Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement
de la base de données économiques et sociales
à ETABLISSEMENTS SAFAR
Préambule La loi relative à la sécurisation de l'emploi a introduit de nouvelles dispositions (articles L.2323-7-1 et L2323-7-2 du Code du travail) visant à associer de façon plus étroite les représentants du personnel à la gouvernance de l'entreprise au moyen d'un nouvel outil de partage de l'information :
La Base de Données Economiques et Sociales (BOES),
Considérant que la concertation sur ces sujets d'importance participe à un dialogue social constructif avec le CSE, celui-ci et la Direction ont choisi de définir les dispositions à ce sujet pour enrichir le dialogue social à tous les niveaux de l'entreprise en améliorant la mise à disposition de l'ensemble des documents, y compris les informations non récurrentes et non visées par la loi, aux élus et mandatés concernés.
Au-delà du seul dispositif légal, les dispositions du présent accord ont été arrêtées afin de créer les conditions d'une utilisation optimisée de la BDES dans le cadre d'un dialogue social permanent, étape essentielle pour une compréhension approfondie des enjeux économiques et sociaux de l’entreprise.
Article 1 - BASES DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES
Objet
La base de données rassemble en un lieu unique en les rendant facilement accessibles les informations prévues aux articles R. 2323-1-3 et R. 2323-1-9 enrichies,
Contenu
Pour ce qui concerne ETABLISSEMENTS SAFAR, la BDES devra répondre aux informations suivantes :
Investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail ;
Emploi en matière d’égalité Hommes Femmes ;
Investissement matériel et immatériel ;
Fonds propres et endettement et impôts ;
Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
Activités sociales et culturelles, mécénat ;
Rémunération des financeurs ;
Flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;
Sous-traitance ;
Autres rubriques.
Ces informations peuvent être données à l'occasion de consultations récurrentes, (par exemple, la consultation sur les Orientations Générales de Formation, consultation sur le rapport sur la situation économique de l'entreprise, consultation sur le Rapport de Situation Comparée femmes / hommes, consultation sur le Bilan social) ou non.
Ces documents préexistants seront archivés sous leur format actuel dans un dossier annuel spécifique de la base de données.
Les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu'elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances en fonction de la connaissance du marché et des perspectives. Elles ne peuvent donc être appréciées comme intangibles. L'employeur indique également pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées, pour les raisons qu'il précisera.
Les informations fournies pour chaque rubrique sont détaillées et mises à disposition selon les périodicités visées en annexe 1.
Les données ainsi renseignées seront conservées dans la BDES pendant une durée de 5 ans. Les informations, qui ne peuvent faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances sont détaillées en annexe 1.
Règles d'accès
Les droits d'accès à la BDES attribués par l'employeur aux représentants du personnel sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers, pour quelle que raison que ce soit.
Par construction la BDES est accessible en permanence aux salariés intéressés par un login et mot de passe.
Tous les documents seront authentifiés afin de permettre le traçage du dépôt. Les documents mis en ligne seront protégés et ne pourront pas faire l’objet d’un usage conduisant à une altération du document initial tant dans sa forme que dans son contenu. Ils peuvent être consultés et imprimés.
Les documents identifiés comme confidentiels seront filigranés avec la mention « confidentiel ». La durée de confidentialité du document doit être mentionnée explicitement par la Direction.
NB : Le ministère du travail ayant confirmé que, la BDES ne contenant pas de données nominatives, il n'y a pas lieu de la soumettre à la CNIL.
Les informations inscrites dans la base de données
Les signataires conviennent d'étendre l'inscription des informations dans la base de données à l'ensemble des dossiers traités - en information ou en consultation – lors des CSE. Ainsi, les convocations, ordre du jour et l'ensemble des documents joints aux CSE seront consignés et archivés dans cette base.
En complément des éléments d'information et de suivi sur la conduite et le déroulement de grands projets d’ETABLISSEMENTS SAFAR (chantier numérique, chantiers de transformation, ...) seront mis à disposition et accessibles dans la base aux représentants du CSE.
Article 2 - Confidentialité Les représentants du personnel élus ayant accès à la BDES sont tenus, en application de l'article R.2323-1-8 du Code du travail, à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans celle-ci dès lors qu'elles ont un caractère confidentiel et qu'elles sont présentées ou identifiées comme telles par l'employeur.
En particulier, l'ensemble des documents relatifs aux données financières et aux orientations stratégiques ainsi que leurs conséquences revêtent un caractère confidentiel.
Les représentants du personnel élus ayant accès à la BDES sont tenus à cette obligation de discrétion pendant 5 ans, sauf lorsqu'elles sont tombées dans le domaine public.
Article 3 - Formation des représentants du personnel Afin de se familiariser à l'utilisation de la BDES et à ses fonctionnalités, les représentants du personnel élus bénéficieront d'une formation adaptée. Une procédure détaillant les modalités d'utilisation et fonctionnalités sera adressée à chaque représentant du personnel concerné.
Article 4 - Calendrier de mise en œuvre Prenant en compte la multiplicité des contraintes générées par la mise en place de la BDES, celle-ci sera progressivement renseignée dès l'entrée en vigueur du présent accord prévue à l'article 6 et au plus tard le 30 juin 2020.
Pour le suivi de l'accord, le CSE et la Direction se réunira 2 (deux) fois la première année de mise en œuvre de l'accord puis à la demande de l'une des parties.
Article 5 -Durée, prise d'effet Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.
Article 6 - Révision, dénonciation En cas de demande de révision, les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.
Il pourra être révisé à la demande de l'une ou l’autre des parties conformément aux dispositions de l'article L2261-7 du code du travail.
Il pourra être dénoncé selon les dispositions prévues par l'article L2261-9 et suivants du code du travail.
Dans le cas où les conditions légales, réglementaires ou conventionnelles en vigueur à la date de conclusion du présent accord venaient à être modifiées, la Direction et les représentants du personnel élus se rencontreraient dans les meilleurs délais afin d'évaluer leurs conséquences sur le présent accord.
Article 10 - Dépôt Le texte du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi) et auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes conformément aux dispositions de l'article L.2231-6 et D2231-4 du Code du travail.
Fait à Argentré-du-Plessis, le 23/01/2020 En 4 exemplaires originaux
