La société EMAIL MARKETING, DIGITALMOON Présidente,
D’une part
ET
Les membres titulaires de la Délégation Unique du Personnel
XXXX XXXX XXXX XXXX
D’autre part
APRES AVOIR RAPPELE QUE :
Les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion dont bénéficie tout salarié en dehors de son temps de travail en application de l’article L.2242-17,7° du Code du travail.
Ils réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé, de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle, ainsi que de la protection de la santé et de la sécurité, tout en assurant le bon fonctionnement de la société et la satisfaction des clients.
En effet, le développement des outils numériques professionnels et du travail à distance peut être un levier de performance et de réactivité.
Les signataires constatent que l’usage de ces outils doit être encadré afin d’en avoir une utilisation efficiente, harmonieuse et raisonnable.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE PRELIMINAIRE : DECONNEXION – DEFINITIONS
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail. Ce droit permet également au salarié de ne pas être sollicité en dehors de ses heures habituelles de travail par certains canaux (appels téléphoniques, SMS), sauf urgence avérée.
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il se tient à la disposition de son employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles, et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés, les congés exceptionnels, les jours fériés et les jours de repos, et toute période où le contrat de travail est suspendu (maladie, maternité, accident du travail).
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à tous les salariés, y compris les managers et membres de la direction générale. Les managers ont un rôle d’exemplarité et de promotion des bonnes pratiques et devront en cela veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs.
Le droit à la déconnexion est applicable également aux salariés intervenant en télétravail en fonction des plages horaires fixées par avenant.
ARTICLE 2 : EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
Aucun salarié n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.
Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
ARTICLE 3 : SENSIBILISATION ET FORMATION A UN USAGE RAISONNABLE DES OUTILS NUMERIQUES
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels.
Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à :
Informer chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ; Un rappel sera fait chaque année
Mettre à la disposition de chaque salarié un accompagnement personnalisé si nécessaire ;
Désigner au sein de l’entreprise des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail.
Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés.
Une Charte sur la qualité de vie au travail et l’efficacité professionnelle a été rédigée par la direction et évoque également ce thème de la déconnexion. Cette Charte sera déployée d’ici la fin de l’année 2018.
ARTICLE 4 : BONNES PRATIQUES D’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES
4-1: LUTTE CONTRE LA SURCHARGE D’INFORMATIONS LIEE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE
Afin d’éviter la surcharge d’informations, il est demandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence au préalable quant à l’efficience de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.
Ainsi :
devront être privilégiées les communications directes, ou à défaut le téléphone pour les sujets urgents
la messagerie électronique devra en revanche être privilégiée pour laisser trace (ordre du jour, compte rendu, points clés)
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » (copie et copie cachée) ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux (privilégier le système fichier en ligne) ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ainsi que son degré d’urgence et d’importance.
Rédiger un email clair et concis
Respecter les règles élémentaires de politesse
Indiquer le type d’action attendue
Se mettre à la place des réceptionnaires pour vérifier la compréhension
4-2: LUTTE CONTRE LE STRESS LIE A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également conseillé à tous les salariés de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone (pendant les horaires de travail) ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Différencier l’ « important » de l’ « urgent » afin de prioriser les envois de mails, les différer, ou encore éviter la multiplication de mails sur un même sujet ou dossier en fonction des circonstances :
L’ « important » résulte d’un choix relié à une notion de valeur. Un sujet à traiter peut relever d’une très grande importance tout en ne nécessitant pas d’être traité de manière urgente. L’ « urgence », quant à elle, est un état de fait relié à une notion de temps (respect de délais vis-à-vis d’un client ou d’un manager).
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique pendant les congés et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;
Possibilité de se déconnecter pendant les réunions ou pendant le traitement de sujets de fond nécessitant une forte concentration
Déconnecter les alertes sonores et visuelles de la messagerie
4-3: REGLES DE BON USAGE DES OUTILS DE COMMUNICATION
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible, et sauf urgence avérée, de contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise.
L’usage du téléphone en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité de l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. En cas d’urgence avérée en dehors du temps de travail, le collaborateur devra privilégier le téléphone plutôt que l’email.
Concernant l’usage de la messagerie électronique, les salariés ne sont pas tenus de prendre connaissance des courriels qui leur sont adressés ou d’y répondre en dehors de leur temps de travail.
Lorsqu’un collaborateur ou un manager écrit malgré tout un email en dehors des horaires de travail, il est conseillé de différer l’envoi de cet email afin de ne pas inciter son destinataire à le traiter. Pour cela :
Soit il suffit de stocker l’email en l’enregistrant dans ses brouillons
Soit il suffit de reporter l’envoi de l’email en utilisant la fonction « différer la livraison »
Les salariés sont encouragés à désactiver toute notification visuelle ou sonore indiquant l’arrivée d’un nouveau message.
ARTICLE 5 : BILAN ANNUEL SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
L’entreprise s’engage à réaliser chaque année, en collaboration avec les membres de la Délégation unique du personnel, puis du CSE, un bilan de la mise en œuvre du droit à la déconnexion.
Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions pour mettre fin à ces difficultés.
ARTICLE 6 : ENTRETIEN SUR LA CHARGE DE TRAVAIL
Tout salarié qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission en respectant le droit à la déconnexion peut demander un entretien à son manager ou à son responsable RH afin d’en rechercher les raisons et ainsi mettre en œuvre les moyens permettant d’y mettre fin et/ou de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail.
Par ailleurs, chaque année lors de l’entretien annuel, le salarié et le manager partagent et échangent sur l’organisation et la charge de travail.
ARTICLE 7 : DEPOT ET PUBLICITE
Conformément à l’article D 2231-4 du Code du travail, le présent accord, ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévues aux articles D 2231-6 et D 2231-7 du même code, feront l’objet d’un dépôt sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Un exemplaire sera en outre déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Bordeaux en application de l’article D 2231-2 du Code du travail.
ARTICLE 8 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
Le présent accord a fait l’objet, préalablement à sa signature, d’une information/consultation le 28 septembre 2018.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et du greffe du conseil des prud’hommes.
ARTICLE 9 : REVISION
Le présent accord pourra être modifié à tout moment pendant sa période d’application dans les mêmes conditions que sa conclusion.
Toute modification fera donc l’objet d’un avenant conclu dans les mêmes conditions, délais et formalités que le présent accord. Cet avenant déterminera sa date de prise d’effet.
Fait à Mérignac le 29 novembre 2018 en 4 exemplaires dont un pour chaque partie.
Pour la Société EMAIL MARKETING, DIGITALMOON Présidente,
XXXX
Les membres titulaires de la Délégation unique du personnel
