Accord collectif FINANCIERE PHASE NEUTRE sur l’organisation et l'aménagement du temps de travail
Entre les soussignés :
La Société FINANCIERE PHASE NEUTRE, société par actions simplifiée au capital de 20.931.829 euros, dont le siège social est sis rue Rémi MOISE – ZAC MONTRAMBERT PIGEOT – 42150 LA RICAMARIE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 887 996 940 et représentée par , dûment habilité aux fins des présentes,
Ci-après désignée la «
Société ».,
D’une part,
Et :
L’ensemble du personnel de l’entreprise ayant ratifié le présent accord (ci-après l’«
Accord»), par référendum à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers.
D'autre part,
Ci-après, ensemble les «
Parties »
L’Accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L.2232-21 et L.2232-22 du code du travail, et des articles R.2232-10 à R.2232-12 du même code.
Préambule
La Société a pour activité principale l’activité de siège social par la supervision et la gestion des sociétés du groupe Phase Neutre, détenues directement ou indirectement, (code NAF 70.10Z). La Société, qui n’est soumise à aucune convention collective particulière, a décidé d’appliquer volontairement la convention collective nationale des Entreprises de Commerce à Distance à ses salariés. Toutefois, la Société a d’ores et déjà écarté de cette application volontaire le paragraphe b) de l’article 21 de la convention collective des Entreprises de Commerce à Distance qui fixe le contingent d’heures supplémentaires à 75 heures. C’est ainsi, que dans le cadre de cette application volontaire, le contingent légal prévu à l’article D3121-24 du Code du travail qui s’applique jusqu’à l’entrée en vigueur de l’Accord. La Société n’applique aucun aménagement spécifique du temps de travail et souhaite donc, au mieux des intérêts de l’entreprise et de son personnel, mettre en place des modalités de décompte du temps de travail adaptées à son organisation. En l'absence de délégué syndical et de représentant élu du personnel compte tenu d’un effectif inférieur à 11 salariés, la Direction de la Société a, dans le cadre des dispositions des articles L. 2232-21 et L. 2232-23 du code du travail, et des articles R. 2232-10 et R. 2232-12 du même code, proposé à l'ensemble du personnel le présent Accord relatif à l’organisation et l'aménagement du temps de travail. L’aménagement du temps de travail et l’organisation du travail, tels qu’ils découlent de l’Accord, ont pour objectif de répondre aux impératifs de la législation, aux nécessités de bon fonctionnement et de développement de la Société et au souhait des salariés de concilier au mieux vie professionnelle et vie personnelle. Les Parties conviennent expressément que l’Accord prend en considération le caractère spécifique de l'activité de la Société comme société holding de groupe, en mettant en œuvre des modes d'organisation du travail et du temps de travail fondés sur l'efficacité collective ainsi que sur la responsabilisation de chacun, avec des modalités d’aménagement du temps de travail adaptées aux tâches confiées et au niveau de responsabilités des salariés.
conformément à l’article l. 2253-3 du code du travail, les stipulations du présent Accord prévalent sur celles ayant le même objet, et prévues par la Convention Collective, dont l’application est par ailleurs convenue aux termes du présent Accord.
Champ d'application
L’Accord s'applique à l'ensemble du personnel de la Société, qu'il soit embauché avant ou après sa conclusion. Le ou les mandataires sociaux et, le cas échéant, les cadres dirigeants de la Société, tels qu’ils sont définis par l’article L. 3111-2 du code du travail, sont exclus du champ d’application de l’Accord dans ses dispositions relatives au décompte du temps de travail.
Convention Collective Appliquée par la Société
Dès avant l’entrée en vigueur de l’Accord, la Société, qui ne relève d’aucune convention collective particulière, a unilatéralement décidé d’appliquer à ses salariés la convention collective nationale des Entreprises de Commerce à Distance, brochure 3333, IDCC 2198 (ci-après la
« Convention Collective »), à l’exception des dispositions de la Convention Collective relatives au contingent d’heures supplémentaires.
Aux termes de l’Accord, les Parties conviennent que la Société applique conventionnellement la Convention Collective. Sous réserve des dispositions de l’Accord qui prévalent sur la Convention Collective, dont notamment l’article 3 de l’Accord, l’application de la Convention Collective est intégrale. Les salariés de la Société bénéficient donc, notamment, de congés tels que prévus par les dispositions légales et celles de la Convention Collective, tout particulièrement les congés exceptionnels pour évènements familiaux et les congés payés liés à l’ancienneté. La Société applique également, notamment, la grille de classification des emplois et les salaires minima de la Convention Collective. Sauf pour les dispositions de l’Accord qui ont vocation à primer sur la Convention Collective, la Société tiendra compte de tous les avenants étendus de la Convention Collective.
Contingent annuel d’heures supplémentaires
Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 300 heures par an et par salarié. Cette règle prime sur le contingent fixé par la Convention Collective.
Définition du temps de travail effectif
Le code du travail définit le temps de travail effectif comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. Sur le fondement de cette définition, le code du travail et la Cour de cassation considèrent que certains temps qui ne constituent pas du temps de travail effectif, peuvent être assimilés à cette notion ou rémunérés comme tels.
Ainsi, le temps nécessaire à la restauration et ceux consacrés aux pauses ne sont pas du travail effectif, sauf si le salarié est à la disposition de l'employeur et doit se conformer à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. Sauf lorsqu'elle constitue du travail effectif, la pause n'a donc pas à être rémunérée ni décomptée dans le temps de travail. Il est en outre rappelé qu’il n'est légalement prévu qu'un seul type de pause, d’une durée de 20 minutes, et ce après 6 heures consécutives de travail effectif.
Le temps habituel de trajet entre le domicile et le lieu de travail, ou un lieu d'exécution inhabituel du contrat de travail, ne constitue pas un temps de travail effectif.
Règles de prise des congés payés au sein de la Société
Les règles de prise des congés payés au sein de la Société, applicables à tous les salariés de la Société sans distinction, sont les suivantes.
Congés d’été (1er juin au 30 septembre)
Les salariés doivent faire part de leurs vœux de congés au plus tard le 15 mars. La Direction fera son possible pour accepter les demandes formulées, elle rendra sa décision après analyse des vœux et de façon à garantir la bonne organisation de la Société au plus tard le 15 avril. En cas d’éventuelles incompatibilités entre les vœux de congés et les nécessités de la Société, la Direction engagera un dialogue avec les salariés concernés pour trouver un compromis et en l’absence de compromis, appliquera les règles de priorité de départ en congé prévues par les dispositions légales.
Autres congés
Pour des congés d’une durée maximum de 3 jours, les vœux doivent être soumis au supérieur hiérarchique au plus tard 15 jours avant le début du congé souhaité, Pour des congés d’une durée d’au moins 4 jours, les vœux de congés doivent être soumis au supérieur hiérarchique au plus tard un mois avant la date de départ souhaitée.
Congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre
Les Parties conviennent qu’indépendamment du nombre de jours de congé pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année, il n’est attribué aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement.
Absences temporaires exceptionnelles
Les demandes d’absences temporaires exceptionnelles prévisibles sont soumises à l’accord de la Direction de la Société, dans le respect des règles légales et de celles découlant de la Convention Collective. Le congé sans solde n'étant prévu ni par la loi, ni par la Convention Collective, il est convenu qu’il pourra être exceptionnellement accepté par la Direction en cas de demande motivée en ce sens par le salarié. Pour solliciter une absence temporaire exceptionnelle, rémunérée ou non, il convient d’en faire la demande écrite auprès de la Direction par mail ou, s’il est mis en place, via le formulaire de demande, en précisant le motif et en joignant, le cas échéant, les justificatifs requis. Pour une absence de moins de deux heures, la demande doit être soumise au moins deux jours avant la date envisagée de l’absence et pour une absence d’au moins deux heures, la demande doit être soumise au moins une semaine avant la date envisagée de l’absence. Lorsque des autorisations d’absence exceptionnelle seront accordées, elles seront, le cas échéant, et en fonction de la demande du salarié et de la décision de la Direction, décomptées en congés payés ou autres absences inhérentes à la modalité de décompte du temps de travail appliquée au salarié concerné, ou encore récupérées au cours de la même semaine ou de la semaine suivante.
Temps de travail des salariés autonomes
Il peut être proposé aux salariés autonomes, soit lors de l'embauche, soit postérieurement, la conclusion d'une convention de forfait annuel en jours.
Catégories de salariés susceptibles de conclure une convention de forfait annuel en jours
Conformément aux dispositions légales, il pourra être proposé la conclusion d'une convention de forfait en jours sur l'année aux salariés suivants :
Les salariés cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'équipe à laquelle ils sont intégrés ;
Les salariés non-cadres (agents de maitrise, techniciens, employés) dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Au sein de la Société, à la date de signature de l’Accord, les salariés concernés sont les cadres dont les tâches et responsabilités s’étendent au groupe Phase Neutre.
Nombre de jours compris dans le forfait annuel en jours et période de référence
Les conventions individuelles de forfait annuel en jours peuvent prévoir un nombre maximum de jours travaillés de 218 jours dans l'année, ce chiffre étant apprécié sur l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre, et incluant la journée de solidarité. Une convention individuelle de forfait peut prévoir un nombre de jours inférieur à 218 jours. En fonction des années et du positionnement, notamment, des week-ends et des jours fériés, le nombre de jours travaillés tel que fixé dans la convention individuelle de forfait donnera lieu à un certain nombre de jours de repos pour le salarié, en plus des congés payés légaux et conventionnels. La Direction de l'entreprise communiquera au début de chaque année civile, à chaque salarié concerné, le nombre de jours de repos dont il bénéficiera au cours de l'année. Ces jours de repos sont à la disposition du salarié concerné. La Direction veillera néanmoins à ce que les salariés prennent régulièrement leurs jours de repos, sans que puissent s’accumuler plus de 2 jours acquis et non pris au cours d’une même période de 3 mois. Ils peuvent être pris par journée ou demi-journée, isolément ou être accolés entre eux et/ ou à d’autres congés. Sauf accord contraire de la hiérarchie sur un délai plus court, le salarié informera la Direction au moins 15 jours calendaires avant le jour envisagé pour la prise du jour de repos. Le salarié devra prendre en compte l’équilibre entre les contraintes de sa vie personnelle et celles de sa vie professionnelle, ainsi que l'organisation de la Société et les besoins de l'activité. En cas de difficultés sur cette planification, la Direction de la Société tentera une médiation avec le salarié concerné et, en cas d'échec, décidera en dernier ressort de la prise ou non des jours de repos aux dates souhaitées par le salarié. L'employeur et le salarié pourront également prévoir, par un accord spécifique seulement valable pour une année donnée, la renonciation d'un commun accord à tout ou partie des jours de repos de l’année considérée. Les jours de repos auxquels le salarié aura renoncé ne pourront pas porter le nombre de jours travaillés dans l'année au-delà du seuil maximum de 235 jours. Ils donneront lieu à une rémunération majorée de 10 % par rapport à la valeur habituelle d'un jour de travail. Les Parties rappellent que les salariés sous forfait annuel en jours de travail ne bénéficient pas de la législation sur les heures supplémentaires, ni ne sont soumis aux règles afférentes aux durées maximales de travail. Ils restent, en revanche, tenus au respect des temps de repos minimum prévus par la loi. Pour rappel, le salarié doit respecter un repos quotidien minimal de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire minimal de 35 heures consécutives.
Conditions de prise en compte des absences, des arrivées et des départs en cours de période pour la rémunération des salariés soumis au forfait annuel en jours
Les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait annuel en jours se voient appliquer une rémunération forfaitaire, indépendante de leurs horaires de travail. En outre, leur rémunération est lissée sur l'année et n'est ainsi pas liée au nombre de jours travaillés dans le mois concerné. Les périodes d'absence assimilées à du travail effectif par le code du travail sont sans incidence sur les droits du salarié en matière de jours de travail ou de jours de repos. Les autres périodes d'absence, non assimilées par des dispositions du code du travail à du travail effectif, donnent lieu à une réduction proportionnelle du droit à jours de repos, par tranche de demi-journées. Toutefois, en cas d’absence pour maladie ou maternité, le nombre de jours de repos au titre du forfait en jours ne peut pas être réduit d'une durée identique à celle de l'absence. Les modalités de calcul de prise en compte des absences pour la retenue opérée sur la rémunération des salariés en cas de suspension du contrat est fondée sur les jours payés au salarié. Par exemple, pour l’année 2021 complète qui compte 11 jours de repos (« JRTT »), la formule suivante s’applique : [(brut mensuel de base × 12) /(218 jours du forfait+ 25 jours de congés payés+ 7 jours fériés +11 JRTT)] × jours d'absence. Ainsi, pour une absence de 8 jours d’un salarié dont la convention individuelle de forfait est de 218 jours et dont la rémunération est de 4.500€, le calcul suivant s’applique : (4 500 × 12) /(261 jours payés dans l’année : 218 + 25 (congés payés) + 7 (jours fériés payés en 2021) +11 (JRTT en 2021)) × 8 (jours d’absence) = 206,89× 8 = 1 655,17 € de retenue pour absence. Le droit à jours de repos et le nombre de jours de travail sont calculés au prorata temporis du temps de présence dans l'entreprise au cours de l'année de référence. En cas d'embauche en cours d'année, le nombre de jours de travail et le nombre de jours de repos sont calculés au prorata du nombre de semaines calendaires devant être travaillées au cours de l'année de référence. En cas de besoin, le droit à jours de repos est arrondi à la demi-journée supérieure. En cas de départ de l'entreprise en cours d'année, le nombre de jours travaillés et le nombre de jours de repos sont calculés selon les dispositions du paragraphe précédent. La différence entre le droit acquis en matière de jours de repos et l'utilisation constatée au cours de l'année fera l'objet d'une compensation salariale positive ou négative au moment du départ du salarié.
Modalités de suivi des salariés et droit à la déconnexion
Le nombre de jours de travail et la charge de travail des salariés soumis à un forfait annuel en jours font l'objet d'un suivi régulier par la Direction de l'entreprise. Chaque salarié soumis à un forfait annuel en jours remplit régulièrement le formulaire approprié pour solliciter des jours de repos, qu’il s’agisse de jours fériés, de jours de congés payés, de jours de congés conventionnels ou de jours de repos au titre du forfait en jours. Sauf information contraire du salarié, les autres jours hors week-end sont considérés comme des jours travaillés. A la fin de chaque mois, pour le mois N-1, un état récapitulatif du temps travaillé par chaque salarié soumis au forfait annuel en jours est établi et fait l’objet du contrôle du supérieur hiérarchique. Le supérieur hiérarchique direct et/ou la Direction doi(ven)t consulter cet état récapitulatif, afin, si nécessaire, de réagir et prendre les mesures qui s’imposent s’il devait être constaté que la charge de travail d’un salarié s’avère incompatible avec une durée raisonnable et/ou n’est pas correctement répartie dans le temps. En outre, il sera organisé entre chaque salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours et le supérieur hiérarchique, un entretien annuel, faisant suite à l’entretien annuel d’évaluation. Cet entretien portera sur la charge de travail du salarié concerné, l'articulation entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle, son niveau de rémunération et l'organisation du travail dans l'entreprise. En cas de difficulté décelée par le salarié ou sa hiérarchie lors de l’entretien, un plan d’action sera mis en place pour trouver des solutions et remédier aux difficultés. Les Parties conviennent également des principes d'organisation du travail suivants pour garantir un équilibre satisfaisant entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale des salariés et pour garantir le droit à la déconnexion de chacun :
Les réunions ne doivent en principe pas démarrer avant 8 heures ni après 18 heures, sauf circonstances exceptionnelles,
Le nombre de réunions physiques doit être limité en recourant autant que possible aux moyens modernes de communication (réunions téléphoniques, visioconférence, …),
Les réunions doivent toutes suivre un ordre du jour préalablement établi et communiqué aux participants,
Chaque salarié a la possibilité de couper ses accès informatiques et ne pas répondre à son téléphone professionnel, ni à ses courriels entre 20 heures et 8 heures, du vendredi 20 heures au lundi 8 heures et sur la même plage horaire pour les jours fériés,
Aucune demande formulée après 18 heures n'appelle de réponse avant le lendemain 9 heures sauf urgence précisée dans la demande. Il en est de même à la veille d'un week-end ou d'un jour férié pour le jour ouvré suivant,
Chaque salarié doit indiquer dans l'objet du message, le sujet et le degré d'urgence,
Chaque salarié doit, avant toute absence prévisible, activer une notification de son absence sur ses courriels et sa ligne téléphonique, et, au besoin, effectuer un renvoi de ses appels et de ses courriels vers un de ses collègues et son supérieur hiérarchique pour permettre la poursuite de l'activité en son absence.
Les Parties rappellent enfin que chaque salarié concerné peut alerter la Direction de la Société en cas de déviance constatée et de difficultés rencontrées dans l'organisation de son travail.
Temps de travail des salariés dont le travail est décompté en heures
Salariés concernés
Sont concernés par l’article 7 de l’Accord les salariés entrant dans le champ d’application de l’Accord et ne répondant pas à la définition des salariés dont le temps de travail est décompté en jours, ainsi que ceux répondant à cette définition mais à qui il n’a pas été proposé ou ayant refusé de conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours.
Plages fixes et plages mobiles de travail
Les Parties décident de mettre en place un régime d’horaires individualisés comportant des plages fixes (périodes de présence obligatoire) et des plages mobiles (périodes de présence facultative). La plage mobile est comprise entre 8 h 30 et 10 h le matin et entre 17 h et 18 h 30 le soir. Tous les salariés qui ne sont pas soumis à un forfait en jours doivent être présents dans l’entreprise (ou, en cas de travail à distance, à leur poste) entre 10 h et 17 h avec une plage mobile de pause pour le déjeuner, de 45 minutes au minimum, à prendre entre 12h et 14h. Les Parties conviennent que ces horaires font l’objet d’un décompte précis par le biais de plannings signés par les salariés concernés chaque fin de semaine. Les aménagements ponctuels d’horaires sollicités par un salarié sont accordés ou refusés par le supérieur hiérarchique. Dans cette situation, les heures doivent en tout état de cause être compensées dans la même semaine ou la semaine suivante.
Rythme de travail
Le personnel qui n’est pas soumis à un forfait annuel en jours, travaille suivant un rythme journalier, du lundi au vendredi, représentant de 35 à 39 heures de travail hebdomadaire, selon ce qui est prévu à son contrat de travail. Conformément à l’article L. 3121-55 du code du travail, chaque salarié concerné peut souscrire, par écrit, une convention individuelle de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois. Conformément à l’article L. 3121-57 du code du travail, le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois bénéficie d’une rémunération au moins égale à la rémunération minimale résultant de la Convention Collective, et, si elle est plus élevée, de la rémunération applicable dans l'entreprise à poste égal pour 35 heures hebdomadaires (et 151,67 heures mensuelles) augmentée des majorations pour heures supplémentaires. Le forfait correspond à un nombre constant d'heures supplémentaires, précisé dans la convention individuelle de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois. Ces heures supplémentaires sont dites « heures supplémentaires structurelles ». A titre d’exemple, la convention individuelle de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois peut prévoir que la durée hebdomadaire du forfait est de 39 heures, soit une durée mensuelle de 169 heures comprenant ainsi 17,33 heures supplémentaires structurelles mensuelles, qui sont identifiées comme telles sur le bulletin de salaire. Toute heure supplémentaire effectuée au-delà de la limite fixée dans le forfait prévu par la convention individuelle de forfait, à savoir toute heure supplémentaire exécutée en sus des heures supplémentaires structurelles, est rémunérée et majorée. Elle s'ajoute au salaire du mois au cours duquel elle a été effectuée. Les heures supplémentaires ne sont effectuées qu’à la demande expresse de la hiérarchie. A défaut de forfait mensuel ou hebdomadaire en heures, les heures de travail accomplies au-delà de la durée légale du travail, fixée à ce jour à 35 heures hebdomadaires, font l'objet d'un paiement chaque mois assorti de la majoration correspondante.
Majoration applicable aux heures supplémentaires et contingent
Les Parties conviennent que toutes les heures supplémentaires seront majorées à 25% quel qu’en soit le nombre par semaine. Pour permettre à chaque salarié d'accomplir d'éventuelles heures au-delà de 35 heures par semaine, l’Accord fixe, en son article 3, un contingent annuel d'heures supplémentaires de 300 heures de travail effectif par an et par salarié. Les heures effectuées au-delà de ce contingent donneront lieu aux contreparties prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Les salariés doivent toujours, et en tout état de cause, bénéficier du temps de repos hebdomadaire minimum conforme aux dispositions légales, soit actuellement 35 heures consécutives de repos par semaine. Le temps de travail de chaque salarié ne peut s'organiser que dans les limites fixées par la loi et la Convention Collective. L'accomplissement d'heures supplémentaires ne pourra en particulier pas conduire à faire dépasser aux salariés les durées maximales de travail quotidien ou hebdomadaire. En outre, les principes d'organisation du travail exposés à l’article 6 de l’Accord pour garantir un équilibre satisfaisant entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale des salariés et pour garantir le droit à la déconnexion de chacun pour les salariés soumis à un décompte du temps de travail en jours s'appliquent naturellement aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures.
Dispositions générales
L’Accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet dès lors qu'il aura été ratifié par le 2/3 du personnel de la Société et à partir du jour qui suit son dépôt ou, si cette date est postérieure, le 1er janvier 2021. L'Accord (ou tout avenant de révision) pourra être dénoncé à l'initiative de la Direction dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 à L.2261-13 du code du travail. L'Accord (ou tout avenant de révision) pourra également être dénoncé à l'initiative des salariés dans les conditions prévues par les mêmes articles L.2261-9 à L.2261-13 du code du travail, sous réserve que les salariés représentant les deux tiers du personnel notifient collectivement et par écrit la dénonciation à la Direction étant précisé que la dénonciation à l'initiative des salariés ne peut avoir lieu que pendant un délai d'un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l'Accord. L'Accord sera déposé par le représentant légal de la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire de l'Accord sera également adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint Etienne. Toute nouvelle disposition légale, conventionnelle ou juridictionnelle impactant ou risquant d'impacter significativement une ou plusieurs dispositions de l’Accord entraînerait une rencontre des parties signataires, à l'initiative de la partie la plus diligente, pour examiner les conséquences éventuelles qu'il conviendrait d'en tirer.
