ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE POUR LES ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES
ENTRE :
La société Y, société par actions simplifiées, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 123, dont le siège social est situé au 123 ; Représentée par XXX, en sa qualité de XXX ci-après désignée “l’Entreprise” D’une part,
ET :
Le Comité social et économique (CSE) de l’Entreprise, représenté par XXX, XXX, en vertu du mandat reçu à cet effet au cours de la réunion du 12 septembre 2024, dont le procès-verbal est annexé au présent accord, ci-après désignée le « CSE » D’autre part
Ci-après désignées ensemble « les Parties »
Il a été conclu l’accord suivant.
PREAMBULE
A ce jour, le Comité Social et Economique (CSE) dispose d’un panneau d’affichage par bureau afin de diffuser les informations relatives aux activités sociales et culturelles.
L’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par le CSE constitue un outil informatif visant à faciliter la communication ainsi que la diffusion des messages transmis.
En raison du développement du télétravail ainsi que de la mutation des modes de communication, il parait opportun que le CSE puisse adresser aux salariés des informations par courriel.
A cet égard, le présent accord fixe les conditions d’accès et d’utilisation de la messagerie professionnelle pour l’envoi de courriels sur la messagerie professionnelle des salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles.
Article 1 : Mise à disposition d’une adresse email au profit du CSE
Les membres du CSE disposent d’une adresse email pour communiquer avec le service RH et les tiers à l’Entreprise : XXX@Y.com
En sus, la direction s’engage à mettre en place une adresse email pour la communication des membres du CSE à destination uniquement des salariés de l’Entreprise.
Cette adresse e-mail ne permet pas de recevoir de réponse (no reply). S’agissant d’une adresse « no reply », le CSE ne sera pas en mesure de recevoir de message électronique avec cette adresse.
Article 2 : Conditions d’utilisation de la messagerie professionnelle par le comité social et économique
Le CSE est autorisé à utiliser la messagerie électronique dans le respect des conditions ci-dessous :
2.1- Identification de l’émetteur :
L’émetteur du courriel devra être indiqué explicitement de sorte que les salariés sachent directement que celui-ci leur a été adressé par le CSE.
C’est pour cela qu’il est demandé au CSE d’utiliser exclusivement l’adresse email « no reply » mise à leur disposition pour communiquer avec les salariés.
Le CSE s’engage à n’émettre ses communications électroniques que depuis l’adresse fournie par l’Entreprise.
2.2- Objet des diffusions :
Les messages communiqués aux salariés doivent être en lien avec les activités sociales et culturelles à l’exclusion de toute autre communication.
Ainsi, ne sont pas autorisés tous les messages dont l’objet serait étranger aux activités sociales et culturelles.
2.3- Corps des courriels :
Le contenu des courriels doit respecter les dispositions sur le droit de la presse, à l’image et ne doit en aucun cas comporter de propos discriminatoires, diffamatoires ni de propos susceptibles de porter atteinte à la vie privée ni contenir de données à caractère personnel en vertu de la loi du 6 janvier 1978 à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
L’Entreprise n’exercera pas de contrôle en amont sur l’envoi des courriels par le CSE qui demeure seul responsable de leur contenu conformément à l’article 4 du présent accord.
Tout email adressé par le CSE doit être signé par une personne physique habilitée à représenter le CSE.
2.4- Présence d’un lien au sein du mail :
Le CSE dispose de la possibilité d’insérer dans le courriel un lien vers son propre site.
Néanmoins, ne sont pas autorisés les liens vers : les forums, discussions instantanées, blogs, téléchargement de contenus vidéo, liens hypertextes renvoyant vers tout site internet autre que celui du comité social et économique.
2.5- Fréquence des courriels du CSE :
Le CSE s’engage à réaliser deux envois d’email par année, en novembre et avril.
2.6- Précisions sur la liste de diffusion :
La direction de l’Entreprise s’engage à communiquer au CSE les adresses électroniques des salariés tous les mois , permettant de constituer une liste de diffusion afin d’adresser aux salariés les emails relatifs aux campagnes d’attribution des avantages, en lieu avec l’objet défini au point 2.2.
La direction s’engage à mettre à jour la liste d’emailing, à minima deux fois par an, la liste des collaborateurs XXX dans le cadre des campagnes liées aux activités sociales et culturelles.
Hormis la liste visée ci-dessus, le présent accord n’autorise pas l’utilisation d’autre liste de diffusion par le comité social et économique.
Article 3 : Traitement des données
En tant que “responsable de traitement”, le CSE est responsable des données conformément aux règles édictées par le règlement général sur la protection des données.
Le CSE s’engage à assurer le plus haut niveau de protection s’agissant des données personnelles qui lui sont confiées.
Article 4 : Responsabilité et sanction en cas de non-respect du présent accord
Les représentants élus du CSE sont seuls responsables des courriels envoyés par le biais de la messagerie professionnelle (XXX@Y.com) mis à leur disposition dans le cadre du présent accord.
En cas de non-respect des dispositions précitées, le présent accord sera suspendu pour une durée d’une année.
Article 5 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour un durée déterminée maximale de trois ans et entrera en vigueur à compter de la date de signature de l’accord des 2 parties.
Article 6 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
En cas de demande de révision, il convient pour la Partie souhaitant réviser l’accord d’indiquer précisément les dispositions dont il est demandé la révision.
A ce titre, les Parties disposeront d’un délai de trois mois à compter de la réception de la lettre recommandée avec accusé de réception afin de procéder aux négociations eu égard à la demande de révision.
Article 7 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties.
Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord
L’accord fera l’objet d’un dépôt par l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure en ligne dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
Un exemplaire sera déposé par l’Entreprise auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes de XXX.
Concomitamment à la procédure de dépôt, l’accord sera porté par l’Entreprise à la connaissance de l’ensemble des salariés de l’Entreprise. Article 9 – Signatures Les Parties conviennent que l'exécution du présent accord par l'échange de signatures PDF ou par des signatures électroniques ou par un logiciel de signature électronique standard (tel que Docusign) aura la même force et le même effet juridique que l'échange de signatures originales et que, dans toute procédure découlant du présent accord ou s'y rapportant, chaque Partie renonce par la présente à tout droit de soulever une défense ou une renonciation fondée sur l'exécution du présent accord au moyen de telles signatures électroniques.
Fait à boulogne billancourt lé 17 01 2025 en 2 exemplaires originaux, Le (date de la signature électronique des 2 parties)
