Les parties ont signé un accord sur le télétravail le 21 mai 2019. Elles se sont rapprochées afin de faire le bilan d’une première année de télétravail et ont convenu des dispositions modificatives de l’accord initial en concluant l’avenant n°1 qui est entré en vigueur au 1er janvier 2021. En raison de la crise sanitaire de la Covid qui s’est poursuivie et des dispositions de télétravail exceptionnel instaurées jusqu’à lors pour l’ensemble du personnel, cet avenant n’a jamais été mis en application.
Depuis l’établissement a connu un développement accéléré de ses outils et des modes de fonctionnement facilitant le télétravail pour tous. Les retours d’expérience, dans ce contexte imprévu et particulier, ont permis de confirmer les bénéfices du télétravail pour la conciliation entre vie personnelle/professionnelle, tout en mettant en exergue l’importance de veiller au maintien du lien social et d’éviter l’isolement. Fortes de ce constat, la Direction et la délégation syndicale se sont réunies pour faire évoluer les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein d’EpaMarne, notamment en définissant les conditions plus flexibles d’organisation et la pratique du télétravail telles qu’existantes au sein de l’établissement depuis plus de 2 ans sous forme d’usage.
Les parties ont acté que la relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et le salarié, et contribue à la motivation des salariés.
Cet avenant entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2024.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 :
Le paragraphe suivant est à insérer en fin de préambule (juste avant le I – DEFINITIONS ET CONDITIONS) « Le présent accord ne vaut pas dans les cas dits « d’adaptation du poste » à la suite d’une situation particulière individuelle, justifiant la nécessité d’une période de télétravail exceptionnel et temporaire. »
Article 2 :
La nouvelle rédaction du paragraphe I.2 « Eligibilité » est la suivante :
« I.2 Eligibilité :
Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer de manière autonome ses fonctions à distance dans le respect du maintien de l’organisation des activités en présentiel. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion de son temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité à distance.
Sur la base du volontariat, sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :
tous les collaborateurs de l’EPA quelle que soit leur ancienneté et après accord préalable du responsable hiérarchique (conformément à l’article II.1.1 de l’accord initial),
répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d'une organisation en télétravail, en particulier disposer d'un espace de travail dédié et adapté à ce mode d'organisation, d'une connexion internet à haut débit et d'une installation électrique conforme aux normes en vigueur,
ayant des activités pouvant être exercées à distance
Ne sont en revanche pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent aux critères suivants :
les collaborateurs dont les missions ne sont pas télétravaillables car nécessitant une activité sur site ou en déplacement
utilisation nécessaire de logiciels métiers et/ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l’établissement »
Article 3 :
L’article I.4 est ajouté pour prévoir des dispositions spécifiques concernant les salariés en situation individuelle particulière.
« I.4 : Prise en compte de situations particulières
Des modalités d’accès particulières et dérogatoires temporaires pourront être mises en place pour les salariés justifiant de situations complexes individuelles (situation de handicap du salarié, maladie chronique évolutive ou invalidante du salarié, proches aidants, parent d’enfants handicapés…) et pour les femmes enceintes.
Ainsi à titre exceptionnel, pour des raisons liées à la santé du salarié et sur préconisation du médecin du travail, le télétravail pourra s'exercer sur un rythme dépassant les 2 jours par semaine, sous réserve que les conditions d'éligibilité soient remplies.
Ces modalités feront l’objet d’un accord entre le salarié, le responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines et donneront lieu à l’établissement d’un avenant spécifique, renouvelable en fonction de l’évolution de la situation par accord des parties et du médecin du travail si nécessaire. »
Article 4 :
La nouvelle rédaction du paragraphe II.2.a « Avenant au contrat de travail pour le télétravail » est la suivante :
« II.2.a Avenant au contrat de travail pour le télétravail
Après acceptation de la demande formulée par le salarié dans les conditions décrites à l’article II.1.1, l'accord des parties est formalisé par voie d'avenant au contrat de travail. Ce dernier définit la durée et les conditions d'exécution de l'activité en télétravail. En cas de modification d’une des modalités, un nouvel avenant sera conclu.
L’avenant précisera :
la durée de l'accord,
le(s) lieu(x) d'exercice du télétravail,
les modalités d'exécution et de pratique du télétravail (plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté),
la durée de la période d'adaptation et la clause de réversibilité,
le matériel mis à disposition du salarié,
le versement d’une allocation télétravail,
les restrictions d'utilisation des équipements informatiques et leur sanction.
L'avenant reprenant les conditions particulières de l'application du télétravail au salarié, il est précisé que toute interprétation de l'avenant devra se faire au regard des dispositions du présent accord.
Chaque salarié ayant signé un avenant de télétravail pourra consulter le présent accord sur l’intranet de l’EpaMarne.
Des statistiques non-nominatives seront transmises pour information aux membres du CSE chaque année via le Bilan social, telles que le nombre de jours global de télétravail par Direction, sexe, classification des emplois par exemple. »
Article 5 :
La nouvelle rédaction du paragraphe II.3 « Période d’adaptation » est la suivante :
«
II.3 Période d’adaptation
L’exercice des fonctions en télétravail débute obligatoirement par une période d'adaptation de deux mois. Cette période a pour objet de permettre au salarié et à son responsable hiérarchique d'expérimenter cette forme d'organisation du travail et de s'assurer qu'elle correspond à leurs besoins et attentes respectifs. Elle permet ainsi à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’établissement ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, elle lui permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient. Un entretien sera réalisé par le responsable hiérarchique à l'issue de la période d'adaptation et pourra être jumelé avec l’entretien de suivi de période d’essai. Durant cette période, chacune des parties peut décider, unilatéralement, de mettre un terme au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de cinq jours ouvrés et d’une information par mail à l'autre partie, en veillant à mettre en copie le service des Ressources Humaines.
En cas de désaccord, le salarié peut saisir la commission de suivi étant précisé que la commission sera en outre informée chaque année du nombre de périodes d’adaptation rompues et des motifs invoqués.
La période d'adaptation s'entendant d'un travail effectif, toute suspension de l'exécution du contrat, quel qu'en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d'adaptation d'une durée équivalente à celle de la suspension. S’il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l’établissement.
Les salariés présents au moins trois mois avant l’entrée en vigueur de cet avenant et ayant réalisé régulièrement du télétravail pendant au moins deux mois sont dispensés de cette période d’adaptation. Il est tenu compte du moment où ils ont commencé à télétravailler pour apprécier la durée de la période d’adaptation. »
Article 6 :
L’article II.6 est ajouté pour prévoir des dispositions concernant la formation des salariés ainsi que les responsables ayant recours au télétravail.
«
II.6 Formation et communication
Il est rappelé que les salariés en télétravail ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que s’ils n’étaient pas en télétravail.
Les salariés en télétravail régulier peuvent sur demande auprès du service des Ressources Humaines recevoir une formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette organisation du travail. Les responsables hiérarchiques pourront s’ils le souhaitent bénéficier d’une formation à cette forme de travail, à sa gestion, à l’entretien de suivi du télétravail et au management à distance.
Des actions de communication autour du télétravail seront organisées pour sensibiliser les salariés aux risques associés au télétravail (livret de prévention des risque TMS liés au travail sur écran, module droit à la déconnexion…). »
Article 7 :
Pour gagner en flexibilité, la distinction entre télétravail régulier et télétravail exceptionnel disparait au profit d’une modalité unique nommée « télétravail régulier ». La nouvelle rédaction du paragraphe III.1 « Rythme de télétravail » est la suivante :
« III.1 Rythme de télétravail
L’activité en télétravail est possible à hauteur de deux jours maximum par semaine, non reportables d’une semaine à l’autre, et fractionnables en demi-journées (soit 4 demi-journées maximum par semaine).
Le télétravail ne devra pas faire obstacle au bon déroulement des actions de formation continue, de la passation des visites médicales, des nécessités de présences sur site obligatoires (par exemple pour les évènements d’entreprise), en cas d’absence de collègues ou si le travail le requiert.
Au plus tard le jeudi à 17h00, il est demandé à chaque bénéficiaire de saisir ses demandes de télétravail régulier pour la semaine suivante dans le logiciel de gestion des temps et activités (Ndlr : le SIRH est Kelio à la date de signature de cette avenant), soumises à validation du responsable hiérarchique qui veille à la continuité des activités non télétravaillables. Pour une semaine type de 5 jours travaillés, il convient de retenir chaque semaine au moins trois jours (ou 6 demi-journées) de travail dans les locaux de l’EPA, les déplacements professionnels valant travail sur site.
La distinction entre salarié à temps complet et salarié à temps partiel disparait au profit d’une organisation de travail basée sur un temps de présence minimum obligatoire sur site selon le nombre des jours d’absence dans la semaine :
Nombre de jours d’absence et/ou jour férié dans la semaine Nombre minimum de jours de présence sur site/déplacement à planifier Nombre maximum de jours de télétravail 0 3 2 1 3 1 2 2 1 3 2 0 4 1 0 5 0 0
Le télétravailleur opte pour un nombre de jours ou de demi-journées de télétravail dans la limite de ces plafonds, hors décision exceptionnelle du Directeur Général (faisant l’objet d’une communication tout EPA par mail) autorisant le télétravail exceptionnel pour des circonstances particulières et inhabituelles telles que les intempéries (canicule, neige…), pic de pollution et tout autre cas que la Direction Générale qualifierait de force majeure.
Les jours de télétravail exceptionnel seront renseignés par le Service des Ressources Humaines dans le calendrier d’absence du logiciel de gestion des temps et activités (Kelio), sur la base d’une demande formulée par mail par le salarié, soumise à validation préalable de son responsable hiérarchique.
En cas de changement de rythme à la demande de l’employeur : Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail programmé, de se rendre dans les locaux de l’établissement à la demande de son responsable hiérarchique, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service ou encore à des formations obligatoires sous réserve d’en être informé dans un délai préalable de 2 jours ouvrés, qui pourrait être réduit en cas de circonstances exceptionnelles.
En cas de changement de rythme à la demande du salarié : Pour des raisons d’organisation professionnelle ou personnelle, le salarié pourra saisir dans le logiciel de gestion des temps et activités (Kelio) une demande de changement de rythme de travail, soumise à la validation de son responsable hiérarchique, dans un délai préalable de 1 jour franc ouvré, et sous réserve de respecter la limite des plafonds fixés dans le tableau plus haut.
Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, aucun télétravail ne pourra intervenir le mardi et lors des évènements d’entreprise (petits-déjeuners DG, activités de cohésion, vœux internes, séminaire, réunion « Tout_EPA » …).
Par ailleurs, après information du CSE, une décision du directeur général pourra être prise et prendra la forme d’une communication Tout_EPA :
Pour d’éventuelles augmentations de la quotité de jours de télétravail certaines périodes de l’année (Cozac, intempéries, pic de polution par exemple)
Pour d’éventuelles limitations de la quotité de jours de télétravail si des circonstances particulières l’exigent. »
Article 8 :
La nouvelle rédaction du paragraphe IV.2 « Contrôle et gestion du temps de travail » est la suivante :
« IV.2 Contrôle et gestion du temps de travail
Le salarié en situation de télétravail gère l'organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des règles en vigueur au sein de l'Etablissement. L'employeur s'assure que la charge de travail et les délais d'exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.
Afin de respecter le principe du respect de la vie privée et le droit à la déconnexion, le responsable hiérarchique, en concertation avec le télétravailleur assujetti au décompte-horaire, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter en correspondance avec ses horaires habituels de travail, et en tout état de cause dans la limite des horaires d’ouverture de l’établissement (8h00-20h30). L'amplitude horaire définie est de 7h36 pour les salariés soumis au décompte-horaire et devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures de repos consécutives). Un salarié en situation de télétravail n’est pas autorisé à accomplir d’heure supplémentaire.
En l’absence de détermination d’horaires de travail fixe pour le télétravailleur assujetti au forfait-jour, le responsable hiérarchique et le salarié détermineront ensemble des périodes de disponibilité.
Pendant ces temps de télétravail définis conjointement avec son manager et connue de son équipe, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie hors temps de pause.
Il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion ayant pour objectif de respecter les temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale du salarié. Le télétravailleur dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l'EpaMarne. Il est demandé aux collaborateurs d’utiliser la fonction « Envoi différé » pour toute communication écrite en dehors des horaires de travail habituel, de sorte que le message ne soit délivré que pendant les jours et horaires d’ouverture de l’établissement.
Le responsable hiérarchique veillera au respect de ce droit, notamment en s'attachant à respecter les principes et préconisations contenus dans l’accord sur le droit à la déconnexion en vigueur dans l’établissement.
Le Service des Ressources humaines et le responsable hiérarchique pourront réaliser des contrôles inopinés par échantillonnage pour s’assurer du respect des pratiques de télétravail et des horaires de travail.
L’employeur organise chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité et la charge de travail du salarié en télétravail. Il pourra être organisé dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation. »
Article 9 :
La nouvelle rédaction du paragraphe IV.4 « Environnement, équipement de travail et prise en charge par l’EpaMarne » est la suivante :
« IV.4 Environnement, équipement de travail et prise en charge par l'EPAMARNE
Environnement
Les parties conviennent que le télétravail s'effectue uniquement dans les lieux définis au paragraphe III.3, dans un espace dédié propre au travail qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.
Le salarié atteste sur l'honneur que son installation électrique est conforme. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur.
Le salarié justifie de la souscription d'une assurance couvrant le(s) lieu(x) du télétravail au moyen d'une attestation valide qu'il devra adresser annuellement au service des ressources humaines ou au moment du renouvellement de son assurance.
Dans le cadre de l'accès au réseau à distance, il est entendu que la mise en place du télétravail requiert une connexion internet haut débit préalable dans les lieux définis au paragraphe III.3.
Equipements
Le télétravail est une possibilité offerte par EpaMarne. Lorsque sa mise en œuvre résulte d'une demande expresse de l’établissement et uniquement dans ce cas, les éventuels coûts directs qui en résulteraient seraient remboursés prorata temporis des jours télétravaillés par l’établissement au télétravailleur sur justificatifs des frais avancés par celui-ci le cas échéant (surcoût prime d’assurance, frais réels liés à l’abonnement Internet de l’opérateur choisi par le salarié hors options complémentaires …).
Les équipements et outils nécessaires à l'activité en télétravail sont mis à disposition gratuitement et entretenus par l'Etablissement sont les suivants : ordinateur portable, applications Teams, Office 365, Sifow, Sigow, caméra et micro-casque si nécessaires, et téléphone professionnel.
Aucun matériel ne sera fourni ni pris en charge pour les travaux de scan ou d’impression. Il est convenu qu'il ne sera pas exigé de travail d'impression au collaborateur pendant son temps de travail à distance.
Le matériel fourni par l’établissement restant sa propriété, il devra être restitué immédiatement dès la fin du télétravail si cela s’avère nécessaire. Le télétravailleur est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié pour l'exécution de son travail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.
En cas de panne, de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de vol, le télétravailleur doit en aviser son responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines sans délai.
Prise en charge
Une décision interne précisant les modalités de remboursement partiel des autres équipements et matériels dans le cadre du télétravail (datée du 11 octobre 2021, portant le n°2021-0017 au moment de la signature de cet accord) est supprimée au profil de l’attribution d’une indemnité télétravail.
En contrepartie des frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail (abonnement internet, chauffage, énergie…), EpaMarne versera à chaque télétravailleur une indemnité forfaitaire de télétravail calculée selon la formule suivante : Indemnité = 2,60€ x nombre de jours de télétravail dans le trimestre (ou 1,30 € par demi-journées de télétravail). Conformément aux textes de l’URSSAF en vigueur à la date de signature de cet avenant, l’indemnité télétravail est plafonnée à 57,20 euros par mois pour les salariés étant en télétravail à 100%. Ce montant sera calculé en prenant en compte le nombre de jours de télétravail déclarés sur le logiciel de gestion des temps et activités (Kelio), et payé par trimestre à terme échu. Ainsi pour exemple au titre du 1er trimestre de l’année, l’indemnité sera versée sur la paye du mois d’avril. Faute de déclaration des jours télétravaillés dans ce logiciel, l’indemnité ne sera pas due et ne pourra pas faire l’objet d’une régularisation. Chaque salarié devra impérativement mette à jour son calendrier Kelio chaque semaine, sous le contrôle du responsable hiérarchique ou des assistants de service. Le Service des Ressources humaines pourra réaliser des contrôles aléatoires pour s’assurer de la véracité des jours déclarés dans ce logiciel. Il est rappelé que le télétravailleur conserve les mêmes droits que les autres salariés de l’établissement, notamment, concernant les notes de frais et les tickets-restaurant. »
Article 10 :
Toutes les autres dispositions de l’accord relatif au télétravail signé le 21 mai 2019 et à l’avenant n°1 signé le 25 septembre 2020, non contraires aux présentes, demeurent valables.
Un texte consolidé de ces textes est produit pour simplifier la lecture.
Article 11 : Durée de l’accord et révision
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Conformément aux dispositions légales, cet accord peut être révisé ou dénoncé. Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres signataires par tout moyen permettant de lui donner date certaine. La copie de l'accord de révision sera déposée à la DREETS, Unité Départementale de Seine et Marne. Les négociations devront être initiées avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ d’application du présent accord, dans les trois mois suivant la demande de révision.
Cet accord peut également faire l’objet d’une dénonciation par une ou plusieurs des parties signataires dans les conditions et délais fixés aux articles L 2222-6, L 2261-9 et suivants du Code du Travail. Le préavis de dénonciation est fixé à six mois. La copie de l'accord de dénonciation sera déposée à la DREETS, Unité Départementale de Seine et Marne.
Article 12 : Modalités de dépôt
Le présent avenant fera, à l’initiative de la Direction, l’objet d’un dépôt :
sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords », accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,
en 2 exemplaires au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Meaux.
