ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE FLYING WHALES
ENTRE
L’UES
Composée des sociétés :
La société, Société par actions simplifiée au capital de 5.322.670 Euros, dont le siège social est situé 13-17, rue Pagès, 92150 Suresnes, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 788 658 946, prise en la personne de son représentant légal en exercice, Monsieur.
La Société, Société par actions simplifiée au capital de 7.600.000 euros dont le siège social est situé 13-17, rue Pagès, 92150 Suresnes, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 983 476 912, prise en la personne de son représentant légal en exercice, Monsieur
Ci-après « la Société » ou la « Société » ou « les Sociétés »
Ci-après ensemble « les Sociétés» ou « les Sociétés »
D’une part,
ET
Les
membres titulaires du Comité Social et Economique de l’UES, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du 08 octobre 2025 porté en annexe, représenté par Monsieur, en sa qualité de secrétaire du CSE,
D’autre part,
Ci-après « les Représentants du personnel » Ci-après ensemble « les Parties »
Article 3 – Le recours à la visioconférence PAGEREF _Toc211603731 \h 3
3.1. – Cadre juridique PAGEREF _Toc211603732 \h 3 3.2. – Réunions concernées PAGEREF _Toc211603733 \h 4 3.3 – Information des représentants du personnel PAGEREF _Toc211603734 \h 4 3.4 – Moyens techniques PAGEREF _Toc211603735 \h 4 3.5 – Modalités de vote PAGEREF _Toc211603736 \h 4 3.6 – Suspension de la séance PAGEREF _Toc211603737 \h 5 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique PAGEREF _Toc211603738 \h 5 4.1 – Entrée en vigueur et publicité PAGEREF _Toc211603739 \h 6 4.2 – Conditions de révision PAGEREF _Toc211603740 \h 6 4.3 – Publicité PAGEREF _Toc211603741 \h 6
PREAMBULE
L’assouplissement de l’organisation matérielle des réunions du CSE au cours de la crise sanitaire due à l’épidémie de coronavirus a amené la Direction et les membres du CSE à expérimenter le recours à la visioconférence. La création de la Société en date du 1er juillet 2024, l’existence de deux établissements des Sociétés basés à Suresnes et à Bordeaux, et la mise en place d’une UES ont conduit à des discussions entre les parties et à la volonté de recourir à la visioconférence de manière durable. A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les membres du CSE que pour les sociétés composant l’UES, s’agissant notamment de :
La réduction des temps de trajets entre les différents sites des sociétés de l’UES ;
De s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;
La réduction des frais liés à ces déplacements ;
L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.
Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de l’UES.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de l’UES disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1. – Cadre juridique L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
3.2. – Réunions concernées Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique de l’UES, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel ;
Soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront en mode dit hybride. 3.3 – Information des représentants du personnel L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le secrétaire. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion. 3.4 – Moyens techniques La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème et selon le nombre de participants en Teams, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Teams », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE, sous réserve d’une validation préalable avec le service informatique. L’outil pourra être modifié ultérieurement sans qu’un avenant au présent accord ne soit nécessaire, sous réserve qu’il respecte les conditions de fonctionnement mentionnées ci-dessus et qu’il soit communiqué aux participants dans un délai raisonnable avant la tenue des réunions concernées
3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu, à savoir « Microsoft Forms », doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote sécurisé, comme pour les élections professionnelles. Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE ou son représentant. Les membres du CSE présents physiquement voteront également avec le dispositif électronique « Microsoft Forms » afin de garantir la pleine confidentialité du vote. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE, sous réserve d’une validation préalable avec le service informatique. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être modifié ultérieurement sans qu’un avenant au présent accord ne soit nécessaire, sous réserve qu’il respecte les conditions de fonctionnement mentionnées ci-dessus et qu’il soit communiqué aux participants dans un délai raisonnable avant la tenue des réunions concernées
3.6 – Suspension de la séance Le Président du CSE ou son représentant et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise
Article 4 — Application de l'accord
4.1 – Entrée en vigueur et publicité Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours, et jusqu’à la constitution d’un nouveau CSE. Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes. 4.2 – Conditions de révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial. 4.3 – Publicité Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail par les représentants légaux de l'entreprise. Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Suresnes, en 3 exemplaires, le 16 octobre 2025
Pour la Société
Directeur Général
Pour la Société
Directeur Général
Pour les Représentants du personnel
Monsieur,
Délégué syndical CFE CGC
Annexe : Extrait du Procès-verbal de la réunion du CSE UES en date du 08 octobre 2025
