Accord de Gestion des institutions sociales Avenant n°4 ENTRE
La Société Equipages SAS dont le siège social est au 164 avenue Joseph Kessel – 78960 Voisins le Bretonneux
d'une part, ET
Les collaborateurs d'Equipages représentés par le délégué du personnel titulaire et le délégué du personnel suppléant
d'autre part, Il est convenu ce qui suit :
Avenant Cet avenant annule et remplace la totalité de l'accord précédent afin d'éviter tout malentendu dans l'interprétation du présent texte. Article 1 - Objet L'article L2313-15 du Code du Travail indique : « En l'absence de comité d'entreprise, les délégués du personnel peuvent communiquer à leur employeur toutes les suggestions tendant à l'amélioration de la productivité et de l'organisation générale de l'entreprise. Ils assurent, en outre, conjointement avec l'employeur, le fonctionnement de toutes les institutions sociales de l'établissement, quelles qu'en soient la forme et la nature. »
Le présent accord est basé sur l'application de cet article. Par ailleurs, les indications de répartition du budget alloué annuellement aux institutions sociales de l'entreprise ont fait l'objet d'une validation par l'URSSAF et l'Inspection du travail lors d'entretiens téléphoniques.
Le présent accord a pour objet de fixer :
Le cadre d'application, la durée de l'accord,
Les critères et les modalités de répartitions retenues,
Les modalités de remboursement
Les modalités d'information collective et individuelle du personnel,
Les procédures convenues pour régler les différends qui peuvent surgir dans l'application de l'accord.
Définition
Enfants : Il est convenu que le terme « enfants » dans la suite du document correspond aux enfants à charge (mineur ou majeur sur la déclaration d’impôts).
Conjoint : Le concubin ou le « PACsé » est considéré comme un conjoint s’il satisfait à l’ensemble des règles suivantes :
Le collaborateur et son concubin/PACsé ont des enfants en commun (livret de famille)
Le collaborateur et son concubin/PACsé résident sous le même toit (même adresse sur l’attestation CPAM)
Ayant-droits : sont ayant-droits les personnes suivantes :
Conjoint et/ou Pacs
Enfants
Par exception, les enfants majeurs qui ne sont pas à charge sont considérés comme des ayant-droits s’il s’agit d’un voyage en famille incluant le collaborateur
Durée - Révision Le présent accord est conclu pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction. Il est conclu pour une date d'application à partir du 1er janvier 2024.
Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d'application d'un commun accord entre les parties, au cas où ses modalités de mise en œuvre n'apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration.
Toute dénonciation du présent accord peut se faire par l'une des parties sous réserve du respect d'un préavis d'un mois avant l'échéance d'une période annuelle.
En cas de constitution d'un Comité d'Entreprise le présent accord devient caduc de plein droit. Article 3 - Champ d'application Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel sous réserve des conditions suivantes :
D’une condition d'ancienneté d’un (1) an ;
D’avoir terminé sa période d'essai ;
De ne pas être en période de préavis.
Article 4 - Modalités de calcul du budget annuel On appellera « produit salarial » la ligne de bilan intitulé dont la contrepartie comptable est la 6411000 dans la catégorie « Salaires et traitements ».
Le calcul du budget annuel est fixé le 1er janvier de chaque année selon la formule suivante : 0,75% du produit salarial sur de l'année n-1 (du 1er janvier au 31 décembre) arrondi à l'entier supérieur, l'année n étant l'année (du 1er janvier au 31 décembre) au cours de laquelle le budget sera utilisable.
Le reliquat non consommé une année est reporté sur l'année suivante. Toutefois le budget d'une année ne pourra être supérieur à 1% du produit salarial de l'année n-1, le reliquat étant alors purement et simplement annulé. Article 5 – Répartition et versement La répartition est soumise à l'article 3 du présent document.
Un chèque cadeau d'un montant de 60€ sera versé au mois de décembre à tous collaborateurs. Par dérogation à l'article 3, ces chèques sont versés sans condition.
Le café, le thé, le sucre, l'entretien des machines pour les boissons chaudes et les produits d’entretien nécessaires au fonctionnement des zones de repas mises à disposition par l’entreprise, ainsi que les frais liés (livraison par exemple) seront prélevés sur le budget annuel.
Le solde fera l'objet de prise en charge sur demande des collaborateurs. Les frais de gestion éventuels liés aux prestations listées ci-dessous seront déduits du montant de la prise en charge pour le collaborateur concerné.
Les éléments qui pourront entrer dans le cadre d'une prise en charge seront :
La participation au financement de colonies de vacances : classe « verte », classe « neige », court séjour linguistique des enfants à l’étranger, … ;
La participation favorisant le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls. Sont remboursables :
Les billets bus, d’avions, de trains ou de bateaux ;
Les nuitées d’hôtel ;
Les factures de voyage organisé ;
La participation sur les spectacles :
Places de spectacles : théâtres, théâtres de marionnettes, représentations lyriques ou chorégraphiques ;
Places de cinéma sous réserve qu’elles soient nominatives ou que le collaborateur produise une facture ou abonnement de cinéma nominatif ;
Billets d’accès aux musées, monuments historiques sous réserve qu’ils soient nominatives ou que le collaborateur produise une facture ;
La participation pour la pratique d'activités sportives (association sportive, abonnement lié à une activité sportive) ;
Le soutien scolaire (facture de l’organisme de soutien) ;
L’aide financière en faveur des services à la personne et des gardes d'enfants : la copie des avis d’échéance ou de prélèvement des cotisations de Sécurité Sociale est à fournir ou la copie des factures du systèmes de garde d’enfants ;
Chèques-lire, Chèque-disque ou Chèque-culture achetés par le collaborateur dans la limite de 60€ par an et achetés avant le 30 juin de l’année en cours.
Tout ce qui n’apparait pas dans la liste ci-dessus est exclu de prise en charge. En cas de doute sur l’affectation du justificatif fourni, ce dernier sera exclu de prise en charge.
Si la facture fournie est en devise, le taux qui sera appliqué sera celui de la date de facture.
Le montant total des sommes ainsi versées aux collaborateurs est plafonné à 1830€ par année civile pour chaque collaborateur, dans la limite du budget individuel estimé en début d'année. Un document sera tenu par les délégués du personnel et la direction afin de suivre l'affectation individualisée du budget. Article 6 – Validité des justificatifs de remboursement Les participations donnant lieu à remboursement d'une prestation seront versées sur présentation du justificatif correspondant et ne pourront être supérieures aux montants réellement engagés. Les justificatifs devront attestés que la prestation remboursée concerne bien le collaborateur et/ou ses ayants-droits (conjoint et/ou enfants selon le livret de famille qui devra être fourni). A défaut aucun remboursement ne pourra avoir lieu.
Ainsi pour être valable le justificatif doit répondre aux critères suivants :
Le collaborateur doit produire une facture, une attestation ou un reçu. Un bon de commande ou une réservation ou un reçu avec une mention de remboursement/annulation possible ne sont pas valables ;
La prestation remboursée ne peut avoir lieu en dehors de la période de remboursement : par exemple une prestation qui a lieu en 2025, ne peut faire l’objet d’un remboursement sur une autre période que celle allant du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025. Il convient d’apporter les précisions suivantes :
Les factures sans mention de période ou de date de prestation ne sont pas valables.
Les factures de prestation sur l’année sont valables si elles démarrent dans l’année en cours même si la prestation couvre aussi une partie de l’année à venir.
Lors de l’achat de Chèques-lire, Chèques-disques ou Chèques-culture, la facture est remboursable sous réserve que la date d’expiration ne dépasse pas le 30 juin de l’année suivante à la période de remboursement ;
La prestation remboursée doit avoir lieu postérieurement à la date d’intégration effective au sein de la Société ;
La facture fournie ne doit laissée aucune ambiguïté sur la prestation à rembourser ;
Le collaborateur doit être le payeur de la facture : Ainsi la facture doit être établie au nom et prénom du collaborateur, et dans le cas où l’adresse est mentionnée elle doit correspondre à son adresse telle que présente sur son bulletin de paie ;
Par dérogation, la facture peut être établie au nom et prénom d’un de ses ayants-droits ;
Le collaborateur et/ou ses ayants droits est un des utilisateurs de la prestation remboursée ;
Dans le cas où d’autres personnes que le collaborateur et/ou ses ayants droits sont bénéficiaires de la prestation, seule la part liée au collaborateur et/ou ses ayants droits fera l’objet de remboursement. Si cette part ne peut être déterminée, la prestation ne peut faire l’objet de remboursement ;
Les montant versés seront des nombres entiers (arrondi inférieur si la facture fournie est totalement remboursable).
Article 7 – Période de remboursement
Les remboursements seront réalisés :
Entre le 16 et le 31 juillet sur la base des justificatifs fournis et validés avant le 15 juillet minuit ;
Entre le 16 et 31 décembre sur la base des justificatifs fournis et validés avant le 15 décembre minuit.
NOTA IMPORTANT : une facture soumise en juillet ne pourra pas faire l’objet d’un remboursement complémentaire en décembre s’il y a un reliquat non utilisé des fonds à cette date.
Article 8 - Procédure de règlement des différends Tout différend concernant l'application du présent accord est d'abord soumis à l'examen des représentants élus du personnel en vue de rechercher une solution amiable. Article 9 - Publicité Affichage Mention de cet accord figurera ensuite sur chacun des tableaux d'affichage de la Direction. Information individuelle Le texte du présent accord sera mis à la disposition de chaque membre du personnel en utilisant les outils numériques de l’entreprise.
Fait à Voisins le Bretonneux, le 25 janvier 2024 En 3 exemplaires originaux
