Accord sur les règles relatives aux véhicules de fonction
ENTRE LES SOUSSIGNES
L’entreprise DUBUS INDUSTRIE dont le siège social est situé Avenue Général Patton 45330 Le Malesherbois, immatriculée au RCS d’Orléans sous le numéro 542 047 337 00028, représentée par le Directeur Général.
(Ci-après l’«
Entreprise»)
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives :
Le syndicat CGT, non représenté.
Le syndicat CFE-CGC, représenté par le Délégué Syndical.
D’autre part. (Ci-après ensemble les «
Parties »)
Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc177729795 \h 3
ARTICLE 2 – RÔLES ET RESPONSABILITES PAGEREF _Toc177729798 \h 3
2.1La Direction PAGEREF _Toc177729800 \h 3 2.2Gestionnaire du parc automobile PAGEREF _Toc177729801 \h 3 2.3Responsable des Ressources Humaines PAGEREF _Toc177729802 \h 4 2.4Salarié Conducteur PAGEREF _Toc177729803 \h 4
ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU CONDUCTEUR DU VEHICULE DE FONCTION PAGEREF _Toc177729804 \h 4
3.1Permis de conduire PAGEREF _Toc177729806 \h 4 3.2Carte grise PAGEREF _Toc177729807 \h 5 3.3Respect du code de la route PAGEREF _Toc177729808 \h 5 3.4Respect des temps de pause et conduite de l’utilisateur PAGEREF _Toc177729809 \h 5
ARTICLE 4 – CONDITIONS D’UTILISATION DU VEHICULE DE FONCTION PAGEREF _Toc177729810 \h 6
4.1Attribution des véhicules de fonction PAGEREF _Toc177729812 \h 6 4.2Usage du véhicule de fonction PAGEREF _Toc177729813 \h 6 4.3Personnes habilitées autorisées à utiliser le véhicule de fonction PAGEREF _Toc177729814 \h 6 Conducteur principal PAGEREF _Toc177729815 \h 7 Conducteur secondaire PAGEREF _Toc177729816 \h 7 4.4Restitution du véhicule de fonction PAGEREF _Toc177729817 \h 7
ARTICLE 5 – prise en charge des frais relatifs au vehicule de fonction PAGEREF _Toc177729818 \h 8
5.1Assurance PAGEREF _Toc177729820 \h 8 5.2Frais d’entretien PAGEREF _Toc177729821 \h 9 5.3Modalités d’utilisation de la carte carburant et du badge télépéage PAGEREF _Toc177729822 \h 10 Carte Carburant : PAGEREF _Toc177729823 \h 10 Badge télépéage : PAGEREF _Toc177729824 \h 10 5.4Avantage en nature PAGEREF _Toc177729825 \h 10
ARTICLE 7 – DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc177729827 \h 11
7.1Durée de l’accord PAGEREF _Toc177729830 \h 11 7.2Révision PAGEREF _Toc177729831 \h 11 7.3Dénonciation PAGEREF _Toc177729832 \h 11 7.4Formalités de publicité et de dépôt PAGEREF _Toc177729833 \h 12
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD Objet Cet accord a pour vocation de se substituer à une charte véhicule de fonction existante en date du 13 Février 2024 ayant le même objet. Champ d’application Cet accord relatif à l’utilisation des véhicules de fonction répond à plusieurs objectifs : Établir les règles de mise à disposition des véhicules de fonction ; Préciser les rôles et responsabilités des différents acteurs ; Garantir la sécurité du salarié en mettant à sa disposition un véhicule fiable dans le respect de normes environnementales ; Prévoir les sanctions disciplinaires éventuellement applicables en cas de non-respect des consignes définies dans le présent accord, et par défaut, celles prévues au Règlement Intérieur. Cet accord est applicable à toute personne bénéficiant d’un véhicule de fonction attribué : Soit du fait de son statut ou d’une décision particulière de la Direction, Soit du fait de son emploi nécessitant de nombreux déplacements professionnels. Selon l’article L2254-1 du Code du Travail, les clauses de l’accord les plus favorables s’appliquent à l’ensemble des salariés bénéficiaires. ARTICLE 2 – RÔLES ET RESPONSABILITES
La Direction La Direction s’occupe notamment de : Déterminer les règles d’attribution (coût d’achat constructeur, coût location), Signer les contrats de location dans les conditions prévues dans le présent accord et se réserve le droit de les modifier, amender ou suspendre à tout moment. Gestionnaire du parc automobile Sous la responsabilité de la Direction, le Gestionnaire de parc assure la gestion (budget, contrats de location, rapport…). Il est également chargé : D’effectuer les contrôles de suivi et, pour toute anomalie constatée, d’alerter en fonction des situations, les responsables hiérarchiques, les ressources humaines, la Direction, D’assurer une veille réglementaire, De veiller à la bonne exécution du présent accord pour les sujets dont il est responsable et de participer à son évolution, De choisir les modèles en fonction des règles d’attribution, De contrôler le bon état des véhicules périodiquement sur simple demande de remise des clés. Sous la responsabilité de la Direction, le Gestionnaire de parc automobile est chargé notamment : De calculer le montant de l’avantage en nature lié aux différents véhicules, D’intervenir dans les litiges juridiques liés aux véhicules de fonction. Responsable des Ressources Humaines Le responsable des ressources humaines s’occupe notamment : De traiter les questions disciplinaires liées à l’utilisation des véhicules de fonction, De contribuer au développement du présent accord. Salarié Conducteur Il est tenu notamment : D’observer les consignes et instructions d’utilisation contenues dans le présent accord et ses mises à jour éventuelles,
D’entretenir sa voiture de fonction en respectant les consignes d’entretien du constructeur.
De vérifier que le véhicule est en parfait état de marche, en règle avec les contrôles de sécurité obligatoires et possède tous les équipements supplémentaires fournis par la société. Dans le cas où cela ne serait pas le cas, il doit en faire immédiatement part au gestionnaire du parc automobile. ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU CONDUCTEUR DU VEHICULE DE FONCTION
Permis de conduire Le salarié bénéficiant d’un véhicule de fonction attribué par DUBUS Industrie doit : Détenir un permis de conduire en cours de validité l’autorisant à conduire le véhicule qui lui a été attribué. Informer sans délai le gestionnaire de parc automobile, le responsable des ressources humaines ainsi que son responsable hiérarchique du retrait temporaire ou définitif de son permis de conduire. Il est précisé que dans ce cas, la Société se réserve le droit d’exiger la restitution du véhicule de fonction. Se rapprocher du médecin du travail pour toutes problématiques liées à la conduite du véhicule en rapport avec ses conditions de santé. Avec le formulaire prévu à cet effet, le conducteur devra fournir une attestation sur l’honneur certifiant que son permis de conduire est en cours de validité (c´est à dire que son solde de points est supérieur à zéro). Cette attestation sur l’honneur devra être renouvelée tous les ans et remise au service des Ressources Humaines la 1ère semaine de janvier.
Carte grise Le véhicule est livré avec la copie de la carte grise ainsi que l’arrêté du 28/07/06, avec version consolidée au 14/05/14, portant aménagement de la présentation du certificat d’immatriculation aux agents de l’autorité compétente. Il est possible de délivrer l’original mais uniquement si la réglementation l’oblige. Cette demande est à justifier auprès du gestionnaire de parc. En cas de perte de l’original, les frais de duplicata seront à la charge du conducteur. Respect du code de la route Dans l’utilisation du véhicule de fonction fourni par DUBUS Industrie, le conducteur du véhicule est tenu de : Respecter toutes les dispositions du code de la route, Respecter les règles de sécurité de conduite Eviter tout comportement dangereux (prise de drogues, alcool, produits festifs, médicaments, manque de sommeil, …) ; Pour toute infraction au code de la route, le salarié conducteur sera dénoncé aux services de police conformément aux articles L121-6 du Code du travail et article 5 du règlement intérieur de la Société. Il devra prendre en charge personnellement les contraventions, amendes ou procès-verbaux éventuels et s’engagera à donner les informations nécessaires au gestionnaire de parc qui remplira la déclaration de perte de points à son nom avec les références de son permis de conduire. Si le véhicule est retiré de la circulation par les autorités, pour des raisons qui relèvent de la responsabilité du salarié tous les frais de recouvrement seront à la charge du salarié. L'entreprise ne remboursera pas ces frais. Respect des temps de pause et conduite de l’utilisateur Le salarié devra veiller, lors de ses trajets, à prendre une pause toutes les deux heures. La société rappelle que les salariés sont astreints à 11 heures consécutives de repos quotidien. L’entreprise encourage les salariés à trouver un hébergement pour respecter cette obligation légale et effectuer le trajet le lendemain si nécessaire. Le salarié doit veiller à bien prendre ses 11 heures consécutives de repos quotidiens. L’usage du téléphone portable en conduisant, y compris avec un kit mains libres, est interdit ; les appels ne devront être traités que si le véhicule est à l’arrêt et correctement stationné ; Dans le cas particulier de la conduite en hiver ou dans le cas de conditions météorologiques défavorables (pluie, verglas, brouillard, neige), le salarié conducteur devra veiller à porter une attention plus soutenue à sa conduite et à augmenter les distances de sécurité entre les véhicules. La mise en place de pneus spécifiques améliorant la tenue de route n’exclut aucunement une vigilance accrue et une diminution de la vitesse du véhicule. ARTICLE 4 – CONDITIONS D’UTILISATION DU VEHICULE DE FONCTION
Attribution des véhicules de fonction Les véhicules de fonction sont attribués : Soit du fait de l’emploi du salarié qui implique de nombreux déplacements professionnels ; Soit du fait du statut ou d’une décision particulière de la Direction. Un jeu de clé est remis avec le véhicule. En cas de perte, les frais de duplicata seront à la charge du conducteur. Le second jeu de clé est conservé par le gestionnaire de parc. Le véhicule sera remis au salarié avec un badge de télépéage, une carte carburant avec possibilité de faire des lavages, un gilet de sécurité par passager, un triangle de sécurité, ainsi qu’une sacoche comportant les couvertures de déménagement. Usage du véhicule de fonction La voiture de fonction, en plus de remplir toutes ses missions professionnelles, fait également office de voiture personnelle pour le salarié à qui elle est confiée. En effet, ce dernier peut l'utiliser pour les trajets qu'il effectue en dehors des heures de travail, pour ses déplacements personnels, pour ses activités, et même lors de ses congés. Pour toutes les catégories de véhicules de fonction, sont notamment exclues : Les activités telles que les courses de voiture, Le covoiturage à but lucratif, Les sports ou compétitions automobiles, Toute utilisation pour un travail privé, Les transports de marchandises ou de personnes en vue d’un paiement. L’utilisation du véhicule pour conduite accompagnée dans le cadre du permis de conduire est strictement interdite. Le conducteur est le seul responsable de son (ou de ses) passager(s). Il est interdit de fumer dans le véhicule. Il est interdit de manger dans le véhicule. Le conducteur est le seul responsable de son chargement. Il doit prendre les précautions nécessaires lors du transport de matériel ou pièces nécessaires à sa fonction afin d’éviter des dommages à l’intérieur ou à l’extérieur du véhicule. Pour cela deux couvertures de déménagement sont affectées au véhicule. Toute défaillance de ce matériel/carte/badge doit être signalée le plus rapidement possible afin de le remplacer. L’usage d’un véhicule de fonction pour les besoins personnels constitue un avantage en nature dont il est tenu compte sur le plan fiscal et pour le calcul des charges sociales (voir article 5.4).
Personnes autorisées à utiliser le véhicule de fonction Conducteur principal Le conducteur principal du véhicule de fonction est le salarié de DUBUS Industrie à qui le véhicule a été affecté. Conducteur secondaire Pendant le temps d'utilisation à titre personnel, le conducteur principal est autorisé à laisser son conjoint conduire le véhicule, à la condition que la personne préalablement désignée soit titulaire d’un permis de conduire en cours de validité de plus de 2 ans. Il sera autorisé à utiliser le véhicule sans la présence du conducteur principal. Le conducteur secondaire peut également être un/une collègue à qui le conducteur principal confierait son véhicule ( longs trajets professionnels). Une tierce personne avec un permis valable peut remplacer le conducteur principal par précaution en cas de danger (fatigue, malaise, incapacité de conduire, ...). Restitution du véhicule de fonction Le Gestionnaire de parc indique au salarié conducteur la marche à suivre pour effectuer la restitution du véhicule. Dès le début du processus, il est de la responsabilité du salarié conducteur de planifier les démarches nécessaires pour faire procéder aux réparations qui pourraient s’avérer nécessaires avant la restitution du véhicule, afin d’éviter de se voir appliquer des pénalités de remise en état par le loueur. Le Gestionnaire de parc doit le conseiller ou l’assister si nécessaire en cas de remise en état du véhicule. Le titulaire du véhicule de fonction doit maintenir celui-ci constamment en bon état et le véhicule restitué doit être propre et exempt d'usure inhabituelle. Si des frais de remise en état devaient être engagés, ils pourraient être portés à la charge du salarié., raison pour laquelle, le titulaire du véhicule de fonction doit veiller à la réalisation des démarches nécessaires dans les délais impartis. Exemples de « cas de mauvais entretien » pouvant être relevés lors de la restitution du véhicule : Habitacle présentant des dégradations qui ne peuvent pas être imputées à la vétusté du véhicule, Moquette et siège dégradés, Tissus déchirés ou présentant des tâches non lavables, Brûlures de cigarettes, Multiples bosses et rayures non réparées avant restitution, Impacts sur pare-brise non réparés. Lors de la restitution, et lors de l’état des lieux, il sera procédé à la rédaction d’un état descriptif intitulé « Etat des lieux », formulaire qui devra être signé conjointement par le gestionnaire de parc et le salarié. En présence d’une clause contractuelle, La Direction se réserve le droit d’exiger la restitution immédiate du véhicule dans les cas suivants :
En cas de suppression ou de suspension, même provisoire, du permis de conduire du conducteur,
Lorsqu’il est constaté que les instructions mentionnées dans le présent accord ne sont pas respectées ou que la conduite du véhicule par le salarié représente un risque supérieur à la normale (sinistres successifs, nature des infractions, négligences répétitives, …)
En cas de rupture du contrat de travail du salarié quel qu’en soit le motif (démission, licenciement, retraite, décès, invalidité, rupture conventionnelle…) : soit à la date d’expiration du contrat de travail (ou à la fin du préavis). Lorsqu’en raison d’un changement d’activité ou de mode de travail, signée par voie d’avenant au contrat de travail, il n’y a plus nécessité d’attribuer un véhicule d’entreprise. ARTICLE 5 – prise en charge des frais relatifs au vehicule de fonction
Assurance Le véhicule est assuré par la Société DUBUS Industrie et à ce titre tout incident (accident ou réparation) sur le véhicule doit être porté, sans délai, à la connaissance du Gestionnaire de parc automobile, qui indiquera la marche à suivre. Après une collision avec un autre véhicule, même si aucun dommage n'a été détecté, il est nécessaire de signaler l'événement. Afin d'éviter les litiges un constat de police (plainte à minima) est obligatoire dans les cas suivants : Délit de fuite Vandalisme Vol ou tentative de vol Incendie Néanmoins, en cas de faute lourde et dans le cadre d’un accident de voiture par exemple, la Direction se réserve le droit de facturer au conducteur principal les frais occasionnés qui ne seraient pas pris en charge par l’assurance. En cas d’immobilisation du véhicule pour accident ou panne, un véhicule de prêt de catégorie définie contractuellement entre la Société et le loueur sera mis à disposition du salarié conducteur. Tout prêt d’un véhicule hors contrat doit obtenir l’approbation préalable du Gestionnaire de parc. Le présent accord s’applique également au véhicule de prêt. Tout effet personnel et/ou professionnel est couvert par l’assurance. La demande de remboursement sera effectuée auprès de l’assurance sur présentation de facture au gestionnaire de parc Ne sont pas couverts par l’assurance du véhicule de fonction, ni susceptibles d’une indemnisation par l’entreprise, notamment : Les effets personnels, qu’ils soient volés dans ou avec le véhicule Les vols sans effraction (véhicule ouvert, clés restées dans le véhicule)
Dans le cas de refus de remboursement des effets personnels par l’assurance, l’entreprise n’indemnisera pas le salarié en contrepartie.
Par ailleurs, il est rappelé qu’autant que possible, il est fortement déconseillé : De laisser dans l’habitacle du véhicule de fonction, les matériels informatiques (ordinateur, disque dur, imprimante...) et téléphoniques (smartphone…) appartenant à l’entreprise. De laisser en évidence dans l’habitacle les équipements professionnels appartenant à l’entreprise (matériels promotionnels, boîtes de lentilles, solutions d’entretien, …) Il est de la responsabilité du conducteur principal de s’assurer que sont affichées sur le pare-brise toutes les vignettes réglementaires (contrôle technique, anti-pollution, crit’air …). Il peut demander au gestionnaire de parc un memento concernant l’assurance du véhicule. L’ensemble des conducteurs secondaires dans les conditions définis par le présent accord, sont toutes assurés dans les mêmes conditions que les titulaires salariés des véhicules de fonction. Frais d’entretien Les frais d’entretien (travaux d’entretien, de réparation et d’assistance du véhicule y compris les pneumatiques) sont pris en charge par la Société DUBUS Industrie. A cet effet, la Société DUBUS Industrie remet à chaque conducteur les coordonnées du loueur qui lui permettront de contacter les services appropriés pour se faire dépanner le plus rapidement possible sans qu’aucune avance de frais ne lui soit demandée. Néanmoins, le salarié doit prévenir immédiatement le Gestionnaire de parc automobile de tout incident intervenu sur son véhicule. Le conducteur principal s’engage à : Déclarer au Gestionnaire de parc, tout problème mécanique ou de carrosserie, en particulier tous les chocs consécutifs à des incidents ou accidents, Maintenir en état de conformité et de sécurité le véhicule qui lui a été attribué, Ne jamais surcharger le véhicule (directement ou par remorquage), Ne pas transporter de marchandises dangereuses ou explosives, ou matériels pouvant endommager le véhicule, Respecter les consignes du constructeur et les alertes émises automatiquement par le véhicule (signalant notamment les visites d’entretien à effectuer), Vérifier périodiquement l'usure et la pression des pneumatiques afin d'utiliser le véhicule dans des conditions optimales de sécurité et solliciter leur remplacement dès que leur état le justifie (roue de secours comprise). Le contrat de location inclut des pneus en fonction du kilométrage souscrit, Équiper le véhicule en pneu hiver entre le 1er novembre et le 31 mars de chaque année (le stockage des autres paires de pneu encore bons peut être fait chez le salarié ou dans le garage chez Dubus Industrie. Dans le second cas, le salarié devra se rapprocher du gestionnaire de parc), Nettoyer régulièrement le véhicule intérieurement et extérieurement, Respecter les dispositions légales suivantes (liste non exhaustive) :
Le numéro d’immatriculation du véhicule doit être lisible à l’avant et à l’arrière
Tous les feux, les rétroviseurs, les essuie-glaces doivent être en état de marche
Le nombre de passagers ne doit pas dépasser la capacité du véhicule indiquée sur la carte grise
Le véhicule doit être équipé d’un triangle et d’un gilet de sécurité…
Le gestionnaire de parc doit pouvoir avoir accès au véhicule à tout moment (Malesherbes). À ce titre il peut demander les clefs du véhicule dans le but de contrôler l’état, la situation ou l’entretien.
Modalités d’utilisation de la carte carburant et du badge télépéage Carte Carburant : L’entreprise a fait le choix de prendre en charge directement et de globaliser les dépenses de carburant et de péage auprès de prestataires uniques, afin d’optimiser la gestion et les coûts, et de contrôler ses budgets (carburants, péage, remise aux volumes). À cette fin, il est demandé aux salariés de faire le plein exclusivement dans le réseau du partenaire. Une carte de carburant est remise au salarié conducteur. Le salarié conducteur est responsable de la carte de carburant. Il doit prendre toutes les précautions pour éviter toute utilisation frauduleuse par un tiers. Pour des raisons de sécurité, le titulaire ne doit jamais conserver le code avec la carte. Cette carte ne doit jamais être laissée dans le véhicule. Une notice explicative est remise avec la carte. Toute perte doit immédiatement être signalée au gestionnaire de parc automobile. La carte de carburant doit être utilisée pour la prise en charge des frais de lavage uniquement pour les déplacements professionnels. Badge télépéage : L’utilisation du badge de télépéage à titre personnel n’est pas comprise dans l’avantage en nature. Par conséquence, la Direction n’autorise pas le salarié à utiliser son badge de télépéage professionnel à titre personnel.
Avantage en nature Tout titulaire d’un véhicule de fonction voit un avantage en nature porté sur son bulletin de paie mensuellement. Les charges sociales seront retenues sur cet avantage en nature, dont le montant fait l’objet d’une réévaluation annuelle en fonction des règles URSSAF en vigueur. Pour l’ensemble des véhicules de fonction le calcul de l’avantage en nature prend en compte l’ensemble des frais liés au véhicule : Location + entretien + assurance + carburant dépensés à titre personnel et professionnel. DUBUS Industrie procédera sur la base d’un forfait annuel pour évaluer l’avantage en nature :
Soit 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles)
L’avantage en nature sera réévalué à chaque évolution du contrat de location ou tous les 1er janvier pour les frais de carburant (indexé sur le prix moyen de l’année précédente - source INSEE) ARTICLE 6 – SANCTIONS PENALES ET SANCTIONS DISCIPLINAIRES
DUBUS Industrie et ses dirigeants déclinent toute responsabilité en cas de non-respect du code de la route, en cas de perte de points sur les permis de conduire et/ou procédure pénale pour l’ensemble des utilisateurs de véhicule (conducteurs principaux et conducteurs secondaires). D’autre part, tout manquement aux consignes définies par le présent accord par le salarié conducteur (pour lui-même ou pour un conducteur secondaire), est susceptible d’entraîner à son encontre une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement. ARTICLE 7 – DISPOSITIONS FINALES
Durée de l’accord Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du 01/11/2024. Révision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’Entreprise et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’Entreprise aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail. Dénonciation Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L. 2261-10 du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fait dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. Formalités de publicité et de dépôt Conformément aux articles L. 2232-9 et D. 2232-1-2 du Code du travail, le présent accord sera adressé pour information à la Commission paritaire de branche. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives. Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail à l’adresse : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes d’Orléans.
Fait à Le Malesherbois, le TIME \@ "dddd d MMMM yyyy" jeudi 24 octobre 2024
Pour les organisations syndicales :
Le syndicat CGT, non représenté.
Le syndicat CFE-CGC, représenté le Délégué Syndical.
Pour l’entreprise DUBUS Industrie : Le Directeur Général
