Accord d’entreprise Adoption du vote électronique dans le cadre des élections
Comparution des parties Entre, La Société Dorémi, SAS solidaire, ci-après l’
Entreprise, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Romans-sur-Isère sous le numéro 823 549 522, dont le siège social est sis 1 rue Marc Séguin, Ineed, ROVALTAIN TGV, 26300 ALIXAN, représentée par M. XXXXXXXX, en sa qualité de Directeur général,
D’une part, ci-après l’
Employeur ;
Et Monsieur XXXXXXX, membre titulaire de la délégation du personnel au Comité social et économique, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, D’autre part, ci-après le
Représentant du personnel ;
Collectivement désignés à l’effet des présentes : les
Parties ;
Sommaire TOC \o "1-2" \h \z \u Sommaire PAGEREF _Toc155880103 \h 1 Préambule PAGEREF _Toc155880104 \h 1 Accord PAGEREF _Toc155880105 \h 3 Article I.Objet et champ d’application PAGEREF _Toc155880106 \h 3 Article II.Principes généraux PAGEREF _Toc155880107 \h 3 Article III.Choix du moyen de vote électronique PAGEREF _Toc155880108 \h 4 Article IV.Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc155880109 \h 5 Article V.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc155880110 \h 6 Article VI.Durée PAGEREF _Toc155880111 \h 8 Article VII.Dépôt et publicité PAGEREF _Toc155880112 \h 8 Signatures PAGEREF _Toc155880113 \h 9 Préambule Le déploiement géographique de l’Entreprise sur 4 établissements répartis sur toute la France et les autorisations délivrées à de nombreux personnels d’exercer leurs missions en télétravail ont profondément modifié les capacités de l’Employeur à regrouper en un même lieu des salariés de l’Entreprise. De plus le développement des outils numériques et la digitalisation des échanges rendent les besoins de regroupements de moins en moins prégnants. Devant ces constats, les occasions d’organiser des élections professionnelles se trouvent extrêmement limitées. Provoquer des regroupements à ce seul effet aurait des conséquences majeures sur l’organisation du travail, la logistique, les déplacements des salariés, qui impacteraient respectivement la productivité, les coûts, les équilibres vie professionnelle et vie personnelle, voire la charge de travail, et au regard des préoccupations environnementales de l’Entreprise, seraient un non-sens en matière d’émission de gaz à effet de serre et de consommation d’énergie et de ressources. Il a également été relevé par les Parties que le maintien de solutions de vote usuelles, tel que le vote par correspondance ou le vote sur site, pouvait constituer un frein à la mobilisation des électeurs au sein de l’entreprise, et faisait supporter moult risques d’irrecevabilité des suffrages en raison notamment des délais d’acheminement du courrier. Dans le même temps, les Parties ont pris acte que l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique est venue autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Ainsi, les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique. De même, la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. Fortes de ces constatations, les Parties, ont décidé d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique mais également pour organiser les élections du candidat désigné par le personnel pour être membre du Comité d’Orientation Stratégique et de Surveillance défini par les statuts de la Société Dorémi. Les informations collectées à l’occasion de cette étude ont mis en évidence que le vote électronique serait de nature à améliorer les conditions et le processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
de permettre un vote plus aisé pour les salariés en télétravail ou exerçant leur activité hors du siège de l’Entreprise ;
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;
de limiter les déplacements de personnel et de réduire ainsi tant leur fatigue que les risques d’accident liés au transport ;
de réduire les coûts liés aux élections dont l’immobilisation des salles de vote, les frais de déplacement, les frais d’expédition des bulletins, l’achat du matériel de vote ;
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation ;
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement par la limitation des impressions, des déplacements et de la papèterie.
Les Parties ont en conséquence choisis de se rencontrer à l’occasion de deux réunions de travail, les 10 et 11 janvier 2024 qui ont conduit à la rédaction de ce qui suit. Les Parties reconnaissent que, conformément à l’article L.2232-29 du Code du travail, les règles suivantes ont été respectées au cours des négociations :
Indépendance des négociateurs vis-à-vis de la Direction ;
Élaboration conjointe du projet d’accord par les négociateurs ;
Information des salariés sur le déroulé des négociations, l’élaboration du projet d’accord et avant la conclusion de l’accord définitif ;
Faculté de prendre attache avec les organisations syndicales représentatives de la branche.
Il est en outre rappelé que les membres du CSE ont eu à leur disposition toutes les informations nécessaires à la négociation du présent accord. Il est ainsi convenu et arrêté ce qui suit, conformément aux dispositions du 2° de l’article L.2232-23-1 du Code du travail applicables aux entreprises dont l'effectif habituel est compris entre onze et moins de cinquante salariés, en l'absence de délégué syndical dans l'entreprise. Accord Objet et champ d’application Le présent accord porte sur l’adoption du vote électronique comme moyen de vote exclusif aux élections portant sur la désignation (i) des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique (CSE) ou (ii) des membres à toute autre instance en vigueur dans l’Entreprise pour laquelle des personnels salariés peuvent être désignés. Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise, incluant les éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise, appelés à voter à l’une au moins des élections ci-dessus exposées. Principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent en toutes circonstance de :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de l’intégrité du vote,
s’assurer de l’unicité du vote,
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
d’assurer la publicité du scrutin.
Le vote électronique doit également respecter l’ensemble des dispositions constitutionnelles, législatives et réglementaires en vigueur. Choix du moyen de vote électronique Utilisation d’Internet Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote quel que soit le terminal qui permet d’y accéder (téléphone mobile, ordinateur, tablette, etc.). Recours à un tiers de confiance Le système de vote électronique retenu pour chaque élection est choisi par l’Employeur qui mandate en conséquence un prestataire, ci-après le « Prestataire », pour le mettre en œuvre dans le respect des dispositions des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail. Pour être sélectionné par l’Employeur, le Prestataire doit justifier que préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Pour des besoins d'audit externe, notamment en cas de contentieux électoral, le système de vote électronique fourni par le Prestataire doit pouvoir fournir les éléments techniques permettant au minimum de prouver de façon irréfutable que :
le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;
les clés de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls détenteurs ;
le vote est anonyme lorsque la législation l'impose ;
la liste d'émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;
l'urne dépouillée est bien celle contenant les suffrages des électeurs et qu'elle ne contient que ces suffrages ;
aucun décompte partiel n'a pu être effectué durant le scrutin ;
le dépouillement de l'urne peut être vérifié a posteriori et qu'il s'est déroulé de façon correcte.
Le Prestataire doit ainsi garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, notamment par le respect des stipulations de l’Article IV valant cahier des charges. Données à caractère personnel Le Prestataire doit attester que le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante dont le rapport est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et de l’Entreprise. S’il y a lieu, l'Employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Le système de vote électronique fait l’objet d’une inscription par l’Employeur dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact, selon les lois applicables aux traitements de données à caractère personnel. Les électeurs sont informés des conditions de traitement de leurs données. Modalités de mise en œuvre du vote électronique Etablissement des fichiers Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système retenu par l’Employeur assure la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne sont utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel habilité du Prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits. Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour missions de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
S’agissant des élections des membres de la délégation du personnel au CSE, ces missions s’exercent en présence des représentants des listes de candidats. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est systématiquement mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Information et formation L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Déroulement des opérations de vote Protocole pré-électoral Dans le cadre de chaque élection organisée en application des dispositions du Code du travail relatives aux institutions représentatives du personnel, l’Entreprise engage une négociation en vue de la conclusion d’un protocole pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Au cas des autres élections l’Employeur propose unilatéralement un protocole pré-électoral. Le protocole pré-électoral mentionne la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole pré-électoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Caractéristiques du site de vote Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des candidats, sous forme de listes de candidats ou non, et des bulletins de vote. Les professions de foi des candidats ou des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote ou sur un espace dédié mis à disposition sur l’intranet de l’Entreprise. Les logos éventuels des listes de candidats peuvent être affichés sur le site de vote. Le cas échéant, les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole pré-électoral. Afin de ne pas favoriser un candidat ou une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats ou candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Lorsque cela correspond au mode de désignation, le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur reçoit à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et s’il y a lieu au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies dans le protocole pré-électoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole pré-électoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant le cas échéant à son établissement et à son collège. L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote peuvent consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Suivi des opérations de vote La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne peut être accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. Durée Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa signature. Dépôt et publicité Le présent accord sera déposé à l’initiative de l’Employeur, auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de la Région Auvergne Rhône Alpes, DDCS de la Drôme (26). Ce dépôt sera effectué par voie électronique, via la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr (articles D.2231-2 et suivants du Code du travail). Conformément aux articles L.2231-5-1 et du Code du travail, une version anonymisée sera également transmise à la DREETS pour permettre sa publication en ligne sur la base de données nationale accessible sur www.legifrance.gouv.fr, dans des conditions fixées à l’article R.2231-1-1 du Code du travail. En outre, le présent accord fera l’objet d’un dépôt au Conseil de Prud’hommes de VALENCE et sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la communication avec le personnel. Il sera également accessible sur demande, dans le bureau du service RH et sur l’espace « salariés » du réseau informatique de l’Entreprise. Enfin, il est précisé que dans la mesure où aucune organisation syndicale n’est représentative de salariés dans l’entreprise, le présent accord n’a pas à être notifié à une organisation syndicale.
Signatures Établi le 12/01/2024 à Alixan,
Pour le personnel de l’EntreprisePour l’Employeur
XXXXXXX, en sa qualité de Le Directeur Général
membre du CSE titulaire
XXXXXXX
représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
