales et culturelles. Seuls le Secrétaire et le Trésorier du CSE ainsi que les employés du CSE ayant des missions de communication dans leur fiche de poste pourront poster sur ces pages. Le Président du CSE, le Secrétaire, le Trésorier ainsi que les employés du CSE ont un rôle de modération quant aux commentaires écrits par les salariés de l’entreprise Doctolib sur la page communauté du CSE.
Canal Slack
L'employeur met à la disposition du CSE le canal de communication “#cse-doctolib” sur l’outil Slack de l’entreprise afin que le Comité puisse publier ses communications descendantes en matière d’activités sociales et culturelles. Le Comité peut également y publier ses communications visant au rappel de l’existence de leur page intranet dédiée. Seuls le Secrétaire et le Trésorier du CSE ainsi que les employés du CSE ayant des missions de communication dans leur fiche de poste pourront poster des messages sur celui-ci. Le Président du CSE, le Secrétaire, le Trésorier ainsi que les employés du CSE ont un rôle de modération quant aux commentaires écrits par les salariés de l’entreprise Doctolib sur le canal du CSE. Après information du bureau du CSE, la Présidence du CSE sera chargée de faire mettre à jour les droits nécessaires sur le canal dès lors qu’un changement a lieu dans l’organisation du bureau ou des employés du CSE.
Article III.7. Formations
Afin de permettre aux représentants du personnel une meilleure connaissance du fonctionnement de l’entreprise, de ses enjeux mais aussi de leur rôle, plusieurs formations leur sont dispensées au cours de leur mandat. III.7.1. Formation du bureau du CSE Une fois le bureau du CSE constitué, le comité propose au Secrétaire, au Secrétaire adjoint, au Trésorier et au Trésorier adjoint de suivre, chacun, une formation spécifique consacrée au rôle du Secrétaire et aux missions du Trésorier. Le financement de cette formation (frais pédagogiques, frais de déplacement, frais de séjour) est pris en charge par le CSE. Le temps consacré à cette formation est déduit des heures de délégation.
III.7.2. Formation économique Les membres titulaires et suppléants lorsqu’ils deviennent titulaires, élus pour la première fois bénéficient, d'un stage de formation économique d'une durée maximale de 5 jours, dans les conditions prévues par l’article L. 2315-63 du code du travail. Le financement de la formation (frais pédagogiques, frais de déplacement, frais de séjour) est pris en charge par le CSE.
Le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
Le choix de l’organisme de formation sera effectué par le bureau du CSE sur la base de la liste des organismes figurant sur une liste arrêtée par l'autorité administrative dans des conditions déterminées par l'article R. 2315-8 du code du travail et des organismes mentionnés à l'article L. 2145-5 (centres rattachés à des organisations syndicales de travailleurs reconnues représentatives sur le plan national et instituts spécialisés). III.7.3. Formation SSCT L’ensemble des membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires et suppléants) et le référent harcèlement sexuel et agissements sexistes bénéficient à leur demande d’une formation relative à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, dans les conditions légales et réglementaires.
La formation est dispensée lors de la première désignation puis renouvelée lorsque le représentant a exercé son mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.
La durée de la formation est d’une durée minimale de 5 jours lors du premier mandat. En cas de renouvellement de mandat, la formation est d'une durée minimale de 3 jours et de 5 jours pour les membres de la CSSCT.
Le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
La prise en charge de cette formation incombe à l’employeur dans les conditions suivantes :
Frais pédagogiques ;
Frais de déplacement ;
Frais de séjour.
Le choix de l’organisme de formation sera effectué par le bureau du CSE sur la base de la liste des organismes figurant sur une liste arrêtée par le ministre chargé du travail selon la procédure prévue à l'article R. 2145-3 du code du travail et des organismes agréés par le préfet de région selon la procédure prévue à l'article R. 2315-8 du code du travail.
III.7.4. Formation de deux référents harcèlement sexuel et agissements sexistes
En vue d’assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des salariés, les Parties conviennent de la mise en place de deux référents harcèlement sexuel et agissements sexistes au sein de DOCTOLIB SAS France.
Les référents harcèlement sexuel et agissements sexistes bénéficient, à la charge de l’entreprise, d’une formation nécéssaire à l’exercice de ses missions. La formation est dispensée à chaque première désignation en tant que référent.
Le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
Article III.8. Accompagnement du mandat
III.8.1. Entretien de début de mandat
Tout élu titulaire peut demander auprès des Ressources humaines à bénéficier d’un entretien individuel de début de mandat dans les 12 mois suivants son élection.
Cet entretien portera sur les modalités pratiques d’exercice du mandat dans l’entreprise au regard de la fonction occupée et notamment de l’adaptation des objectifs et de la charge de travail par rapport au(x) mandat(s) détenu(s) par le représentant du personnel. L’objectif étant de garantir à la fois l’exercice effectif du mandat et le bon fonctionnement du service auquel le salarié est affecté. Cet entretien ne se substitue en aucun cas à l’entretien professionnel.
III.8.2. Entretien de fin de mandat Tout représentant du personnel peut demander auprès des Ressources humaines à bénéficier d’un entretien individuel de fin de mandat dans les 2 mois suivants la fin de son mandat. Cet entretien a pour objectif de recenser les compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise et ce pour une reprise d’activité dans de bonnes conditions.
TITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES Article IV.1. Entrée en vigueur et durée
Le présent accord entre en vigueur le lendemain de son dépôt.
Il est conclu pour une durée déterminée jusqu’au terme des mandats des élus du CSE. A son échéance, il cessera de produire ses effets.
Article IV.2. Suivi de l’accord
Afin de veiller au respect des dispositions et engagements du présent accord, un suivi est assuré par le CSE et la Direction des ressources humaines.
Les Parties signataires s’engagent à se rencontrer 3 mois avant le terme des mandats afin de faire le bilan de l’application du présent accord et pour formuler des remarques et propositions d’évolutions notamment eu égard aux éventuelles évolutions législatives et réglementaires. Article IV.3. Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur pendant sa période d’application par accord entre les Parties. L’accord ne pourra faire l’objet d’une dénonciation compte tenu de sa nature.
Tout différend concernant l’application de l’accord sera soumis à l’examen du CSE en vue de rechercher une solution amiable. En l’absence de solution amiable, le différend sera soumis devant la juridiction territorialement compétente. Article IV.4. Evolution de la réglementation
Les Parties au présent accord conviennent que dans l'hypothèse où des modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles conduiraient à des difficultés d'application ou nécessiteraient des aménagements du présent accord, une commission se tiendra pour examiner l'incidence de ces modifications sur les dispositions du présent accord et la suite à donner.
Article IV.5. Dépôt et publicité de l’accord
Une fois signé, le présent accord sera déposé par la Direction dans le respect des dispositions légales et réglementaires :
auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris en un exemplaire,
auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi d’Île-de-France via la plateforme de téléprocédure Téléaccords.
Un exemplaire original sera remis à chacune des Parties signataires.
Il est convenu entre les Parties que le présent accord sera mis à disposition de la délégation du personnel du CSE afin qu’ils puissent en prendre connaissance.
