ACCORD D’ENTREPRISE Relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres du CSE
Entre les soussignés
LA FONDATION ERICK ET ODETTE BOCKESIREN 317100261Dont le siège social est sis au 9 cours du Maréchal de Lattre de Tassigny 33850 LéognanReprésentée par Madame , en qualité de Directrice générale et ayant tout pouvoir à cet effet,
ci-après dénommée «
La», D’une part
et
les organisations syndicales suivantes :
La Confédération Générale du Travail - Force Ouvrière (C.G.T.-F.O.), représentée par Monsieur, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet,
ci-après dénommée «
les organisations syndicales », d’autre part
ci-après dénommées ensemble «
les Parties »,
SOMMAIRE TOC \z \o "1-3" \u \hPréambulePAGEREF _Toc234233299 \h2 Article 1.Dispositions généralesPAGEREF _Toc234233300 \h3 Article 2.Absence de vote à bulletin secret sous enveloppePAGEREF _Toc234233301 \h3 Article 3.Prestataire en charge de la mise en place du vote électroniquePAGEREF _Toc234233302 \h3 Article 4.Principes générauxPAGEREF _Toc234233303 \h3 Article 5.Modalités d’organisation des opérations de votePAGEREF _Toc234233304 \h4 5.1 Confidentialité des données transmisesPAGEREF _Toc234233305 \h4 5.2 Sécurité des votesPAGEREF _Toc234233306 \h5 5.3 Déroulement du votePAGEREF _Toc234233307 \h5 5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électroniquePAGEREF _Toc234233308 \h6 5.5 DépouillementPAGEREF _Toc234233309 \h6 5.6 Conservation des fichiers après le scrutinPAGEREF _Toc234233310 \h6 Article 6.Formation et InformationPAGEREF _Toc234233311 \h6 Article 7.Adaptation de la propagande syndicalePAGEREF _Toc234233312 \h6 Article 8.Durée et entrée en vigueurPAGEREF _Toc234233313 \h7 Article 9.Notification, dépôt et publicitéPAGEREF _Toc234233314 \h7 ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGESPAGEREF _Toc234233315 \h8 PREAMBULEPAGEREF _Toc234233316 \h8 FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUEPAGEREF _Toc234233317 \h8 La phase pré-électoralePAGEREF _Toc234233318 \h8 Le paramétrage des éléments clés de l’électionPAGEREF _Toc234233319 \h8 La gestion de la liste électoralePAGEREF _Toc234233320 \h9 La gestion des listes de candidatsPAGEREF _Toc234233321 \h9 La gestion des bureaux de votePAGEREF _Toc234233322 \h9 Le contrôle des listes électorales par les électeursPAGEREF _Toc234233323 \h10 Le scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalablesPAGEREF _Toc234233324 \h10 La phase électoralePAGEREF _Toc234233325 \h10 Connexion sécurisée des électeursPAGEREF _Toc234233326 \h10 Information et relance des électeurs au cours de l’électionPAGEREF _Toc234233327 \h10 Vote de l’électeurPAGEREF _Toc234233328 \h10 Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de votePAGEREF _Toc234233329 \h11 La phase post-électoralePAGEREF _Toc234233330 \h11 Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultatsPAGEREF _Toc234233331 \h11 Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur votePAGEREF _Toc234233332 \h12 Initialisation du 2nd tour si nécessairePAGEREF _Toc234233333 \h12 Communication des résultats à l’administrationPAGEREF _Toc234233334 \h12 LES ASPECTS TECHNIQUES CLES ET LE RESPECT DES REGLES ASSOCIEES AU VOTE ELECTRONIQUEPAGEREF _Toc234233335 \h12 Obligations de confidentialité et de sécuritéPAGEREF _Toc234233336 \h12 Obligations relatives aux traitements informatiquesPAGEREF _Toc234233337 \h12 Expertise indépendantePAGEREF _Toc234233338 \h13 L’ACCOMPAGNEMENT DES DIFFERENTS ACTEURS ET L’ASSISTANCE TECHNIQUEPAGEREF _Toc234233339 \h14 Documentation fournie et formation dispenséePAGEREF _Toc234233340 \h14 Cellule d'assistance techniquePAGEREF _Toc234233341 \h14
Préambule Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les Salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des aléas de La Poste pour ceux qui votaient par correspondance. De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. C’est dans ce cadre que Les Parties soussignées se sont réunies le XX juillet 2026 et ont convenu des dispositions suivantes.
Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections des représentants du personnel au Comité Economique et Social d’Entreprise (ci-après « CSE ») qui se dérouleront en 2026 pour le mandat 2026-2030. Le protocole d'accord préélectoral précise de manière détaillée le fonctionnement du dispositif retenu et le déroulement des opérations électorales. Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail du Salarié.
Absence de vote à bulletin secret sous enveloppe
Le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent Accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007. Le prestataire choisi est la société Eligibilis (SIREN 522 244 276, 5 Rue Henri Francois - Batiment E 502 -77330 OZOIR-LA-FERRIERE).
Principes généraux
Le système retenu par la Fondation repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le Salarié et le bulletin enregistré
L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
La Fondation garantit l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD).
La Fondation informe par ailleurs les Salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, qu’ils peuvent exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, par courrier ou par courriel auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données. Le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi susvisée ne pourra s’appliquer dans le cadre des traitements autorisés dans la présente annexe.
Modalités d’organisation des opérations de vote
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Ce protocole définira notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise du 4 juillet 2018, les modalités de constitution du bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique. Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire. Le bureau de vote est chargé :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
5.1 Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans la Fondation, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel. Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant. Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel. Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
5.2 Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
5.3 Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Fondation. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections. Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les Salariés. La Fondation porte ainsi à la connaissance des Salariés une note explicative détaillée avant le premier tour. Chaque électeur reçoit par mail ou par courrier postal (en fonction des informations détenues par la Fondation), avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail. Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
5.5 Dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le Président du bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les résultats seront affichés au sein de la Fondation au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.
5.6 Conservation des fichiers après le scrutin
La Fondation (ou le prestataire retenu) devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.
Formation et Information
Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.
Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les Parties que chaque Organisation Syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats. Les Organisations Syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les Organisations Syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est valable pour les élections des membres du Comité Social et Economique dont le 1er tour et le 2nd tour sont organisés en 2026, pour le mandat 2026-2030, et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.
Notification, dépôt et publicité
Le présent accord est soumis à la condition de validité de signature par une ou plusieurs organisation syndicale de Salariés représentatives ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés lors du premier tour des dernières élections professionnelles. En application des dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-4 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne « TéléAccords ». Un exemplaire original sera par ailleurs adressé au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes. En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie. Enfin, en application des articles R. 2262-2 et R. 2262-3, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel Fait à Léognan le 20 juillet 2026, en 2 exemplaires Pour la Fondation
Madame Directrice générale Pour La Confédération Générale du Travail - Force Ouvrière,
MonsieurDélégué syndical
ANNEXE 1 :CAHIER DES CHARGES PREAMBULE Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, la Fondation souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »). Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :
Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ;
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.).
*** FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :
La phase pré-électorale ;
La phase électorale ;
La phase post-électorale.
La phase pré-électorale Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées. Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système. Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre : Le paramétrage des éléments clés de l’élection Ce qui recouvre notamment :
Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;
La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;
Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;
La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;
La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;
La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;
Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;
Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).
La gestion de la liste électorale
L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;
Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;
Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;
L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.
La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.
La gestion des listes de candidats
La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;
Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;
La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;
Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants.
La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;
Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.
La gestion des bureaux de vote
La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;
Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;
Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;
Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.
Le contrôle des listes électorales par les électeurs Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie. Le scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables
Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;
Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;
Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;
La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible précisée dans le paramétrage de l’élection.
La phase électorale Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir : Connexion sécurisée des électeurs
A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;
Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;
Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».
Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.
Information et relance des électeurs au cours de l’élection Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :
Les informant des dates des élections ;
Les informant de l’ouverture du vote ;
Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.
Vote de l’électeur
Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.
Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :
L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;
Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;
L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;
L’électeur pourra voter blanc.
Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, l’électeur pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;
L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.
Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote
Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;
Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;
Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.
La phase post-électorale Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir : Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats Plus précisément, il permettra :
D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;
Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;
Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :
Au calcul du quorum ;
L’attribution des sièges aux différentes listes ;
La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;
Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2nd tour ;
Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1er tour.
Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;
D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;
L’accès à la feuille d’émargement.
Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.
Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme de vote
Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion;
Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.
Initialisation du 2nd tour si nécessaire Le système devra permettre :
L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.
De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.
Communication des résultats à l’administration Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme de vote. LES ASPECTS TECHNIQUES CLES ET LE RESPECT DES REGLES ASSOCIEES AU VOTE ELECTRONIQUE Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL. Obligations de confidentialité et de sécurité Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement ;
La sécurité du dépouillement.
Obligations relatives aux traitements informatiques Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Il est précisé par ailleurs que :
Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;
La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;
Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;
L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.
Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits. Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;
Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;
Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.
L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :
Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
Les échanges réseau ;
Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers;
L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
L’ACCOMPAGNEMENT DES DIFFERENTS ACTEURS ET L’ASSISTANCE TECHNIQUE Documentation fournie et formation dispensée Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique. Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences. Cellule d'assistance technique Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
