ACCORD DE SUBSTITUTION A L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS
ENTRE LES PARTIES :
La société EDEIS INGENIERIE, Société par Actions Simplifiée à associé Unique, au capital de 1.000.000 €, inscrite au R.C.S. de Nantes sous le numéro 444 649 537, dont le siège social est situé au 18 rue de la Petite Sensive, 44312 Nantes, représentée par XXXXXXXXXXX agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines, dument habilitée aux présentes,
D’une part,
Ci-après dénommée “La société ”
ET
Les organisations syndicales représentatives, ayant été dûment mandatées à effet de négocier et conclure le présent accord :
Les organisations syndicales :
CFE-CGC, représentée par XXXXXXXXXXX, délégué syndical,
F3C CFDT (Communication, Conseil, Culture), représentée par XXXXXXXXXXX, délégué syndical,
La Direction a dénoncé l’accord relatif aux déplacements professionnels, le 2 septembre 2020 car, ce dernier ne répondait plus en totalité aux besoins de l’entreprise et à la réalité opérationnelle des salariés.
C’est ainsi que cet accord de substitution, relatif aux voyages et aux remboursements des frais de déplacements professionnels de la société EDEIS INGENIERIE, résulte de la volonté de :
Clarifier et développer une politique voyage,
Penser autrement les déplacements professionnels afin de sensibiliser les salariés à se questionner sur le meilleur moyen de déplacement.
La Société souhaite encourager la prise de certains modes de transport plus vertueux, dès lors que cela est possible, tels que les transports en commun régionaux et/ou le train.
Les principaux objectifs poursuivis par le présent accord de substitution sont :
Le développement d’une politique environnementale afin de limiter notre impact carbone,
La maîtrise du coût des déplacements professionnels tout en conservant, pour les salariés, un niveau de confort, de qualité et de sécurité satisfaisant.
Pour faciliter la rédaction du présent accord, le choix des partenaires sociaux a été d’utiliser le masculin en sous-entendant l’inclusion des femmes et des hommes.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
Le présent accord définit les règles applicables aux déplacements professionnels des salariés de la société EDEIS INGENIERIE et les modalités de remboursement des frais occasionnés par ces déplacements.
Les dispositions du présent accord se substituent à toutes les dispositions antérieures applicables au sein de la société relative au remboursement des frais de déplacements professionnels.
Article 2 : Champ d’application
Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés, apprentis et stagiaires de la société EDEIS INGENIERIE pour des déplacements professionnels de courtes durées effectuées occasionnellement. Toutefois, les parties conviennent que les dispositions du présent accord pourront s’appliquer, à titre exceptionnel, et sous réserve de l’accord de la hiérarchie, à du personnel externe tels que les intérimaires.
Article 3 : Déplacement professionnel
Définition
Il y a lieu d’entendre par tout déplacement professionnel :
Déplacement professionnel de courte durée, effectué occasionnellement, dans le cadre de ses fonctions,
Déplacement effectué hors de l’établissement de rattachement.
L’indemnisation accordée au salarié est destinée à couvrir les dépenses occasionnées du fait de son déplacement sans que celles-ci n’engendrent ni une perte ni un gain pour l’intéressé.
Principes généraux
Les parties rappellent que les déplacements professionnels doivent être réalisés, en priorité, en transports en commun ou aux moyens de véhicules mis à disposition par la société (véhicules « planning », de service et fonction, en particulier).
Ainsi, le recours à un véhicule personnel, pour assurer un déplacement professionnel, doit rester exceptionnel et est soumis à l’autorisation de la hiérarchie.
Dès lors qu’un autre mode de transport est envisagé tel que le train ou l’avion, le choix du mode de transport et du prestataire (compagnie aérienne ou de transport…) demeure sous la responsabilité de l’employeur qui arbitrera en particulier selon les besoins et impératifs du salarié ainsi que sur la base de critères économiques définis ci-après et en fonction de la durée des trajets.
Critères pour les voyages
Critères pour les voyages en train ou bateau sur la totalité du trajet aller (y compris correspondance)
Voyage en train ou bateau d’une durée inférieure ou égale à 2 heures : Seconde classe,
Voyage en train ou bateau d’une durée supérieure à 2 heures : Première classe.
Critères pour les voyages en avion sur la totalité du trajet aller (y compris correspondance)
Vol effectué en journée :
Les vols de jour se feront prioritairement en classe économique indépendamment du nombre d’heures. Une tolérance est accordée pour la classe intermédiaire dès lors que le vol de jour est supérieur à 8 heures.
Vol effectué la nuit :
Les vols d’une durée inférieure ou égale à 8 heures se feront en classe intermédiaire. Pour les voyages en avion d’une durée supérieure à 8 heures, la classe affaire sera autorisée.
Modalités de réservation, de modification et d’annulation
Les réservations de véhicule de location, de train ou d’avion doivent obligatoirement être effectuées par l'agence de voyages Carol’ Voyages En utilisant le site internet dédié : www.carol-voyages.com.
Les réservations effectuées, via l’agence de voyages, permettent aux salariés de n’avancer aucuns frais même en cas d’annulation.
Les parties rappellent que la location de véhicule est autorisée, dès lors : - qu’aucun autre mode de transport (ex : transport en commun régional) ne peut être privilégié, - que ces derniers sont moins adaptés aux besoins et impératifs du salarié, sous réserve de la validation hiérarchique.
Afin de pouvoir finaliser la réservation, un code d’imputation doit être renseigné. Il s’agit du code du projet ou des frais généraux/représentations IRP utilisés pour les pointages via l’applicatif ETIME.
En cas d’empêchement, si la réservation est confirmée, le salarié devra le signaler à l’agence de voyages via l’une des solutions suivantes :
l’application,
l’adresse mail : pantin@carol-voyages.com,
téléphone au 01 49 15 96 30,
et ce, afin que l’annulation puisse être prise en compte. Le changement de trajet sera soumis obligatoirement à la ligne hiérarchique nécessitant sa validation.
Modalités d’utilisation des véhicules dans le cadre professionnel
Dans le cadre de ses fonctions, tout salarié étant amené à se déplacer avec son véhicule personnel, de location ou appartenant à la société, doit être en mesure de justifier de la validité de son permis de conduire. À défaut, la réservation ou l’utilisation d’un véhicule appartenant à la société pourra lui être refusée.
Véhicule de location
Conformément à l’article 3.4 du présent accord, la location de véhicule doit s’effectuer via l’agence de voyages Carol’ Voyages et ne nécessite aucune avance de frais de la part du salarié. L’employeur prend en charge la location, l’assurance et la caution. En effet, le règlement est effectué directement par l’employeur.
La catégorie économique est la catégorie retenue pour toute location de véhicule.
Si le voyage s’effectue avec plus de 3 personnes, une catégorie supérieure peut être autorisée avec la validation du supérieur hiérarchique.
Les parties rappellent que le salarié reste garant de l’état du véhicule aussi bien à la remise des clés que lors de la restitution. Il appartient au salarié de respecter les conditions de locations énoncées par l’agence de location (état du véhicule, remise du véhicule avec le plein de carburant, etc.).
En aucun cas, le salarié n’est autorisé à souscrire, notamment lors de la remise des clés, à une option (franchise d’assurance) ou à louer un véhicule de catégorie supérieure qui occasionnerait un coût supplémentaire pour l’employeur.
Dans une démarche environnementale, les véhicules de location électriques devront être sélectionnés, par le salarié, de manière prioritaire et selon la distance à parcourir.
Il est rappelé que le salarié demeure seul responsable des infractions commises pendant la durée de la location. Il sera redevable des amendes et des frais de gestion (ex : frais de dossier) refacturés par la société de location.
Véhicule de société
Les parties rappellent que les transports en commun doivent être utilisés en priorité pour les déplacements.
Si les transports en commun :
Ne sont pas facilement accessibles,
Impactent plus lourdement le temps de trajet et/ou le coût,
Ne répondent pas aux besoins et impératifs du salarié validés par le manager,
les véhicules de société (véhicule « planning », de service et fonction) peuvent être utilisés.
Une carte carburant (Total) sera mise à disposition de l’utilisateur permettant de régler les dépenses de carburant, de lavage, de produits d’entretien (ex : lubrifiant, lave-glace…), de péage et de stationnement afin que le salarié n’avance aucuns frais.
Toutefois, les dépenses précitées qui n’auraient pas pu être réglées avec la carte carburant seront remboursées, dès lors que ces dépenses respectent le même niveau de plafond, sur présentation des justificatifs joints à une note frais.
Véhicule personnel
Dispositions spécifiques
Les salariés disposant de la reconnaissance RQTH ne sont pas soumis à ces demandes préalables d’autorisations et limitations de distances, si leurs véhicules disposent d’équipements spécifiques pour leur conduite.
Barème des indemnités kilométriques applicable
À titre exceptionnel et après accord express de la hiérarchie, le salarié pourra recourir à son véhicule personnel pour réaliser un déplacement professionnel dans la limite d’un rayon de 150 kilomètres autour de son lieu de travail habituel. Le barème des indemnités kilométriques, applicables aux salariés utilisant leur propre véhicule, au sens de la doctrine fiscale, à des fins professionnelles est le barème annuellement publié par l’administration fiscale.
Ces barèmes kilométriques (disponibles sur le site de l’URSSAF : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques.html) sont calculés en fonction de la puissance du véhicule (de 3 CV et moins à 7 CV et plus) et du nombre de kilomètres réellement parcourus. Sont donc concernés les véhicules, dont le salarié, son conjoint ou l'un des membres de son foyer fiscal, est propriétaire ou copropriétaire ou qu’il loue.
Chaque salarié doit fournir une copie de la carte grise du véhicule à sa hiérarchie et justifier, le cas échéant, du lien, au sens de la doctrine fiscale, pour le véhicule qui ne serait pas à son nom.
Les parties rappellent que le montant de l’indemnité kilométrique est majoré en cas d’utilisation d’un véhicule électrique conformément aux dispositions légales.
Dépenses couvertes par l’indemnité kilométrique
L’indemnité kilométrique couvre les dépenses de carburants, d’assurances et d’usure du véhicule. Pour en bénéficier, le salarié doit réaliser une note de frais.
Les trajets entre le domicile et l’établissement de rattachement ne sont pas concernés par le présent article. Ils n’ouvrent donc pas droit aux indemnités kilométriques.
Assurance
Les parties rappellent que les salariés sont assurés lors de leur déplacement professionnel, au sens de l’article 3.1 du présent accord, au titre de l’assurance « Automobile – Missions des salariés » souscrit par la société. La garantie s’applique aux véhicules personnels que les salariés sont amenés à utiliser pour des raisons de service ou à l’occasion d’une mission.
L’assurance « automobile – Missions des salariés » couvre notamment les dommages aux véhicules avec franchise. Celle-ci est imputable au salarié concerné, à hauteur de sa part de responsabilité dans le dommage. En effet, si la responsabilité du salarié est écartée, la franchise est prise en charge par la société. En revanche, en cas de responsabilité partagée, seuls 50% de la franchise sont prises en charge.
Article 4 : Frais de restauration
Concernant les frais de restauration, les parties conviennent de prendre en compte un rayon géographique pour définir les modalités de remboursement. Le rayon géographique est défini comme la distance entre l’établissement de rattachement et l’adresse du lieu de déplacement.
Les modalités de remboursement des frais de restauration diffèrent selon que le rayon géographique est inférieur ou supérieur à la limite ci-après définie :
Distance de 30 km en province,
Distance de 15 km en Île-de-France,
Cas des déplacements professionnels dans un rayon géographique inférieur à la limite ci-dessus exposée : Le salarié se restaure par ses propres moyens (sans note de frais).
Cas des déplacements professionnels dans un rayon géographique au-delà de la limite ci-dessus exposée : Le salarié est remboursé sur présentation du justificatif correspondant sur note de frais et à concurrence d'un montant maximum fixé en Annexe 1. Conformément aux dispositions légales, un titre de restauration sera déduit à la suite du remboursement.
Lorsque le déplacement occasionnel implique la prise de repas du soir, ceux-ci feront l’objet d’un remboursement sur présentation d’une note de frais à laquelle seront joints les justificatifs.
Les frais de dîner et de petits déjeuners sont plafonnés au montant maximum fixé en Annexe 1. Les frais de petits déjeuners, quand ils ne sont pas inclus dans la réservation d’hôtel, sont remboursés sur présentation d’une note de frais à laquelle seront joints les justificatifs.
Article 5 : Frais d’hébergement
Les frais d'hébergement et le petit déjeuner quand il est inclus sont pris en charge par la Société, à condition que la réservation ait été effectuée par l'agence Carol’ Voyages. À défaut, en cas de réservation le jour même, justifié par un impératif professionnel, le remboursement sera effectué via l’établissement d’une note de frais selon le barème indiqué en annexe 1.
En cas de déplacement nécessitant un départ du domicile avant 6h30 heures du matin, le salarié est autorisé, sous réserve de la validation du responsable hiérarchique, à partir la veille.
Les parties rappellent que le choix de l’hôtel doit se faire en raison de sa localisation soit :
À proximité de la gare/aéroport,
À proximité du site visité.
Sous réserve de l’accord de la hiérarchie, le salarié peut également choisir un hébergement via des plateformes types Airbnb/Booking, en respectant le plafond mentionné en annexe 1. Le salarié devra avancer les frais et faire une demande de remboursement accompagnée obligatoirement de la facture.
Article 6 : Frais de représentation – Invitation de tiers
Pour des raisons de service, les salariés peuvent être amenés à inviter au restaurant des tiers extérieurs à l'entreprise (clients, fournisseurs…). Les règles à respecter sont consultables dans le règlement intérieur et ses annexes.
Article 7 : Autres frais
Les frais annexes (taxis/VTC, bus, métro, stationnement …) seront remboursés aux frais réels sur présentation des justificatifs annexés à une note de frais.
Les parties rappellent que les salariés disposant d’un véhicule de fonction ou d’une indemnité forfaitaire de véhicule ne peuvent bénéficier des remboursements des frais annexes précités dès lors que leur déplacement est effectué au départ ou à destination de leur agence de rattachement sauf si les coûts engagés (ex : frais de parking) sont plus faibles à l’utilisation d’un autre mode de transport (transport en commun, taxi ou VTC).
Le salarié devra privilégier autant que possible le coût le plus faible entre le stationnement d’un véhicule et l’utilisation d’un taxi ou VTC.
Article 8 : grand déplacement – ordre de mission
Les parties rappellent que les grands déplacements sont notifiés aux salariés, de manière formelle, au travers de l’ordre de mission qui accompagne leur affectation sur un projet.
Le grand déplacement se définit comme suit : Tout déplacement rendant impossible, pour le salarié, de regagner sa résidence chaque jour, du fait de ses conditions de travail, et dans le cadre d’affectation principale (à partir de 3 jours par semaine) sur un même projet nécessitant un déplacement régulier supérieur à 50 kilomètres (distance entre l’établissement de rattachement et le lieu d’affectation) pour une durée excédant le mois (seuil indicatif).
Le grand déplacement donne droit à des indemnités forfaitaires. Elles ne sont pas cumulables avec une prise en charge aux frais réels des dépenses du salarié sur les jours concernés par l’ordre de mission. Ainsi, l’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir uniquement les dépenses supplémentaires engendrées par le déplacement (ex : nourriture, logement) et ne se cumule pas avec des frais réels.
L’indemnité forfaitaire de grand déplacement est déterminée par l’administration fiscale et consultable sur le site de l’URSSAF.
Article 9 : Modalités de remboursements
La procédure interne pour les demandes de remboursement est précisée en annexe 3 du présent accord.
Toute demande de remboursement des frais engagés doit être réalisée dans les deux mois maximums (hors circonstances exceptionnelles de type congé) à compter de la date de dépense engagée par le salarié.
Le valideur (N+1) dispose d’un délai maximum de deux semaines (sauf circonstances exceptionnelles de type congé) pour approuver la demande. Passé ce délai, le salarié s’expose à une sanction disciplinaire.
Article 10 : Avances sur frais
Il est demandé aux salariés d’effectuer la demande d’avance sur frais sur le logiciel ELO (Annexe 2), dont le guide d’utilisation est disponible sur l’intranet.
Article 11 : Durée - révision - dénonciation
Entrée en vigueur et durée du présent accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de la date de signature par les parties.
Révision et Dénonciation du présent accord
Le présent accord peut faire l’objet d’une demande de révision de la part des signataires, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7 du Code du travail.
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve d’un préavis de 3 mois.
Formalités de dépôt et de publicité du présent accord
Conformément aux articles L2231-5 et L2232-12 du Code du Travail, cet accord est notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives, et soumis à un droit d'opposition de huit jours.
Le présent accord sera déposé par la Direction sur la plateforme de télé-procédure TéléAccords du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et adressé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature de l’accord.
L’accord sera adressé par mail à la CPPNI : secretariatcppni@CCN-BETIC.fr, pour enregistrement et conservation, par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective, comme le prévoit la convention collective des Bureaux d’Etudes applicable au sein de notre entreprise.
Un exemplaire est remis à chacune des parties signataires.
Fait à Ivry-sur-Seine, le 10 janvier 2024, (en 4 exemplaires originaux)
____________________________________________ Pour la société EDEIS INGENIERIE représentée par XXXXXXXXXXX, Directrice des Ressources Humaines
_____________________________________________ Pour la CFE-CGC représentée par XXXXXXXXXXX, Délégué Syndical
Pour la F3C C.F.D.T. représentée par XXXXXXXXXXX, Délégué Syndical
