Accord d’entreprise relatif au recours au vote électronique
Entre :
La Société E’nergys SAS immatriculée au R.C.S. de Strasbourg sous le numéro 477 913 487, dont le siège social est situé 5 rue Hannah Arendt, 67200 STRASBOURG
Ci-après dénommée « la Société »
D’une part,
Et
Le Comité Social et Economique de E’nergys SAS, ayant voté à la majorité de ses membres, dont le procès-verbal est annexé au présent accord,
Ci-après dénommé « les Salariés »
D’autre part.
Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».
PREAMBULE
Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection pour renouveler le Comité Social et Economique au sein de la société E’nergys SAS et d’augmenter la participation des salariés, la Direction de la Société souhaite mettre en place un dispositif de vote électronique, via internet.
Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.
A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.
C’est dans ce cadre que le présent accord (ci-après désigné «
l’Accord ») a été conclu.
Il a donc été convenu ce qui suit.
TC "Article 1 – Champ d'application de l'Accord" \f x \l 1 Article 1 – Champ d'application de l'Accord
Cet Accord s’applique au sein de la Société E’nergys SAS.
TC "Article 2 – Objet de l’Accord" \f x \l 1 Article 2 – Objet de l’Accord
Cet Accord acte du recours au vote électronique via internet pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique (désigné «
CSE »).
Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.
TC "Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique" \f x \l 1 Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent Accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.
Le prestataire choisi est la société People Vox.
Article 3.2 – Caractéristiques générales du système de vote électronique
1. Le système de vote électronique choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
la sécurité de l'émargement ;
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
2. De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
3. Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des dispositions légales et règlementaires.
4. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.
Article 3.3 – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.
Article 3.4 – Assistance et dysfonctionnement
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 3.5 – Formation et information
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.
Article 3.6 – Disposition du protocole d’accord préélectoral
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
TC "Article 4 – Déroulement des opérations électorales" \f x \l 1 Article 4 – Déroulement des opérations électorales
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté.
TC "Article 5 – Dispositions finales" \f x \l 1 Article 5 – Dispositions finales
Article 5.1 – Durée de l'Accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans, à savoir pour la durée des mandats des membres du CSE à élire, et prendra fin de plein droit à cette échéance.
Il entre en vigueur le jour de sa signature.
Article 5.2 – Révision et dénonciation de l’Accord
1. Les Parties ont la faculté de réviser le présent Accord dans les conditions fixées par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et suivant les modalités précisées ci-après :
- La Partie signataire qui formulera une demande de révision devra notifier cette demande à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ; - Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 30 jours suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.
2. Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, les Parties se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 5.3 – Formalités de dépôt
Le présent Accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail.
Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.
Les éventuels avenants de révision du présent Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Fait à Strasbourg, le 26/06/2025 En 2 exemplaires
Pour le Comité Social et Economique
ayant voté à la majorité de ses membres, dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par
Pour la Société :
ANNEXE A l’ACCORD DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE :
CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise E’nergys SAS.
Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.
Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 2 – Expertise préalable du système de vote électronique
Le système de vote proposé par le prestataire devra avoir été soumis à un audit technique réalisé par un cabinet d’expertise indépendant et à une grille de conformité correspondant aux Recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.
Le client, agissant en qualité de Responsable de Traitement pour l’élection, réalise une expertise indépendante, en complément de l’audit réalisé par le prestataire, préalablement à la mise en place du système de vote électronique et avant le premier tour de scrutin. Dans ce cadre, l’employeur pourra sélectionner l’expert de son choix et supportera, en totalité, les frais inhérents à la réalisation de cette prestation d’expertise.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Article 3 – Contrôle de la mise en œuvre du système
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 5 – Système de secours
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Article 6 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 8 – Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 9 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 10 – Données à enregistrer et destinataires de ces données
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, statut et collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du Tribunal Judiciaire.
Article 11 – Formation spécifique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 12 – Clés de chiffrement
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs ainsi que le président du bureau de vote, reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
Article 13 – Information des électeurs
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 14 – Période de vote électronique
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Cette période sera déterminée au sein du protocole d’accord pré-électoral.
Article 15 – Opérations de vote électronique par l’électeur
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé.
Conformément aux Recommandations de la CNIL en la matière, l’identifiant et le mot de passe seront systématiquement envoyés par deux canaux séparés. Le choix des canaux utilisés sera précisé au sein du protocole d’accord pré-électoral.
Par ailleurs, pour garantir une authentification des électeurs sur la plateforme de vote électronique conforme aux dernières Recommandations de la CNIL (Recommandations du 25 avril 2019), il est nécessaire d’utiliser des questions dites d’authentification issues de données personnelles des électeurs de l’entreprise susvisée, autrement appelées « questions défis ».
Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantiront l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Article 16 – Contrôle des heures du scrutin
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 17 – Résultats en cours de vote électronique
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 18 – Liste d’émargement
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Article 19 – Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 20 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 21 – Accès aux données
Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs sont accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. L’équipe chargée de la maintenance n’a qu’un accès limité aux données, ce qui ne permet pas de reconstituer les clés de chiffrement et donc d’ouvrir les urnes. Seuls les membres du bureau de vote génèrent des fragments de clé, deux fragments permettant ainsi la reconstitution de la clé de chiffrement.
Article 22 – Conservation et archivage des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
