Le télétravail est un mode de travail qui répond à une demande à la fois sociale, économique et environnementale. Il peut notamment participer à une meilleure conciliation entre vie personnelle et professionnelle. L’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail a permis d'assouplir les conditions de mise en œuvre du télétravail. C’est pourquoi, le présent accord a pour objectif de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein de notre entreprise. Le présent Accord se substitue dans son intégralité aux dispositions existantes résultant d’accords individuels ou d’usages et ayant trait aux dispositions ci-après.
ARTICLE 1 - DEFINITION
L’article L1222-9 du code du travail précise que « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux, de l’employeur est effectué hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
ARTICLE 2 - MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Conditions
Le télétravail est ouvert aux salariés, cadres et non cadres, en CDI, exerçant une activité à temps plein ou à temps partiel présents au moins 4 jours par semaine. Le salarié ne doit plus être en période d’essai. Les salariés suivants sont exclus des dispositions du présent accord :
Les salariés dont le télétravail est mis en œuvre pour des raisons thérapeutiques suite à préconisation du médecin du travail ;
Les Salariés ayant une reconnaissance handicap et pour lesquels le télétravail, sur avis du médecin du travail, permet de favoriser l’intégration et le maintien dans l’emploi.
Les Salariés du service Bureautique pour leur part d’activité dédiée à la gestion du matériel et service Exploitation pour leur part d’activité dédiée à l’éditique.
Peuvent être concernés par le télétravail, les postes répondant aux conditions suivantes :
Activité compatible avec le télétravail notamment par l’utilisation exclusive des NTIC, par l’utilisation de logiciels et/ou applications accessibles à distance, … ;
Activité dont l’organisation et la réalisation ne nécessite pas la présence du salarié dans les locaux de l’entreprise ;
Activité n’impliquant pas la gestion de données sensibles clients (exemple : données médicales, …) ;
Activité impliquant un degré d’autonomie suffisant ;
Activité n’ayant pas d’impact direct sur l’organisation d’une équipe de travail ;
Activité ne nécessitant pas l’utilisation de support papier (cf article 5.2.1 de la Charte de Confidentialité annexée au règlement intérieur) ;
Activité annexe à l’activité principale encadrée par une lettre de mission (télétravail mis en place pour la durée de la mission évoquée).
Le télétravail s’effectuant depuis la résidence principale du salarié, sa mise en œuvre est également conditionnée à :
la conformité du domicile du salarié aux normes techniques (installation électrique, connexion internet haut débit dont l’abonnement a été souscrit par le salarié) et sanitaires règlementaires ;
la conformité du domicile aux impératifs professionnels (espace de travail dédié, isolé permettant de répondre aux exigences de discrétion mises en œuvre en entreprise).
Le salarié remettra une déclaration sur l’honneur portant sur le point qui précède. Le salarié fournira également au service des Ressources Humaines une copie de l’assurance habitation. Pour le travail effectué durant les sessions de télétravail, le salarié devra disposer de conditions de travail matérielles équivalentes à celles de son lieu de travail dans l’entreprise. Des visites au domicile du salarié pourront être réalisés par le service des Ressources Humaines pour s’assurer de la bonne mise en œuvre des conditions de travail.
Demande de télétravail
Par principe, le télétravail est basé sur le volontariat. b1. Télétravail régulier Le salarié réalise sa demande écrite (par mail ou courrier) de mise en œuvre du télétravail auprès de son manager et du service des Ressources Humaines. A compter de la réception de la demande du salarié, l’entreprise dispose d’un délai de réponse d’un mois. L’entreprise se conformera aux dispositions prévues par le présent accord pour justifier l’acceptation ou le refus de la demande de télétravail du salarié. Suite à échange avec le service des Ressources Humaines, le manager sera pleinement impliqué dans la prise de décision. Dans le cas où l’entreprise refuse d’accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible tel que défini dans le présent accord, ce refus sera motivé. En cas d’acception, un avenant au contrat de travail sera réalisé pour une durée initiale de 6 mois (annexe 1). L’avenant au contrat mentionnera les informations suivantes :
Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail (exemple : fixation des demi-journées ou journée télétravaillées, …);
Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
La détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.
A l’issue du délai de 6 mois, les parties décideront ou non de poursuivre la mise en œuvre du télétravail pour une durée indéterminée. En cas de changement de fonction, de service ou de domicile, la situation de télétravail du salarié sera réexaminée. Le service des Ressources Humaines s’attachera à vérifier que les conditions de poursuite du télétravail sont avérées. b2. Télétravail occasionnel Dans le cas où la mise en œuvre du télétravail régulier n’est pas adaptée aux besoins, le salarié, répondant aux conditions fixées par le présent accord, pourra prétendre au télétravail occasionnel. Dans ce cadre, le salarié disposera par année civile d’un nombre de jours de télétravail maximal égal à 12. Ces jours ne pourront faire l’objet d’un report d’une année sur l’autre. Le salarié réalise sa demande écrite (par mail ou courrier) de mise en œuvre du télétravail auprès de son manager et du service des Ressources Humaines. A compter de la réception de la demande du salarié, l’entreprise dispose d’un délai de réponse d’un mois. L’entreprise se conformera aux dispositions prévues par le présent accord pour justifier l’acceptation ou le refus de la demande de télétravail du salarié. Suite à échange avec le service des Ressources Humaines, le manager sera pleinement impliqué dans la prise de décision. Dans le cas où l’entreprise refuse d’accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible tel que défini dans le présent accord, ce refus sera motivé. En cas d’acception, un avenant au contrat de travail sera réalisé pour une durée initiale de 12 mois (annexe 2). L’avenant au contrat mentionnera les informations suivantes :
Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail (exemple : nombre annuel de jours/demi journées en télétravail, restriction pour la bonne organisation du service quant aux jours « ouverts » au télétravail) ;
Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
La détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.
A l’issue du délai de 12 mois, les parties décideront ou non de poursuivre la mise en œuvre du télétravail pour une durée indéterminée. En cas de changement de fonction, de service ou de domicile, la situation de télétravail du salarié sera réexaminée. Le service des Ressources Humaines s’attachera à vérifier que les conditions de poursuite du télétravail sont avérées. Ce mode de télétravail sera davantage utilisé pour faire face à des situations professionnelles inhabituelles et exceptionnelles.
b3. Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles Selon les dispositions de l’article L1222-11 du code du travail, seules des circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, pourront conduire à la mise en œuvre du télétravail. Il s’agira alors d’un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.
Organisation du télétravail
Un salarié dont la demande de télétravail (régulier ou occasionnel) est acceptée par son manager et le service des Ressources Humaines pourra prétendre au maximum à deux journées de télétravail par semaine. Les jours « ouverts » au télétravail seront précisés dans l’avenant au contrat de travail en tenant compte des nécessités de service. Pour une raison d’organisation plus globale, la journée du mardi ou du jeudi ne sera pas ouverte au télétravail. Dans le cas du télétravail occasionnel, le salarié respectera un délai de prévenance minimal de 48 heures pour saisir sur son planning via le logiciel de gestion des temps, son jour de télétravail. Pour le personnel non cadre, ce jour de télétravail occasionnel donnera lieu à validation préalable du responsable hiérarchique. Le salarié en télétravail devra être joignable par l’entreprise durant les plages horaires suivantes (par dérogation à l’Accord portant sur le Temps de Travail) :
De 9h30 à 11h30
et
De 14h à 17h
En dehors des plages définies, le télétravailleur ne sera plus considéré sous la subordination de l’entreprise (hors autre dispositif mis en œuvre par l’entreprise : astreinte ou heures supplémentaires). En cas de dysfonctionnement technique et d’impossibilité pour le salarié de télétravailler, le salarié s’engage à informer la société et à réintégrer son poste dans les locaux de l’entreprise le temps de la résolution des difficultés techniques. Dans le cas où le salarié, se trouvant dans l’impossibilité technique de télétravailler et ne pouvant réintégrer son poste de travail dans les locaux de l’entreprise, il s’engage à renseigner une journée ou demi-journée d’absence sur le système prévu à cet effet. Cas particuliers A titre exceptionnel et dérogatoire au présent Accord, certains postes pourront être organisés selon un volume hebdomadaire de télétravail supérieur à deux jours. En tout état de cause, le temps de présence entreprise sera d’au moins une journée par semaine. Les conditions matérielles évoquées pour les situations de télétravail régulier ou occasionnel sont applicables. Ces situations qui devront rester exceptionnelles pourront avoir une durée limitée ou une durée illimitée. L’accès à ces conditions de travail fera l’objet d’une demande spécifique et une validation devra également être émise par le Directeur concerné.
Matériel mis à la disposition par l’entreprise
Le collaborateur en situation de télétravail disposera du matériel suivant (sous réserve de la disponibilité dudit matériel) :
Un ordinateur portable (conditions de travail éventuellement différentes qu’au bureau mais adaptées aux travaux réalisés dans le cadre de session de travail organisée en télétravail)
Un casque téléphonique (si le salarié ne dispose pas d’un téléphone portable professionnel)
Un VPN pour une connexion sécurisée à distance
Une souris (à la demande du salarié)
Le matériel est mis à la disposition du collaborateur par l’entreprise et ne devra être destiné et utilisé que pour un usage professionnel.
Indemnité d’occupation des locaux
Chaque journée de télétravail sera indemnisée à hauteur de 5 Euros, dans la limite de 25 Euros par mois. L’indemnisation du télétravail réalisé au mois M sera réalisée lors de la paie du mois M+1. En cas de non remplissage du planning pour la mise en œuvre du télétravail occasionnel (cf article 2 c), le salarié ne pourra se prévaloir de l’indemnité prévue.
Accompagnement
Avant la mise en œuvre effective du télétravail, un entretien d’information sera organisé entre le service des Ressources Humaines, le manager et le salarié. Lors de cet entretien, seront abordés :
L’avenant au contrat de travail ;
La remise des attestations nécessaires à la mise en œuvre du télétravail ;
La remise d’information relative au télétravail (vérification du matériel, espace de travail dédié, charge de travail, ergonomie du poste de travail au domicile …) ;
La possibilité de formation du salarié pour accompagner sa démarche télétravail.
Réversibilité du télétravail
A la demande du salarié, ce dernier bénéficiera d’une priorité pour occuper ou reprendre son poste sans télétravail. La demande sera faite par écrit par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre. A l’initiative de l’entreprise, il pourra être demandé au salarié de réintégrer son poste sans télétravail. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre. Il est rappelé qu’en cas de changement de fonction, de service ou de domicile, la situation de télétravail du salarié sera réexaminée. Le service des Ressources Humaines s’attachera à vérifier que les conditions de poursuite du télétravail sont avérées. Si tel n’est pas le cas, il sera demandé au salarié de réintégrer son poste sans télétravail. La fin du télétravail prendra effet 1 mois après la date de première présentation du courrier précité. L’ensemble des dispositions qui précèdent sera repris dans l’avenant au contrat de travail établi pour le télétravail régulier ou occasionnel.
ARTICLE 3 – DROITS DU TELETRAVAILLEUR
Conditions d’emploi
L’accès au télétravail ne modifie en rien les conditions d’emploi du collaborateur. Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise. L’ensemble des dispositions précisées par l’Accord Temps de Travail et ses avenants s’applique au télétravail (excepté pour ce qui concerne la plage fixe de l’après-midi).
Accident du travail/trajet et maladie
Le salarié en situation de télétravail bénéficie de la législation applicable en matière d’accidents de travail et de trajet. En cas d’arrêt de travail pour maladie, le salarié en télétravail informe son manager et transmet le justificatif dans les délais habituels. Il est rappelé qu’en cas d’arrêt de travail, le télétravail ne pourra être mis en œuvre.
Droit à la déconnexion
La Charte relative au droit à la déconnexion s’applique au télétravailleur. Les suivis périodiques réalisés dans le cadre du télétravail permettront de dresser le bilan de l’usage du droit à la déconnexion.
Respect de la vie privée
Le télétravailleur bénéficiera de la même attention quant au respect de sa vie privée.
Refus par le salarié de la mise en œuvre du télétravail
Le refus d’accepter un poste dans le cadre du télétravail ne pourra pas être considéré comme un motif de rupture du contrat de travail.
ARTICLE 4 – SUIVI
Un bilan sera réalisé entre le salarié et son manager :
A l’issue de la période de 6 mois pour décider ou non de la poursuite de la mise en œuvre du télétravail pour une durée indéterminée ;
Chaque année, lors de l’entretien annuel.
Une information annuelle sera transmise aux représentants du personnel. Cette information dressera le bilan de l’application des dispositions du présent accord.
ARTICLE 5 - DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu à effet du 01/09/2019 et pour une durée indéterminée. Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord, ou sa dénonciation, selon les dispositions légales applicables. Le présent accord est conclu en fonction de la législation applicable au moment de sa conclusion.
ARTICLE 6 - NOTIFICATION ET DEPOT DE L’ACCORD
La Direction diffusera au personnel le présent accord sur l’ensemble des supports électroniques disponibles à cet effet. Dans un délai de 15 jours suivant sa signature, le présent accord sera déposé par l’entreprise auprès de l’administration via la plateforme dédiée.
Fait à Lille, le ……………………………….
Les organisations syndicales,La Société,
Annexe 1 : Télétravail régulier
Avenant au contrat de travail
Entre
et
xxx
Entre les soussignés,
dont le Siège Social est situé à () au agissant pour le compte de l’établissement secondaire situé à xxx (xxx) au xxx, représentés par xxx en sa qualité de xxx
D’une part, Et,
xxx, demeurant xxx, (xxx), né le xxx à xxx, de nationalité xxx, immatriculé à la Sécurité Sociale sous le n° xxx
D’autre part, Il a été convenu ce qui suit :
Passage partiel et pour une durée déterminée en télétravail
Le passage partiel en télétravail régulier fait suite à une demande de xxx. Cette demande a fait l’objet d’une réflexion de la Société quant aux conséquences opérationnelles d’un tel changement d’organisation. Au vu des fonctions exercées par xxx, il a été possible d’accéder favorablement à cette demande, et ce, à compter du xxx. Néanmoins afin d’apprécier de façon concrète la faisabilité et les conséquences de ce mode de travail, il a été convenu de mettre ces conditions en place pour un première période de 6 mois. A l’issue de cette période, soit au plus tard le xxx, la Société et xxx décideront du renouvellement ou de la cessation des dispositions du présent avenant.
Réversibilité du télétravail
A la demande de xxx
xxx bénéficie d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste correspondant à sa qualification et ses compétences sans télétravail. La demande sera faite par écrit par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre.
A la demande de la Société
Il peut être demandé à xxx de réintégrer son poste sans télétravail. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre. En cas de changement de fonction, de service ou de domicile, la situation de télétravail du salarié sera réexaminée. La Société s’attachera à vérifier que les conditions de poursuite du télétravail sont avérées. Si tel n’est pas le cas, il sera demandé au salarié de réintégrer son poste sans télétravail. La fin du télétravail prendra effet 1 mois après la date de première présentation du courrier précité.
Lieu du télétravail
Le télétravail sera effectué au domicile de xxx. Xxx fournira une copie de son attestation d’assurance habitation et une attestation sur l’honneur établissant la conformité de son domicile aux normes techniques (électriques et sécurités informatiques notamment) et sanitaires réglementaires. La Société fournira le matériel nécessaire à la bonne exécution des missions de xxx et se chargera du transport de celui-ci en cas de déménagement de xxx.
Charge de travail
La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume convenu de travail. Par conséquent, aucun dépassement en termes de temps de travail ne devrait être généré. En cas difficulté liée à la charge de travail, xxx en informera au plus vite la Société. Il sera fait un bilan chaque année portant notamment sur l’évaluation de la charge de travail.
Organisation du temps de travail
xxx sera en situation de télétravail le xxx ou le xxxx matin/après midi et le xxx matin/après midi. Durant cette journée/demi journée, xxx organisera librement son emploi du temps sous réserve de respecter la durée du travail applicable dans l’entreprise et d’être joignable par messagerie électronique ou par téléphone durant la plage horaire suivante : - 9 heures 30 à 11 heures 30
14 heures à 17 heures
xxx établira un décompte de son temps de travail en utilisant le logiciel de gestion de temps installé sur son ordinateur.
Indemnité d’occupation des locaux
Sur un mois donné, les demi-journées de télétravail seront indemnisées à hauteur de 5 euros dans la limite de 25 euros par mois. Cette somme couvre notamment les frais de :
Consommation électrique
Communications téléphoniques
Prorata d’abonnement Internet
Santé et sécurité au travail
En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, xxx s’engage à informer la Société dans le délai applicable à l’ensemble des salariés, à savoir sous 3 jours ouvrés.
Fait en deux exemplaires dont un pour chacune des parties. Lille, le …………………………
Pour la société,Le salarié,
xxxxxx (Signature précédée de la mention « lu et approuvé »)
Annexe 2 : télétravail occasionnel
Avenant au contrat de travail
Entre
et
xxx
Entre les soussignés,
dont le Siège Social est situé à () au agissant pour le compte de l’établissement secondaire situé à xxx (xxx) au xxx, représentés par xxx en sa qualité de xxx
D’une part, Et,
xxx, demeurant xxx, xxx), né le xxx à xxx, de nationalité xxx, immatriculé à la Sécurité Sociale sous le n° xxx
D’autre part, Il a été convenu ce qui suit :
Passage partiel et pour une durée déterminée en télétravail
Le passage partiel en télétravail occasionnel fait suite à une demande de xxx. Cette demande a fait l’objet d’une réflexion de la Société quant aux conséquences opérationnelles d’un tel changement d’organisation. Au vu des fonctions exercées par xxx, il a été possible d’accéder favorablement à cette demande, et ce, à compter du xxx. Néanmoins afin d’apprécier de façon concrète la faisabilité et les conséquences de ce mode de travail, il a été convenu de mettre ces conditions en place pour un première période de 12 mois. A l’issue de cette période, soit au plus tard le xxx, la Société et xxx décideront du renouvellement ou de la cessation des dispositions du présent avenant.
Réversibilité du télétravail
A la demande de xxx
xxx bénéficie d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste correspondant à sa qualification et ses compétences sans télétravail. La demande sera faite par écrit par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre.
A la demande de la Société
Il peut être demandé à xxx de réintégrer son poste sans télétravail. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre. En cas de changement de fonction, de service ou de domicile, la situation de télétravail du salarié sera réexaminée. La Société s’attachera à vérifier que les conditions de poursuite du télétravail sont avérées. Si tel n’est pas le cas, il sera demandé au salarié de réintégrer son poste sans télétravail. La fin du télétravail prendra effet 1 mois après la date de première présentation du courrier précité.
Lieu du télétravail
Le télétravail sera effectué au domicile de xxx. Xxx fournira une copie de son attestation d’assurance habitation et une attestation sur l’honneur établissant la conformité de son domicile aux normes techniques (électriques et sécurités informatiques notamment) et sanitaires réglementaires. La Société fournira le matériel nécessaire à la bonne exécution des missions de xxx et se chargera du transport de celui-ci en cas de déménagement de xxx.
Charge de travail
La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume convenu de travail. Par conséquent, aucun dépassement en termes de temps de travail ne devrait être généré. En cas difficulté liée à la charge de travail, xxx en informera au plus vite la Société. Il sera fait un bilan chaque année portant notamment sur l’évaluation de la charge de travail.
Organisation du temps de travail
xxx sera en situation de télétravail de manière occasionnelle. Selon les dispositions de l’accord Télétravail, xxx pourra prétendre, au maximum, à une journée ou deux demi-journées de télétravail par semaine. Selon les cas : Pour la bonne organisation du service, seuls les … et … seront ouverts au télétravail. Sur une année civile, xxx bénéficiera au maximum de 12 jours de télétravail, non reportables. Xxx s’engage à saisir via le logiciel de gestion des temps, et sous respect d’un délai de prévenance de 48h, sa période de télétravail. Durant cette journée/demi-journée, xxx organisera librement son emploi du temps sous réserve de respecter la durée du travail applicable dans l’entreprise et d’être joignable par messagerie électronique ou par téléphone durant la plage horaire suivante : - 9 heures 30 à 11 heures 30
14 heures à 17 heures
xxx établira un décompte de son temps de travail en utilisant le logiciel de gestion de temps installé sur son ordinateur.
Indemnité d’occupation des locaux
Sur un mois donné, les demi-journées de télétravail seront indemnisées à hauteur de 5 euros dans la limite de 25 euros par mois. En cas de non remplissage de son planning, xxx ne pourra se prévaloir de l’indemnité. Cette somme couvre notamment les frais de :
Consommation électrique
Communications téléphoniques
Prorata d’abonnement Internet
Santé et sécurité au travail
En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, xxx s’engage à informer la Société dans le délai applicable à l’ensemble des salariés, à savoir sous 3 jours ouvrés.
Fait en deux exemplaires dont un pour chacune des parties. Lille, le …………………………
Pour la société,Le salarié,
xxxxxx (Signature précédée de la mention « lu et approuvé »)
