Entre : EOS Corporate Asset Management ECAM, , Ci-après dénommée « la société » d’une part, Et : , Déléguée du Personnel titulaire, collège « employé », habilitée à signer le présent accord en l’absence de délégué syndical, Ci-après dénommée « le Délégué du personnel » d’autre part, Ensemble « les parties », Suite à la réunion de négociation du 26 octobre 2018, il a été convenu et arrêté le présent accord.
Préambule
Conformément à l’article L. 2232-25-1, en l’absence de délégué syndical, le délégué du personnel titulaire a été convié à négocier et conclure le présent accord. Le 10 octobre 2018, le délégué du personnel a fait connaitre son souhait de participer à la négociation en tant que délégué du personnel non mandaté par un syndicat. La réunion de négociation a été conjointement fixée au 26 octobre 2018. Il est rappelé que la société relève de la Convention Collective du personnel des prestataires de service dans le domaine du tertiaire (IDCC n°2098) du 13 août 1999. A la signature du présent accord, il n’existe pas d’accord de branche relatif au vote électronique. Les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique pour toutes prochaines élections professionnelles de l'entreprise, notamment pour la mise en place du Comité Social et Economique (pour le premier et le second tour des élections). Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges seront définies dans un protocole d'accord préélectoral qui mentionnera également la conclusion du présent accord.
Article 1er - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société externe prestataire de services, la conception et la mise en place du vote électronique. La société prendra soin de choisir un prestataire sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés et du RGPD
Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, le représentant du personnel de la société en sera informé. Le prestataire créera une fiche de traitement des données conformément aux normes définies par le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement sera transmise au service des Ressources Humaines puis au service de Contrôle Interne pour enregistrement dans le registre des activités de traitement des données personnelles de la société. La création et l’enregistrement de cette fiche de traitement remplacent la déclaration à la CNIL depuis mai 2018.
Article 3 - Modalités de vote
3.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats : Les listes électorales sont transmises par le service des Ressources Humaines au prestataire qui assure leur sécurité et leur confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’ancienneté, date de naissance, collège, adresse mail professionnelle et adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom et prénom des candidats, titulaire et/ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’ancienneté ;
Pour les listes de résultats : nom et prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéants, collège.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités du service des Ressources Humaines ;
Pour les listes d’émargement : membre des bureaux de vote, agents habilités du service des Ressources Humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service des Ressources Humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, la DIRECCTE, syndicats, employeur, agents habilités du service des Ressources Humaines.
Chaque organisation syndicale peut fournir :
sa profession de foi, au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne. Elle devra être fournie sous la forme d'un fichier dont le format et le poids maximal devra être fixé avec le prestataire ;
son logo, dont le format et le poids maximal devra être fixé avec le prestataire;
les photos de ses candidats dont le format et le poids maximal devra être fixé avec le prestataire.
En cas de second tour, les candidatures libres pourront également fournir les photos de leur candidat. Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins et pour chaque collège. 3.2. Déroulement de l’opération de vote : Les élections auront lieu sur une durée fixée par le protocole préélectoral. Les horaires d’ouverture du vote électronique pour les deux tours du scrutin seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral. Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier et/ou un courriel (adresse professionnelle) contenant ses informations personnelles de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote. Avant toute opération de vote :
le prestataire s’engagera à tester le système de vote électronique ;
les membres du bureau de vote devront vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Tous les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Les salariés absents pendant la période du scrutin auront ainsi la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe personnel reçu par courrier et/ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle définie avec le prestataire et figurant dans le cahier des charges. Toute personne non identifiée n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. 3.3. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin : Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et L.2324-19 à L.2324-21 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement des données selon la norme du RGPD. Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique. Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site de vote (rubriques « mentions légales ») et sera synthétisée dans le courrier et/ou courriel envoyé à l’électeur. Les membres du bureau de vote, les délégués de listes et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel ne sera cependant accessible pendant le déroulement du scrutin. Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargements, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.
3.4. Assistance : Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et/ou par téléphone pendant le vote. En cas de perte ou d'oubli des codes, le prestataire se charge de rééditer les mots de passe. Les mots de passe ainsi recréés sont envoyés sur l’adresse mail de l’électeur après vérification de son identité. 3.5. Dépouillement et résultats : A l’heure de fin du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau. L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaitre le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise au premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé sur le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote. Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des siège à pourvoir.
Article 4 – Révision de l’accord
Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.
Article 5 – Durée et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il sera déposé à la DIRECCTE de Paris sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail. Un exemplaire de l’accord sera également déposé au Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris. Le présent accord entrera en vigueur le 07 novembre 2018. Il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage. Fait à Paris, le 05 novembre 2018,
