ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA POLITIQUE DE DEPLACEMENT
ENTRE :
SAS ECDA
Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Clermont Ferrand, sous le numéro 333 003 218, dont le siège social est situé au 3 rue André Citroën – 63118 CEBAZAT,
Ci-après dénommée « la Société »
Représentée par Monsieur xxxxxxxxx, en sa qualité de Directeur Général
D’une part,
ET :
LES REPRESANTANTS DU PERSONNEL
Monsieur xxxxxxxxxx,
Monsieur xxxxxxxxxx,
D’autre part,
Table des matières Préambule1 TOC \o "1-3" \h \z \u 1.Principes Généraux1 1.1.Autorisation des déplacements1 1.2.Organisation des déplacements2 1.2.1.Vidéo-conférence2 1.2.2.Préparation2 1.2.3.Demande d’autorisation de voyage2 1.2.4.Organisation matérielle2 1.2.4.1.Déplacements inférieur à 200 Km2 1.2.4.2.Déplacement entre 200 et 500 Km2 1.2.4.3.Déplacement de plus de 500 Km ou internationaux2 1.3.Véhicules3 1.3.1.Voiture de service3 1.3.2.Véhicule personnel3 1.3.3.Voiture de location3 1.4.Train3 1.5.Billets d’avion4 1.6.Hôtels4 1.7.Restaurants4 1.8.Frais de logement et de nourriture4 1.8.1.Méthode des frais réels4 1.8.2.Méthode des forfaits4 2.Règles de déplacement5 2.1.Rappels concernant la durée du travail5 2.2.Sécurité du voyageur5 2.3.Passeport carte d’identité5 2.4.Sécurité sociale et assurance5 2.5.Visas5 2.6.Fréquences de retour pris en charge par l’entreprise et périodes de récupération (voyages de détente)6 2.6.1.Distance de moins de 50 km autour de son lieu de travail6 2.6.2.Autres distances autour de son lieu de travail en France6 2.6.3.Europe6 2.6.4.Reste du monde6 2.7.Petit déjeuner, repas, indemnité journalière6 2.7.1.Petit déjeuner6 2.7.2.Repas6 2.7.3.Forfait journée6 2.8.Catégories des déplacements6 2.8.1.Déplacements de proximité (<= 15 km)6-7 2.8.2.Petits déplacements (> 15 km < 50km ou < 2h30 A/R)7 2.8.3.Grands déplacements7 2.8.4.Primes de nuitées7 2.9.Avances sur frais de déplacement8 3.Procédure de remboursement des frais de déplacement8 3.1.Frais réels8 3.2.Forfaits8 3.3.Autres frais8 3.4.Primes de nuitées8 4.Téléphone portable8 5.Remboursement des frais de déplacement8 - 9 5.1.Voyage hors Zone Euro9 6.Invitation client9 7.Biens personnels9 Annexe 1 : Barème de remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’un véhicule personnel.10 Annexe 2 : Montants maximum des frais d’hébergement et de restauration11 Annexe 3 : Forfaits12 Annexe 4 : Primes de Nuitées13
8.Dépôt et Publicité14
PREAMBULE
Cet accord vise à définir les dispositions applicables en matière de déplacement professionnel.
Les règles définies dans le présent accord doivent permettre aux salariés de l’entreprise d’effectuer, dans de bonnes conditions, une mission extérieure à son lieu d’attachement. Ce document a pour objet de définir :
Les modalités d’autorisation des déplacements
Les moyens et l’organisation des déplacements
Les modalités de remboursements
Les frais alloués et remboursables
Les conditions de remboursements de ces frais
Faciliter le contrôle interne
Informer sur les risques potentiels liés à certaines destinations
Principes Généraux
Les déplacements doivent être limités au niveau minimum, et doivent toujours être réalisés dans l’intérêt de l’entreprise. Le présent document a pour objet de définir les modalités de déplacement, les principes concernant les frais correspondants et les règles de remboursement.
Une dépense, pour être remboursée conformément à la présente politique doit répondre aux exigences suivantes :
Etre reliée à un déplacement autorisé
Etre effectuée conformément aux conditions prévues à la présente politique
Etre accompagnée de pièces justificatives originales
La présentation de renseignements erronés ou frauduleux, ou la production de pièces justificatives falsifiées ou fictives, dans le but d’appuyer une réclamation non conforme à la politique, sera passible de sanctions et/ou de poursuites.
Autorisation des déplacements
Tout déplacement doit faire l’objet d’une autorisation préalable.
Les personnes habilités à donner ces autorisations sont :
les différents responsables de centre,
les chefs de service « groupe»
les directeurs généraux
Les commerciaux et chargés d’affaires organisent leurs déplacements sans autorisation préalable dans le cadre de leur mission habituelle. Tout déplacement engageant des frais importants, notamment les voyages à l’étranger, doivent faire l’objet d’une autorisation d’un Directeur Général ou Directeur Général Adjoint.
Organisation des déplacements
Vidéo-conférence
Il convient de privilégier la Vidéo-conférence à tout déplacement lorsque cela est possible. Cela représente une économie importante, que ce soit au niveau fatigue, risques, temps de voyage frais de gestions et coûts de déplacement.
Préparation
Comme pour toute intervention ou chantier, la préparation et l’anticipation du voyage sont les plus importantes sources d’économie.
Demande d’autorisation de voyage
Le formulaire « ordre de mission » est renseigné par l’organisateur du voyage ; le chargé d’affaire ou le responsable du voyage. Il doit être renseigné au plus tôt, et il doit être validé par un responsable de centre ou un chef de service habilité. Cette autorisation ne concerne pas les commerciaux et les chargés d’affaires pour leurs déplacements propres.
Organisation matérielle
Le pilote du déplacement doit privilégier le ou les modes de déplacement le plus pertinents, avec dans l’ordre de préférence :
Déplacements inférieur à 200 Km
Véhicule d’entreprise
Véhicule de location
Taxi
Véhicule particulier
Déplacement entre 200 et 500 Km
Train
Véhicule d’entreprise
Véhicule de location
Avion
Déplacement de plus de 500 Km ou internationaux
Train
Avion
Véhicule d’entreprise
Véhicule de location
Pour se rendre dans une gare ou un aéroport au départ du voyage, il convient de préférer le taxi à la dépose d’un véhicule de l’entreprise ou un véhicule loué. Le taxi sera réservé par l’entreprise.
Dans le cas contraire privilégier les parkings « longue durée » à coûts réduits.
Véhicules
Avant la prise du véhicule le conducteur doit présenter son permis de conduire au gestionnaire de la flotte ou à la personne remettant les clefs d’un véhicule de location.
Les frais liés aux péages sont remboursés sur justificatifs originaux.
Voiture de service
Les réservations doivent être réalisées auprès des gestionnaires de flotte par le responsable du déplacement. Les frais de carburant seront remboursés sur justificatif original.
Véhicule personnel
Le recours à ce mode de déplacement doit rester exceptionnel. De plus il est toujours validé par la personne habilitée (
Le salarié sera indemnisé selon le barème fiscal des indemnités kilométriques situé REF _Ref474961686 \h \* MERGEFORMAT Annexe 1 : Barème de remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’un véhicule personnel.
Le salarié joindra obligatoirement une photocopie de la carte grise de son véhicule personnel avec sa note de frais.
Voiture de location
Les réservations sont réalisées par la personne en charge de l’organisation du déplacement. Elles se font suivant la règle suivante : Catégorie B pour un déplacement effectué à deux personnes ou moins, inférieur à 500 km (aller/retour). Catégorie C pour un déplacement à plus de deux personnes ou supérieur à 500km (Aller/retour). Le voyageur doit restituer le véhicule au même niveau de carburant qu’à sa prise en charge. Il est demandé au voyageur de faire un contrôle visuel (intérieur/extérieur) du véhicule à sa prise en charge, et de faire noter sur le contrat les points constatés.
Les locations doivent être faites de préférence auprès du
SIXT, HERTZ ou AVIS, avec lequel le groupe a mis en place un contrat cadre.
Ce contrat prévoit les assurances suivantes :
Assurance Responsabilité civile
Assurance et assistance des personnes transportées. Elle couvre l’assistance technique et médicale en cas de dommages corporels du conducteur et des passagers
La réduction de la responsabilité financière en cas d’accident causé au véhicule loué
La réduction de la responsabilité en cas de vol du véhicule loué.
Dans le cas d’une location auprès d’un autre loueur, l’organisateur devra souscrire les mêmes niveaux d’assurance (ou équivalent).
Train
Les déplacements en train sont à privilégier dans le cas de voyage à une seule personne, et dans la mesure où la destination finale le permet.
Ces voyages en trains s’effectueront en 2ème classe.
Billets d’avion
Les déplacements en avion s’effectueront en classe économique sur des compagnies classiques ou « low cost » agréées. Tout billet A/R supérieur à 500€ devra être validé par un Directeur Général ou Directeur Général adjoint.
Hôtels
Les réservations se feront par la personne en charge de l’organisation du voyage, qui s’appuiera sur des tarifs négociés si disponibles.
Les prestations autres que la chambre et la taxe de séjour, le petit déjeuner, le diner, et la connexion internet ne sont pas pris en charge (ex : minibar, …).
Toutes factures dépassant les montants maximums (voir annexe 2) doivent être validées par une personne habilitée (
Hors cas particuliers autorisés, les restaurants utilisés doivent entrer dans une gamme normale, proche des barèmes maximums reportés
en REF _Ref474781728 \h \* MERGEFORMAT Annexe 2 : Montants maximum des frais d’hébergement et de restauration.
Le barème pour la restauration prend en compte la consommation d’alcool qui pour rappel doit être limitée à un verre par personne par repas.
Sauf invitation d’un client, (cf REF _Ref474694990 \r \h 6 - REF _Ref474695001 \h Invitation client), l’entreprise ne prend pas en charge de frais d’apéritif ou de digestif.
Frais de logement et de nourriture
Deux méthodes de calcul et de remboursement des frais de logement et de nourriture sont possibles. Quel que soit la méthode retenue, elle s’applique sur la totalité du déplacement concerné et doit être définie avant le départ.
Méthode des frais réels
Les frais d’hôtel, et de repas sont remboursés sur justificatifs originaux. Ces frais ne peuvent dépasser, sauf accord des personnes habilitées, les montants reportés en REF _Ref474781728 \h \* MERGEFORMAT Annexe 2 : Montants maximum des frais d’hébergement et de restauration.
Méthode des forfaits
Le remboursement des frais est réalisé en fonction de la durée du déplacement et donc des journées de déplacement suivant l’application de forfaits détaillés en
Les temps de trajet ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif. Par conséquence ils ne peuvent pas être pris en compte pour le déclenchement des heures supplémentaires, sauf si ces trajets sont compris dans l’amplitude horaire.
Rappels concernant la durée du travail
Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, le salarié doit obligatoirement respecter une pause d’une durée minimale de 30’.
En aucun cas les heures de travail cumulées aux heures de trajet ne peuvent être supérieures à 12h00.
L’horaire hebdomadaire peut être porté à 48 heures maximum
Le repos quotidien doit être d’une durée minimale de 11 heures consécutives.
Le repos hebdomadaire doit avoir une durée minimale de 24 heures consécutives à laquelle s’ajoute les heures de repos quotidien, soit une durée totale de repose hebdomadaire de 35 heures consécutives.
Sécurité du voyageur
Quel que soit le déplacement le code de la route et/ou les lois du pays où se trouve le voyageur s’appliquent en toute circonstance. L’entreprise ne prendra pas en compte les éventuelles infractions.
De par les différents risques liés à certains pays, nous invitons le voyageur à consulter les préconisations du ministère des Affaires étrangères sur le site www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseil-aux-voyageurs/conceil-par-pays/ Néanmoins cette démarche sera obligatoirement effectuée par l’organisateur du voyage.
Passeport carte d’identité
Chaque voyageur devra s’assurer de la validité de son passeport (et/ou de sa carte d’identité pour un voyage dans un pays de l'Espace Economique Européen), ainsi que de sa carte européenne d’assurance maladie et de ses vaccins.
L’entreprise pend en charge les frais relatifs à l’obtention du passeport sur justificatifs. Les formalités d’obtention sont du ressort du voyageur.
Sécurité sociale et assurance
Avant tout déplacement à l’étranger le responsable du déplacement, ou le voyageur informera le service RH au plus tôt afin que ce dernier puisse organiser la couverture sociale et obtenir l’attestation d’assurance Europe Assistance nominative.
Visas
L’entreprise prend en charge les frais relatifs à l’obtention des visas nécessaires au déplacement professionnel des salariés. Les formalités d’obtentions sont du ressort de l’organisateur du voyage, et donc de l’entreprise.
Fréquences de retour pris en charge par l’entreprise et périodes de récupération (voyages de détente)
Ces règles s’appliquent à l’ensemble du personnel. Dans tous les cas, il convient de respecter les temps de travail et les règles rappelées au paragraphe
REF _Ref474963106 \w \h \* MERGEFORMAT 2.1 - REF _Ref474963121 \h \* MERGEFORMAT Rappels concernant la durée du travail.
Distance de moins de 50 km autour de son lieu de travail
L’entreprise prend en compte 1 voyage aller / retour par jour.
Autres distances autour de son lieu de travail en France
Le nombre de retour doit être défini de façon à assurer la prestation vendue au client. Le mode, les horaires et la fréquence des retours doivent être définis avant le démarrage du chantier en fonction du besoin des clients et des possibilités matérielles. Cette organisation est à définir par le responsable d’affaire ou le responsable du déplacement.
Dans le cas d’un retour pris en charge le weekend il ne peut être pris en compte un forfait jour sur la période concernée.
Europe
L’entreprise prend en charge 1 voyage Aller / retour toutes les 4 semaines. Tout autre aménagement devra être défini avant le départ.
Reste du monde
L’entreprise prend en charge 1 voyage aller / retour toutes les 3 mois. Tout autre aménagement devra être défini avant le départ.
Petit déjeuner, repas, indemnité journalière
Petit déjeuner
Le petit déjeuner est pris en charge pour un départ avant 6h00.
Repas
Le repas du soir est pris en charge pour un départ avant 18h00 et un retour après 20h00. Le repas du midi est pris en charge pour un départ avant 11h00 et un retour après 14h00.
Forfait journée
Les indemnités forfaitaires correspondent au nombre de nuits passées en déplacement. Les journées incomplètes sont prises en charge uniquement sur les frais de repas.
Les montants des indemnités forfaitaires sont définis en
Le kilométrage et le temps de trajet sont évalués en utilisant le site internet www.viamichelin.fr . Sauf cas particulier les temps de trajet ne tiennent pas compte d’éventuels travaux, déviations et bouchons qui peuvent survenir sur le trajet.
Déplacements de proximité (<= 15 km)
Sont considérés comme déplacements de proximité les voyages <= 15 km.
Il n’y a pas de temps de trajet pris en compte
Le salarié doit se trouver au poste de travail, en tenue, et à l’heure prévue et définie.
Déplacement de proximité <= 5 km
Il est attribué un panier de proximité d’une valeur de 5 € pour une journée de plus de 6 heures de travail sur le site client. Ce déplacement ne donne pas droit à un remboursement de frais kilométriques.
Déplacement de proximité > 5 km et <= 15 km
Il est attribué les indemnités suivantes pour une journée de plus de 6 heures de travail sur le site client :
Repas :
Si restaurant d’entreprise ou salle de restauration sur le lieu d’intervention : 8 euros
Si pas de restaurant d’entreprise et de salle de restauration sur le lieu d’intervention : 12 euros
Remboursement des frais kilométriques :
Si véhicule entreprise : aucune indemnisation
Si véhicule personnel : indemnisation kilométrique pour les km en + du trajet domicile/travail habituel
Petits déplacements (>15 km < 50km et < 2h30 A/R)
Sont considérés comme petits déplacements les voyages inférieurs à 50 Km aller et de moins de 2h30 aller / retour.
Cette prime correspond à une compensation liée à l’éloignement mais aussi à la compensation du risque et des contraintes liés au voyage et aux conditions de vie.
Elles concernent l’ensemble des voyageurs toutes catégories hors cadres.
Avances sur frais de déplacement
Une avance sur frais de déplacement peut être :
Attribuée en début d’année, et dans ce cas elle doit être restituée en fin d’exercice,
Demandée au minimum 5 jours avant le départ.
Dans tous les cas ces avances sont réalisées sous forme de virement bancaire sur le compte du voyageur. Aucune avance en liquide ne peut être réalisée.
Procédure de remboursement des frais de déplacement
Le formulaire est individuel, il doit être renseigné toutes les semaines.
Frais réels
Le document est accompagné des justificatifs et est validé par le responsable de service, ou le chargé d’affaire, puis par les personnes habilitées. Pour rappel, les remboursements ne pourront se faire que dans les limites de l’annexe 2.
Forfaits
Le document de calcul reporte les dates et heures de départ et de retour.
Autres frais
Les autres frais doivent être demandés sur le même support avec les justificatifs originaux.
Primes de nuitées
Les primes de nuitées sont réglées après le retour et avec la paye du mois suivant la validation par le responsable du voyage et des frais associés.
Téléphone portable
L’entreprise met à la disposition du personnel des téléphones portables pour les déplacements qui le nécessitent. Lors de séjours à l’étranger il faut privilégier l’utilisation de SMS à l’appel direct (entrant ou sortant).
Datas Pour les séjours à l’étranger il est préférable de ne pas activer les datas, ou de façon occasionnelle. Pour les séjours à l’étranger de plus de 5 jours il est préférable d’acheter une carte SIM locale incluant les datas.
Remboursement des frais de déplacement
Les frais de déplacements sont remboursés en présence d’une note de frais. Pour un remboursement aux forfaits, préciser les dates et heures de départ et de retour. Pour un remboursement aux frais réels, il convient d’agrafer les originaux des justificatifs à la note de frais.
Il est précisé que le voyageur aura droit au remboursement des frais à condition de ne pas avoir été invité (collègue, clients, fournisseur, …). Toute tentative de ce genre pourra être qualifiée comme une faute.
Les notes de frais sont validées par les personnes habilitées (
REF _Ref474682054 \r \h \* MERGEFORMAT 1.1).
Voyage hors Zone Euro
Lors d’un voyage hors zone euro il est demandé de faire une note de frais spécifique pour les dépenses en devise.
A défaut de justificatif de change, le remboursement se fera sur la base du taux de change moyen du mois précédent le jour de départ du voyage. Le montant remboursé intégrera les frais de banque sur justificatifs.
Invitation client
Toute invitation d’un client se fait avec l’autorisation d’un responsable de centre. Le restaurant retenu doit entrer dans les standards du lieu.
La demande de remboursement doit spécifier :
Le motif
Le nom de la société cliente
Le nom du ou des clients invités et des participants du groupe
Pour toute invitation impliquant plusieurs salariés de l’entreprise c’est le salarié dont le niveau hiérarchique est le plus élevé qui règle la note et présente la note de frais correspondante.
Biens personnels
L’entreprise recommande aux voyageurs de ne pas prendre ou porter des biens personnels de grande valeur lors de voyages régis par la présente politique. En cas de perte ou de vol, ils ne pourront être remboursés que dans les conditions prévues au contrat d’assurance de l’entreprise. Cependant, avant toute prise en charge, le voyageur doit d’abord avoir fait toutes les différentes demandes de remboursement auprès des organisations (compagnies aériennes, hôtels, …) liées à la perte. Il sera demandé au voyageur de fournir, avec la demande de remboursement, la documentation justifiant ces faits (y compris un éventuel rapport de police), ainsi qu’une liste détaillée des biens personnels manquants avec une brève description des objets, la date approximative de leur achat et la meilleure estimation possible du coût de remplacement de la part du voyageur.
Annexe 1 : Barème de remboursement des frais kilométriques en cas d’utilisation d’un véhicule personnel.
Annexe 2 : Montants maximum des frais d’hébergement et de restauration
Repas : moyenne sur le dépl.
Repas : moyenne sur le dépl.
Annexe 3 : Forfaits
LINK Excel.Sheet.12 "Classeur1" "Feuil1!L2C2:L9C4" \a \f 4 \h \* MERGEFORMAT désignation Hors Région Parisienne Région Parisienne (75, 92, 93, 94) Nuit 41,60 € 55,00 € Petit Déjeuner 5,60 € 6.90€ Repas 15,70 € 16.80€ Frais inhérents à la condition de déplacement 7,10 € 7,10 € Nuit + petit dej. + 2 repas 85,70 € 102.60€ Panier de proximité déplacement <= 5 km 5,00 € - Panier de proximité déplacement > 5 km <= 15 km (cf. page 7 - 2.8.1.2) 8.00 € ou 12.00 €
Repas dimanche et jour férié (hors grand déplacement) 18,00 € 18€
Annexe 4 : Primes de Nuitées LINK Excel.Sheet.12 "Classeur1" "Feuil2!L2C2:L10C4" \a \f 4 \h \* MERGEFORMAT
Zone
exemple
Montant soumis en €
(du lundi soir au jeudi soir)
Montant soumis en €
(du vendredi soir au dimanche soir)
France
7,00 € 10.00 € Europe et DOM TOM Allemagne, Espagne, Italie, Angleterre, … Nouvelle Calédonie 15,00 € 18.00 € Europe hors CEE
17,00 € 20.00 € Bassin méditerranéen non européen (hors Algérie, Libye) Egypte, Tunisie, Maroc, 20,00 € 23.00 € Autres Pays sans problème Usa, Canada, Australie, Inde, Chine, Japon, Corée du sud, 20,00 € 23.00 € Pays ou zones difficiles Algérie, Iran, Nigéria, 25,00 € 28.00 € Plateforme pétrolière
30.00 € 33.00 €
Dépôt et Publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi ainsi qu’au greffe du Conseil des prud'hommes. Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales représentatives de l'entreprise. Sous cette réserve, les dispositions du présent accord entreront en vigueur le 25 juin 2018.
Fait à CEBAZAT, le 18 mai 2018
Monsieur xxxxxxxxx, Délégué du Personnel
Pour la Société ECDA xxxxxxxxxx, Directeur Général Et
