accord d’entreprise RELATIF A LA MISE EN PLACE D’UN VOTE ELECTRONIQUE
Entre la fondation Charles MION - AIDER Santé dont le Siège Social est situé au 787 Rue de la Valsière, 34 790 GRABELS, représentée par Madame XXX, en sa qualité de Directrice,
Ci-après dénommée « la Fondation »,
D’une part,
Et,
Le syndicat FO, représenté par Madame XXX, déléguée syndicale,
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du comité social et économique (CSE) dans la vie de l’entreprise, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :
de permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de l’entreprise de participer au vote ;
d’augmenter le taux de participation ;
de sécuriser et simplifier le processus électoral ;
de faciliter le décompte final des résultats ;
de réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.
Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :
le secret du scrutin ;
le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;
la sincérité des opérations électorales
l’intégrité du vote ;
l’unicité du vote ;
le secret du vote.
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
les conditions d’organisation du vote électronique ;
les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;
les modalités de contrôle du système ;
Champ d’application
Le présent accord concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections du CSE de la Fondation.
Cadre juridique
Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord. En outre, pour chaque élection il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’entreprise.
Elections concernées
Conformément à l’article L. 2314-5 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.
Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord. Le cahier des charges, annexé au présent accord, est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines ainsi que sur l’intranet de la Fondation. Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Expertise préalable
Conformément à l’article R2314-9 du code du travail, préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL. Le rapport d’expertise est :
communiqué à la direction de l’entreprise et au prestataire ;
tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés au service des ressources humaines.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule est composée des membres du bureau de vote ainsi que de notre consultant technique dédié chez notre prestataire. La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Etablissement des listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.
Etablissement des listes de candidats
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Propagande électorale
Chaque liste de candidats pourra remettre à l’entreprise, qui la transmet sans délai au prestataire, une profession de foi afin qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote.
Formation sur le système de vote
Les représentants de la Direction et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.
Information des salariés
Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié par voie postale et/ou par courrier électronique. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société. La notice comporte :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).
Mise à disposition du matériel de vote
Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder. Il est précisé dans les présentes que le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Ainsi, les salariés seront autorisés à utiliser les ordinateurs professionnels pour se connecter sur le site sécurisé propre aux élections. Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.
Bulletin de vote
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs. Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes. Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.
Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Participation en cours de scrutin
Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique. Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection. Les résultats des élections et les procès-verbaux sont télétransmis à l’administration.
Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Effet et durée de l’accord
Le présent accord est conclu à durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2026. Il prendra effet le lendemain du jour de son dépôt et cessera immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Interprétation de l'accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d'application conformément aux règles légales en vigueur.
A ce titre, en application du code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d'une convention ou d'un accord d'entreprise ou d'établissement:
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord;
A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.
L’avenant ainsi conclu se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord ainsi modifié.
Validité, dépôt et publicité de l’accord
Il a été établi en tant d’exemplaires originaux que nécessaires, chaque organisation syndicale disposant d’un exemplaire original.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux articles R.2231-1 à R.2231-9 du Code du Travail. Un exemplaire numérique du présent accord sera déposé à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de l’Hérault, dont une version anonymisée sera publiée sur la base de données nationale prévue à cet effet par les dispositions légales ; et un exemplaire papier sera remis au greffe du Conseil des prud’hommes de Montpellier.
Il fera également l’objet d’une publication sur le logiciel de gestion documentaire de la Fondation.
Fait à Grabels, le 09/04/2026
Pour les organisations syndicales :La Direction : Madame XXX
FO représentée par Madame XXX
Annexe 1 : Cahier des charges
Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique
La Fondation a décidé de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée : la société XXX (ci-après « le Prestataire »), conformément au cahier des charges précisé dans la présente décision.
La Fondation veille à ce que le Prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et qu’il a été enregistré auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Principes généraux
Le système retenu par la Fondation repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
La Fondation garantie l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Les élections professionnelles par voie électronique amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le Prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Information du personnel et de ses représentants
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice est consultable sur le site de vote et est également envoyée en pièce jointe dès les premières notifications par email.
Modalités d’organisation des opérations de vote
Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral a été rédigé, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique. Les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire.
Le Bureau de vote est chargé :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel. Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant. Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel. Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Fondation. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections.
Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés. La Fondation porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour.
Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.
Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principale et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
Dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les résultats seront affichés au sein de la Fondation au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.
Conservation des fichiers après le scrutin
Le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.
Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
