au sein des entreprises Vinci Facilities Midi Pyrénées (tertiaire et Idea) et l’UF
Entre
Les entreprises VINCI Facilities Midi Pyrénées Tertiaire, Vinci Facilities Midi Pyrénées IDEA et l’UF, issues de la Société FACEO FM Sud-Ouest, Société par Actions Simplifiée au capital de 100.000 euros dont le siège social est situé 4 rue Paul Mesplé – 31100 TOULOUSE
Représentée par M., agissant en qualité de Président,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
-CFDT représenté par M.
-FO représenté par M.
D’autre part, Cet accord, préalablement à sa conclusion, a été soumis à l’information du Comité social et économique (CSE).
Il a été convenu ET ARRETE ce qui suit :
Préambule
Dans un contexte croissant de digitalisation des outils et l’augmentation des contraintes liées notamment aux transports, le télétravail constitue une opportunité d’améliorer la qualité de vie (plus de souplesse dans l’articulation entre le travail et la vie privée), les conditions de travail des salariés, l’efficacité des organisations ainsi que notre impact sur l’environnement. Par ailleurs, la crise traversée depuis le mois de mars 2020, a contraint les organisations et entreprises à s’adapter dans l’urgence à de nouvelles méthodes de travail. Ainsi le télétravail a été mis en place pour de nombreux collaborateurs sans préparation préalable. Par ailleurs, la Direction s’était engagée, dans le cadre des NAO (Négociations annuelles obligatoires) à ouvrir des négociations sur la mise en place du télétravail au sein de nos entreprises.
Dans ce contexte, les parties se sont ainsi réunies et les discussions ont abouti à cet accord. Il a été soumis au préalable de sa conclusion pour information au CSE. Celui-ci répond aux conditions fixées par les articles L.1222-9 et suivants du code du travail et aux préconisations de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005.
Article 1 : Définition
Le télétravail est défini comme une « forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant des technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est réalisé hors de ces locaux de façon régulière ».
Le télétravail régulier / habituel : il implique une récurrence dans son exercice. Il nécessite un besoin régulier et fixe défini dans un calendrier. Ce mode de travail a pu être anticipé par les 2 parties s’accordant sur son emploi après un délai de réflexion défini dans les conditions ci-après
Le télétravail exceptionnel : il peut être envisagé et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier et temporaire, répondant à des situations inhabituelles et temporaires telles que des intempéries, indisponibilité du moyen de transport habituel, situations individuelles à caractère médical en concertation avec le médecin du travail, situation de crise (telle qu’une épidémie).
Les dispositions ci-dessous s’appliquent au télétravail régulier
Article 2 : Collaborateurs et fonctions éligibles
Les parties considèrent que le télétravail est basé sur une relation de confiance mutuelle qui nécessite une bonne connaissance du fonctionnement et des interlocuteurs au sein de la société, ainsi qu’une relation bien établie entre l’intéressé et son responsable hiérarchique. Ainsi, le télétravail régulier / habituel ne pourra être ouvert qu’aux seuls salariés à temps complet ayant 1 an minimum d’ancienneté dans leur poste actuel (CDI, CDD). Sont exclus de ce dispositif les salariés en alternance, les stagiaires et salariés mis à disposition.
Par ailleurs, le télétravail ne pourra être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation. Ainsi
ne peuvent être éligibles les collaborateurs :
- ayant une activité qui requiert une présence physique dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison d’équipements matériels, du nécessaire contact avec d’autres collaborateurs, avec des clients ou en raison du bon fonctionnement du service ou de l’équipe - ayant une fonction qui nécessite une présence et/ou une proximité avec le client - ayant une fonction qui génère déjà une absence importante et régulière de leur lieu de travail habituel.
L’entreprise sera également attentive aux demandes qui émaneraient de personnes ou situations particulières (personnes en situation de handicap, femmes enceintes, retour de congé maternité, évènements familial, temps partiel thérapeutique, restrictions médicales, séniors…).
Enfin, les parties reconnaissent que le télétravail repose sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de manière autonome. Dès lors, le degré d’autonomie du collaborateur sera apprécié pour déterminer son éligibilité au télétravail.
Article 3 : Les modalités de mise en œuvre du télétravail
Sauf cas particulier, l’initiative du télétravail appartient au collaborateur. Le volontariat étant basé sur le principe de l’acceptation mutuelle, le passage en télétravail sera donc subordonné à l’accord du responsable hiérarchique, du chef d’entreprise et de la Direction des ressources humaines de l’entreprise. L’employeur s’engage à répondre dans le mois suivant la demande formalisée et motivée du collaborateur.
La demande de télétravail devra être adressée au responsable hiérarchique avec copie au chef d’entreprise et responsable RH de l’entreprise, soit par mail, soit par courrier remis en main propre contre décharge, soit par courrier recommandé.
Article 3.1 : la formalisation du télétravail
Le télétravail régulier sera formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail. Celui-ci sera conclu pour une durée d’un an. Il pourra être renouvelé dans les mêmes conditions, à la demande du collaborateur (2 mois avant le terme de l’avenant en cours), et avec accord de son manager.
L’avenant devra préciser les points suivants :
L’intitulé de poste occupé ainsi que les activités qui seront exercées en télétravail
La date de démarrage du télétravail et la durée de l’avenant
Le lieu d’exercice du télétravail (l’adresse du domicile du salarié transmise au service administratif)
Le jour de la semaine en télétravail
Les plages horaires pendant lesquelles le salarié devra rester joignable
La période probatoire
Les modalités de suspension et de réversibilité
Les moyens mis à disposition du salarié
La prise de connaissance du présent accord au préalable de la mise en place du télétravail
L’acceptation du télétravail est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la mise en place du télétravail. En cas de changement de poste, les conditions d’éligibilité seront revues avec le responsable hiérarchique et son accord sera requis pour signer un nouvel avenant. Tout refus devra être motivé par le manager.
Il est précisé que le recours au télétravail exceptionnel ne nécessite pas la signature d’un avenant au contrat de travail. Toutefois, les parties (salarié et responsable hiérarchique) transmettront au service RH et au chef d’entreprise : la demande motivée du salarié, la durée du télétravail, les horaires, la plage horaire de disponibilité.
Article 3.2 : la période probatoire
Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le recours au télétravail et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, il sera prévu, dans chaque avenant, une période probatoire travaillée de 3 mois à compter de la mise en œuvre effective du télétravail.
Durant cette période, le collaborateur ou le responsable hiérarchique pourra demander l’arrêt du télétravail. Les parties devront donner les raisons de cet arrêt. Un délai de prévenance de 14 jours calendaires sera respecté, sauf demande du collaborateur de réduire ce délai et de mettre un terme au télétravail.
Cette période probatoire est effective une seule fois, à la mise en place du télétravail. Elle n’aura pas lieu lors du renouvellement de l’avenant. En revanche, elle sera à nouveau mise en place lors de la signature d’un nouvel avenant de mise en place du télétravail après un changement de poste du salarié.
Article 3.3 : la réversibilité et la suspension
La mise en œuvre du télétravail est réversible à tout moment par écrit. Le délai de prévenance est fixé à 1 mois et débute à compter de la première demande écrite. Dans le cas d’une réversibilité définitive, la décision sera écrite et motivée par la partie demandant la fin du télétravail. Ce délai de prévenance pourra être réduit d’un commun accord. Le salarié concerné reprendra alors son activité dans les locaux de l’entreprise de manière permanente à l’issue du délai de prévenance.
Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels (impératifs clients, formation planifiée…), le télétravail peut être provisoirement et immédiatement suspendu à l’initiative du responsable hiérarchique ou du salarié, sans pour autant que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail. La ou les journées habituellement télétravaillées, et provisoirement suspendues, ne seront pas reportées.
Article 4 : Les modalités d’organisation du télétravail
Le responsable hiérarchique du télétravailleur est responsable de la planification des activités de son équipe. Le télétravail s’organise dans le respect de la durée et de l’organisation du travail en vigueur dans l’entreprise.
Le jour télétravaillé sera défini d’un commun accord entre le salarié et le responsable hiérarchique. Il donnera droit à l’octroi d’un ticket restaurant dans les conditions applicables au sein de l’entreprise.
Cependant, si des impératifs de service ou du collaborateur l’exigent, le jour de télétravail défini dans l’avenant pourra être modifié d’un commun accord, avec un délai de prévenance raisonnable (7 jours calendaires minimum), sauf circonstances exceptionnelles (48 heures minimum). Cette modification devra faire l’objet d’une déclaration par mail au service RH.
Le salarié doit s’assurer de respecter ses horaires de travail et de prévoir la validation de son manager s’il souhaite modifier son jour de télétravail ou ses horaires de travail. Ces modifications devront faire l’objet d’une formalisation par écrit, avec un délai de prévenance raisonnable.
La journée de télétravail non effectuée par le collaborateur de sa propre initiative ne pourra donner lieu à un report si la demande n’a pas été validée en amont par le manager.
Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévus par la loi, le cas échéant des horaires définis dans son contrat de travail ainsi que des plages horaires définies dans l’avenant. Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable au sein des locaux de l’entreprise. Le salarié devra respecter les conventions et obligations de son entreprise en matière de temps de travail, temps de pause et temps de repos.
Il ne pourra être défini
qu’un jour maximum de télétravail par semaine. Le télétravail étant une possibilité offerte au salarié d’exercer une partie de son activité professionnelle à son domicile, l’environnement personnel devra être propice au travail et à la concentration. Ainsi, le salarié devra être déchargé de toute obligation personnelle pendant les heures de télétravail, au même titre que lors de ses journées de présence en entreprise.
Par ailleurs, afin de préserver un lien social, 3 jours de présence minimum par semaine au sein de l’entreprise sont requis (les déplacements sur d’autres sites comptant comme jour de présence en entreprise). Aussi, sur la même semaine, il ne sera possible de cumuler avec la journée de télétravail qu’un seul jour de CP ou de RTT. Au-delà d’un jour de CP ou de RTT, le jour télétravaillé ne pourra être maintenu.
Il est enfin précisé que le jour de télétravail ne pourra être accolé à une semaine complète d’absence (7 jours calendaires). Dans ce cas, le manager et le collaborateur peuvent convenir, en amont, de décaler la journée de télétravail d’un commun accord.
Article 5 : Le suivi de l’activité
Le suivi de l’activité du télétravailleur sera abordé lors de l’entretien annuel ou à tout moment à la demande de l’une des parties. A ces occasions, les conditions d’exécution de l’activité et de la charge de travail feront l’objet d’un échange spécifique.
Article 6 : Environnement de travail
Article 6.1 : lieu de travail
Le télétravail ne pourra être exécuté qu’au domicile du collaborateur, soit le lieu de résidence habituelle dont l’adresse a été communiquée au service administratif (paye et/ou RH). Le collaborateur s’engage à communiquer à son employeur tout changement d’adresse. Dans l’hypothèse ou les caractéristiques du nouveau domicile serait incompatible avec ce mode d’organisation, il sera mis automatiquement fin au télétravail, sans délai de prévenance.
Article 6.2 : Equipement de travail
Le salarié s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes. Il est plus généralement responsable de l’intégrité et de la sécurité des installations au sein de son domicile. Le référent QSE de l’entreprise se tiendra à disposition du salarié ainsi que le CSE / CSSCT pour une assistance au respect des règles de sécurité.
Le salarié doit également disposer d’une connexion internet compatible avec l’utilisation des outils de l’entreprise.
Dans le cadre du télétravail régulier, l’entreprise met à disposition du télétravailleur les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions :
Un ordinateur portable
Un accès à distance sécurisé au réseau de l’entreprise (VPN)
Une solution de téléphonie
Il ne sera pas fourni d’imprimante ni de second écran au domicile du télétravailleur. Il est rappelé que ces équipements sont, si l’activité le nécessite, mis à disposition au bureau du salarié.
Il est précisé que dans le cadre du télétravail occasionnel ou de courte durée, aucun moyen supplémentaire, autre que ceux mis à disposition pour la situation de travail classique, ne sera mis à disposition du collaborateur.
Article 6.3 : Frais divers liés au télétravail
Pour les salariés en télétravail régulier, l’entreprise versera une indemnité visant à couvrir certains frais liés au télétravail. Cette indemnité forfaitaire correspond à la prise en charge d’une quote-part des frais de consommation courante liés à la présence à domicile (frais d’électricité, de chauffage…).
Ces frais sont pris en charge à hauteur
de 8 euros par mois pour un jour de télétravail par semaine.
Cette indemnité sera exonérée de charge sociale dans les limites définies par les organismes sociaux (URSSAF)
Article 6.4 : Conformité
L’activité pourra s’exercer au domicile du salarié sous réserve de certaines vérifications. Le salarié devra fournir une attestation sur l’honneur de conformité de son domicile (annexe 1 au présente accord). En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié devra informer immédiatement son manager qui prendra alors les mesures appropriées pour assurer la bonne gestion de l’activité.
Article 6.5 : Assurance
Le salarié remet à l’entreprise les éléments permettant d’attester qu’il a souscrit une assurance multirisque habitation. Le salarié doit également déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance qu’il exerce à domicile une activité de bureau sans accueil de public à raison d’un jour par semaine afin que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. L’ensemble du matériel fourni par l’entreprise et dont elle reste l’unique propriétaire, bénéfice de l’assurance souscrite par la société.
Article 7 : Droits et devoirs du télétravailleur, de l’entreprise et du manager
Article 7.1 : Droits individuels et collectifs
Les parties s’accordent sur le fait que les nouvelles conditions de travail engendrées par le passage au télétravail n’auront aucune incidence en matière de gestion des ressources humaines et d’évolution de carrière, de rémunération et d’accès à la formation. En outre, les télétravailleurs bénéficieront des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant sur le site de l’entreprise, notamment en termes de participation et d’éligibilité aux Institutions représentatives du Personnel (IRP). Les informations syndicales et sociales seront mises à disposition des collaborateurs en télétravail sur une espace partagé prévu à cet effet (via un outil numérique tel que Steeple). Le règlement intérieur de l’entreprise, la charte informatique ainsi que l’ensemble des accords collectifs sont applicables au salarié en télétravail.
Article 7.2 : Santé et sécurité, suivi médical
Les dispositions légales et conventionnelles et la politique de l’entreprise relatives à la santé et à la sécurité du travail sont applicables et devront être strictement respectées par le responsable hiérarchique et le collaborateur en télétravail. La société s’engage à fournir au télétravailleur la même couverture sociale en matière d’accident du travail, maladie, décès et prévoyance que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.
En cas d’accident en situation d’activité professionnelle, il appartient au télétravailleur de faire constater les circonstances exactes de l’accident dont il a été victime, sans délai. C’est sur cette base et sur les éventuels compléments d’enquête que la Sécurité sociale qualifie la nature de l’accident.
En cas d’empêchement (maladie, accident du travail..), le salarié devra informer et justifier son absence dans les délais en vigueur dans l’entreprise. L’entreprise communiquera la liste des télétravailleurs au médecin du travail pour lui permettre un suivi plus adapté. Il sera transmis au CSE et/ou CSSCT un bilan annuel du nombre et de l’affectation des télétravailleurs.
Le télétravail peut être suspendu unilatéralement par l’employeur, avec effet immédiat, s’il constate que toutes les conditions de sécurité ne sont pas réunies.
Article 7.3 : Confidentialité, protection des données et matériel
Le télétravailleur s’engage à respecter les règles du groupe VINCI en matière de sécurité informatique établies dans la charte informatique (Charte du bon usage des ressources informatiques), disponible sur les affichages réglementaires.
Il devra également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle, sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement. Par ailleurs, le matériel mis à disposition du télétravailleur par la société soit être utilisé exclusivement aux fins de l’entreprise. Le collaborateur en télétravail est tenu de prendre toutes les dispositions, en son pouvoir, afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient.
Enfin, le collaborateur s’engage à prendre soin des équipements mis à sa disposition dans le cadre de son télétravail, et à en faire un usage normal, répondant strictement aux impératifs professionnels. En cas de détérioration, de perte ou de vol de matériel, l’évènement doit être déclaré à l’entreprises dans les plus brefs délais.
Article 7.4 : Droit à la déconnexion
Les parties signataires rappellent que les télétravailleurs ont un droit à la déconnexion, dans les conditions en vigueur au sein de l’entreprise. Dans ce cadre, il est rappelé qu’il n’y a pas d’obligation pour les télétravailleurs de répondre au téléphone ou aux mails en dehors de leurs heures habituelles et durant les périodes de repos, congés et maladie.
Article 8 : Dispositions finales
Article 8.1 : Durée et révision de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, et entrera en vigueur le 01/02/2021, les formalités de dépôts seront auprès des autorités compétentes préalablement à cette date.
Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé, après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la révision et la dénonciation. Un préavis de trois mois doit précéder la dénonciation.
Article 8.2 : Suivi de l’accord
Les parties s’engagent à faire un bilan 1 an après la mise en place de cet accord. Par la suite, un suivi de l’accord est réalisé si besoin par les parties signataires du présent accord à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de l’entreprise.
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 8.3 : Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ainsi qu’à l’ensemble des collaborateurs par voie d’affichage.
Article 8.4 : Dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé en ligne à la Direccte (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) par la Direction de l’Entreprise sur www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Seront téléchargées :
la version intégrale du texte (version signée des parties)
la version anonymisée en format.docx
Un exemplaire original sera, en outre, déposé au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.
Fait à Toulouse, le 3 décembre 2020, en 4 exemplaires originaux.
Pour les entreprises signataires
M. , Président
Pour les organisations syndicales représentatives
Pour la CFDT, M. Délégué syndical Pour FO, M. Déléguée syndicale
ANNEXE 1
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
Objet : Télétravail – Conformité de l’espace de travail au regard des règles d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail
Je soussigné(e) M, Mme………………………………………..salarié(e) de l’entreprise…………………………….…, certifie sur l'honneur que : - L’ensemble des installations règlementaires (et notamment électriques) sont conformes à la réglementation en vigueur, - Je dispose d’un dispositif de détection de fumée en état de fonctionnement, - Je dispose d’une connexion internet et d’une couverture de réseau téléphonique me permettant d’utiliser de manière optimale les outils numériques nécessaires au travail à distance, - Mon espace de travail me permet de travailler dans de bonnes conditions au plan ergonomique c’est-à-dire : o Mon espace dispose d’un éclairage satisfaisant tant en lumière naturelle qu’en lumière artificielle, o Mon espace est correctement tempéré en toutes saisons, o Mon espace de travail me permet de me concentrer, o Mon espace de travail est équipé d’un plan de travail et d’une assise adaptée, Dans le cadre de la prévention du risque (notamment TMS) prévue dans l’article 4121-1 du code du travail, j’accepte, par ailleurs de transmettre à mon employeur soit une photo de mon espace de travail, soit une description détaillée de celui-ci, et ce afin de permettre d’analyser le poste de travail, et de pouvoir bénéficier, si nécessaire, de conseils sur l’aménagement de mon espace de télétravail (et notamment sur un plan ergonomique).
